【文章內(nèi)容簡介】 出采購申請分廠委托股份公司進(jìn)出口部代購供應(yīng)部委托代購書比價(jià)和技術(shù)確認(rèn)(工藝委員會)簽訂合同股份公司進(jìn)出口部按合同要求發(fā)貨股份公司財(cái)務(wù)部報(bào)關(guān)、商檢、驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單通知財(cái)務(wù)付款付款通知信用證承兌供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購進(jìn)口原材料流程辦理信用證股份公司供應(yīng)部銀行簽發(fā)的進(jìn)口付款通知書開證申請通知股份公司進(jìn)出口部驗(yàn)收合格 27 根據(jù)年度固定資產(chǎn)或零部件采購計(jì)劃，提出采購申請分廠裝備處裝備處領(lǐng)導(dǎo)和分管廠領(lǐng)導(dǎo)簽字上報(bào)給股份公司裝備部詢價(jià)，招標(biāo)總經(jīng)理審批報(bào)告股份公司裝備部按合同要求發(fā)貨合同審計(jì)股份公司審計(jì)部分廠裝備處驗(yàn)收入庫采購合同驗(yàn)收單、入庫單填制付款申請單付款申請單財(cái)務(wù)部審核付款，并貸記分廠往來帳供應(yīng)商開具銷售發(fā)票給分廠發(fā)貨票股份公司代購設(shè)備流程簽署合同 28 采 購 付 款 的 數(shù) 量 化 分 析 在采購流程的診斷過程中，我們從財(cái)務(wù)的角度，對公司月度付款的情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)分析，以了解公司支付的特點(diǎn)及其對采購流程效率的影響。 采樣月份： 1999年 2月 分析：在支付活動的各種類型中，費(fèi)用報(bào)銷占付款筆數(shù)的 48%，但其每筆金額僅為 9000元；水泥款支付僅占總筆數(shù)的 3%，每筆金額平均為350萬元，遠(yuǎn)高于每筆平均額 20萬元。其他月份也呈現(xiàn)類似特點(diǎn)。 結(jié)論：目前，公司對每筆款項(xiàng)的支付的審批手續(xù)一般為三級審批，即業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)，財(cái)務(wù)部及公司領(lǐng)導(dǎo)，過于繁雜，未能突出重點(diǎn)，應(yīng)區(qū)別對待，抓大放小，設(shè)置審批權(quán)限體系，以提高流程的效率。 不同類型支付筆數(shù)分布圖 每筆平均付款金額分析圖 每筆付款平均金額 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 采 購 流 程 3,500,000 29 采 購 管 理 流 程 改 進(jìn) 后 的 流 程 提出采購申請采購商品/服務(wù)接收商品/服務(wù)應(yīng)付帳款管理付款用料部門 供應(yīng)處 財(cái) 務(wù) 處 供應(yīng)部 進(jìn)出口部 審計(jì)部 財(cái)務(wù)部 原 材 料 及 設(shè) 備 采 購 流 程 建 議提 出 用 料申 請匯 總 /審批 用 料 申請?jiān)?價(jià) /簽訂 采 購 合同零 星 采 購 物 資審 計(jì) 室 合同 審 計(jì)采 購 合同執(zhí) 行 采購協(xié) 同 倉 儲部 門 進(jìn) 行驗(yàn) 收通 知 財(cái) 務(wù)付 款用 料 計(jì)劃審核/應(yīng)付帳款分析/進(jìn)行資金安排支 付綜 合 協(xié) 調(diào)與 平 衡/批準(zhǔn)大宗采購及設(shè)備采購詢價(jià)/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)進(jìn) 口 物 資 ， 簽 訂委 托 協(xié) 議內(nèi)貿(mào)物資合 同審 計(jì)執(zhí) 行 采 購執(zhí)行采購/辦理信用證供 貨 商按 合 同要 求 發(fā)貨供 貨商開 具 銷售 發(fā) 票按合同要求發(fā)貨/出具發(fā)票取得驗(yàn)收/入庫合格通知報(bào)關(guān)、商檢，取得驗(yàn)收/入庫合格通知驗(yàn) 收 單/入 庫 單通 知 財(cái) 務(wù)付 款通 知 