房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范(編輯修改稿)
2025-03-31 22:12 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ? 本卷情況說(shuō)明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的管理人員填寫并簽名，標(biāo)注時(shí)間。 ? 立卷人：由負(fù)責(zé)立卷者簽名。 ? 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 ? 立卷時(shí)間：填寫完成立卷工作的年月日。 ? 檢查時(shí)間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。 五、 檔案的保管與移交（ 按照 公司檔案管理制度執(zhí)行） 總原則： 各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責(zé)任向二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行一次 系統(tǒng)的 檢查和驗(yàn)收 。 ? 文件資料移交 ? （ 1）工程資料 每季度 向行政人事部檔案室移交 ? （ 2）工程項(xiàng)目竣工檔案?jìng)浒负?15天內(nèi) ，向行政人事部檔案室移交。 ? （ 3）工程承包合同原件由檔案室保管。 ? （ 4）圖紙?jiān)O(shè)計(jì)資料 （包括電子文檔） ，工程部 應(yīng)在收到資料的 第一時(shí)間 向檔案室移交 ，經(jīng)檔案專員登記復(fù)印，交復(fù)印件給工程部；審圖中心批準(zhǔn)的圖紙?jiān)?，竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門原則使用圖紙復(fù)印件，原件借閱按照檔案管理制度執(zhí)行； ? （ 5）營(yíng)銷部對(duì)外簽署的廣告、策劃合同，簽署完畢，于 每月初 向檔案室移交。 ? （ 6）銷售合同在簽署完畢的 第一時(shí)間 移交檔案室，并永久保存。 ? 文件資料移交 （ 7）工程部招標(biāo)負(fù)責(zé)人在 第一時(shí)間 內(nèi)，將簽署完畢的對(duì)外工程承包合同移交給行政人事部檔案室保管，本部門視情況可存復(fù)印件，并在 每一合同執(zhí)行完畢后 將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保管，行政人事部檔案室保存復(fù)印件。 （ 8） 其它方面的重要資料由行政人事部檔案室直接歸檔、保管。由公司對(duì)外簽訂 的經(jīng)濟(jì)合同，原則上只保管兩份文件， 財(cái)務(wù)部和行政人事部各保存一份 。當(dāng)只有一份原件時(shí)，由 財(cái)務(wù)部 保存原件，行政人事部保存復(fù)印件，售樓合同原件必須由行政人事部檔案室保管。 （ 9）各部門按要求向行政人事部移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的 電子文檔 。 ? 文件資料 保管 ?歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門按二級(jí)檔案管理指定專人保管 。 ?各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責(zé)任向二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行一次檢查和驗(yàn)收。 ?（ 1）在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管一年，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè)，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。（ 2） 保管期限 5年以下（含 5年）的會(huì)計(jì)檔案，可由 財(cái)務(wù)部 自行保管至期滿銷毀。 六、 案卷的整理和組織 （一）會(huì)計(jì)檔案 會(huì)計(jì)檔案的案卷整理要求 1） 會(huì)計(jì)憑證 A 折疊整齊； B 原憑證封面各項(xiàng)目填寫齊全，裝訂牢固， C 在憑證右上方蓋上檔號(hào)章，并按要求將各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù) 是指記賬憑證數(shù)。 2） 會(huì)計(jì)賬簿 —— A 會(huì)計(jì)賬簿以自然形成的一本作為一個(gè)案卷； B 固定賬薄不能拆去原封面，如現(xiàn)金和銀行存款帳； C 活頁(yè)賬薄應(yīng)拆去原封面和空白頁(yè)，用“三孔一線”的方法將活頁(yè)賬簿裝訂； D 在啟用頁(yè)右上方蓋上檔號(hào)章，并按要求將各欄目填寫清楚； F 會(huì)計(jì)賬簿不編寫頁(yè)號(hào)，已編有頁(yè)號(hào)的，則保持原貌。 六、 案卷的整理和組織 會(huì)計(jì)檔案的案卷整理要求 3） 財(cái)務(wù)報(bào)告 —— A 按年度組卷； B 注意保持財(cái)務(wù)報(bào)告的原貌，除去會(huì) 生銹的金屬物，整本折疊； C 編寫頁(yè)號(hào)，正面在右上角，背面在 左
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