【文章內(nèi)容簡介】 14 / 51 圖 此時對瀏覽器的安全配置就已經(jīng)完成，回到電腦桌面，雙擊“啟動單機版服務(wù)”圖標 來啟動單機版。 雙擊桌面圖標 快捷方式啟動單機版，或者從“開始 所有程序 超高壓輸電公司檔案管理系統(tǒng)單機版 啟動單機版服務(wù)”來啟動單機版。 單機版啟動時，運行的是一個 DOS 窗口， 系統(tǒng)在使用的整個過程中，不能關(guān)閉該窗口，否則系統(tǒng)無法正常使用， 如圖 所示 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 15 / 51 圖 啟動完畢后，雙擊桌面的 圖標 自動啟動 IE 并登錄到單機版系統(tǒng)，第一次啟動單機版時，如果出現(xiàn)網(wǎng)頁無法顯示的情況，出現(xiàn)這種情況屬于正?，F(xiàn)象（因為第一次運行單機版， MySQL 數(shù)據(jù)庫還第一次啟動， IE 的啟動跑到 MySQL數(shù)據(jù)庫之前，所以出現(xiàn)網(wǎng)頁無法顯示），只需要刷新一下網(wǎng)頁即可（按鍵盤上的“ F5”鍵，或者單擊瀏覽器上的刷新圖標按鈕）。 當(dāng)單機版系統(tǒng)啟動成功后，進入到單機版初始化界面，如圖 所示 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 16 / 51 圖 3. 數(shù)據(jù)錄入 . 目錄號管理 當(dāng)單機版啟動完成后，進入到初始界面，首先要做的事情是建立目錄號（向全宗檔案員索取），只有在建立目錄號之后，才可能在相關(guān)的目錄號下錄入檔案資料、上傳電子文件等，目錄號的建立是通過檔案業(yè)務(wù)下的目錄號管理模塊，如圖 所示 圖 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 17 / 51 單擊 “整理立卷 目錄號管 理 ”，選擇檔案類型及工程類別，單擊添加，如圖 所示 圖 單擊“添加”按鈕，填寫相應(yīng)項目信息，標注紅星號“ *”部分為必填項，未標注部分為選填項，如圖 所示 圖 填寫相關(guān)信息完畢后，單擊“確定”按鈕，彈出一個提示對話框“保存成功”，再確定即可。 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 18 / 51 找到已經(jīng)建立好的目錄號列表的操作列上的配置圖標 第二個像齒輪的圖標，單擊此圖標，彈出配置年度項目的配置窗口，如圖 所示 圖 將分類表選擇為對應(yīng)的“電網(wǎng)建設(shè)項目檔案分類表”，分類表版本可以根 據(jù)項目需求來選擇。分類表層次選擇為“第四層”，單擊確定彈出“保存年度項目配置成功”的小提示框，再單擊確定即可。 科研檔案、照片檔案、招投標檔案和合同檔案目錄號的建立方法和電網(wǎng)建設(shè)項目檔案類似。 建立好目錄號后，從“ 整理立卷 收集整編”模塊，進入相應(yīng)的目錄號進行檔案資料的錄入、電子文件上傳、報表打印和數(shù)據(jù)導(dǎo)出等。 . 收集整編 不同的檔案類型，其檔案整理方式有所不同，如電網(wǎng)建設(shè)項目檔案、科研檔案、招投標檔案、合同檔案是以“件 /卷”方式進行整理，照片檔案以“件 /組 /卷”的方式整理，下面分別對檔案類型的整理 方式進行舉例。 . 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案 電網(wǎng)建設(shè)項目檔案的資料的錄入，有兩種方式可供選擇，一種是先錄入文件，再將文件組成案卷；另一種是錄入案卷，再往案卷里面添加卷內(nèi)文件。 . 添加文件再組案卷 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 19 / 51 從收集整編模塊相應(yīng)的目錄號下，選擇“待整理文件”選項卡，添加文件后再進行案卷。