【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。（2）行政部管理：1）行政部未經(jīng)許可，外來(lái)人員不得擅自進(jìn)入。2）檔案柜、卷排列科學(xué)、合理、整齊、美觀，便于調(diào)卷。3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部?jī)?nèi)采用白熾燈且照度不超過(guò)100lx。4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對(duì)檔案的危害。5）行政部嚴(yán)禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發(fā)生火災(zāi)的可能。8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構(gòu)成情況的準(zhǔn)確、及時(shí)、科學(xué)的`統(tǒng)計(jì)工作。10）建立健全檔案的接收、移交、庫(kù)藏、保管、利用和鑒定銷毀等統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳。、銷毀制度（1）根據(jù)《檔案法》中的相關(guān)規(guī)定，編制本企業(yè)的檔案保管期限表。其中會(huì)計(jì)檔案見(jiàn)會(huì)計(jì)檔案保存期限表。（2）保管期限分永久、長(zhǎng)期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長(zhǎng)。（3）從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面監(jiān)別檔案的價(jià)值。（4）檔案通過(guò)鑒定，要求保管期準(zhǔn)確，案卷質(zhì)量達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。如果鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門修改、補(bǔ)充。（5）銷毀檔案必須嚴(yán)格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊(cè)、提出銷毀報(bào)告報(bào)總經(jīng)理審批。銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，由鑒定小組指定人員會(huì)同保密、保衛(wèi)人員銷毀或監(jiān)銷，防止失密。檔案銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊(cè)上簽字。（1）認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅(jiān)持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項(xiàng)工作做好服務(wù)。（2）負(fù)責(zé)管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。（3）積極做好檔案的服務(wù)利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用。（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。（5）嚴(yán)格遵守“保密制度”工作，未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴(kuò)大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內(nèi)容。（6）負(fù)責(zé)對(duì)本部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。公司檔案管理制度6所有的工程檔案由工程部文員負(fù)責(zé)管理。工程檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度和保密守則。各類檔案應(yīng)按系統(tǒng)：土建、強(qiáng)電、弱電、空調(diào)、鍋爐房、熱力站、機(jī)管，按圖紙資料、維修記錄、運(yùn)行記錄、設(shè)備臺(tái)帳、各商戶單元裝修和維修檔案等，進(jìn)行分類管理。按照檔案管理要求存放各類檔案并貼上標(biāo)簽。編制檔案目錄，內(nèi)容應(yīng)與檔案盒外標(biāo)簽一致。外單位交來(lái)圖紙由各系統(tǒng)工程師核對(duì)實(shí)物，如圖紙無(wú)誤則由文員按系統(tǒng)歸檔；圖紙有誤，則聯(lián)系交圖單位更正。各類檔案及圖紙資料是工程維修保養(yǎng)的重要依據(jù)，應(yīng)妥善保存，用途不明的資料應(yīng)交工程部經(jīng)理確定用途。圖紙資料、重要維修記錄和用戶裝修、維修檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，其他各種記錄保存期限一般為二年以上，過(guò)期需銷毀的39。資料應(yīng)由工程部經(jīng)理、主管及技術(shù)人員組成鑒定小組研究后決定。借閱檔案需經(jīng)相應(yīng)系統(tǒng)的主管(工程師)以上人員批準(zhǔn)，確定歸還日期，需續(xù)借的要重新登記。文員每月對(duì)維修登記臺(tái)帳、維修單、運(yùn)行記錄、維修記錄等進(jìn)行整理并分類歸檔、保存。公司檔案管理制度7第一條，原稿由各文書管理部門歸檔，經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存影本。如為特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意后妥為保存，文書管理部門以影本歸檔，原稿用畢后仍應(yīng)送文書管理部門歸檔并換回影本。，由各公司總經(jīng)理室或事業(yè)部經(jīng)理室統(tǒng)一制定管理?？偣芾硖幐鞑?、室、中心則由各部門自行編定報(bào)送總管理處總經(jīng)理室。第二條文件點(diǎn)收文件結(jié)案移送歸檔時(shí)，依如下原則點(diǎn)收：，如有短少，應(yīng)即追查歸入。，應(yīng)有管理部門主管的簽認(rèn)。，如有遺漏，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。，應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。，應(yīng)退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門應(yīng)送指定保管部門簽收后，文件送歸檔。第三條文件整理點(diǎn)收文件后，應(yīng)依下列方式整理：，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。，左方裝訂則對(duì)準(zhǔn)左上角理齊釘牢。、破損、參差不齊等情形，應(yīng)先整補(bǔ)，裁切折疊，使其整齊劃一。第四條、部門組織、業(yè)務(wù)項(xiàng)目等因素，按部門、大類、小類三級(jí)分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。倘因案件較多，前款三級(jí)不敷應(yīng)用時(shí)得于第三級(jí)之后另增第四級(jí)“細(xì)類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級(jí)。“小類”(或細(xì)類)之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個(gè)檔夾不敷使用時(shí)，得分為兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并于小類(或細(xì)類)之后增設(shè)“卷次”編號(hào)，以便查考?！澳看伪怼?，案件歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則?！