接待來訪個(gè)人和團(tuán)體培訓(xùn)課程(編輯修改稿)
2025-03-27 13:00 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 按照預(yù)約來訪者的工作程序進(jìn)行，若不可以，則向來訪者說明情況，主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方留言或留下聯(lián)系方式，保證盡快將留言遞交給被訪者，或是盡可能快地安排會(huì)見時(shí)間并通知對(duì)方。 案例： 妙辭不速之客 ? 胡秘書正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但胡秘書一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，結(jié)果名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部錢經(jīng)理。憑直覺胡秘書覺得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情的請(qǐng)坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？” ? 對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見到李總?！? ? 胡秘書明白了，肯定沒有約會(huì)。即使是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約會(huì)時(shí)間?！澳?，很不湊巧，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候?；蛘吡砑s時(shí)間，可以嗎？” ? 錢經(jīng)理馬上表示同意。胡秘書接著說：“您看我怎么向李總匯報(bào)您的情況？” ? 經(jīng)交談，胡秘書很快清楚了，來訪者是為雜志社編輯本市最新工商名錄做廣告、拉客戶的。這類事不是第一次遇到，胡秘書知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。經(jīng)與李總聯(lián)系，從他那里得到的答復(fù)是“不見”。如果你是胡秘書，這時(shí)你應(yīng)該怎樣應(yīng)對(duì)？ ? “錢先生，真對(duì)不起，李總正在與一家重要客戶討論談判，我不方便進(jìn)去打斷。您看已近中午，怕要耽誤您太多的時(shí)間了。您看是否這樣，我公司雖在本市，但大多數(shù)的業(yè)務(wù)還是在與外省市和外商之間，全國工商名錄上，我公司已再冊(cè)，本市工商名錄上再登應(yīng)當(dāng)讓對(duì)本公司也有益，具體事項(xiàng)，我一定請(qǐng)示李總，并盡快電話與您聯(lián)系，您看，我可以打名片上您的聯(lián)絡(luò)電話吧！”“好，好?！弊焐线@么說，錢先生已顯不悅了。 ? “另外，剛才看您送來的資料，我想起我的同行馬小姐曾和我談起過她供職的公司正要做公共形象廣告和業(yè)務(wù)宣傳，您看我是否可以介紹他們公司與您合作…… 她的聯(lián)系電話是，這是我的名片，您可以直接與馬小姐聯(lián)系?！? ? “好，好！”錢先生的口氣變的和緩了。 ? “錢先生，這資料您是否可以多留幾份給我，盡管我公司業(yè)務(wù)范圍不太適合，但周末的同行聯(lián)誼會(huì)上，我可以幫您向其他合適的公司宣傳，同行介紹，恐怕更方便些，您看是否可以？” ? 錢先生告退的微笑是真誠的謝意，因?yàn)樗艿降臒崆榈慕哟龔浹a(bǔ)了沒有完成任務(wù)的缺憾。胡秘書熱情地送他到電梯口。 問題： ? 、胡秘書為什么不可直言相告李總經(jīng)理不能接待錢經(jīng)理？是否違背秘書的職業(yè)道德原則？ ? 、秘書對(duì)于來到公司的每一個(gè)人都應(yīng)該視如貴賓，都應(yīng)該有求必應(yīng)、引見給領(lǐng)導(dǎo)嗎？ 問題回顧 ? 天地公司最近幾年不斷研發(fā)新產(chǎn)品，業(yè)務(wù)發(fā)展迅速，前來洽談事務(wù)或參觀學(xué)習(xí)的人員不斷增多，經(jīng)理秘書高山隨時(shí)都可能會(huì)遇到各種各樣的來訪者，今天是年月日（星期一），高山上班后查了下工作日志，公司張總上午點(diǎn)半?yún)⒓庸局匾獣?huì)議，點(diǎn)半將與華強(qiáng)公司常經(jīng)理商談新開發(fā)的電子產(chǎn)品的合作事宜。 ? 正在他忙著準(zhǔn)備相關(guān)材料和接待物品時(shí)，常經(jīng)理因工作順路提前到了 ?? 才送走了客人，又來了兩位要求見經(jīng)理的其他公司的人員 ?? 任務(wù)實(shí)施 ? 、心理準(zhǔn)備 ? 日常工作中，秘書常常會(huì)同時(shí)處理幾件事務(wù)，特別是接待工作，應(yīng)注意熱情、禮貌、周到地接待有預(yù)約的常經(jīng)理一行及未預(yù)約的兩名客人。 ? 、整理接待室 ? （）請(qǐng)其他秘書工作人員協(xié)
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