房地產(chǎn)檔案管理與案卷格式規(guī)范(編輯修改稿)
2025-03-31 22:12 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ? 本卷情況說明：填寫卷內(nèi)文件材料缺損、修改補充、移出、銷毀等情況。案卷立好后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問題由有關的管理人員填寫并簽名，標注時間。 ? 立卷人：由負責立卷者簽名。 ? 檢查人：由案卷質(zhì)量審查者簽名。 ? 立卷時間：填寫完成立卷工作的年月日。 ? 檢查時間：填寫審查案卷質(zhì)量的年月日。 五、 檔案的保管與移交（ 按照 公司檔案管理制度執(zhí)行） 總原則： 各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責任向二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理工作進行一次 系統(tǒng)的 檢查和驗收 。 ? 文件資料移交 ? （ 1）工程資料 每季度 向行政人事部檔案室移交 ? （ 2）工程項目竣工檔案備案后 15天內(nèi) ，向行政人事部檔案室移交。 ? （ 3）工程承包合同原件由檔案室保管。 ? （ 4）圖紙設計資料 （包括電子文檔） ，工程部 應在收到資料的 第一時間 向檔案室移交 ，經(jīng)檔案專員登記復印，交復印件給工程部；審圖中心批準的圖紙原件，竣工圖原件一律由檔案室保管，各部門原則使用圖紙復印件，原件借閱按照檔案管理制度執(zhí)行； ? （ 5）營銷部對外簽署的廣告、策劃合同，簽署完畢，于 每月初 向檔案室移交。 ? （ 6）銷售合同在簽署完畢的 第一時間 移交檔案室，并永久保存。 ? 文件資料移交 （ 7）工程部招標負責人在 第一時間 內(nèi)，將簽署完畢的對外工程承包合同移交給行政人事部檔案室保管，本部門視情況可存復印件，并在 每一合同執(zhí)行完畢后 將相關的簽證單移交到財務部保管，行政人事部檔案室保存復印件。 （ 8） 其它方面的重要資料由行政人事部檔案室直接歸檔、保管。由公司對外簽訂 的經(jīng)濟合同，原則上只保管兩份文件， 財務部和行政人事部各保存一份 。當只有一份原件時，由 財務部 保存原件，行政人事部保存復印件，售樓合同原件必須由行政人事部檔案室保管。 （ 9）各部門按要求向行政人事部移交檔案時，應同時移交相關文件的 電子文檔 。 ? 文件資料 保管 ?歸檔范圍外的請示、報告、計劃、總結(jié)及一些重要資料復印件等由各部門按二級檔案管理指定專人保管 。 ?各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，行政人事部檔案管理員有責任向二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，并且每年對二級檔案管理工作進行一次檢查和驗收。 ?（ 1）在會計年度終了后，可暫由財務部保管一年，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交公司檔案室統(tǒng)一保管。（ 2） 保管期限 5年以下（含 5年）的會計檔案，可由 財務部 自行保管至期滿銷毀。 六、 案卷的整理和組織 （一）會計檔案 會計檔案的案卷整理要求 1） 會計憑證 A 折疊整齊； B 原憑證封面各項目填寫齊全，裝訂牢固， C 在憑證右上方蓋上檔號章，并按要求將各欄目填寫清楚，憑證起止張數(shù) 是指記賬憑證數(shù)。 2） 會計賬簿 —— A 會計賬簿以自然形成的一本作為一個案卷； B 固定賬薄不能拆去原封面，如現(xiàn)金和銀行存款帳； C 活頁賬薄應拆去原封面和空白頁，用“三孔一線”的方法將活頁賬簿裝訂； D 在啟用頁右上方蓋上檔號章，并按要求將各欄目填寫清楚； F 會計賬簿不編寫頁號，已編有頁號的，則保持原貌。 六、 案卷的整理和組織 會計檔案的案卷整理要求 3） 財務報告 —— A 按年度組卷； B 注意保持財務報告的原貌，除去會 生銹的金屬物，整本折疊； C 編寫頁號，正面在右上角，背面在 左
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