企業(yè)流程管理培訓(xùn)課件(ppt41頁)(編輯修改稿)
2025-03-08 07:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 本方式 －－ 完善 － 預(yù)防錯誤所有人每天都有許多很容易產(chǎn)生錯誤的機會：? 我們可能在文件上將名字簽在了錯誤的地方 ；? 我們估計我們可以更快地完成工作 卻忘了預(yù)防突發(fā)事件；? 我們寫完了信封但裝錯了信 ；? 我們好不容易打通了電話卻拿錯了文件，? 我們上了飛機才發(fā)現(xiàn)忘帶樣品 。? 我們接了個電話就忘了把所有的附件都放進(jìn)要寄出的信封里。? 有人問了個問題，我們就在記錄本里漏了一個數(shù)字。? 我們對完成工作感到壓力于是走了導(dǎo)致錯誤的捷徑。?任何事情都難免錯誤。 我們要做的是給產(chǎn)生錯誤制造困難。三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 完善 － 預(yù)防錯誤 將你可能出錯的事情列一個清單，然后用預(yù)防錯誤的方法剔除犯錯的可能性或使之最小。典型的預(yù)防錯誤的方法有：? 信封上留一個塑料窗口顯示姓名和地址。 防止了將信送錯。? 為不同工作使用不同顏色的紙，不同工作使用不同顏色的文件夾也傳達(dá)了同樣的信息。 恰當(dāng)?shù)厥褂妙伾珪蟠蟮販p少錯誤。? 將機密信息打在每頁已事先用大細(xì)體的字印上 “ 請不要復(fù)印 ” 的紙上。 比打上 “ 機密 ” 更有效。? 用事先復(fù)印的文件或郵件目錄，劃掉同類文件或郵件的名字比重新打印名字更準(zhǔn)確。? 如果你想讓一份文件得到特殊關(guān)照，就用長一些的紙。? 確保計算機的電源接線板不在礙事的地方，以便你不會不小心關(guān)上它造成文件或數(shù)據(jù)丟失? 選擇沒有斷開鍵的電話。 員工經(jīng)常因為按了斷開鍵而不是接聽鍵，一個顧客就丟了。? 對重要的指令和規(guī)定，要求員工復(fù)述說明，保證他們都能理解。等等三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除? 清除流程閉環(huán)。 流程出現(xiàn)閉環(huán)一般是由某些環(huán)節(jié)未能履行責(zé)任而導(dǎo)致的 流程內(nèi)循環(huán) ，比如一批產(chǎn)品需降價處理，但決策環(huán)節(jié)不敢拍板，而要求努力推銷；推銷不動，但決策者仍要求再繼續(xù)努力，這就是一個閉環(huán)。? 清除 等待時間 ： 物料、文件或人員的等待都有成本伴隨。? 清除重復(fù) 。例如信息收集的重復(fù) .案例 6? 清除不必要的 移動 ： 任何人 員 、物料和文 件的移 動 都要 發(fā) 生成本? 清除多余的 加工處理 。三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除? 清除 缺陷、故障與返工 ：業(yè)務(wù)流程 目標(biāo)應(yīng)該設(shè)定在所有的事都一次做好，避免 解決 遺留問題的人工成本、物料成本、時間耽擱以及機會成本。 任何流程一旦牽涉對前期缺陷的處理，甚至返工時，流程的復(fù)雜程度呈幾何倍數(shù)增加，例如，包含退貨、換貨處理的財務(wù)結(jié)算、物流、銷售流程比不包含退貨、換貨的流程復(fù)雜很多 。? 清除 信息格式重排或轉(zhuǎn)換 ：不同企業(yè)的信息系統(tǒng)或業(yè)務(wù)表格存在差異，甚至企業(yè)不同時期、不同部門采用的管理信息系統(tǒng)自成一體，互不對接。 案例 10? 清除由部門利益分割導(dǎo)致的多余的 檢驗、監(jiān)視和控制 。 如政府各部門的相互獨立的衛(wèi)生檢查三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除? 清除 官僚主義官僚主義的表現(xiàn)：? 不必要的協(xié)調(diào)、檢查、監(jiān)督、審核、審批。? 拖沓 的節(jié)奏? 繁文縟節(jié)? 多余的 文檔 和副本? 禮節(jié)性或榮譽性的簽字，? 文件與操作的脫節(jié)， 泛濫的公文和表格 等等。? 案例 2，案例 8 ，案例 9三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 清除可以通過問以下問題來確認(rèn)官僚主義：? ● 有沒有不必要的檢查協(xié)調(diào)工作？? ● 這項作業(yè)是不是監(jiān)督或?qū)徍藙e人的工作？? ● 這個文件是要執(zhí)行的嗎？? ● 這個文件和以前的文件重復(fù)嗎？? ● 關(guān)于一件事務(wù)有了多個文件嗎？? ● 它必須要求一個以上的簽字嗎？? ● 要求多份副本嗎？每份副本（不論是單據(jù)還是文檔）都被利用了嗎？? ● 保存副本有明顯的原因和價值嗎？? ● 需要這樣久才可以辦理好嗎？? ● 有沒有不必要的往來通信？? ● 有沒有人審批了別人已經(jīng)審批了的東西？ 三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 簡化簡化語言：? 少用 術(shù)語 、行話 和縮寫 ， 除非對工作任務(wù)很關(guān)鍵，不要使用新的術(shù)語和行話。 確保先清楚定義這些詞語。? 盡量少 地使用首字母組合詞。除非它是多次重復(fù)使用，并被廣泛理解和認(rèn)同的。 永遠(yuǎn)不要使用文件中沒有定義的縮寫詞。簡化 表格 ： 表格應(yīng)該不解自明 ， 信息只應(yīng)該記錄一次 ，表格中所有縮寫詞都要定義，每一個表格、表格中的每一項都被使用。簡化 程序 ： 是否可以通 過 合并 職責(zé) 減少 處理程序？ 負(fù)責(zé)業(yè)務(wù) 作 業(yè) 的人是否可以 評估 產(chǎn) 出以確保它是無差 錯 的？一個 電話 是否可以取代把一份文件寄到另一 棟 樓的需要？ 處 理 過 的文件清 單 是否可以替代 發(fā) 出去的文件的副本？ 案例 1，案例 5三 .業(yè)務(wù)流程優(yōu)化（ BPI)的 7個基本方式 －－ 簡化? 簡化 流 信息 流 、物流、資金流是否重復(fù)和 /或無條理？? 簡化 技術(shù) —— 保證技術(shù)適合于所執(zhí)行的任務(wù)是絕對必要的。低技術(shù)能解決問題的地方一定不要用高技術(shù)。? 簡化 會議。 盡量少開會； 會議議程事前安排好 ，會前提供與會者簡單的 介紹材料 ；不要用整段的時間安排會議（ 1或 2個小時）；試著以分鐘安排會議（上午 9： 10到上午 9： 35）。? 簡化報告、記錄
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