狟1B2C1C2D1——E1E2A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。第五條，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以能充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。、卷次及目次的編號(hào)，均以十進(jìn)阿拉伯?dāng)?shù)字表示。其位數(shù)使用視案件多寡及增長(zhǎng)情形而斟酌決定。，應(yīng)編制“檔案分類編號(hào)表”，即將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。，以備將來(lái)組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增繁時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)之用。，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。第六條，應(yīng)就“檔案分類編號(hào)表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次順序編列檔號(hào)。，應(yīng)查明前案之檔號(hào)予以同號(hào)編列。，遇有一案件敘述數(shù)事或一案歸入多類者，應(yīng)先確定其主要類別，編列檔號(hào)。，應(yīng)將檔號(hào)填寫于案件首頁(yè)的左上角。左方裝訂者則填寫于右上角。第七條，應(yīng)依目次號(hào)順序以活頁(yè)方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并視實(shí)際需要使用“見(jiàn)出紙”注明目次號(hào)碼，以便翻閱。，以便查檔。第八條保存期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：：(1)公司章程。(2)股東名簿。(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則。(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄。(5)財(cái)務(wù)報(bào)表。(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件。(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證。(8)工程設(shè)計(jì)圖。(9)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。：(1)預(yù)算、決算書類。(2)會(huì)計(jì)憑證。(3)事業(yè)計(jì)劃資料。(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。：(1)期滿或解除之合約。(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。：結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。，使用部門視其有效期間予以保存。第九條，維護(hù)檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時(shí)，依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應(yīng)造冊(cè)呈總經(jīng)理核準(zhǔn)，必要時(shí)向主管官署報(bào)備，并于目錄表之附注欄內(nèi)注明銷毀日期。，部分經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者，管檔人員應(yīng)將“收(發(fā))文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。第十條，應(yīng)填具“調(diào)卷單”經(jīng)其部門主管(科長(zhǎng)以上)核準(zhǔn)后持向管檔人員調(diào)閱?！罢{(diào)卷單”經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并于“調(diào)卷單”上填注借出日期后，將檔案交與調(diào)卷人員?！罢{(diào)卷單”則依預(yù)定歸還日期之先后整理，以備稽催。，免填“調(diào)卷單”。，經(jīng)管檔人員核查無(wú)誤并于“調(diào)卷單”填注歸還日期及簽章確認(rèn)后，檔案即行歸入檔夾?！罢{(diào)卷單”由管檔人員留存?zhèn)洳?。第十一條調(diào)卷管理1.“調(diào)卷單”以一單一案為原則，借閱時(shí)間最長(zhǎng)以一周為限，如有特殊情形欲延長(zhǎng)調(diào)閱期限時(shí)，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。，不得抽換增損，如有拆開(kāi)必要時(shí)，亦須報(bào)明原因，請(qǐng)管檔人員負(fù)責(zé)處理。，應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還，如有其他人員調(diào)閱同一檔案時(shí)，應(yīng)經(jīng)調(diào)卷變更登記，不得私自授受。，如調(diào)閱與經(jīng)辦業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)之案件，應(yīng)經(jīng)文書管理部門主管同意。公司檔案管理制度8建筑分公司合同檔案管理員崗位責(zé)任一、遵守國(guó)家《建筑法》、《合同法》、《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)。認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹公司質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全管理體系文件,協(xié)助本部門領(lǐng)導(dǎo)搞好貫標(biāo)工作。二、建立健全建設(shè)工程合同臺(tái)帳,運(yùn)用微機(jī)實(shí)現(xiàn)建設(shè)工程合同動(dòng)態(tài)管理。分析匯總各時(shí)期合同簽訂及經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況,為領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門提供及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)的39。數(shù)據(jù)信息。三、按照建設(shè)工程投標(biāo)評(píng)審程序做好建設(shè)工程《合同評(píng)審記錄》及《合同會(huì)簽》,及時(shí)發(fā)送建設(shè)工程合同文本到相關(guān)部門,并做好發(fā)送登記。完成每年度合同文本的裝訂、立卷、歸檔,做到建設(shè)工程合同臺(tái)帳與文本檔案相統(tǒng)一,完備、整潔、規(guī)范。四、建立分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同臺(tái)帳,整理備案分包合同及各類經(jīng)濟(jì)合同文本。五、嚴(yán)格保守企業(yè)經(jīng)濟(jì)機(jī)密。六、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。公司檔案管理制度9具體描述為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。行政管理部是公司文秘檔案的歸口管理部門，負(fù)責(zé)文秘檔案管理制度的貫徹及在各部門的執(zhí)行檢查，加強(qiáng)對(duì)文秘檔案室的業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和工作實(shí)務(wù)指導(dǎo)。