某高分子材料股份有限公司文件管理培訓教材(編輯修改稿)
2025-03-19 11:53 本頁面
【文章內容簡介】 ，要符合邏輯規(guī)律，不能前后矛盾或說法不一。v異常流的控制? 即 “ 非正常的少數(shù) ” ，指質量活動失控所造成的那一部分，異常流下的產(chǎn)品易失控而造成品質問題。如例緊急放行、設備漏檢、標示丟失等。在體系文件中應對異常流有充分的控制措施，來預防失控。v 文字表達準確、順暢、 簡練? 要注意文字表達的規(guī)范性。 “ 準確 ” 就是要表達清楚，避免歧意。 “ 順暢 ” 就是要語句通順，流暢。 “ 簡練 ” 就是要簡潔、明了 。? 質量管理體系文件要用詞準確，例如： “ 必須 ……”、 “ 應該 ……” 、 “ 應 ……” 、 “ 允許 ……” 、 “ 注意 ……” 表示要求嚴格程度是不同的；不能用 “ 是否……” 、 “ 請 ……” 、 “ 希望 ……” 等詞。 的注意事項28文件 編號組成：? a為使蘇州貝特利文件與東莞貝特利文件區(qū)別，蘇州貝特利一、二、三、四級文件編號前均加上 BTLS。 BTL表示貝特利； S代表蘇州；? b體系代號： ISO9001管理體系，使用 Q代表； ISO14001管理體系，使用 E代表； OHSAS18001管理體系，使用 O代表；產(chǎn)品環(huán)境質量保證體系，使用 GP代表；? c文件級別代號：一級文件，使用 M代表；二級文件，使用 P代表；三級文件，使用 I代表；四級文件，使用 R代表；. 格式說明（文件控制作業(yè)指導書）29部門名稱 部門代號總經(jīng)理 GM管理者代表 MRHSE管理部 HSE技術中心 TC業(yè)務部 MAK品質部 QA采購部 PUD生產(chǎn)一部 PRO1生產(chǎn)二部 PRO2財務部 FI行政部 AD人力資源部 HR部門 代碼：30實例 31實例 32本公司體系文件版本由版本與版次組成。版本，用大寫英文字母 “ Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ ……” 表示；版次，以 “ 0、 5” 表示，凡修改次數(shù)達 5次時，則須改換大寫英文字母版本。如，首次制定之文件其版本是 A/0，第一次修改為 A/1，第二次修改為 A/2，當修改達 5次時，其版為 A/5，第六次修改時，其版本為 B/0，依次類推 。實例 33外來文件的對口接收部門在接到外來文件時，須按照客戶對其文件的保密管制要求進行控制，不得違反其要求。對需由相關部門傳閱后，才能決定辦理的，以 《 信息交流記錄表 》 的形式，送呈至相關部門會簽 \登記。針對客戶發(fā)出之采購協(xié)議 /采購合同、客戶發(fā)出之質量協(xié)議 /質量合同、環(huán)境管理物質協(xié)議書等，業(yè)務部接收后將相關信息填入 《 文件會簽單 》 中并給相應部門進行會簽，再由業(yè)務部經(jīng)理以上人員進行批準再走 《 行政公章使用申請單 》 副總經(jīng)理以上級別批準加蓋公司印章后由客戶和我司保管。以 《 文件會簽單 》 發(fā)出的外來文件，主要是指：a客戶發(fā)出的產(chǎn)品質量 /包裝 /檢測等執(zhí)行標準要求； 文件的接收34b客戶發(fā)出的質量 /環(huán)境 /職業(yè)健康安全文件或其他體系執(zhí)行要求；c客戶發(fā)出的其他需相關部門會簽文件。以《信息交流記錄表》發(fā)出的外來文件主要有：a客戶發(fā)出的質量 /環(huán)境 /職業(yè)健康安全或其他體系調查類問卷或文件，需要相關部門填寫公司實際控制狀況并回復的；b客戶發(fā)出的有關環(huán)境 /職業(yè)健康安全方面的投訴，質量管理體系的投訴按品質部《客戶投訴處理程序》執(zhí)行。c高關注物質調查表；d收集的國家、地方和相關方的法律、法規(guī)和其它要求；e其它無需使用《文件會簽單》的外來文件； 文件的接收、文件審批流程各 部 門 在制定文件 時 ，需充分考 慮 到文件的生效日期， 先 擬 制后生效 ，即 擬 制日期在前，生效日期在后，提前制定文件，一般一、二 級 文件 給 出 一周 的 審 批期；三 級 文件 給 出 2~4天的 審 批期，四 級文件 給 出 1~2天的 審 批期。文件類型 擬 制 審 核 批 準體系管理手冊 體系推行員 管理者代表 總經(jīng)理程序文件 部門主管 管理者代表 總經(jīng)理作業(yè)指導書 擬制人 部門主管 部門經(jīng)理表 單 擬制人 部門主管 部門經(jīng)理組織架構及崗位說明 擬制人 管理者代表 總經(jīng)理、 文件的發(fā)行體系科以紙質檔發(fā)放體系文件時，須加蓋藍色 “ 受控文件 ” 紙質印章；采用電子檔發(fā)放時，由體系科以電子檔形式加蓋藍色 “ 受控文件 ” 電子印章，并在印章上明確 “ 分發(fā)部門 ” 。各部門不得私自復印、涂改、損壞發(fā)放的受控文件。由體系科外發(fā)的本公司體系文件，須以《文件申請單》的形式，申請外發(fā)，經(jīng)管理者代表批準后執(zhí)行，此類文件外發(fā)須加蓋 “ 外發(fā)文件 ”章。 的發(fā)放范圍管理手冊、程序文件的發(fā)放范圍為各部門負責人；其它文件由發(fā)放部門根據(jù)需要確定發(fā)放范圍。文件發(fā)放后，體系科須透過內部網(wǎng)絡告知各部門已發(fā)文件的名稱、版本、發(fā)放部門、發(fā)放份數(shù)等，以便文件使用人及時得到文件更新及相關信息。37：體系科依照經(jīng)批準的《文件會簽單》上的發(fā)放份數(shù)、紙質或電子形式，發(fā)放受控文件。以紙質形式發(fā)放受控文件時，由體系科對原稿文件進行復印，復印文件須清晰、整潔，復印完成后蓋章、標識、發(fā)行。以電子檔發(fā)放文件時，由體系科將原稿掃描成 PDF檔，同上。體系科發(fā)放文件至各部門時，須在《文件發(fā)放
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