【文章內(nèi)容簡介】 像等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司干部任免（包括備案）、調配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉正、定級、調資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）1公司員工檔案轉移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）1公司財產(chǎn)、物資、檔案等的`交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務部、行政部）1公司重大活動中形成的請示、報告、計劃、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）2各項目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復稿件。（主要收集部門：曬圖室）。二、立卷歸檔文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。（1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務范圍及當年工作任務，編制文件材料的編號類別。（3）文件承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。（4）卷內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點，應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。三、檔案保管檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。底圖入庫要認真檢查，平放或卷放。庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質及時修補或復制。四、檔案借閱借閱檔案必須當面查點清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關人員翻閱。借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，由檔案管理人員當面查點清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領導批準，否則一律不準借閱、抄錄、復印。底圖一般不予外借。五、檔案銷毀經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。六、檔案保密檔案工作人員要嚴守機密，檔案存放要單獨設鎖，無關人員不準接觸。不得傳播、議論有關機密問題。檔案資料不準帶到公共場所。公司檔案及文件管理制度6(一)意義(二)文件檔案的類別與形式公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。:公司章程、批準證書、營業(yè)執(zhí)照、驗資報告、審計報告、企業(yè)代碼、銀行稅務登記等:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等:公司運營、行政、財務、業(yè)務管理制度、文本、流程:各類總、分帳冊、報表、單據(jù)、憑賬、報告等:人事結構、錄用考核文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網(wǎng)絡、實施計劃等:客戶名冊、服務合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊及記錄等:、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等:服務過程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等:公司搜集的各種業(yè)務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業(yè)服務成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規(guī)、公司各類剪報等、雜志:公司由公開發(fā)行系統(tǒng)購買、訂購的各種圖書、雜志:日常通知、備忘、報告、批復、外來文函:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁介紹等。公司檔案及文件管理制度7一、目的加強文件檔案管理，規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義檔案：指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責行政人事部：1）負責公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作，并負責督促指導部門檔案管理；2）建立健全公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；3）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料；4）負責公司檔案的利用和銷毀管理，監(jiān)控檔案利用和銷毀的39。全過程，確保公司檔案的安全；5）提高檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；6）負責組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。其他各部門相關人員：1）負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；2）向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；3）負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔；4）財務部負責按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料；各部門檔案主管人員公司檔案及文件管理制度8為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規(guī)范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。公司在籌備、成立、生產(chǎn)、管理及產(chǎn)權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。：主要安全生產(chǎn)文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統(tǒng)評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業(yè)衛(wèi)生檢查與監(jiān)護記錄；安全生產(chǎn)會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。、完整、準確、系統(tǒng)、簽署完備。、基建和生產(chǎn)管理等各項活動的真實內(nèi)容和歷史面貌。，符合其形成規(guī)律，保持同一案卷內(nèi)文件材料的有機聯(lián)系。、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。，本企業(yè)編制的文件應附發(fā)文底稿。、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。，歸檔的文件材料用的紙張必須優(yōu)良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的`書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。：（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發(fā)簿一同移交行政部歸檔。（2）凡專項工程、專題項目等由發(fā)生部門將文件材料整理后經(jīng)部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。（4）工程項目在竣工驗收后三個月內(nèi)接收歸檔。（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內(nèi)向行政部移交歸檔。（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統(tǒng)一歸檔。（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內(nèi)整理歸檔。（11）變更、修改、補充的文件材