【文章內(nèi)容簡介】 ，檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，檔謇提供利用及 其效果的統(tǒng)計(jì)等。 ，具體情況由 行政事業(yè) 部確定。 ?公司檔案信息平臺?，檔案的一切相關(guān)信息均可在此平臺上進(jìn) 行查詢，以相關(guān)職能進(jìn)行權(quán)限分配。 、復(fù)制、修改權(quán)； 負(fù)責(zé)人具有查詢、復(fù)制權(quán)； (只可查詢目錄 )； 。 24 行政事業(yè)部 制訂，年度持續(xù)改進(jìn)。解釋權(quán)歸屬 行政事業(yè)部 ，由總經(jīng)理辦公會討論通過，總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。 ( )《文件歸檔表》 ( )《歸檔資料信息表》 ( )《資料借閱登記表》 25 文件 歸檔表 編 號 ： C Q D Y R 4 . 2 . 3 4 ( ) 名稱 編號 時(shí)間 頁碼 份數(shù) 上報(bào)部門： 內(nèi)容說明： 批準(zhǔn)簽字 行政部 上報(bào)部門 部門主管 經(jīng)辦人 部門主管 經(jīng)辦人 分管領(lǐng)導(dǎo) 分管領(lǐng)導(dǎo) 26 歸檔資料信息表 編號 : C Q D YR 4 . 2 . 3 5 ( ) 序號 名稱 頁碼 份數(shù) 是否原件 對口單位 上報(bào)部門 經(jīng)辦人 資料生成日期 資料上報(bào)日期 備注 27 資料借閱登記表 編號 : C Q D Y R 4 . 2 . 3 6 ( ) 日期 頁碼 份數(shù) 借閱資料 名稱 借閱部門 借閱時(shí)長 借閱人 借閱事由 使用部門領(lǐng) 導(dǎo) 資料管理領(lǐng)導(dǎo)簽字 備注 歸還時(shí)間 歸還人簽字 28 合同管理制度 CQDYGL0203— 20XX 規(guī)范合同訂立程序，明確簽訂合同應(yīng)具備的必備要件，對合同進(jìn)行規(guī)范化管理，防止合同內(nèi)容泄露。 ’ 適用于公司除勞動合同外所有類別和形式的合同或協(xié)議。 合同指具有平等主體的自然人、法人和其他組織之間設(shè)立、變更或終止 民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 ： 法律出版社《合同法》。 合同成立一般要經(jīng)過要約和承諾兩個步驟，即經(jīng)過雙方相互協(xié)商，對所 涉及事項(xiàng)進(jìn)行約定，然后雙方達(dá)成合意后，根據(jù)約定事項(xiàng)雙方簽定合同。公 司所有合同以雙方簽字蓋章為生效要件，如一方未加蓋公章 (此項(xiàng)不針對與自然人之間的合同 )，合同應(yīng)視為不生效。 項(xiàng) ：經(jīng)辦人與對方對某個事項(xiàng)達(dá)成合意和簽訂合同之前， 一般應(yīng)要求對方出具證明對方身份的證明文件或資料。公司或法人組織應(yīng)出 具經(jīng)年檢合格的營業(yè)執(zhí)照，核載內(nèi)容應(yīng)與實(shí)際相符；同時(shí)應(yīng)保證合同標(biāo)的符 合另一方當(dāng)事人經(jīng)營范圍，涉及專營許可的應(yīng)具備相應(yīng)的許可證書、等級及 29 資質(zhì)證明等。自然人應(yīng)提供其身份證明，必要情況需提供本人戶籍證明 (必 要情況指如簽訂勞動合同或用工協(xié)議時(shí)，因考慮崗位性質(zhì)需提供的必要的資 信證明 ) 、技術(shù)改造等重大經(jīng)營類合同，我方應(yīng)有法定代表人、總 經(jīng)理、分管領(lǐng)導(dǎo) 、經(jīng)辦人的簽字方能辦理；一般性經(jīng)營合同均需總經(jīng)理、分 管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人簽字方能辦理；如特殊情況需由代理人簽訂合同的，應(yīng)出具 真實(shí)、有效的法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書及代理人身份證明。 ：合同另一方當(dāng)事人必須提供具有支付能 力、施工能力、生產(chǎn)能力或其他相應(yīng)履約能力的材料。必要時(shí)應(yīng)出具資產(chǎn)負(fù) 債表、資金證明、注冊會計(jì)師簽署的驗(yàn)資報(bào)告等相關(guān)文件。 