iso體系文件編寫培訓(xùn)教材(ppt30頁)(編輯修改稿)
2025-02-27 14:26 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 Copyright169。 SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 202313文件的結(jié)構(gòu) (續(xù)一 )? 現(xiàn)將文件結(jié)構(gòu)應(yīng)敘述的內(nèi)容做一詳細(xì)敘述 :– ? 應(yīng)敘述編制此文件的作用和目的 ,即 “做這件事是為了什么 ”– ? 規(guī)定此文件應(yīng)用的場(chǎng)合和時(shí)機(jī) ,范圍的界定直接決定文件的功能范圍 ,所以編寫時(shí)應(yīng)注意它的涵蓋性 .例有的公司是有手動(dòng)和自動(dòng)的繞線機(jī) ,而如果文件的內(nèi)容只針對(duì)手動(dòng)的繞線機(jī)卻將文件的范圍寫成 “適用于公司所有的繞線機(jī)的使用 ”即是明顯的錯(cuò)誤 .Copyright169。 SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 202314文件的結(jié)構(gòu) (續(xù)二 )– 和定 義? 亦即名詞解釋 ,針對(duì)文件中用到的專業(yè)術(shù)語 ,英文縮寫的做明確說明 ,會(huì)令文件內(nèi)容更清楚明白 .– ? 即在文件運(yùn)行中相關(guān)單位及人員所擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé) ,一般在文件敘述時(shí)常會(huì)就相關(guān)人員擔(dān)負(fù)的權(quán)責(zé)略敘述 ,但是亦有公司只敘述和此文件有關(guān)的主導(dǎo)部門和相關(guān)部門的 .Copyright169。 SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 202315文件的結(jié)構(gòu) (續(xù)三 )? 業(yè) 程序? 即工作執(zhí)行的方法、過程和要求 ,一般將作業(yè)內(nèi)容的編寫分為兩部分 .? (1)流程圖 :以流程圖的形式描述工作進(jìn)行的程序 ,會(huì)更容易了解文件內(nèi)容 ,但是并非每份文件都需流程圖 ,完全視乎文件的類型 .? (2)文件內(nèi)容 :在編寫文件內(nèi)容時(shí) ,一定需注意5WIH(WHO,WHEN,WHERE, WHAT,WHY,HOW)結(jié)合 ,即由誰 (WHO)在何時(shí) (WHEN),在何地 (WHERE),做何事 (WHAT)為什么做 (WHY),怎樣 (HOW),缺少任何一個(gè) W或 H,都有可能使文件的內(nèi)容不易理解 .Copyright169。 SANYO Electric Co., Ltd. All Rights Reserved 202316? (參考文件資料 )– 用以索引文件中所提到或引用的文件資料 ,在索引文件時(shí) ,最好將文件的編號(hào)同時(shí)附在文件名之后會(huì)易查找 ,但是不可將文件版本附上 .? 單? 一般用以對(duì)應(yīng)文件內(nèi)容中所提及的記錄所使用的表單 ,公司所有的表單都應(yīng)從此而來 ,最好將表單的編號(hào)附在名稱后 ,但是也不可以附版本 .? （流程圖） 對(duì)此份文件所操作的流程示意圖，要求要簡(jiǎn)明扼要，流程圖與實(shí)際要一致? 以上是一份文件的完整結(jié)構(gòu) ,但是并非所有的文件都應(yīng)依循此固定的結(jié)構(gòu) ,鑒于文件的內(nèi)容的需要可適當(dāng)?shù)娜コ恍┎贿m用的項(xiàng)目 ,但是為了整齊亦可統(tǒng)一文件結(jié)構(gòu) .文件的結(jié)構(gòu) (續(xù)四 )Copyright169。 SANY
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