【文章內(nèi)容簡介】 內(nèi)部以及外部） 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 33 確保文件標準 /慣例在整個項目過程中達成一致。 定義明細程度 流程分類（第 1層）；例如：預算管理 流程 （第 2層）；例如：預算編制 流程步驟（第 3層）；例如：財務部匯總各部門上報預算 編號規(guī)定 便于查找文件 方便項目工作量分配 和其它交付成果相聯(lián)系，例如崗位職責和程序手冊 流程圖符號規(guī)定 流程圖繪制 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 34 文件 /表格： 該標識文件，包括表格，字母和報告。它既可表示輸入，又可表示輸出?？稍谠摌俗R上寫下標題用以代表特定的文件。 系統(tǒng)名稱： 該標識用于表明信息從現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)中流入或流出。該計算機系統(tǒng)表現(xiàn)為輸入，處理或輸出。可在標識中寫明特定的系統(tǒng)名稱。 流程圖繪制標識 一套標準的符號能幫助我們快速并一致地溝通流程圖。 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 35 流程參見 : 該標識用于指示從一個流程轉(zhuǎn)向下一個流程。 手工操作： 該標識用于指示一項需要人工處理的活動，例如手工處理一個文件（如手寫的采購單），或人工檢查一個文件。 流程圖繪制標識 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 36 決定批復： 該菱形框代表一個決定或批復。它給人以強烈的視覺提示，即此處需要作出決定或批復。該標識經(jīng)常用在流程欄中。其右方聯(lián)接 “否 ”的情況，下方聯(lián)接 “是 ”的情況。 方向標記： 流向箭頭代表任務執(zhí)行時的次序，它們引導著流程。它們可以在所有三欄中使用。流向從左到右代表輸入被接收并被處理；流向從上到下代表任務被完成。 流程圖繪制標識 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 37 存檔 : 該框代表一個文檔在此處需要被存檔。 開始 /結(jié)束 : 該框用以表示一個流程的開始和結(jié)束。 流程圖繪制標識 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 38 流程圖連接標識： 該標識用于流程圖中頁和頁的連續(xù)或者用于從一個決定框轉(zhuǎn)到另一頁或另一個流程。當畫到頁底時，可以在圖中最后一項內(nèi)容后使用連接標識。連接標識的畫法：在標識內(nèi)以 A開始，然后寫上后續(xù)流程所在的頁碼。例如， A/2是指在第 2頁上尋找 A節(jié)點。然后在合適的地方畫上對應的流程連接標識。在該標識上寫下相同的字母以及被連接的頁碼。 流程圖繪制標識 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 繼續(xù) “ 是 ” 情況下的流程 是 否 狀況表是 否被批準 ? 對狀況表 作修改 39 在決定框之前使用手工操作標識： 如果流程分叉為是 /否，則有人作出決定。用決定框來表示。由于所作的決定和批復很少無效，因此在決定框之前通常有人工活動標識。 驗證統(tǒng)計 數(shù)據(jù)的有效性 是 否 有效否？ 流程圖繪制標識 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 40 流程圖繪制 編制采購訂單 ? 箭頭在流入行動框后有可能終止；只可能有一個箭頭從一個行動框流出，與另一個行動框相連 ? 行動框內(nèi)的文字描述完整的行為 對 錯 ? X 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 采購訂單 編制采購訂單 41 流程圖繪制 是否與采購訂單匹配 ? ? 在使用判斷框時， “是 ”的流程應當沿主體方向畫， “否 ”的流程必須往右畫 對 錯 是 否 是 否 ? X 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 是否與采購訂單匹配 ? 42 流程圖繪制 供應商數(shù)據(jù)庫 ? 存檔框應該盡可能描述系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、和其它信息的存儲 ? 數(shù)據(jù) /信息框應當描述行動框中生成的數(shù)據(jù)和信息表 對 錯 新供應商 詳細情況 供應商價格清單 ? X 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 選擇供應商 選擇物料 供應商 選擇物料 供應商 選擇供應商 新供應商 詳細情況 供應商 價格清單 43 流程圖繪制 主要特征 ? 