【文章內(nèi)容簡介】 委托 機構 管理的企業(yè)，統(tǒng)稱 機構 屬下企業(yè)（或稱屬下各企業(yè)）。 第二條 凡隸屬 機構 ，接受 機構 直接管理的企業(yè)統(tǒng)稱 機構 直轄企 業(yè)；凡 機構 直轄企業(yè)的屬下子 機構 、分 機構 統(tǒng)稱為 機構 二級企業(yè)或二級 機構 。 第三條 以下企業(yè)簡稱如下： 總部機構 企業(yè)全稱 簡稱 縮寫 （ 用作發(fā)文機關代字號） 簡拼 （ 用于檔案管理） （對 外 ） （對 內(nèi) ） 蔚藍機構 蔚藍機構 機構或總部 蔚藍 機構 WL 福建蔚藍房產(chǎn)投資顧問有限 機構 福建蔚藍房產(chǎn) 蔚藍房產(chǎn) 蔚藍房產(chǎn) WLFC 福州精實房產(chǎn)投資顧問有限 機構 總部 福州精實 精實 精實 JS 銷售一部 福州精實 銷售一 精實 JS 銷售二部 福州精實 銷售二 精實 JS 銷售三部 福州精 實 銷售三 精實 JS 銷售四部 福州精實 銷售四 精實 JS 蔚藍機構行政辦公管理 第 11 頁 共 45 頁 福州蔚藍國際房產(chǎn)投資顧問有限 機構 福州蔚藍國際 蔚藍國際 蔚藍國際 WLGJ 福州蔚藍天成商業(yè)地產(chǎn)投資顧問有限 機構 蔚藍天成 商業(yè)地產(chǎn) 部 蔚藍天成 WLTC 福州蔚藍視野房產(chǎn)顧問有限 機構 蔚藍視野 視野 蔚藍 視野 WLSY 福州藍道智業(yè)文化傳播有限 機構 藍道智業(yè) 企劃部 或策劃部 藍道智業(yè) LDZY 福州藍途廣告有限 機構 福州藍途 活動部 藍途廣告 LTGG 濟南蔚藍 企業(yè)全稱 簡稱 縮寫 （ 用作發(fā)文機關代字號） 簡拼 （ 用 于檔案管理） 濟南蔚藍房地產(chǎn)營銷策劃有限公司 濟南蔚藍 濟南蔚藍 JNWL 濟南藍藍廣告有限公司 濟南蔚藍 濟南蔚藍 JNWL 蔚藍機構行政辦公管理 第 12 頁 共 45 頁 第四條 適用范圍： （一）以上簡稱、縮寫適用于機構各部、機構屬下各企業(yè)之間的相互行文、稱謂等內(nèi)部使用；各企業(yè)對外行文時一律應按規(guī)范的稱謂具以全稱。 （二）凡在落款簽章時須標明企業(yè)名稱的應用全稱。 （三）今后如有新的企業(yè)成立，機構將重新規(guī)范其各類簡稱、縮寫。 （四）機構直轄企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)實際制定除上述規(guī)定以外的二級 機構 （企業(yè)直轄企業(yè)）的規(guī)范化簡稱、縮寫，針對各職能部門、 專用術語等確定其規(guī)范化簡稱，但須報備機構。 蔚藍機構行政辦公管理 第 13 頁 共 45 頁 第二章 公文處理辦法 第一節(jié) 總 則 第一條 為使 機構 公文處理規(guī)范化、制度化、科學化特制訂本制度。 第二條 機構 公文處理是指公文的制辦、管理、歸檔等相互關聯(lián)、銜接有序的工作，包括發(fā)文處理和收文處理兩部分內(nèi)容。 第三條 機構 公文主要包括決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、會議紀要等。 第四條 機構 正式公文的格式參照《國家行機關公文格式》規(guī)定執(zhí)行。 第五條 公文處理必須符合國家 法律、法規(guī)，執(zhí)行保密規(guī)定和其它相關要求。 第二節(jié) 公文種類 第六條 機構 行文分類： （一）代字為“ 蔚藍 ”的公文：主要為 機構 向政府或行業(yè)主管部門請示有關事項等的對外發(fā)文，文種有請示、報告、議案等。 （二）代字為“ 蔚藍機構 ”的公文：主要為 機構 向各部室、屬下各企業(yè)除人事以外的發(fā)文，文種有通知、通報、意見、批復等。 （三）代字為“ 蔚藍人 ”的公文：專用于 機構 有關人事任免、獎懲、機構設置等的發(fā)文，文種有通知、決定、通報等。 （四）代字為“ 蔚藍 辦”的公文：主要為經(jīng) 機構 同意，以總裁辦公室名義的內(nèi)部發(fā)文，用于布置工作、轉 發(fā)行業(yè)部門公文等，文種有通報、批復、通知、意見、內(nèi)部情況通報等。 （五）代字為“ 蔚藍 函”的公文：主要為 機構 向 機構 不相隸屬單位間商洽工作等的外聯(lián)公文，文種有函、情況說明等。 蔚藍機構行政辦公管理 第 14 頁 共 45 頁 第七 條 濟南蔚藍行文分類： （一）代字為“ 蔚藍 （濟） ”的公文：主要為 濟南 公司 向政府或行業(yè)主管部門請示有關事項等的對外發(fā)文，文種有請示、報告、議案等。 （二）代字為“ 蔚藍機構 （濟） ”的公文：主要為 濟南公司 向各部 門 、除人事以外的發(fā)文，文種有通知、通報、意見、批復等。 （三）代字為“ 蔚藍人 （ 濟 ） ”的公文：專用于 濟南公司 有關人事任免、獎懲、機構 設置等的發(fā)文，文種有通知、決定、通報等。 （四）代字為“ 蔚藍 辦 （濟） ”的公文：主要為經(jīng) 機構 同意，以 濟南 公司 辦公室名義的內(nèi)部發(fā)文，用于布置工作、轉發(fā)行業(yè)部門公文等，文種有通報、批復、通知、意見、內(nèi)部情況通報等。 （五）代字為“ 蔚藍 函 （濟） ”的公文：主要為 濟南公司 向 公司 不相隸屬單位間商洽工作等的外聯(lián)公文，文種有函、情況說明等。 第三節(jié) 公文格式 第八 條 機構 正式公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 第九 條 機構對外公文 格式請參照《對外行文模板》 。 第九條 機構對內(nèi)公文格式請參照《對內(nèi)行文模板》 《工作申請單》 。 第 十 條 發(fā)文機關應當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。 第 十 一 條 公文簽發(fā)人應是公文制發(fā)單位的法定代表人； 機構 內(nèi)部簽呈由制發(fā) 部門 主要負責人或主持工作的負責人簽發(fā)。 第 十 二 條 行文中采用簡稱，一般應先用全稱，并注明簡稱。 機構 有規(guī)定的規(guī)范化簡稱可在其團內(nèi)部直接使用。 第四節(jié) 收文辦理 第 十 三 條 收文辦理程序：簽收→登記編號→簽轉→領導簽閱→承辦→催辦→查辦→歸檔。 蔚藍機構行政辦公管理 第 15 頁 共 45 頁 第十 四 條 收文辦理要求 （一）收文處理杜絕人走文停的現(xiàn) 象發(fā)生。相關負責人臨時外出公務的，如遇緊急事項，由在辦部門指定專人電話請示簽注會簽意見，事后補辦手續(xù)，以防止處理程序脫節(jié)。 （二）因特殊情況需交 機構高管 辦公例會討論的，應事先告之，待議后再予以回復。 （三）收文處理時限要求 1．部門擬辦意見，在 2 至 4 個工作 日 內(nèi)反饋。 2．領導會簽意見，在 2 至 6 個工作 日 內(nèi)反饋。 3．領導審批意見，在 2 至 8 個工作 日 內(nèi)反饋。 4． 辦公室 接件后確認為不予受理的公文，在一個工作日內(nèi)反饋來文單位。 5．已受理的公文從簽收之日起 3 個工作日內(nèi)辦結并回復來文單位；對確因特殊情況不能 及時回復的，由 辦公室 行政文 員 每日用電話將批復處理的進展情況告知來文單位。 6．特別緊急的公文應組織臨時會議審議，在當日辦結。 （四）收文處理催辦考核 1．辦公室行政文 員 ，負責公文處理各環(huán)節(jié)的時限考核與登記工作，內(nèi)容包括請示公文的發(fā)文時間、收文時間，各處理環(huán)節(jié)的受文時間和反饋時間、辦文延誤說明，回復來文單位時間。 2．按月對公文處理情況進行統(tǒng)計匯總。 第五節(jié) 發(fā)文辦理 第 十 五 條 發(fā)文辦理程序：擬稿→主辦部門負責人核稿→ 辦公室負責人審核、簽轉→相關單位會簽→領導簽發(fā)→編文號→繕制→蓋章→分發(fā)→歸檔。 第 十 六 條 發(fā)文辦理要求 （一） 機構 發(fā)文由總裁簽發(fā) 或由總裁授權人簽發(fā) ，濟南公司發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā) ，報機構備案 。 （二）審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。 （三）草擬和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。 （四）公文在送領導簽發(fā)之前，由 辦公室審核，內(nèi)容要符合黨和國家的方針、政策、法律法規(guī)以及上級機關的有關規(guī)定，完整、精煉、準確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，公文格式要符合規(guī)范要求。 （五）對下發(fā)的重要公文，主辦部門應當及時了解和反饋執(zhí)行情況。 