財(cái) 務(wù)付 款信 用證 承兌發(fā) 票付 款申 請單銀 行付 款通 知 付款帳務(wù)處理詢價(jià)/簽訂合同(設(shè)備購置需技術(shù)部門的配合)平衡資金計(jì)劃業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 采 購 流 程 重組后的采購流程 凸顯了供應(yīng)部的承 上啟下的協(xié)調(diào)職能， 強(qiáng)調(diào)由其主導(dǎo)，避 免了多頭采購的問 題，并融入了財(cái)務(wù) 部的管理職能 平 衡資金計(jì)劃，實(shí)現(xiàn) 了和其他流程的有 機(jī)銜接。 30 收 回 貨 款 應(yīng) 收 帳 款 管 理 發(fā) 出 貨 物 及 收 款 通 知 安 排 生 產(chǎn) 銷 售 管 理 流 程 描 述 管 理 活動 涉及部門 ?銷 售 部 ?市 場 部 ?銷 售部 ?各 子 公 司 ?財(cái) 務(wù) 部 ?財(cái) 務(wù) 部 ?銷 售 部 接 受 訂 單 信 用 授 權(quán) 接 受 詢 價(jià) ?銷 售 部 ?審 計(jì) 部 ?各 子 公 司 ?銷 售 部 ?市 場 部 ?財(cái) 務(wù) 部 ?財(cái) 務(wù) 部 ?銷 售 部 ? 與客戶進(jìn)行接觸 ? 報(bào)價(jià) ? 草簽合同 ? 審查客戶信用 ? 確定信用額度 ?合同會簽 ?合同審計(jì) ?合同確認(rèn) ? 確定生產(chǎn)能力 ? 制定生產(chǎn)計(jì)劃 ? 生產(chǎn)日程安排 ?裝運(yùn) ?開票 ? 帳齡分析 ? 監(jiān)控并報(bào)告信用風(fēng)險(xiǎn) ? 催收 ? 所收款項(xiàng)登記入帳 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 31 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 一 ) 組 織 方 面 ? 各 粉 磨 站 各 自 獨(dú) 立 經(jīng) 營 ，公 司 未 將 其 納 入 公 司 整 體 銷 售 系 統(tǒng) 統(tǒng) 一 管 理，導(dǎo) 致 總 公 司 銷 售 部 對 地 銷 情 況 缺 乏 信 息 收 集 、 了 解 及 統(tǒng) 籌 規(guī) 劃 ? 公 司 財(cái) 務(wù) 部 和 集 團(tuán) 財(cái) 務(wù) 部 職 能 交 叉 ? 由 進(jìn) 出 口 部 負(fù) 責(zé) 安 排 國 內(nèi) 船 務(wù) 運(yùn) 輸，將 發(fā) 貨 和 運(yùn) 輸 環(huán) 節(jié) 分 散 在 兩 個(gè) 部 門 ， 使 流 程 的 執(zhí) 行 主 體 過 于 分 散 ， 加 大 了 部 門 間 協(xié) 調(diào) 難 度 ， 延 遲 了 時(shí) 間 調(diào) 整 經(jīng) 營 管 理 結(jié) 構(gòu) ? 逐 步 將 分 公 司 和 粉 末 站 的 銷 售 業(yè) 務(wù) 管 理 劃 入 銷 售 部 ? 從 組 織 上 、管 理 上 真 正 地 分 離 公 司 財(cái) 務(wù) 部 和 集 團(tuán) 財(cái) 務(wù) 部 的 職 能 ? 將 進(jìn) 出 口 部 的 船 運(yùn) 職 能 劃 入 銷 售 部 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 提高了銷售管理的計(jì)劃性和整體協(xié)調(diào)性，使公司的整體利益實(shí)現(xiàn)最大化，減少了資金占用 ? 股份公司和集團(tuán)權(quán)責(zé)明確，各司其職，降低公司的人工成本 ? 減少了執(zhí)行主體，從而減少了協(xié)調(diào)的任務(wù)量，提高了效率，及時(shí)回籠資金 32 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 二 ) 職 能 重 組 ， 加 強(qiáng) 銜 接 ? 從 市 場 分 析 和 客 戶 分 類 研 究 入 手， 加 強(qiáng) 銷 售 部 市 場 部 的 市 場 營 銷 職 能 ? 逐 步 建 立 信 用 評 估 體 系 ， 完 善 客 戶 管 理 信 息 系 統(tǒng) ? 