【文章內(nèi)容簡介】 委托 機構(gòu) 管理的企業(yè)，統(tǒng)稱 機構(gòu) 屬下企業(yè)（或稱屬下各企業(yè)）。 第二條 凡隸屬 機構(gòu) ，接受 機構(gòu) 直接管理的企業(yè)統(tǒng)稱 機構(gòu) 直轄企 業(yè)；凡 機構(gòu) 直轄企業(yè)的屬下子 機構(gòu) 、分 機構(gòu) 統(tǒng)稱為 機構(gòu) 二級企業(yè)或二級 機構(gòu) 。 第三條 以下企業(yè)簡稱如下： 總部機構(gòu) 企業(yè)全稱 簡稱 縮寫 （ 用作發(fā)文機關(guān)代字號） 簡拼 （ 用于檔案管理） （對 外 ） （對 內(nèi) ） 蔚藍機構(gòu) 蔚藍機構(gòu) 機構(gòu)或總部 蔚藍 機構(gòu) WL 福建蔚藍房產(chǎn)投資顧問有限 機構(gòu) 福建蔚藍房產(chǎn) 蔚藍房產(chǎn) 蔚藍房產(chǎn) WLFC 福州精實房產(chǎn)投資顧問有限 機構(gòu) 總部 福州精實 精實 精實 JS 銷售一部 福州精實 銷售一 精實 JS 銷售二部 福州精實 銷售二 精實 JS 銷售三部 福州精 實 銷售三 精實 JS 銷售四部 福州精實 銷售四 精實 JS 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 11 頁 共 45 頁 福州蔚藍國際房產(chǎn)投資顧問有限 機構(gòu) 福州蔚藍國際 蔚藍國際 蔚藍國際 WLGJ 福州蔚藍天成商業(yè)地產(chǎn)投資顧問有限 機構(gòu) 蔚藍天成 商業(yè)地產(chǎn) 部 蔚藍天成 WLTC 福州蔚藍視野房產(chǎn)顧問有限 機構(gòu) 蔚藍視野 視野 蔚藍 視野 WLSY 福州藍道智業(yè)文化傳播有限 機構(gòu) 藍道智業(yè) 企劃部 或策劃部 藍道智業(yè) LDZY 福州藍途廣告有限 機構(gòu) 福州藍途 活動部 藍途廣告 LTGG 濟南蔚藍 企業(yè)全稱 簡稱 縮寫 （ 用作發(fā)文機關(guān)代字號） 簡拼 （ 用 于檔案管理） 濟南蔚藍房地產(chǎn)營銷策劃有限公司 濟南蔚藍 濟南蔚藍 JNWL 濟南藍藍廣告有限公司 濟南蔚藍 濟南蔚藍 JNWL 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 12 頁 共 45 頁 第四條 適用范圍： （一）以上簡稱、縮寫適用于機構(gòu)各部、機構(gòu)屬下各企業(yè)之間的相互行文、稱謂等內(nèi)部使用；各企業(yè)對外行文時一律應(yīng)按規(guī)范的稱謂具以全稱。 （二）凡在落款簽章時須標明企業(yè)名稱的應(yīng)用全稱。 （三）今后如有新的企業(yè)成立，機構(gòu)將重新規(guī)范其各類簡稱、縮寫。 （四）機構(gòu)直轄企業(yè)可根據(jù)本企業(yè)實際制定除上述規(guī)定以外的二級 機構(gòu) （企業(yè)直轄企業(yè)）的規(guī)范化簡稱、縮寫，針對各職能部門、 專用術(shù)語等確定其規(guī)范化簡稱，但須報備機構(gòu)。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 13 頁 共 45 頁 第二章 公文處理辦法 第一節(jié) 總 則 第一條 為使 機構(gòu) 公文處理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化特制訂本制度。 第二條 機構(gòu) 公文處理是指公文的制辦、管理、歸檔等相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作，包括發(fā)文處理和收文處理兩部分內(nèi)容。 第三條 機構(gòu) 公文主要包括決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、函、會議紀要等。 