起始點、終止點和客戶應該清楚和一致 ? 輸入和輸出應當盡可能量化 ? 為每一個任務框標明負責的人員和部門 ? 為每一個任務框標明人員的職務 /負責的范圍 ? 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 ? 詳細程度應達到足以識別無效率的活動 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 44 詢問一個流程活動的問題包括： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 流程圖繪制 – 流程 /任務生成什么 ？ – 職員怎樣執(zhí)行它？ – 為什么要這樣做？ – 何時、由誰對它進行復核？ – 流程活動需要多少時間？ – 流程活動何時需要？ – 錯誤 /問題的種類，頻率和發(fā)生原因是什么？ – 怎樣處理錯誤 /問題 /例外？ – 輸出什么？輸出多少？ – 輸出至哪里 ？ ? 流程范圍 ? 控制目標 ? 主要控制點 ? 涉及部門及表格 ? 流程流轉(zhuǎn)時間 ? 特定政策 45 ? 重復 ? 書面文件 ? 重復循環(huán) ? 延期（包括流程內(nèi)和流程外） ? 勞動力活動 /任務 ? 多余的控制措施 一旦我們得到流程圖，我們可以開始進行“快速見效”方案和長期改進方案的分析。我們可以運用排除和簡化的方法改進工作流。簡化內(nèi)容： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 流程圖繪制 46 ? 從定量的數(shù)據(jù)中得出結(jié)論 ? 從訪談中發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題并確定對績效的影響 ? 識別簡化流程的良機 ? 量化所有的要求和結(jié)論 進行流程分析時應參考的原則： 理解流程 編制流程圖 完善流程圖 流程圖繪制 47 流程圖的格式 ? 宋體 ? 標題采用 14號字體、加粗、中間對齊 ? 部門采用 10號字體、加粗、下劃線、中間對齊 ? 框內(nèi)采用 6－ 8號字體、普通不加粗、中間對齊 ? 連線采用與框內(nèi)同樣字體、中間對齊 ? 盡量避免相交線 業(yè)務流程圖交付要求 48 ? 流程圖的組成 – 流程圖標題 – 涉及部門 – 部門分隔線 – 標識符 – 連線 框內(nèi) 的 字 宋體 6－ 8號 普通 不加粗 中間 對齊 標題 宋體 14號 加粗 中間 對齊 部門 宋體 10號 加粗 下劃線 中間對齊 連線 盡量 避免 交叉、 有時 可以 適當 合并 以 求 簡單明了 不同 的 選項 在 連線 上標 明， 與 框內(nèi) 的 字體 同樣 要求 業(yè)務流程圖交付要求 49 ? 起始點、終止點和對象必須清晰 ? 輸入和輸出應當明確 ? 應當在合適的地方標出估計時間（流程時間） ? 為每一個任務框標明人員的職務 /負責的范圍 ? 做到對流程不熟悉的人，不需要任何解釋就能輕而易舉的讀懂流程圖 ? 詳細程度應達到足以識別無效率的活動 ? 目前的關(guān)鍵績效考評應被量化 業(yè)務流程圖交付要求 50 內(nèi)容 一、關(guān)注流程、關(guān)注顧客 二、流程識別與流程設(shè)計 流程識別的方法 流程繪制的方法 三、流程優(yōu)化 流程優(yōu)化的步驟 選擇流程和組建團隊 收集信息 面談和流程現(xiàn)狀建模 流程評估和分析 設(shè)計未來的流程 四、如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化 51 業(yè)務流程建設(shè)按變革的程度可分為三個層次 52 業(yè)務流程變革通常要從業(yè)務、組織和 IT（可選項）三個方面切入 53 國際上流程變革的標準化程序和步驟 54 內(nèi)容 一、關(guān)注流程、關(guān)注顧客 二、流程識別與流程設(shè)計 流程識別的方法 邏輯流程圖 物理流程圖 三、流程優(yōu)化 流程優(yōu)化的步驟 選擇流程和組建團隊 收集信息 面談和流程現(xiàn)狀建模 流程評估和分析 設(shè)計未來的流程 四、如何管理流程的持續(xù)優(yōu)化 55 ? 韜睿公司了解到東風乘用車在過去工作的基礎(chǔ)上，已建立了相對完善的業(yè)務與管理流程操作指引。韜睿公司結(jié)合多年咨詢經(jīng)驗，歸納和總結(jié)出通常在對企業(yè)核心流程進行評審時重點關(guān)注的核心流程的種類： ? 不完整的業(yè)務流程 ? 屬于瓶頸的業(yè)務流程 ? 高附加值的業(yè)務流程 ? 對全局工作有重大影響的業(yè)務流程 ? 跨職能、跨部門的核心流程 選擇流程要考慮的原則 56 選擇流程要考慮的原則 ?判斷原則一：績效低下－是否是問題流程 ?判斷原則二：重要性－是否是比較核