文件管理制度(編輯修改稿)
2025-01-25 04:21 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 對后，打字員沒有改正的，由打字員負(fù)責(zé)。 文件打印、裝訂 ? 打印文件要美觀大方，符合文件格式。裝訂要整齊牢固，不漏頁、錯頁、粘頁。 ? 印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓年、月、日。 文件辦理、落實要求 在文件落實過程中，有關(guān)部門或人員應(yīng)注意以下事項： （ 1）為了利于文件處理并達(dá)到分層負(fù)責(zé)的目的，經(jīng)辦人應(yīng)就內(nèi)容要點簽擬辦意見或請主管閱批辦理，各主管人員應(yīng)對文件簽注意見，避免只簽名而無意見。 （ 2）遇有關(guān)系重大足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥為保管，需要使用時，可用副本來代替。 文件辦理、落實要求 （ 3）經(jīng)辦文件應(yīng)視其輕重緩急，如涉及其他部門。應(yīng)照會辦理，會稿經(jīng)辦部門應(yīng)按速件處理。 （ 4）經(jīng)辦、會稿、核稿等人員之簽名，應(yīng)清晰可辨，不得潦草難認(rèn)。 文件傳送 ? 文件發(fā)送方式為：專送、郵寄（平信、限時、掛號、航空）、電子郵件、傳真等，經(jīng)辦人應(yīng)于文件底稿上注明。 文件保存 ? 文件辦理完畢后，要及時送交文秘人員整理立卷，個人不得私自保存應(yīng)存檔的文件。 文件歸檔 （ 1）歸檔文件材料必須按年度立卷，本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，都要分別立卷歸檔。 （ 2）文件承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦的文件系統(tǒng)完整（文件上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存）。 （ 3）結(jié)案后及時交專職文書人員歸檔。 （ 4）工作變動或因故離職時，應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 文件歸檔要求 案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價值，便于保管和利用。 （ 1）歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 （ 2）案卷封面，應(yīng)逐項按規(guī)定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。 文件歸檔要求 （ 3）卷內(nèi)文件材料應(yīng)按排列順序，依次編寫頁號，裝訂的案卷應(yīng)統(tǒng)一，在有文字的每頁材料正面的右上角（背面的在左上角）打印頁號。 （ 4）永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，填寫的字要工整，卷內(nèi)目錄放在卷首。 （ 5）有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人，檢查人的姓名和時期填上以示負(fù)責(zé)，備考表應(yīng)置卷尾。 文件歸檔要求 （ 6）在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分來，文電應(yīng)合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文電有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷。 文件歸檔要求 （ 7）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 文件歸檔要求 （ 8）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即在批復(fù)在前，請示在后，正件在前，復(fù)件在后；印件在前，定稿在后；其他文件
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