第四條 機構(gòu) 正式公文的格式參照《國家行機關(guān)公文格式》規(guī)定執(zhí)行。 第五條 公文處理必須符合國家 法律、法規(guī)，執(zhí)行保密規(guī)定和其它相關(guān)要求。 第二節(jié) 公文種類 第六條 機構(gòu) 行文分類： （一）代字為“ 蔚藍 ”的公文：主要為 機構(gòu) 向政府或行業(yè)主管部門請示有關(guān)事項等的對外發(fā)文，文種有請示、報告、議案等。 （二）代字為“ 蔚藍機構(gòu) ”的公文：主要為 機構(gòu) 向各部室、屬下各企業(yè)除人事以外的發(fā)文，文種有通知、通報、意見、批復(fù)等。 （三）代字為“ 蔚藍人 ”的公文：專用于 機構(gòu) 有關(guān)人事任免、獎懲、機構(gòu)設(shè)置等的發(fā)文，文種有通知、決定、通報等。 （四）代字為“ 蔚藍 辦”的公文：主要為經(jīng) 機構(gòu) 同意，以總裁辦公室名義的內(nèi)部發(fā)文，用于布置工作、轉(zhuǎn) 發(fā)行業(yè)部門公文等，文種有通報、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報等。 （五）代字為“ 蔚藍 函”的公文：主要為 機構(gòu) 向 機構(gòu) 不相隸屬單位間商洽工作等的外聯(lián)公文，文種有函、情況說明等。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 14 頁 共 45 頁 第七 條 濟南蔚藍行文分類： （一）代字為“ 蔚藍 （濟） ”的公文：主要為 濟南 公司 向政府或行業(yè)主管部門請示有關(guān)事項等的對外發(fā)文，文種有請示、報告、議案等。 （二）代字為“ 蔚藍機構(gòu) （濟） ”的公文：主要為 濟南公司 向各部 門 、除人事以外的發(fā)文，文種有通知、通報、意見、批復(fù)等。 （三）代字為“ 蔚藍人 （ 濟 ） ”的公文：專用于 濟南公司 有關(guān)人事任免、獎懲、機構(gòu) 設(shè)置等的發(fā)文，文種有通知、決定、通報等。 （四）代字為“ 蔚藍 辦 （濟） ”的公文：主要為經(jīng) 機構(gòu) 同意，以 濟南 公司 辦公室名義的內(nèi)部發(fā)文，用于布置工作、轉(zhuǎn)發(fā)行業(yè)部門公文等，文種有通報、批復(fù)、通知、意見、內(nèi)部情況通報等。 （五）代字為“ 蔚藍 函 （濟） ”的公文：主要為 濟南公司 向 公司 不相隸屬單位間商洽工作等的外聯(lián)公文，文種有函、情況說明等。 第三節(jié) 公文格式 第八 條 機構(gòu) 正式公文一般由發(fā)文單位、發(fā)文字號、標題、主送單位、正文、成文日期、印章、附件、主題詞、抄送單位、印發(fā)單位和印發(fā)日期等部分組成。 第九 條 機構(gòu)對外公文 格式請參照《對外行文模板》 。 第九條 機構(gòu)對內(nèi)公文格式請參照《對內(nèi)行文模板》 《工作申請單》 。 第 十 條 發(fā)文機關(guān)應(yīng)當寫全稱或者規(guī)范化簡稱。 第 十 一 條 公文簽發(fā)人應(yīng)是公文制發(fā)單位的法定代表人； 機構(gòu) 內(nèi)部簽呈由制發(fā) 部門 主要負責(zé)人或主持工作的負責(zé)人簽發(fā)。 第 十 二 條 行文中采用簡稱，一般應(yīng)先用全稱，并注明簡稱。 機構(gòu) 有規(guī)定的規(guī)范化簡稱可在其團內(nèi)部直接使用。 第四節(jié) 收文辦理 第 十 三 條 收文辦理程序：簽收→登記編號→簽轉(zhuǎn)→領(lǐng)導(dǎo)簽閱→承辦→催辦→查辦→歸檔。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 15 頁 共 45 頁 第十 四 條 收文辦理要求 （一）收文處理杜絕人走文停的現(xiàn) 象發(fā)生。