【文章內(nèi)容簡介】 ： 在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應(yīng)該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說明。– 尋找潛在的供應(yīng)商： 針對非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標(biāo)準(zhǔn)的重復(fù)性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。– 管理招標(biāo)過程： 從編制標(biāo)書到評標(biāo)、開標(biāo)是一個非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。– 與供應(yīng)商初步協(xié)商： 在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。– 確定供應(yīng)商： 經(jīng)過考察，最終確定供應(yīng)商。– 簽訂特殊條款： 針對非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。– 制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定18合同及詢價管理（主要物料）新舊對比的老流程 的新流程具有采購招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)流程對化工原材料和技術(shù)采購進(jìn)行集中管理，有利于降低采購成本，增強(qiáng)與供應(yīng)商的關(guān)系。19合同及詢價管理（非主要物料） P06020合同及詢價管理（非主要物料）流程說明輸入流程 P020實施采購戰(zhàn)略 P030采購政策管理 P070采購需求的生成和保存 P090采購合同的監(jiān)控管理 M090 生產(chǎn)計劃組織安排輸出流程 P080采購物料和服務(wù) P070采購需求的生成和保存目的 確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理內(nèi)容說明 建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。本流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購活動。參與部門 采購部 生產(chǎn)部主要文檔說明 合同需求書： 合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下，制定標(biāo)準(zhǔn)的采購合同供應(yīng)商詢價單： 供應(yīng)商詢價單是管理供應(yīng)商報價的重要文件，其中應(yīng)該包括詢價和供應(yīng)商報價的信息，使用這些信息能夠?qū)?yīng)商的反饋進(jìn)行處理，并基于這些信息與供應(yīng)商談判，最終簽訂供應(yīng)合同。21關(guān)鍵活動描述匯總需求： 在采購各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。通過各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的經(jīng)濟(jì)批量和采購的最佳時間。確定合同需求： 確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。制作供應(yīng)商詢價單： 根據(jù)需要采購的物料種類和數(shù)量，制作詢價單。與供應(yīng)商談判： 與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。簽訂特殊條款： 根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 的老流程 的新流程可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時間。新舊流程對比22采購需求的生成和保存（ P070）23采購需求產(chǎn)生和采購計劃（ P070）輸 入流程 M060生 產(chǎn)計 劃制定M090生 產(chǎn)計 劃 組織 安排 P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料） P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料） L020制定物料管理策略 O020獲 取 訂單 流程輸 出流程 P080采 購 物料和服 務(wù) P090采 購 合同的 監(jiān) 控管理 P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料） P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料）目的 通 過 內(nèi)部溝通確定采 購 物料的需求內(nèi)容 說 明 通 過計 算機(jī)系 統(tǒng) （例如 MRP系 統(tǒng) 、 庫 存 補(bǔ) 充系 統(tǒng) ）或者手工系 統(tǒng) 確定物料的需求并且建立物料需求 書 。本 過 程包括確定采 購 需求 書 中的具體內(nèi)容。 該 采 購 需求 書 用于指 導(dǎo)以后的采 購 活 動 。參與部 門 采 購 部 、 生 產(chǎn) 部 、 客 戶 服 務(wù) 部 、 物流部主要文檔 說 明 采 購審 批申 請 程序： 這 是一個根據(jù)公司采 購組織 而制定的采 購 管理程序。通 過這 個程序確定分 級 的 審 批 過 程和 權(quán) 限。采 購 申 請書 ： 是 標(biāo) 準(zhǔn)的采 購 申 請 文件，其中包括采 購 物料的品種、 規(guī) 格、 質(zhì) 量、數(shù)量、供 應(yīng) 商等等要素，同 時 采 購 申 請書 中 應(yīng)該 有相 應(yīng) 的 審 批控制 環(huán)節(jié) （例如各 級領(lǐng)導(dǎo)的 審 核 簽 字）。采 購 需求 書 ： 經(jīng)過審 批后確定的采 購 需求，可以據(jù)此制作采 購訂單 。通知 書 ： 當(dāng)采 購 申 請 沒有被批準(zhǔn) 時 ， 應(yīng)該 采用 書 面的形式通知有關(guān)部 門 ，并且告知原因24采購需求及采購計劃確定物料需求： 確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如 MRPII系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。采購申請： 將需要采購的物料進(jìn)行匯總，并且形成采購申請書。執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級審批過程。的老流程 的新流程存在二各個車間的二級庫存各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金對 采 購 需求的 產(chǎn) 生可以通 過這 個程序 標(biāo) 準(zhǔn)化，并且采 購審 批 過 程比 較 明確。新業(yè)務(wù)流程當(dāng)中二級庫存取消，由倉儲部門統(tǒng)一集中管理新流程中各個車間根據(jù)生產(chǎn)計劃提出用料計劃，由倉儲部門統(tǒng)一平衡庫存，確定采購數(shù)量新業(yè)務(wù)流程不僅采用了 ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準(zhǔn)確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金的占用新舊流程對比25采購物料（ P080）26采購物料流程說明輸 入流程 P030采 購 政策管理 P060采 購 合同及 詢 價管理（非主要物料） P050采 購 合同及 詢 價管理（主要物料）P070采 購 需求的生成和保存 輸 出流程 P090采 購 合同的 監(jiān) 控管理 P120 收到原材料P150支付 貨 款目的 用于指 導(dǎo)實際 采 購過 程中的所有相關(guān)活 動內(nèi)容 說 明 手工或者自 動 （通 過計 算機(jī)系 統(tǒng) ） 檢查 采 購訂單 并且 傳 送 給供 應(yīng) 商、將采 購 需求 轉(zhuǎn) 化 為 采 購訂單 、確定適合的供 應(yīng)商 滿 足采 購 的要求等等。參與部 門 采 購 部 主要文檔 說 明 采 購訂單 ： 用于指 導(dǎo) 和跟蹤供 應(yīng) 商的 執(zhí) 行情況。確 認(rèn) 函： 用于確 認(rèn) 收到和 處 理 問題 的文件。27流程主要活動描述將訂單發(fā)送給供應(yīng)商： 將制作完成的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，以備訂單的確認(rèn)，防止發(fā)生誤解和問題。監(jiān)督訂單執(zhí)行情況： 在訂單執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)該經(jīng)常和供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)訂單完成的情況，及時解決出現(xiàn)的問題。使用采購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經(jīng)常發(fā)生的采購，可以和供應(yīng)商一起建立采購信用卡管理制度。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額或者一定時間進(jìn)行集中支付處理。 的老流程 的新流程采 購訂單 管理不 嚴(yán) 格，可能和供 應(yīng) 商 產(chǎn) 生 誤 解（例如到 貨時間 要求、數(shù)量要求等），因此需要多次溝通。通 過 強(qiáng) 制使用采 購訂單 ，能 夠標(biāo) 準(zhǔn)化管理，最小程度減少和供 應(yīng) 商的 誤 解，并且 為 以后 ERP系 統(tǒng) 奠