【文章內(nèi)容簡介】 條計劃與準備公司歸口部門在接到來訪預約后確認來訪目的、來訪人員姓名、性別、職務、人數(shù)、行程安排等，辦公室協(xié)助擬定接待計劃，填寫《接待申請單》（見附頁），提交總經(jīng)理審核。需公司領導出面接待的應提前3天告知辦公室通知領導安排接待時間，對于時間緊迫的臨時重要接待任務，可現(xiàn)在電話中請示，經(jīng)總經(jīng)理同意后實施，在接待任務完成后三天內(nèi)補辦手續(xù)。 《接待申請單》標明來訪目的，來訪人員姓名、性別、職務、來訪人員數(shù)量、來訪日期、來訪行程安排，來訪是否需要安排車輛接送，主要接待部門，相關配合部門，接待人員分工及職責，接待領導及陪同人員名單，會談場所，參觀路線，會場布置，歡迎條幅、標語，是否安排禮儀，是否安排攝像、照相，是否安排公司宣傳資料，宴請的時間，地點、人員標準、住宿標準、是否安排游覽、娛樂，是否安排贈送禮品，禮金等。第十六條行為規(guī)范接待禮儀：儀表：面容清潔，衣著得體。舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方。言語：語氣溫和，禮貌文雅。態(tài)度：熱情誠懇，不卑不亢。接待人員引見介紹主賓時注意順序；接受名片時要以恭敬的態(tài)度雙手接受默讀一下后鄭重收入口袋中；過走廊時通常走在客人右前方，不是左側(cè)回身，配合客人腳步，轉(zhuǎn)彎處伸右手示意，并說“這邊請”；進電梯時告訴客人上幾樓，讓客人先進先出；客人落座后要以雙手奉茶，先客人后主人，先領導后同事；送客時若送至大門口、車旁，招手待客遠去方可離開。接待中涉及機要事務應注意保密，對不宜攝影照相及參觀的場所應向參觀人員說明。第十七條招待費用管理及報銷在申報接待申請單同時填寫借款申請單，依據(jù)接待標準而借款。辦公室結(jié)算招待費開具發(fā)票、收據(jù)等時，主要接待部門負責明確附上用餐或住宿人員，職務，陪同人員明細給辦公室，以便報銷時使用。辦公室在接待結(jié)束后（按協(xié)議月結(jié)的每月25日結(jié)算）三日內(nèi)按照公司財務規(guī)定填寫報銷單，附明細，提交總經(jīng)理審批后到財務報銷，報銷費用繼續(xù)做備用金使用，財務進行賬務處理。公司接待管理制度6一、目的為使公司的各類接待工作有章可循、有條不紊,并不斷提升公司的綜合能力,就同行、業(yè)務關系往來單位及行政主管部門的考察、參觀特制定本制度。二、接待流程各部門/項目在接到有要來公司考察、參觀信息后要提前通知預訂參觀項目負責人或相應職能部門負責人,以便各項目/部門做好充分的接待準備。各項目/部門在接到考察、參觀信息后應及時做好準備,以便檢查、參觀。三、接待前準備對小區(qū)進行大掃除,做到轄區(qū)地面上沒有明顯垃圾。綠籬中沒有白色垃圾。小區(qū)沒衛(wèi)生死角。轄區(qū)內(nèi)及消防通道沒有亂堆亂放的現(xiàn)象。辦公室衛(wèi)生:做到干凈整潔。桌上的物品擺放整齊。所有員工須著工裝、帶工號牌、系領帶,保安人員系素帶,帶帽子(溫度超過32攝氏度可以不帶)。打掃會議室,并根據(jù)氣溫的不同開空調(diào)或風扇,準備茶水、水果、煙及檳榔。預定參觀路線,并在接待前對預備參觀路線進行摸底,以確保留給檢查人員最好的影響。選定陪參觀的人員要對檢查的內(nèi)容及實施的情況、,以便更好的進行接待。四、檢查接待小區(qū)出入口對來訪的人員、車輛按照公司的制度實行來訪登記,值班人員在檢查人員進出時要敬禮。有專人陪同檢查人員進行檢查,并對提出的問題進行解答。會議室有專人進行接待。五、注意事項倒茶不能倒?jié)M杯只能倒60%―70%,上茶時應一手拿柄一手托杯底。準備水果時應盡量選不用剝皮、不用吐子,梨類不能購買。會議桌上要準備相應數(shù)量的抽紙和煙灰缸,并視情況及時清理垃圾?？蛻羧藛T在當檢查人員到來時應起身,表示迎接。公司接待管理制度7第一條對外接待原則接待工作應遵循39。平等、對口、節(jié)約、周到、保密39。的原則,使客人高興而來、滿意而歸。平等原則:對來賓無論職務高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風俗習慣和禮節(jié)。一般情況下,級別與權限相等,同級別出面,特殊情況高規(guī)格接待。對口原則:公司接待任務原則上由各業(yè)務對口部門負責。重大接待工作和活動,由行政部協(xié)助完成。節(jié)約原則:內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費。周到原則:接待程度應銜接周密,接待方式應完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。保密原則:向來賓介紹情況時,應注意保守公司情況、國家機密。重要會議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。第二條來賓接待流程(一)確定來訪人員及行程行政部接到接待任務后,應盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。根據(jù)客人的來訪時間安排,擬定相應行程。(二)來賓接待包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。用車安排:根據(jù)客人的級別、人數(shù)確定車輛安排,并在車內(nèi)準備礦泉水以方便客人飲用。迎接工作:根據(jù)來訪人員人數(shù)、出發(fā)時間、地點、飛機或火車的班次,到達目的地的時間、地點,我方人員需提前十五分鐘到達接待地點迎接,并準備好標有集團logo的接待牌,視來訪人員重要程度準備鮮花、橫幅,客人到達后,我方接待人員應主動上前幫忙搬運行李。住宿安排:視具體情況預定不同標準的酒店,合理安排客房。提前了解所預定酒店房間的口碑與服務質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機號及近幾日城市天氣預報。安排妥當后,待來訪客人到達時將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時間和地點。餐飲安排:可根據(jù)來訪人員的停留時間提前安排不同的酒店就餐,體驗不同的餐飲特色。也可根據(jù)來訪人員的喜好預定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項見宴會接待流程)。會議安排:明確會議時間、地點、參會人員名單等(具體事項見會議接待流程)。參觀安排:根據(jù)來訪人員的停留時間,擬定相應參觀路線。重點參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點、新建城區(qū)等。參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯(lián)系好項目負責人,做好講解工作。參觀著名景點我方人員需提前聯(lián)系好景點導游。我方人員還需準備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。禮品安排:根據(jù)來訪人員的身份、級別、喜好、民族習慣選擇合適的禮品,在適當?shù)臅r候送給來訪人員。臨送安排:(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預定飛機票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達目的39。地時間的表格。(2)提前將飛機票或者火車票送交來訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。(3)安排我方接待人員去飛機場或者火車站歡送來訪人員。(4)告知來訪人員返回地天氣預報,方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進行確認。(三)其他事項:接待任務完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。做好接待行程總結(jié),由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項、入住酒店及房型、用餐、準備禮品等具體情況詳細記錄,作為檔案資料進行保存,以便客人今后來訪備查,并總結(jié)經(jīng)驗、改進后續(xù)工作。第三條其他(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。(二)接待人員需