相關(guān)負責(zé)人臨時外出公務(wù)的，如遇緊急事項，由在辦部門指定專人電話請示簽注會簽意見，事后補辦手續(xù)，以防止處理程序脫節(jié)。 （二）因特殊情況需交 機構(gòu)高管 辦公例會討論的，應(yīng)事先告之，待議后再予以回復(fù)。 （三）收文處理時限要求 1．部門擬辦意見，在 2 至 4 個工作 日 內(nèi)反饋。 2．領(lǐng)導(dǎo)會簽意見，在 2 至 6 個工作 日 內(nèi)反饋。 3．領(lǐng)導(dǎo)審批意見，在 2 至 8 個工作 日 內(nèi)反饋。 4． 辦公室 接件后確認為不予受理的公文，在一個工作日內(nèi)反饋來文單位。 5．已受理的公文從簽收之日起 3 個工作日內(nèi)辦結(jié)并回復(fù)來文單位；對確因特殊情況不能 及時回復(fù)的，由 辦公室 行政文 員 每日用電話將批復(fù)處理的進展情況告知來文單位。 6．特別緊急的公文應(yīng)組織臨時會議審議，在當日辦結(jié)。 （四）收文處理催辦考核 1．辦公室行政文 員 ，負責(zé)公文處理各環(huán)節(jié)的時限考核與登記工作，內(nèi)容包括請示公文的發(fā)文時間、收文時間，各處理環(huán)節(jié)的受文時間和反饋時間、辦文延誤說明，回復(fù)來文單位時間。 2．按月對公文處理情況進行統(tǒng)計匯總。 第五節(jié) 發(fā)文辦理 第 十 五 條 發(fā)文辦理程序：擬稿→主辦部門負責(zé)人核稿→ 辦公室負責(zé)人審核、簽轉(zhuǎn)→相關(guān)單位會簽→領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)→編文號→繕制→蓋章→分發(fā)→歸檔。 第 十 六 條 發(fā)文辦理要求 （一） 機構(gòu) 發(fā)文由總裁簽發(fā) 或由總裁授權(quán)人簽發(fā) ，濟南公司發(fā)文由總經(jīng)理簽發(fā) ，報機構(gòu)備案 。 （二）審批公文，主批人應(yīng)當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。 （三）草擬和簽批公文，用筆用墨必須符合存檔要求，不得在文稿裝訂線外書寫。 （四）公文在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，由 辦公室審核，內(nèi)容要符合黨和國家的方針、政策、法律法規(guī)以及上級機關(guān)的有關(guān)規(guī)定，完整、精煉、準確地體現(xiàn)發(fā)文意圖，公文格式要符合規(guī)范要求。 （五）對下發(fā)的重要公文，主辦部門應(yīng)當及時了解和反饋執(zhí)行情況。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 16 頁 共 45 頁 第六節(jié) 公文管理 第十 七 條 秘密公文不得翻印 、轉(zhuǎn)發(fā)，傳遞秘密公文時，必須采取保密措施，確保安全。 第 十 八 條 公文辦完后，應(yīng)及時將公文的定稿、正本及有關(guān)材料整理立卷。 第 十 九 條 公文歸檔應(yīng)當根據(jù)其相互聯(lián)系、特征和保存價值，分類整理立卷，要保證檔案齊全、完整，能正確反映本 機構(gòu) 的重要工作情況。 第 二 十 條 立卷的公文由辦公室統(tǒng)一保管，個人不得保存存檔的公文。 第 二十 一 條 沒有存檔價值和存查必要的公文，經(jīng)辦公室鑒別和分管領(lǐng)導(dǎo)批準，可以定期銷毀。銷毀秘密公文要進行登記，要有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷。 第七節(jié) 附則 第 二 十 二 條 本制度自頒發(fā)之日起實施。 