公司文件資料管理制度(編輯修改稿)
2024-09-28 19:38 本頁面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 料的來源有兩種。接收和發(fā)放。 接受到文件時(shí)填寫《文件接收登記表》和《文件移交登記表》。 發(fā)放的文件填寫《文件發(fā)放登記表》和《文件移交登記表》。 文件、資料的來源范圍分為。公司內(nèi)部文件、總公司文件和外來文件。 二、公司文件、資料歸檔的范圍和歸檔分類 本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下： 行政類。本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要、公司各類證照。 經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書、協(xié)議書、合同、項(xiàng)目方案等。 人事類。勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。 政府類。政府下發(fā)至公司的各類文件。 財(cái)務(wù)類。各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)，財(cái)務(wù)審計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)計(jì)資料等。 音像類。公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。 三、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào) 公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合。統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。 本公司所有應(yīng)歸檔的文件、資料，一律為文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫合并來做編號(hào)之首。如：公司辦公室的編號(hào)首為fnb?？偣矩?cái)務(wù)部發(fā)來的文件編號(hào)為szc。燃?xì)鈪f(xié)會(huì)人事部發(fā)來文件為swr。 公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類，代碼為：1行政類。2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類。3人事關(guān)類。4政府類；5財(cái)務(wù)類。6音像類。1 公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后，以年月日加十位進(jìn)行歸編。 公司文件、資料的歸檔，應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“a”代表一般級(jí)，“b”代表重要級(jí)，“c”代表機(jī)密級(jí)。 “a”一般級(jí)文檔包含。公開發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。 “b”重要級(jí)文檔包含。公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等，人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同，技術(shù)資料，財(cái)務(wù)資料等。 “c”機(jī)密級(jí)文檔。內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。 綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為。文件的來源、文件的范圍和部門頭一個(gè)字的漢語拼音首字母大寫+類別+發(fā)布年月日+歸檔序號(hào)+（受密級(jí)）。 例如：將總公司辦公室公開發(fā)布的通知?dú)w檔為2013年5月3日第一份檔案，其編號(hào)為：jzb12013050301（a）。 四、檔案的保管、調(diào)閱與歸還 巳歸檔的公司文件、資料，由辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》，并根據(jù)文檔的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。 巳歸檔的公司文件、資料，由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記表》，并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲蛀、防丟失。 公司檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》。一般級(jí)公司文檔，須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。 公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱，并僅限于文檔的查閱，不得復(fù)制或帶走。 檔案歸還時(shí)間為《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》上填寫的時(shí)間內(nèi)，歸還時(shí)必須填 2寫《文檔歸還登記表》。 五、歸檔保存期限 永久保存。本公司章程、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。 五年保存。根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案，會(huì)計(jì)檔案，統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 三年保存。期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須三年保存的文檔。 一年保存。部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無必要保存的文檔。 六、檔案的銷毀 原則上，應(yīng)每年定期將超過保存期且無保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。 待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)表》，并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔，須部門主管批準(zhǔn)后方可銷毀。機(jī)密級(jí)公司文檔，須經(jīng)公司經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。 銷毀文檔須由兩人以上共同完成，并填寫《文檔銷毀登記表》。 七、附表的管理 本制度暫定8個(gè)附表，附表的管理由檔案管理者兼管，分類管理每個(gè)附表，便于填寫和查閱。 附表的編號(hào)為。啟用時(shí)的年月日+十位。 八、其它 本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善，過去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。 本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。 另附：附表1《文件接收登記表》 附表2《文件移交登記表》3 附表3《文件發(fā)放登記表》 附表4《文檔管理登記表》 附表5《文檔調(diào)閱申請(qǐng)表》 附表6《文檔歸還登記表》 附表7《文檔銷毀申請(qǐng)表》 附表8《文檔銷毀登記表》 湖南長(zhǎng)燃清潔能源有限公司 2013
職業(yè)教育相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1