制定檔案管理制度的目的以及作用公司的文秘檔案資料是公司行政辦公和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中不可缺少的要素。為了加強(qiáng)對(duì)文秘檔案管理制度，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特制定本檔案管理制度。一、文書檔案立卷歸檔制度(一)1 歸檔的文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，都要按照本制度的規(guī)定，分別立卷歸檔。2 公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。(二)文件材料的收集管理1堅(jiān)持部門收集、管理文件材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職文書人員，負(fù)責(zé)管理本部門的文件材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知檔案室。2 凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。3 一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理，在工作活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷。會(huì)議文件由會(huì)議主辦部門收集歸卷。、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)的相關(guān)人員核報(bào)差旅費(fèi)時(shí)，必須將會(huì)議的主要文件資料向檔案室辦理歸檔手續(xù)、檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予核報(bào)差旅費(fèi)。，由會(huì)議主辦部門指定專人將會(huì)議材料、聲像檔案等向檔案室辦理歸檔手續(xù)，檔案室簽字認(rèn)可后財(cái)務(wù)部門才給予報(bào)會(huì)議費(fèi)用。(三)歸檔范圍1 重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄等。2 上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料。3 本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書。4 本公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的39。批復(fù)。5 本公司反映主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)。6 本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。7 本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。8 本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。(四)超期檔案的銷毀，由檔案管理員登記造冊(cè)，經(jīng)辦公室主任和檔案形成部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管副總批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。，可單獨(dú)存放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無(wú)保留價(jià)值時(shí)，再行銷毀，以免誤毀。，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊(cè)上簽字。本制度自印發(fā)之日起實(shí)施。公司檔案管理制度10物業(yè)管理公司檔案管理制度提要：一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負(fù)責(zé)人同意。借閱時(shí)間原則上不超過(guò)一天。如特殊情況借閱量大的，要堅(jiān)持勤借勤還，防止丟失、泄密。二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準(zhǔn)后方可查閱。第一章、總則檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。第二章、檔案分類一、綜合類（一）公司發(fā)起人協(xié)議書、批準(zhǔn)公司設(shè)立的政府批文、驗(yàn)資報(bào)告、可行性報(bào)告，各種請(qǐng)示、申請(qǐng)報(bào)告、評(píng)審意見(jiàn)書、認(rèn)股書等；（二）公司編文號(hào)的全部文件；（三）公司股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、專業(yè)委員會(huì)、總裁辦公會(huì)、業(yè)務(wù)聯(lián)席會(huì)等會(huì)議文件；（四）公司大型活動(dòng)策劃方案及有關(guān)資料，制訂實(shí)施的規(guī)章制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置改變，啟用新印章的通知批復(fù)；（五）公司的各種請(qǐng)示報(bào)告及上級(jí)部門的批復(fù)；（六）集團(tuán)內(nèi)各單位主送我司有關(guān)重要問(wèn)題的文件；（七）；（八）公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議紀(jì)錄，辦公會(huì)議記錄，黨委會(huì)議記錄及其它研究重大問(wèn)題的會(huì)議記錄；（九）介紹信、信函存根、電報(bào)底稿；（十）公司檔案的交接清冊(cè)和銷毀清冊(cè)；（十一）各職能部門、綜合類檔案目錄。二、經(jīng)營(yíng)管理類（一）各職能部門管理文件、重要資料目錄；（二）公司下達(dá)的年度考核經(jīng)濟(jì)指標(biāo)及完成情況；（三）公司各部經(jīng)濟(jì)考核指標(biāo)；（四）公司和業(yè)務(wù)部門對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同；（五）上級(jí)部門制定的政策、規(guī)定等指導(dǎo)性文件。三、財(cái)務(wù)類（一）年度審計(jì)報(bào)告；（二）年初預(yù)算報(bào)告；（三）財(cái)務(wù)分析報(bào)告；（四）財(cái)務(wù)存檔資料、文件目錄。四、人事類（一）公司領(lǐng)導(dǎo)成員的任免申報(bào)及上級(jí)批復(fù)；（二）公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊(cè)（三）職工獎(jiǎng)懲情況記錄；（四）職工的轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關(guān)資料；（五）勞動(dòng)工資報(bào)表（年報(bào)）；（六）有關(guān)獎(jiǎng)勵(lì)基金和福利基金的開(kāi)支情況資料五、行政類（一）固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊(cè)報(bào)表和資料；（二）基建工程的申報(bào)、批復(fù)，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料（包括水、電、氣在內(nèi)）；（三）購(gòu)買固定資產(chǎn)計(jì)劃、資料。六、工程類接管物業(yè)的工程資料，在退出時(shí)交還下個(gè)物業(yè)公司。備注：保管期限中：指XX