【文章內(nèi)容簡介】 部的行政專員為兼職的公司檔案管理人員；公司二級管理部門為本單位文檔保管部門，均應指定專人兼職負責。 （ 2） 檔案分類、目錄、編號的原則由人事行政部統(tǒng)一制定。公司的檔案庫應與公司的其他資料庫，如工程施工、設計資料庫等分開管理。密級檔案必須保證安全。文書結案后，原稿或正本應歸檔，需經(jīng)常性使用的，應留副本使用。 第 2 章 文件、檔案整理 第 3 條 文件點收 文件結案移送歸檔時，根據(jù)如下原則點收。 （ 1）檢查文件的文本及附件是否完整，如有短 缺，應立即追查歸入。 （ 2）文件如經(jīng)過抽查，應有管理部門主管的簽認。 （ 3）文件的處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，應立即退回經(jīng)辦部門科室。 （ 4）與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經(jīng)辦部門。 （ 5）有價證券或其他貴重物品，應退回經(jīng)辦部門，經(jīng)辦部門送人事行政部簽收后，將文件歸檔處理。 第 4 條 文件整理 點收文件后，應依下列方式整理。 （ 1）中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。 （ 2）右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢。 （ 3）文件如有 皺褶、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第 3 章 檔案分類 第 5 條 檔案分類應根據(jù)內(nèi)容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門 ]大類、小類三級分類。先以部門區(qū)分，然后依案件性質(zhì)分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 第 6 條 檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”。如案件不多，也可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 第 7 條 同一“小類”（或細類）的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上 的檔類裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。 第 8 條 每一檔夾封面內(nèi)首頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 第 9 條 檔號的表示方式如下： A1A2—— B1B2C1C2D1—— E1E2；其中， A1A2 為經(jīng)辦部門代號， B1B2 為大類號， C1C2 為小類號， D1 為檔案卷次， E1E2 為檔案目次。 第 4 章 檔案名稱及編號 第 10 條 檔案名稱。 （ 1）檔案各級分類應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊 。 （ 2）各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數(shù)字表示：其位數(shù)使用視案件多少及增長情形斟酌決定。 （ 3）檔案分類各級名稱經(jīng)確定后，應編制《檔案分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 （ 4）檔案分類各級編號內(nèi)應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。 （ 5）檔案分類各級名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第 11 條 檔案編號。 （ 1）新檔案。應從《檔案分類編號表》查明 該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔案號。 （ 2）檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔案號并予以同號編列。 （ 3）檔案號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述多件事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔案號。 （ 4）檔案號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔案號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第 5 章 檔案歸檔管理 第 12 條 歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔案夾內(nèi)，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 第 13 條 檔案夾的背脊應標明檔案夾內(nèi) 所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第 14 條 文件保存期限，除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下表所列的規(guī)定辦理。 檔案保存期限一覽表 類別 永久保存類 10 年保存類 5 年保存類 1 年保存類 內(nèi)容 1．公司章程 2．股東名冊 3．公司組織規(guī)程及規(guī)章制度、工作細則等 4．總經(jīng)理、股東會記錄 5．財務報表 6．政府機關核準的文件 7．不動產(chǎn)所有權及其他債權憑證 8．工程設計、施工、竣工資料 9．其他規(guī)定須永久保存的文書 1．公司內(nèi)部預、決算書類 2．會計憑證、賬簿、報表 3．事業(yè)計劃資料 4．其他 規(guī)定需 10 年保存的文書 1．期滿或已解除的合同文書 2．正在執(zhí)行當中的合同文書 3．其他規(guī)定需保存 5年的文書 結案后無需長期保存的文書 注：上述非永久保存的資料過期之后，必要時可以用光盤存錄備查。 第 6 章 檔案調(diào)閱管理 第 15 條 各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務需要需調(diào)閱檔案時，應填寫《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)其部門主管核準后向檔案保管人員調(diào)閱。 第 16 條 調(diào)閱檔案包括文件資料必須在檔案調(diào)閱登記簿登記后方可借閱秘密級以上的檔案文件須經(jīng)經(jīng)理級領導批準方能借閱。 第 17 條 案卷不許借出只供在檔案室查閱未歸檔的文件及資料可 借出。 第 18 條 檔案管理人員接到《檔案調(diào)閱單》，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并于《檔案調(diào)閱單》上填注借出日期，然后將檔案交與調(diào)卷人員?！稒n案調(diào)閱單》例按歸還日期先后整理，以備催還。 第 19 條 調(diào)閱期限不得超過 2 個星期，到期必須歸還如需再借應辦理續(xù)借手續(xù)。 第 20 條 調(diào)閱檔案的人員必須愛護檔案，要保護檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。否則，按違反《保密法》追究當事人責任。 第 21 條 調(diào)閱的檔案交還時，必須當面點交清楚。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞應立即報告領 導。 第 22 條 外單位調(diào)閱檔案，應持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準后方能借閱，但不能將檔案帶離檔案室。 第 23 條 外單位摘抄卷內(nèi)檔案應經(jīng)總經(jīng)理同意，并對摘抄的材料進行審查簽章。 第 24 條 檔案歸還時，經(jīng)檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔案夾?！稒n案調(diào)閱單》由檔案管理人員留存?zhèn)洳椤? 第 25 條 調(diào)閱的檔案應與經(jīng)辦業(yè)務有關，如借閱與經(jīng)辦業(yè)務無關之案件，應經(jīng)文書管理部門主管同意。 第 7 章 檔案清理 第 16 條 檔案管理人員應及時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。 第 17 條 每年更換時，依規(guī)定清理一 次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前，應造冊呈總經(jīng)理核準，并于目錄附注欄內(nèi)注明銷毀日期。 第 18 條 保管期限屆滿的文件中，部分經(jīng)核定仍有保存參考價值者，檔案管理人員應將《檔案目錄表》上注明在其保留文件，并在上注明部分銷毀的日期。 第 19 條 每年對檔案材料的數(shù)量、保管等情況進行一次檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。 第 20 條 對于已失去作用的檔案進行銷毀或用碎紙機進行處理，銷毀檔案材料要認真鑒定，確定銷毀檔案材料已列冊登記。 第 21 條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監(jiān)銷，防止失密。 第 8 章 附則 第 22 條 本制度由人事行政部檔案室負責制定、修訂與解