【文章內(nèi)容簡介】 題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。（2）行政部管理：1）行政部未經(jīng)許可，外來人員不得擅自進入。2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內(nèi)采用白熾燈且照度不超過100lx。4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準確、及時、科學的`統(tǒng)計工作。10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計臺帳。、銷毀制度（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。（3）從檔案的內(nèi)容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價值。（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質(zhì)量達到規(guī)定標準。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確，不完整，應(yīng)及時責成有關(guān)部門修改、補充。（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經(jīng)理審批。銷毀檔案時要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。（1）認真學習貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務(wù)。（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。（6）負責對本部門檔案工作進行監(jiān)督、檢查和指導。公司檔案管理制度6所有的工程檔案由工程部文員負責管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守公司檔案管理制度和保密守則。各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機管，按圖紙資料、維修記錄、運行記錄、設(shè)備臺帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進行分類管理。按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標簽一致。外單位交來圖紙由各系統(tǒng)工程師核對實物，如圖紙無誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過期需銷毀的39。資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。文員每月對維修登記臺帳、維修單、運行記錄、維修記錄等進行整理并分類歸檔、保存。公司檔案管理制度7第一條，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理。總管理處各部、室、中心則由各部門自行編定報送總管理處總經(jīng)理室。第二條文件點收文件結(jié)案移送歸檔時，依如下原則點收：，如有短少，應(yīng)即追查歸入。，應(yīng)有管理部門主管的簽認。，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補辦。，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條文件整理點收文件后，應(yīng)依下列方式整理：，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條、部門組織、業(yè)務(wù)項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。倘因案件較多，前款三級不敷應(yīng)用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。“小類”(或細類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類(或細類)之后增設(shè)“卷次”編號，以便查考?！澳看伪怼?，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。——B1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條，其名稱應(yīng)簡明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示。其位數(shù)使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。，應(yīng)編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。，以備將來組織擴大或業(yè)務(wù)增繁時，隨時增補之用。，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。第六條，應(yīng)就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號。，應(yīng)查明前案之檔號予以同號編列。，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號。，應(yīng)將檔號填寫于案件首頁的左上角。左方裝訂者則填寫于右上角。第七條，應(yīng)依目次號順序以活頁方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程。(2)股東名簿。(3)組織規(guī)程及辦事細則。(4)董事會及股東會紀錄。(5)財務(wù)報表。(6)政府機關(guān)核準文件。(7)不動產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。(8)工程設(shè)計圖。(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。：(1)預(yù)算、決算書類。(2)會計憑證。(3)事業(yè)計劃資料。(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。：(1)期滿或解除之合約。(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。：結(jié)案后無長期保存必要者。，使用部門視其有效期間予以保存。第九條，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊呈總經(jīng)理核準，必要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。第十條，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長以上)核準后持向管檔人員調(diào)閱?！罢{(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員。“調(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。，免填“調(diào)卷單”。，經(jīng)管檔人員核查無誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時間最長以一周為限，如有特殊情形欲延長調(diào)閱期限時，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。，不得抽換增損，如有拆開必要時，亦須報明原因，請管檔人員負責處理。，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。公司檔案管理制度8建筑分公司合同檔案管理員崗位責任一、遵守國家《建筑法》、《合同法》、《招標投標法》等法律法規(guī)。認真學習貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導搞好貫標工作。二、建立健全建設(shè)工程合同臺帳,運用微機實現(xiàn)建設(shè)工程合同動態(tài)管理。分析匯總各時期合同簽訂及經(jīng)濟指標完成情況,為領(lǐng)導及相關(guān)部門提供及時、準確、真實的39。數(shù)據(jù)信息。三、按照建設(shè)工程投標評審程序做好建設(shè)工程《合同評審記錄》及《合同會簽》,及時發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。四、建立分包合同及各類經(jīng)濟合同臺帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟合同文本。五、嚴格保守企業(yè)經(jīng)濟機密。六、完成領(lǐng)導交辦的其它工作。公司檔案管理制度9具體描述為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負責文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強對文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導和工作實務(wù)指導。制定檔案管理制度的目的以及作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營活動中不可缺少的要素。為了加強對文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。一、文書檔案立卷歸檔制度(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。2 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理1堅持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩(wěn)定。人員變動應(yīng)及時通知檔案室。2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。3 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會議文件由會議主辦部門收集歸卷。、考察、調(diào)查研究、參加上級機關(guān)召開的會議等公務(wù)活動的相關(guān)人員核報差旅費時，必須將會議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予核報差旅費。，由會議主辦部門指定專人將會議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認可后財務(wù)部門才給予報會議費用。(三)歸檔范圍1 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。2 上級機關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。3 本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。4 本公司的請示與上級機關(guān)的39。批復。5 本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié)。6 本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。8 本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。(四)超期檔案的銷毀，由檔案管理員登記造冊，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導共同鑒定，報分管副總批準后，按規(guī)定銷毀。，可單獨存放半年，經(jīng)驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。，并指派專人監(jiān)銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。本制度自印發(fā)之日起實施。公司檔案管理制度10物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。第一章、總則檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。第二章、檔案分類一、綜合類（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設(shè)立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等；（二）公司編文號的全部文件；（三）公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務(wù)聯(lián)席會等會議文件；（四）公司大型活動策劃方案及有關(guān)資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復；（五）公司的各種請示報告及上級部門的批復；（六）集團內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問題的文件；（七）；（八）公司領(lǐng)導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄；（九）介紹信、信函存根、電報底稿；（十）公司檔案的交接清冊和銷毀清冊；（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。二、經(jīng)營管理類（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；（二）公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況；（三）公司各部經(jīng)濟考核指標；（四）公司和業(yè)務(wù)部門對外簽訂的協(xié)議、合同；（五）上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。三、財務(wù)類（一）年度審計報告；（二）年初預(yù)算報告；（三）財務(wù)分析報告；（四）財務(wù)存檔資料、文件目錄。四、人事類（一）公司領(lǐng)導成員的任免申報及上級批復；（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊（三）職工獎懲情況記錄；（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；（五）勞動工資報表（年報）；（六）有關(guān)獎勵基金和福利基金的開支情況資料五、行政類（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料；（二）基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；（三）購買固定資產(chǎn)計劃、資料。六、工程類接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。備注：保管期限中：指XX