蔚藍機構行政辦公管理 第 16 頁 共 45 頁 第六節(jié) 公文管理 第十 七 條 秘密公文不得翻印 、轉發(fā)，傳遞秘密公文時，必須采取保密措施，確保安全。 第 十 八 條 公文辦完后，應及時將公文的定稿、正本及有關材料整理立卷。 第 十 九 條 公文歸檔應當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值，分類整理立卷，要保證檔案齊全、完整，能正確反映本 機構 的重要工作情況。 第 二 十 條 立卷的公文由辦公室統(tǒng)一保管，個人不得保存存檔的公文。 第 二十 一 條 沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)辦公室鑒別和分管領導批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，要有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。 第七節(jié) 附則 第 二 十 二 條 本制度自頒發(fā)之日起實施。 第 二 十 三 條 本制度解釋權歸辦公室。 相關表單： 表格名稱 編號 備注 對外行文模板 WLXZ J 001 對內(nèi)行文模板 WLXZ J 002 工作聯(lián)系函 WLXZ J 003 工作任務單 WLXZ J 004 工作申請表 WLXZ J 005 文件會簽記錄 WLXZ J 006 蔚藍機構行政辦公管理 第 17 頁 共 45 頁 第三章 會 議管理制度 第一節(jié) 總則 第一條 為實現(xiàn)對 機構 各類會議進行有序的組織與管理，確保會議召開的質量和效率，特制訂本制度。 第二節(jié) 適用范圍 第二條 本制度適用于機構各部門召開的 各項會議的組織與管理。 第三節(jié) 會議分類 第 三 條 會議依周期分為兩類。 （一） 定期會議，也稱例會，指 機構 各級部門按規(guī)定定期召開的會議 （如每周一機構高管例會 ，每周六全體例會 ） 。 （二） 不定期會議，召開時間沒有特別規(guī)定，根據(jù)實際需要可隨時召開的會議。 第 四 節(jié) 會議的提出 第四條 各項定期會議應根據(jù) 機構 組織和總體經(jīng)營發(fā)展的需要提出，各部門按照事先約定的會議時間、與會人員、會議報告內(nèi)容進行參會準備， 如有 特殊情況， 辦公室將 另行通知說明。 第五條 不定期會議的召開由會議組織部門根據(jù)工作需要和會議內(nèi)容 事先 向辦 公室 報備 ，會議的組織和管理工作按本制度執(zhí)行。 蔚藍機構行政辦公管理 第 18 頁 共 45 頁 第五節(jié) 會議組織與管理 第 六 條 會前準備 （一）定期會議 （如每周一機構高管例會），已確定會議時間、地點、與會人員的辦公室不再通知。 （二）不定期會議召開時如需 配備飲用水、水果 等的，由會議組織部門根據(jù)會議重要程度提供采購安排及預算，并提前向辦公室報備，由辦公室統(tǒng)一采購、清潔、擺放。 （三）如需辦公室通知與會人員的（如重要提案等），由會議組織部門提供會議具體的議程 、時間、 地點 、 著裝要求、與會人員。 （四） 會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清 潔。 第七條 會場布置 （一） 會議場地可根據(jù)會議的性質和與會人數(shù)來調整。 （二） 除座位安排外，還應根據(jù)會議的議題準備白板、白板筆、投影儀等設備。 第八條 會議通知 （一） 會議的通知分為書面通知和口頭通知兩種。 （二） 會議通知的內(nèi)容包括：召開原因、會議主題、會議起始時間、與會人員、會議議程、準備資料等內(nèi)容。 第九條 準備會議材料 （一） 會議主持人或與會者 負責準備會議報告、參考材料、數(shù)據(jù)、電子文件、實物等。 （二） 與會者應根據(jù)會議的類型和議題提前準備會議資料。 第 六節(jié) 會場過程服務 第十條 會議接 待與簽到 （一） 會議召開前進行簽到，并準確統(tǒng)計會議人數(shù)。 （二） 安排會議記錄、拍照或攝像，由會議主辦部門派專人負責以筆錄或電腦的形式進行記錄。 蔚藍機構行政辦公管理 第 19 頁 共 45 頁 第十一條 會場服務 （一） 分發(fā)會議文件和材料。 （二） 內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。 （三） 維持會場秩序。 （四） 處理臨時交辦事項。 （五） 在 機構 外的會議，需準備好會議用餐、會議住宿等服務，相關事項按照 機構 的預算標準安排。