、簽訂過程中，必要時(shí)或條件允許下應(yīng)有法律顧問或?qū)I(yè)技術(shù)人 員參加。 (如 5頁以上 )，合同雙方須加 蓋騎縫章，以防其中內(nèi) 容變更或遺失。一般情況下，合同內(nèi)容一律采用書面格式和打印內(nèi)容。凡國家或行業(yè)有標(biāo)準(zhǔn)或示范文本的，應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選用。盡量不能用手填寫 (格式合 同除外 )合同雙方如增加手寫內(nèi)容，雙方應(yīng)在手寫內(nèi)容處加蓋公章。 ，應(yīng)填寫合同 (標(biāo)書 )評審記錄，請 示部門負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，合同標(biāo)的超過公司規(guī)定的，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理 (法 定代表人 )批準(zhǔn)后方可代表公司簽署合同。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，經(jīng)辦人不得私自 與對方個人或單位簽訂合同。如果私自簽訂合同，在規(guī)定期限內(nèi)公司領(lǐng)導(dǎo)未 作認(rèn)可表示 ,則合 同中所涉及的履約義務(wù)和責(zé)任由經(jīng)辦人承擔(dān)，同時(shí)公司將視情節(jié)輕重給予經(jīng)辦人處罰，如給公司帶來重大損失和影響，公司將采取法律 手段追 究經(jīng)辦人的責(zé)任。 30 ，必須貫徹?平等互利、協(xié)商一致、等價(jià)有償?的原 則和?價(jià)廉物美、擇優(yōu)簽約?的原則。 合同內(nèi)容實(shí)質(zhì)上是指合同雙方的權(quán)利和義務(wù)。公司和對方簽訂的所有合同其 內(nèi)容一般由雙方共同協(xié)商和約定。一般應(yīng)包括以下條款：①合同雙方的法定 名稱或姓名、地址、聯(lián)系方式，委托代理人的姓名、職務(wù)、聯(lián)系方式；簽約 雙方公章或合同章 (自然人不以此為限 )，法人 或代理人簽字或簽章②合同簽 約目的、依據(jù)以及標(biāo)的③數(shù)量④質(zhì)量 (包括檢測方式 )⑤價(jià)款或報(bào)酬 (包括支付方式 )⑥履約期限、地點(diǎn)和方式；違約責(zé)任、變更或解除條件⑦解決爭議的方式和地點(diǎn)；⑧根據(jù)法律或合同性質(zhì)必須具備的條款或雙方當(dāng)事人共同認(rèn)為必須明確的條款⑨正副本份數(shù)、存放地點(diǎn)，及生效時(shí)間和條件；⑩其他增減條款視合同雙方協(xié)商結(jié)果而定，當(dāng)事人雙方協(xié)商一致的修訂內(nèi)容、補(bǔ)充文本、電傳、圖表等均是合同組成部分。 、變更、解除 ，可以將合同的權(quán)利或義務(wù) 轉(zhuǎn)讓給第 三方，但必須是雙方同意且在不損害我方利益的前提下，按合同管 理權(quán)限，經(jīng)授權(quán)人批準(zhǔn)。合同轉(zhuǎn)讓必須采用書面形式，并簽字、加蓋鮮章。 、社會和我方利益的前提下，雙方當(dāng)事人經(jīng)過協(xié)商達(dá)成一致， 可以變更或解除合同。 ，另一方當(dāng)事人可以提出 解除合同。 ，對方明確表示或者以自己的行為表明不履行合同規(guī) 定義務(wù)的，我方經(jīng)辦人可向領(lǐng)導(dǎo)請示解除與對方的合同關(guān)系，但我方保留因 31 對方違約給我方造成損失以致要求對方賠償損失的權(quán)利。 延遲 履行合同規(guī)定義務(wù)，經(jīng)催告后在合理期限內(nèi)仍未履行的，對方遲 延履行合同規(guī)定義務(wù)或有其他違約行為致使不能實(shí)現(xiàn)合同目的的，我方可以要求解除合同并要求對方賠償。 、解除條件的，我方可依據(jù)法律規(guī)定要 求變更或解除合同。 ，我方有權(quán)請求人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)變更或者撤銷合同 或部份條款： ； ； 、脅迫等手段使我方在違背真實(shí)意思的情況下訂立的合同； 。 變更或解除合同應(yīng)及時(shí)通知對方，并遵循法律規(guī)定辦理。 