【文章內(nèi)容簡介】 律法規(guī)相一致的原則 合同管理制度是國家法律、法規(guī)在企業(yè)的具體化，必須把國家關(guān)于合同的法律、法規(guī)融會于企業(yè)的合同管理制度之中。 （ 2）合同管理制度與經(jīng)營管理制度相融合的原則 合同管理是一項綜合性的工作，它貫穿于企業(yè)經(jīng)營管理的每一個環(huán)節(jié)中，融匯于企業(yè)計劃、生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、技術(shù)、價格等多方面管理之中，合同管理制度應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營管理制度融為一體。沒有合同管理內(nèi)容的經(jīng)營管理制度是不完備的，沒有經(jīng)營管理內(nèi)容的合同管理制度是空洞的。 （ 3）合同管理制度之間相互銜接的原則 合同管理制度之間的相互銜接，實際上是經(jīng)濟活動中各個環(huán)節(jié)的銜接，體現(xiàn)經(jīng)營活動的客觀規(guī)律，體現(xiàn)合同管理制度的環(huán)環(huán)相扣。 企業(yè)主要的合同管理制度 （ 1）合同管理會議制度 基本內(nèi)容：分析合同管理制度的執(zhí)行情況；訂立重大合同的準備情況和對策； 合同 履行的情況和對策；合同漏洞填補措施；合同 爭議解決的問題與對策；其他需要商議的問題。 （ 2）合同專用章的刻制、保管、使用的規(guī)定 合同專用章統(tǒng)一由企業(yè)的合同管理機構(gòu)負責(zé)辦理刻制手續(xù)，并統(tǒng)一編號；而后同專用章發(fā)給下屬哪些單位保管使用；合同專用章一經(jīng)丟失或被盜后應(yīng)采取的措施；合同專用章保管人員的責(zé)任；蓋章應(yīng)具備的條件；合同專用章的領(lǐng)取登記和使用登記的手續(xù)。 （ 3）合同文本的領(lǐng)取、保管、使用的規(guī)定 合同管理部門應(yīng)清楚國家或地方頒發(fā)了哪些合同示范文本，應(yīng)盡量使用示范文本，企業(yè)可以參照示范文本自制合同文本；合同文本編號、保管規(guī)定；領(lǐng)取、使用應(yīng)辦理登記手續(xù)等。 （ 4）授權(quán)委托證明書的領(lǐng)取、保管、使用的規(guī)定 應(yīng)規(guī)定企業(yè)所屬各業(yè)務(wù)機構(gòu)向企業(yè)合同管理機構(gòu)領(lǐng)取授權(quán)委托證明書的手續(xù)；業(yè)務(wù)人員辦理授權(quán)委托證明書的程序、代理權(quán)限和法律責(zé)任；授權(quán)委托證明書的審批手續(xù)。 （ 5）合同會簽的規(guī)定 在合同訂立之前必須經(jīng)企業(yè)內(nèi)有關(guān)機構(gòu)或有關(guān)人員對此合同能否訂立簽具意見。企業(yè)應(yīng)視自身規(guī)模的大小、經(jīng)營范圍制定合同會簽的規(guī)定，并制作 《 合同會簽表 》 ；會簽表應(yīng)包括兩部分，一是有關(guān)合同本身的內(nèi)容，二是合同會簽的程序安排。 （ 6）合同審查的規(guī)定 對合同對方當事人的資格、資信情況進行審查。制度中應(yīng)規(guī)定負責(zé)審查的機構(gòu)或人員，審查的內(nèi)容與方法，審查失誤的責(zé)任等內(nèi)容。 （ 7）合同審批的規(guī)定 所謂審批是指合同經(jīng)哪個機構(gòu)或人員簽具意見后方可加蓋公章。一個企業(yè)對外要簽訂大量的合同，每份合同都經(jīng)過法定代表人親自過目并簽具意見是不可能的，這就需要通過制定一些規(guī)定將一部分權(quán)力授權(quán)有關(guān)機構(gòu)或人員。 （ 8）合同臺帳的規(guī)定 合同臺帳的內(nèi)容根據(jù)合同的種類和本企業(yè)的經(jīng)營特點而定。