先錄入文件，再組案卷的方式，其組卷規(guī)則是：相同保管期限、相同分類號的文件被組成一個案卷，如圖 所示 圖 系統(tǒng)自動把保管箱期限、分類號一致的組成一個案卷，如果手動選擇保管期限和分類號不一致的文件強行 組案卷，系統(tǒng)會提示錯誤，不允許組卷，如圖 所示 圖 自動組成多個案卷時，系統(tǒng)將案卷題名默認為“無題名”，必須修改題名并填寫正確的案卷題名后，才能進行編號、打印和導(dǎo)出等操作。系統(tǒng)根據(jù)保管期限、分類號自動組成的案卷，如圖 所示 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 20 / 51 圖 注：必須修改當(dāng)前案卷題名“無題名”為正確的案卷題名后，才能進行下一步的操作。 . 添加案卷再添加卷內(nèi)文件 在“待整理案卷”選項卡下，錄入案卷，再添加卷內(nèi)文件的方式，是先添加案卷，再往案卷里添加卷內(nèi)文件，運用此方式進行電網(wǎng)建設(shè)項目檔案資料的錄入，比較容易理解和操作且不容易發(fā)生錯誤。 添加案卷、填寫案卷信息，如圖 所示 圖 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 21 / 51 添加完成后，單擊“確定”按鈕返回，已經(jīng)成功添加的案卷，如圖 所示 圖 單擊操作 如 下的 文件夾 圖標，再單擊“添加”按鈕，添加卷內(nèi)文件，如圖 所示 ： 圖 單擊添加按 鈕后，進入添加卷內(nèi)文件頁面，文件會自動繼承案卷的相關(guān)信息如保管期限、分類號等，填寫文件題名、責(zé)任者等信息，并上傳電子文件，如圖 所示 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 22 / 51 圖 如果想繼續(xù)添加下一條，單擊“添加”按鈕，系統(tǒng)會自動保存當(dāng)前數(shù)據(jù)，并將字段信息繼承下來，繼續(xù)添加下一條，添加完成后單擊“確定”返回。添加完成后，可以將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地，或者對案卷進行編號，選擇幾個案卷進行編號（如果一條都不選，直接點“編號”按鈕，系統(tǒng)會將當(dāng)前目錄號下的所有案卷自動進行編號），編號之后的案卷，如圖 所 示 圖 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 23 / 51 對已經(jīng)整理好的案卷，可以進行位置調(diào)整，位置調(diào)整要求調(diào)整案卷屬于同一流水號下才能調(diào)整，即保管期限、分類號一致。選中需要調(diào)整位置的案卷，單擊“位置調(diào)整”按鈕，彈出案卷位置調(diào)整選擇框，如圖 所示 圖 位置移動，是指將當(dāng)前案卷移動到指定流水號的位置；位置對調(diào)，是指將當(dāng)前案卷與指定流水號的案卷對換位置。 調(diào)整順序后，打印相關(guān)報表，將數(shù)據(jù)導(dǎo)出到本地，拷貝給全宗檔案員。 也可以將已整理案卷進行歸檔，歸檔之前可以通過歸檔列空 功能，檢查數(shù)據(jù)的歸檔完整性，單擊“歸檔列空”按鈕，系統(tǒng)自動把歸檔必填字段未填寫的數(shù)據(jù)條目列出來，將字段填寫完整后方可歸檔，歸檔之后的數(shù)據(jù)被轉(zhuǎn)到“ 存儲中心 數(shù)據(jù)管理”模塊下。對歸檔之后的數(shù)據(jù)打印相關(guān)報表。單擊“打印”按鈕，彈出報表打印選擇窗口，如圖 所示 圖 檔案管理系統(tǒng)單機版使用手冊 24 / 51 報表的打印，每次只能選擇一個報表類型進行打印，如選擇了“案卷目錄”報表，就不能同時選擇其他報表一起打印。 科研檔案、招投標檔案、合同檔案與電網(wǎng)建設(shè)項目檔案操作類似，這里不再 贅述。 . 照片檔案 照片檔案的錄入和整理與電網(wǎng)建設(shè)項目檔案有所不同。照片檔案規(guī)定每一個條目只能上傳一個電子文件，錄入的文件往往需要成組，編號之后再組卷，照片檔案的錄入界面如圖 所示 圖 填寫相關(guān)信息，打紅星號項為必填項，填寫完成之后單擊“添加”按鈕繼續(xù)