、解除合同時(shí)，應(yīng)在合同規(guī)定的期限內(nèi)，以書面形式 (包括信件、電報(bào) )通知對方。在對方同意之后，可以變更、解除合同，但應(yīng)將有關(guān)材料留存?zhèn)洳椤? 、解除合同時(shí)，對方若不同意，不同意一方必須在合同 約定或法律規(guī)定的期限內(nèi)向?qū)Ψ教岢霾煌庖姟? 、變更或解除應(yīng)履行審批手續(xù)，程序要合法。經(jīng)辦人員未經(jīng)請 示私自答應(yīng)對方轉(zhuǎn)讓、變更或解除合同的，且在事后向公司領(lǐng)導(dǎo)作了匯報(bào)但未得到公司追認(rèn)表示的，則合同中所涉及的履約義 務(wù)和責(zé)任由經(jīng)辦人承擔(dān)；合同中所涉及公司權(quán)利的喪失或減損由經(jīng)辦人賠償給公司，同時(shí)公司將視情 節(jié)給予其處罰，如給公司帶來重大財(cái)產(chǎn)損失或名譽(yù)影響，公司將采取法律手 32 段追究經(jīng)辦人的法律責(zé)任。 ，雙方尚未履行合同的，終止履行；已經(jīng)履行的，根據(jù)履行情 況和合同性質(zhì)，我方可以要求對方恢復(fù)原狀或采取其他補(bǔ)救措施，并有權(quán)要 求賠償損失。 ，原合同有效。 。 ，公司首先考慮采用協(xié)商、調(diào)解方 式解決。協(xié)商、調(diào)解 能夠達(dá)成一致時(shí)，應(yīng)依合同簽訂程序簽訂書面協(xié)議。協(xié)商、調(diào)解不能達(dá)成一 致時(shí)，可依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛。一般情況下應(yīng)選擇提出 訴訟方所轄地的人民法院或仲裁機(jī)構(gòu)。 ，承辦人應(yīng)商請法律顧問確定代理人、訴訟方案 等，并向董事長、總經(jīng)理報(bào)告。 、協(xié)議書、裁決書、判決書應(yīng)與合同一并歸檔，承辦人應(yīng)立即交 與公司 行政事業(yè)部 與合同及合同 (標(biāo)書 )評審記錄一并歸檔。 、裁決、判決時(shí)，承辦人應(yīng)及時(shí)協(xié)同法 律機(jī)構(gòu)并經(jīng)董事長同 意，另一方當(dāng)事人向人民法院申請強(qiáng)制執(zhí)行。 、執(zhí)行、管理細(xì)則 ：物資采購合同 (物資采購部 )；施工合同、定作合同及其他 (行政事業(yè) 部 )；銷售合同、運(yùn)輸合同、外委托加工合同、來料加工合同 (營銷部 )等。 。公司各部門與 外單位 (或個人 )之間簽訂的合同，合同標(biāo)的在 5000元以內(nèi)的由部門負(fù)責(zé)人 33 管領(lǐng)導(dǎo)后審批；合同標(biāo)的在 5000元以上 2萬元以內(nèi)的報(bào)副總經(jīng)理審批；合同標(biāo)的在 2萬元以上的由總經(jīng)理批準(zhǔn)；其他相關(guān) 管理制度規(guī)定須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理或總公司批準(zhǔn)的協(xié)議及合同的以其規(guī)定為準(zhǔn)。營銷 部 所有對外銷售合同、運(yùn)輸合同、加工承攬合同經(jīng)分管 領(lǐng)導(dǎo) 審核后、報(bào)總經(jīng)理 （董事） 批準(zhǔn)后，在公司的授權(quán)下，委托經(jīng)辦人簽訂；其它部門涉及的對外合同或協(xié)議均須報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并總經(jīng)理簽字；所有單項(xiàng)合同標(biāo)的超過 2萬元的價(jià)款須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理，必要時(shí)報(bào)董事會批準(zhǔn)后方可簽訂。 、定作合同、銷售合同、運(yùn)輸合同、外委托加工合同、來 料加工合同等合同一般為一式肆份，雙方各執(zhí)兩份。除營銷公司外所有其他 部門和單位交一份合同原件作付款憑據(jù)，另有一份由 專人統(tǒng)一編號存檔，簽 約部門經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以留存復(fù)印件一份備查。 ，我方經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)了解對方的履約情況，如發(fā)現(xiàn)對 方履約不能，應(yīng)及時(shí)提出彌補(bǔ)措施?；蚯閯葑兏痣p方履約條件或履約能 力發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)向上級提出彌補(bǔ)措施建議。 。 ，簽約人應(yīng)在合同履行完畢后進(jìn)行歸檔處理。對于距駐地較 遠(yuǎn)的經(jīng)辦人簽訂的合同，可以根據(jù)實(shí)際情況延緩合同歸檔時(shí)間。合同的移交 應(yīng)填寫移交清單，注明合同內(nèi)容、份數(shù)和附件等，由合同管理員和經(jīng)辦人各 執(zhí)一份。 合同管理員應(yīng)根據(jù)合同的類別和簽訂日期對合同進(jìn)行分類編號，如產(chǎn)品的購 買合同和銷售合同等。 合同編號一般以部門為單位，以公司管理模式文件匯編中對部門的編號為準(zhǔn)。 34 首字母 CQDY（ 重慶廣仁 ） +H（合同） +部門（見部門編號） +合同類別（見類 別編號） +份數(shù)序號 +年 +月（兩位）。如 CQDYH07A0120XX05，該合同 編號意為 行政事業(yè) 部產(chǎn)品購買合同 20XX年 5月第一份。以上合同編號自部門編號開始發(fā)生變化。 (合同類別：產(chǎn)品購買 A，銷售合同 B，施工合同 C，加工合同 D，定作合同 (如印刷品合同 )E，服務(wù)合同 (如商務(wù)協(xié)議等 )F，其他 G。 。在檔案袋封面填寫卷 宗目錄，卷宗目錄內(nèi)容應(yīng)包括：合同編號、合同名稱、對方單位、簽訂日期、終止日期、對方聯(lián)系人及地址、聯(lián)系電話等項(xiàng)備查。合同進(jìn)行歸檔處理后，應(yīng)相應(yīng)地完成電子記錄檔案，同時(shí)還要注明文件盒目錄。對合同進(jìn)行歸檔處理時(shí)，檔案管理員要務(wù)必小心，不得出錯，對記錄信息應(yīng)保證絕對準(zhǔn)確，不得雜亂無章，更不得遺漏丟失，以免查找困難。 ，應(yīng)將同類別的合同檔案裝入檔案盒內(nèi)，所有檔案的 存放嚴(yán)格以編號 為序，不得出錯。 。 ，須填寫檔案查詢申請 (注明查詢事 由及日期 )，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意并簽字后，方可到檔案管理員處查詢。非本部 門員工確因工作需要查詢其他部門合同，須由本部門負(fù)責(zé)人與對方部門負(fù)責(zé) 人協(xié)商同意后方可查詢 (同時(shí)填寫查詢申請 )。所有人員查詢合同時(shí)，不得帶 離檔案室。 ，需要使用合同復(fù)印件全部內(nèi)容，經(jīng)辦人須履行手續(xù) (同 )后由合同管理員提供。經(jīng)辦人須按登記情況使用合同復(fù)印件，未經(jīng)領(lǐng) 導(dǎo)同意挪作他用，公司將給 予 50200元／次的處罰。 35 ，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，給予紀(jì)律處分，直到依法追究民事責(zé)任。 ，需將自己經(jīng)手的合同 (包括復(fù)印文本 )交至檔案室，檔案室審查無誤簽字后，才能調(diào)離。合同檔案管理員調(diào)離，應(yīng)由 行政事業(yè)部 主任監(jiān)督辦理，檔案交接之后，方能調(diào)離。 ，由合同檔案管理員登記造冊，經(jīng) 行政事業(yè)部 主任和合同簽訂部門領(lǐng)導(dǎo)共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按規(guī)定銷毀。 ，可單獨(dú)存 放半年，經(jīng)驗(yàn)證確無保留價(jià)值時(shí)，再行銷 毀，以免誤毀。 ，并指派專人監(jiān)銷，嚴(yán)禁將銷毀的合同作 為它用，或作廢紙出售。合同銷毀后，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀注冊上簽字。 . 行政事業(yè) 部制訂，年度持續(xù)改進(jìn)。解釋權(quán)歸屬 行政事業(yè) 部。 ，由總經(jīng)理辦公會討論通過，總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行