簽訂合同的經(jīng)辦人員應(yīng)及時將所簽訂的合同書送交給合同管理人員，合同管理人員則將合同的有關(guān)內(nèi)容登記到相關(guān)的臺帳上。比如，某企業(yè)銷售科的合同臺帳就包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總金額、交（提）貨地點、方式、時間以及質(zhì)量要求，包裝要求、配件要求、結(jié)算方式以期限等。 （ 9）合同傳遞的規(guī)定 企業(yè)作出合同傳遞規(guī)定的目的就是將合同準確傳遞到企業(yè)各部門、各環(huán)節(jié)，以便按合同編制計劃，按合同安排生產(chǎn)，按合同組織銷售，按合同發(fā)運，按合同結(jié)算。大中型企業(yè)一般應(yīng)編制合同運行程序圖。 （ 10）檢查履行的規(guī)定 確定一定周期對合同履行情況進行檢查。企業(yè)決策層聽取和研究合同履行情況，包括已到期合同，本企業(yè)履行義務(wù)的情況和對方當事人履行義務(wù)的情況；即將到期的合同，本企業(yè)履行中的困難和克服辦法。這些規(guī)定的制定和落實，對及時解決履行中的困難和矛盾極有作用。特別是對標的金額較大或履行期限較長的合同，一般都應(yīng)作出中途檢查的規(guī)定。 （ 11）合同檔案的規(guī)定 合同檔案管理從合同成立時開始，應(yīng)規(guī)定合同檔案的內(nèi)容包括合同文本及附件、合同簽訂申請表、簽約洽談紀要、合同變更解除的往來電函及信件、表格、合同履行情況記載等；應(yīng)規(guī)定立卷歸檔的要求，實行平時立卷，年終一次歸檔，合同檔案有合同管理人員專管。一旦發(fā)生合同爭議，完整的合同檔案資料有助于糾紛的順利解決。 （ 12）合同報表的規(guī)定 完善的合同報表企業(yè)經(jīng)營中的作用非常大?？梢酝ㄟ^合同報表，及時反映出合同簽訂、履行及成品庫存情況，向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供計劃安排的依據(jù)；通過合同報表，向市場部門提供資源信息，以保證簽約時提出較為準確的交貨期；通過合同報表，反映合同履行后的資金回收情況，以利于財務(wù)部門及時收回在途資金和計劃使用資金；通過合同報表，對合同履行中遇到的問題和市場動向進行分析預(yù)測，供領(lǐng)導(dǎo)決策時參考。 此外，有的企業(yè)還制定了關(guān)于合同考核的有關(guān)規(guī)定。包括： 考核機構(gòu)的規(guī)定， 一般是由企業(yè)合同管理機構(gòu)對企業(yè)各單位的合同管理情況進行考核； 考核內(nèi)容的規(guī)定， 一般包括合同簽約率指標、履約率指標，合同送審時間，合同內(nèi)容的合法性和條款完整性情況，合同臺帳和報表，檔案的管理情況等等；考核辦法的規(guī)定， 對合同管理工作中成績突出的單位和個人給予獎勵，把通過合同管理獲得的經(jīng)濟效益和個人的切身利益直接掛鉤。 三、合同管理人員的素質(zhì) （一）企業(yè)合同管理人員的主要職責(zé) 參加市場調(diào)查、市場預(yù)測和決策； 指導(dǎo)和審查本企業(yè)、本部門的合同的訂 立、變更、履行和解除； 直接參與重大合同的談判簽約； 督促檢查合同的履行； 對合同施行登記管理，建立合同檔案； 收集合同履行后包括售后服務(wù)的信息反饋，為下輪參加競爭以及產(chǎn)、供、銷、運提供決策依據(jù)。 （二）合同管理人員應(yīng)具有的素質(zhì) 合同管理人員應(yīng)有與履行上述職責(zé)相適應(yīng)的素質(zhì)，包括思想水平、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)、法律知識、管理能力和良好的體魄等。 要有一定的文化水平 合同管理涉及的知識面廣，沒有一定文化程度作為基礎(chǔ)是難以勝任的，大中型企業(yè)的合同管理人員應(yīng)是大學(xué)經(jīng)濟管理和法律專業(yè)的畢業(yè)生，能熟悉現(xiàn)代工具的使用。 