第 二 十 三 條 本制度解釋權(quán)歸辦公室。 相關(guān)表單： 表格名稱 編號 備注 對外行文模板 WLXZ J 001 對內(nèi)行文模板 WLXZ J 002 工作聯(lián)系函 WLXZ J 003 工作任務(wù)單 WLXZ J 004 工作申請表 WLXZ J 005 文件會簽記錄 WLXZ J 006 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 17 頁 共 45 頁 第三章 會 議管理制度 第一節(jié) 總則 第一條 為實現(xiàn)對 機構(gòu) 各類會議進行有序的組織與管理，確保會議召開的質(zhì)量和效率，特制訂本制度。 第二節(jié) 適用范圍 第二條 本制度適用于機構(gòu)各部門召開的 各項會議的組織與管理。 第三節(jié) 會議分類 第 三 條 會議依周期分為兩類。 （一） 定期會議，也稱例會，指 機構(gòu) 各級部門按規(guī)定定期召開的會議 （如每周一機構(gòu)高管例會 ，每周六全體例會 ） 。 （二） 不定期會議，召開時間沒有特別規(guī)定，根據(jù)實際需要可隨時召開的會議。 第 四 節(jié) 會議的提出 第四條 各項定期會議應(yīng)根據(jù) 機構(gòu) 組織和總體經(jīng)營發(fā)展的需要提出，各部門按照事先約定的會議時間、與會人員、會議報告內(nèi)容進行參會準備， 如有 特殊情況， 辦公室將 另行通知說明。 第五條 不定期會議的召開由會議組織部門根據(jù)工作需要和會議內(nèi)容 事先 向辦 公室 報備 ，會議的組織和管理工作按本制度執(zhí)行。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 18 頁 共 45 頁 第五節(jié) 會議組織與管理 第 六 條 會前準備 （一）定期會議 （如每周一機構(gòu)高管例會），已確定會議時間、地點、與會人員的辦公室不再通知。 （二）不定期會議召開時如需 配備飲用水、水果 等的，由會議組織部門根據(jù)會議重要程度提供采購安排及預(yù)算，并提前向辦公室報備，由辦公室統(tǒng)一采購、清潔、擺放。 （三）如需辦公室通知與會人員的（如重要提案等），由會議組織部門提供會議具體的議程 、時間、 地點 、 著裝要求、與會人員。 （四） 會議室內(nèi)的衛(wèi)生每周至少要清潔一次，遇有會議時，要一次一清 潔。 第七條 會場布置 （一） 會議場地可根據(jù)會議的性質(zhì)和與會人數(shù)來調(diào)整。 （二） 除座位安排外，還應(yīng)根據(jù)會議的議題準備白板、白板筆、投影儀等設(shè)備。 第八條 會議通知 （一） 會議的通知分為書面通知和口頭通知兩種。 （二） 會議通知的內(nèi)容包括：召開原因、會議主題、會議起始時間、與會人員、會議議程、準備資料等內(nèi)容。 第九條 準備會議材料 （一） 會議主持人或與會者 負責(zé)準備會議報告、參考材料、數(shù)據(jù)、電子文件、實物等。 （二） 與會者應(yīng)根據(jù)會議的類型和議題提前準備會議資料。 第 六節(jié) 會場過程服務(wù) 第十條 會議接 待與簽到 （一） 會議召開前進行簽到，并準確統(tǒng)計會議人數(shù)。 （二） 安排會議記錄、拍照或攝像，由會議主辦部門派專人負責(zé)以筆錄或電腦的形式進行記錄。 蔚藍機構(gòu)行政辦公管理 第 19 頁 共 45 頁 第十一條 會場服務(wù) （一） 分發(fā)會議文件和材料。 （二） 內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息。 （三） 維持會場秩序。 （四） 處理臨時交辦事項。 （五） 在 機構(gòu) 外的會議，需準備好會議用餐、會議住宿等服務(wù)，相關(guān)事項按照 機構(gòu) 的預(yù)算標準安排。