加 強(qiáng) 財(cái) 務(wù) 部 價(jià) 格 指 導(dǎo) 和 資 金 回 籠 職 能 ，開 發(fā) 應(yīng) 收 管 理 信 息 系 統(tǒng) ， 實(shí) 現(xiàn) 應(yīng) 收 帳 款 的 逐 筆 核 銷 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 | 銷 售 流 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 有助于銷售業(yè)務(wù)的前蟾性，降低了營銷風(fēng)險(xiǎn)，提高市場占有率和競爭力，同時(shí)提高公司的盈利水平 ? 完善了流程的功能，增強(qiáng)了各環(huán)節(jié)間的銜接 ? 引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，從技術(shù)手段上實(shí)現(xiàn)流程的優(yōu)化，增強(qiáng)盈利水平 環(huán) 節(jié) 方 面 ? 缺 乏 市 場 營 銷 職 能，包 括 市 場 策 略 的 制 定 ，市 場 細(xì) 分 及 消 費(fèi) 者 研 究 等 均 未 在 相 關(guān) 部 門 的 職 責(zé) 中 體 現(xiàn) ? 對 客 戶 缺 乏 完 善 的 信 用 評 估 體 系 ， 缺 乏 客 戶 檔 案 管 理 及 客 戶 分 析，不 利 于 擴(kuò) 大 銷 售 量 ? 財(cái) 務(wù) 部 對 應(yīng) 收 款 的 管 理 局 限 在 會 計(jì) 核 算 方 面 ， 對 銷 售 款 未 進(jìn) 行 分 交 易 管 理 ，逐 筆 核 銷 33 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 三 ) 建 立 有 效 的 監(jiān) 控 系 統(tǒng) ? 嚴(yán) 格 合 同 評 審 ，實(shí) 行 責(zé) 任 追 究 制 ，絕 對 杜 絕 合 同 先 生 效 后 評 審 的 現(xiàn) 象 ? 監(jiān) 控 部 門 以 監(jiān) 控 過 程 為 主 ， 財(cái) 務(wù) 部 參 與 報(bào) 價(jià) /應(yīng) 標(biāo) ，客 戶 信 用 評 估 ， 應(yīng) 收 帳 款 管 理 ， 支 付 環(huán) 節(jié) ； 審 計(jì) 部 參 與 重 大 合 同 評 審 環(huán) 節(jié) ； 投 標(biāo) 委 員 會 參 與 投 標(biāo) 全 過 程 優(yōu) 化 后 的 影 響 ? 從銷售流程的起點(diǎn) 合同的簽訂入手，實(shí)現(xiàn)了流程的全過程監(jiān)控 ? 有效地防止了過失、舞弊和欺詐現(xiàn)象，減少了公司的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn) ? 組成嚴(yán)密的監(jiān)控體系，由不同部門分工負(fù)責(zé)，互為補(bǔ)充和監(jiān)督，建立良好的內(nèi)控系統(tǒng) 業(yè) 務(wù) 管 理 流 程 診 斷 分 析 ? 銷 售 流 程 監(jiān) 控 方 面 ? 合 同 評 審 的 監(jiān) 控 力 度 不 夠 ， 有 些 合 同 生 效 日 期 早 于 匯 簽 完 成 時(shí) 間 ， 有 些 合 同 的 匯 簽 意 見 未 在 合 同 上 體 現(xiàn)。 ? 各 監(jiān) 控 部 門 未 切 實(shí) 履 行 其 監(jiān) 控 職 能 ， 有 的 出 口 銷 售 合 同 不 經(jīng) 審 計(jì) 部 審 批 的 情 況 34 銷 售 管 理 流 程 問 題 與 建 議 ( 四 ) 合 理 授 權(quán) ， 信 息 處 理 自 動 化 ? 建 立 合 理 的 授 權(quán) 體 系 ， 明 確 規(guī) 定 各 級 領(lǐng) 導(dǎo) 、 各 部 門 的 審 批 權(quán) 限 ? 適 當(dāng) 下 放 審 批 權(quán) 限 ， 抓 大 放 小 ? 內(nèi) 部 計(jì) 算 機(jī) 聯(lián) 網(wǎng) ， 動 態(tài) 信 息 管 理，開 發(fā) 銷 售 信 息管 理 系