要有市場意識和較高的業(yè)務(wù)能力 要有市場經(jīng)濟意識。市場經(jīng)濟是法制經(jīng)濟，也是競爭經(jīng)濟，要有強烈的競爭意識，要勇于參加競爭，善于參加競爭，具有開拓進取的能力。 要掌握較深的法律意識 訂立合同是法律行為，對合同管理必須依法辦事，合同管理人員具有較高的法律水平，才能在正確處理合同管理中出現(xiàn)的問題，運用法律武器保護企業(yè)的合法權(quán)益。 要有經(jīng)營管理能力 首先， 了解本企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營狀況，懂得本企業(yè)的生產(chǎn)能力、生產(chǎn)規(guī)模、生產(chǎn)程序和周期、工藝流程和銷售渠道； 其次， 合同管理是企業(yè)管理的重要部分，合同管理過程貫穿于企業(yè)管理的全過程。 此外， 還必須具有強烈的事業(yè)心和高尚的職業(yè)道德。要嚴于律己，廉潔奉公，要有良好的職業(yè)道德。 （三）提高合同管理人員素質(zhì)的意義和途徑 意義 （ 1）合同管理人員的素質(zhì)是開展現(xiàn)代企業(yè)合同管理的基礎(chǔ) 管理以人為本。合同管理人員必須具有一定政治覺悟，掌握現(xiàn)代科學(xué)管理技能，身體健康，有起碼的觀察問題、處理問題、管理合同的能力。人員素質(zhì)的高低對合同管理水平的高低起著決定性的作用。 （ 2）提高合同管理人員素質(zhì)，才能使企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營與市場經(jīng)濟相適應(yīng) 企業(yè)進市場，合同是橋梁。 市場情況是瞬息萬變的，要把握市場發(fā)展的規(guī)律，就必須對市場進行調(diào)查、預(yù)測，如果管理人員的素質(zhì)不高，往往就會被市場的假象所迷惑，就不可能為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出正確決策提供準確的信息。人員素質(zhì)不高，也無法與其他企業(yè)訂立好合同，即使訂立了合同，履行起來也會漏洞百出。 （ 3）提高人員的素質(zhì)才能抵制市場經(jīng)濟中不健康因素的侵蝕 市場經(jīng)濟可以促進商品經(jīng)濟的發(fā)展，激勵企業(yè)參加競爭，促使企業(yè)迅速發(fā)展，但也存在不健康的因素，如行賄受賄、暗中回扣等不正當競爭手段。如果合同管理人員素質(zhì)低，與其同流合污，就難以忠于職守，給企業(yè)給社會造成巨大的損失。 （ 4）提高合同管理人員整體的素質(zhì)，才能綜合提高企業(yè)管理水平 只有提高合同管理人員的水平和素質(zhì)，使企業(yè)對外有良好的形象，崇高的信譽，對內(nèi)使人、財、物各要素充分發(fā)揮作用，企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)，才能提高企業(yè)經(jīng)濟效益，促進企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營良性循環(huán)。 提高合同管理人員素質(zhì)的途徑 （ 1）選好人員 （ 2）組織好在職學(xué)習(xí) （ 3）選送到院校深造 （ 4）建立崗位責(zé)任制 四、訂立合同的管理 （一）訂立合同的基礎(chǔ)工作 訂立合同的基礎(chǔ)工作主要包括兩個方面， 一是市場調(diào)查和研究，二是資信調(diào)查。 由于市場調(diào)研屬于企業(yè)全盤管理的一項基礎(chǔ)工作，不專屬于合同管理流程，因此，我們重點介紹資信調(diào)查。 資信包括資格和信用 。 資格 指的是權(quán)利能力和行為能力（資金、技術(shù)、設(shè)備、設(shè)施等）的總和； 信用 指的是商事主體履行契約的誠實程度?？疾鞂Ψ胶捅痉降馁Y信是決定是否具體簽訂一份合同的前提條件。 對對方的考察： 第一，對方的資格。 對方是否具有法律規(guī)定的締約的權(quán)利能力？對于法律規(guī)定生產(chǎn)、經(jīng)營主體需要特殊資質(zhì)的，更要重點審查對方的相應(yīng)資質(zhì)和資質(zhì)等級。如果對方有締約的權(quán)利能力，還需搞清楚對方企業(yè)是否有履約的行為能力。履約的行為能力主要考察：是否具有履行將要簽訂的合同規(guī)定義務(wù)的資金實力？有沒有生產(chǎn)合同標的產(chǎn)品的設(shè)備設(shè)施？有沒有銷售合同標的的產(chǎn)品的能力？有沒有履行合同規(guī)定經(jīng)營性義務(wù)的經(jīng)營能力？有沒有履行合同標的所要求的相應(yīng)技術(shù)力量？ 第二，對方信用。 對方是新企業(yè)還是老企業(yè)？對方在生產(chǎn)經(jīng)營歷史上有沒有違法記錄？對方企業(yè)涉訟情況如何？在市場上的口碑如何？ 對本方的判斷： 主要測評本方的履約能力，包括資金支付能力、生產(chǎn)制造能力、市場開拓能力、運輸儲備能力、技術(shù)開發(fā)能力等。 （二）締約談判 無論什么形式、標的金額大小的合同談判，都免不了三個基本要素：一是必然存在利益互相沖突有互相依賴的雙方；二是必然有一個對雙方都具有利益的共同目標；三是雙方必然存在通過妥協(xié)而實現(xiàn)利益最大化的共同愿望。合同磋商的過程事實上是一個雙方共同尋找利益平衡點的過程。這個過程是雙方的，雙方通過互相向?qū)Ψ酵讌f(xié)、讓步而實現(xiàn)。因此，在合同談判過程中始終不能忘記： 第一， 對于雙方利益共同點和利益沖突線的清晰認識、全面了解； 第二， 對于雙方可能的妥協(xié)程度的準確預(yù)測； 第三， 對于法律法規(guī)的相關(guān)規(guī)定和本合同可能涉及的第三人利益界限有熟練的掌握和冷靜的恪守； 第四， 既然是為了共同的利益而磋商，就必須抱著競合、雙贏的目的進行談判，談判過程中的溝通、交流是必不可少的。 在締約談判階段，主要包括組建談判團隊、了解談判對手、制定談判方案、實施談判和確認談判成果等內(nèi)容 。 （三）草擬條款 合同起草部門應(yīng)當是企業(yè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門 合同格式 （ 1）標題 合同標題可簡可繁，一般只表明合同名稱即可。合同法規(guī)定的有名合同應(yīng)當盡可能使用法定的統(tǒng)一名稱，以便統(tǒng)一理解和歸類；無名合同的名稱按交易習(xí)慣確定。 （ 2）簽約各方當事人的基本情況 企業(yè)或自然人應(yīng)盡可能填寫齊全。 （ 3）合同條款 （ 4）簽字蓋章 （ 5）合同附件 合同條款 合同條款的基本內(nèi)容大致相同， 《 合同法 》 第 12條規(guī)定了訂立合同的一般條款。但各種不同標的和性質(zhì)的和 ，其具體條款的寫法不盡一致。 （ 1）抬頭 —— 訂立合同的背景和原則。背景訂約的、談判過程和訂約意愿。 （ 2）合同標的種類條款 —— 合同標的包括有形物、知識產(chǎn)權(quán)和行為。 有形物 的條款包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、性能和其他各項參數(shù)等。 屬于知識產(chǎn)權(quán)的 ， 應(yīng)分別說明知識產(chǎn)權(quán)的性質(zhì)、名稱、權(quán)利狀況、性能用途和有形載體等。 合同標的行為 可包括勞務(wù)、服務(wù)、咨詢、加工承攬、施工、代理、居間、行紀等各種行為，此類條款應(yīng)當寫明所提供行為的名稱或性質(zhì)、目的或用途、范圍、方式等。 （ 3）合同標的數(shù)量條款 —— 包括計量單位、計量方法、數(shù)目和其他問題。其他問題指的是與標的數(shù)量密切相關(guān)的如包裝、附屬設(shè)備與零配件、圖紙資料和使用說明書等。 （ 4）標的物的質(zhì)量保證條款 —— 本條款是明文保證提供標的或標的物的一方所提供的標的或標的物具有合用性，不存在質(zhì)量瑕疵。