【文章內容簡介】 期限。 ? 印章管理規(guī)定 一、印章管理概述 （一） 目的： 為保證 印 章使用的合法性、嚴肅性和可靠性，杜絕違法行為，維護公司利益，特制訂本管理制度 。 （二） 適用范圍：公司印章包括公章、法人代表名章、專用印章等印章的管理。 二、印章類別 4 （一） 公章 刻有公司的法定名稱，正式代表公司的權力和職責的印章。用于公司下發(fā)的正式文件、以公司名義發(fā)出的對外函件及報表、以公司名義簽訂的非經濟類協(xié)議書、其他須加蓋公章的文件材料等。 （二） 法人代表名章 刻有法人代表姓名，代替手寫簽名，加蓋在文件或憑據(jù)上以示負責的印章。用于公司開具的支票；其他須加蓋法人代表名章的憑證與法律文書。 （三） 專用印章 為行使某一項專門性業(yè)務而使用的印章，印文中除刊有公司的法定名稱外，還刊有專門的用途。包括有財務專用章（含發(fā)票章）、合同專用章、業(yè)務專用章等。 三、印章的刻制申請、使用 （一） 公司注冊成立時的印章刻制由法務部統(tǒng)籌辦理，完成注冊后法務部對公章進行保管，對財務印章進行移交，辦理交接手續(xù)，移交后由接手部門進行保管。 （二） 私自刻章無效，因公刻章填寫《印章刻制申請表》（附表五）。 （三） 公章、合同章使用的審批流程按法務部標準執(zhí)行，其他印章的使用由主管部門負責管理，使用人外借公章須填寫《印章外借登記表》（附表六）。 四、印章的保管責任 （一） 公章、合同專用章：法務部第一負責人負保管責任。 （二） 財務專用章：財務部第一負責人負保管責任。 （三） 法定代表人名章、發(fā)票專用章：由財務部第一負責人指定財務人員保管（任何時候財務 專用章與法定代表人名章不得指定同一人保管）。 五、印章的停用與銷毀 （一） 單位名稱變更、撤銷，或因為業(yè)務內容發(fā)生變化，公司或部門決定停用的印章，應立即交法務部注銷，法務部在《印章保管臺賬》（附表七）中注明“停用日期”，在封存 30 天后進行銷毀。 （二） 印章丟失，印章保管人應立即向法務部報失，由法務部對外公告作廢。 ? 檔案管理規(guī)定 一、檔案管理概述 5 （一） 目的： 為保證 檔案資料的準確性、完整性、連續(xù)性，以利于后續(xù)查閱、借鑒。 （二） 適用范圍：公司的檔案包括管理類文件、證照文件、資信文件、合同文件、技術和設備文件、聲像信息類等其他重要文 件資料的管理。 二、檔案管理范圍 （一） 管理文件：在經營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門崗位職責、年度工作總結和計劃、大事記；各類公函、會議紀要。 （二） 證照文件：經營活動中產生的各類證件、執(zhí)照等。 （三） 資信文件：驗資、審計、評估報告等。 （四） 合同文件：經營活動中產生的各類合同、協(xié)議等。 （五） 技術和設備文件：設備、技術、售后資料等。 （六） 聲像信息類：公司具有重要價值的、或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等。 （七） 其他需要歸檔的重要文件。 三、檔案管理部門 （一） 總裁辦指定專人負責集團文件檔案的收集與管理。 （二） 法務部 負責證照文件、資信文件、合同文件檔案管理工作，借閱或外帶按法務部流程辦理。 （三） 人事、財務、項目、行政等專業(yè)檔案管理可由各自職能部門指定專人負責。 四、檔案管理要求 （一） 歸檔要求 為避免檔案的遺漏和混亂，負責檔案管理的人員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復印件等情況并辦理簽收手續(xù)。 （二） 分類編號與保管 檔案管理員應根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、編號、電腦及紙版登記、歸存，以便及時查找。 （三） 檔案分類編號規(guī)則由檔案管理員自定義標準。 （四） 檔案需有專門的文件柜存放，文件柜鑰匙由管理員專人保管。 五、其他 人事、財務 、項目、行政等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則， 6 并由各職能部門負責。 ? 臺帳管理規(guī)定 一、臺帳管理概述 （一） 目的： 每個部門的日常工作臺帳，依此來掌控每個部門的工作進展狀況。通過對此類臺帳的控制，可以使各項管理工作處于受控狀態(tài)，一方面可以對所有的過往工作有所記錄，另一方面也可時刻對目前的工作狀態(tài)有所控制，同時也可根據(jù)情況對下步工作計劃做出安排。 （二） 適用范圍： 公司 日常的各種工作臺賬管理。 二、臺帳填寫要求 （一） 專人填寫 臺帳中日記帳由工作事項執(zhí)行人負責建立并每日登記，日記帳 （附表八） 以數(shù) 據(jù)登記為主，備忘錄登記每日工作事項以便提醒與跟進，而月度臺帳報表 （附表九） 是對日記帳數(shù)據(jù)整理與匯總后得出的，并對原始數(shù)據(jù)進行稽核，確保數(shù)據(jù)準備性。 （二） 日清日結 各填表人應每日整理臺帳內容，并于每月最后一個工作日進行歸結，下月啟用新的空白臺帳。 三、注意保密 重要臺帳特別是數(shù)據(jù)型臺帳，應設置文檔修改與查看密碼，防止錯誤操作或無關人員閱讀。 四、臺帳交接 臺帳交接工作是員工工作交接的重要內容之一。 ? 會議組織管理規(guī)定 一、會議組織管理概述 （一） 目的： 實現(xiàn) 互通情況 、 交流思想 、 得出結論 、 達成協(xié)議 、 作出決議 的最終目的 。 （二） 適用范圍： 公司 組織的各種會議管理。 二、會議分類 從會議內容和目的要求方面分類，會議可分為工作協(xié)調會、專題會議、信息發(fā)布會、部門內部工作會議、 7 全體員工會議等，根據(jù)會議的頻率劃分為例會和非例會兩大類。 （一） 例會 原則上規(guī)定與會人員要按例行規(guī)定的時間、地點、內容組織召開。按照“分類別、分層級、分階段、有計劃、高效”的原則進行安排和規(guī)定，例會由各部門自定時間。 （二） 非例會 指的是召開時間非固定的會議，如專題性會議（指為解決某項問題而專門組織臨時召開的會議，誰提出誰主持，由秘書協(xié)調通知）。 三、會議準備 根據(jù)會議人數(shù) 、形式知會行政部提前預訂會議室。 四、會議通知 根據(jù)會議事項擬訂會議通知，并以 OA或其他書面形式提前 37天通知， 3天內的臨時會議，增加電話確認環(huán)節(jié)，以保證出席率。會議通知應包括開會時間、地點、目標、與會者姓名、議程、會議需要討論的問題，會場紀律等。 五、會議資料準備 會議組織部門需提前將有關資料匯總整理并下發(fā)給各與會人員，同時要明確會議的目的和需要與會人員提前做好的準備工作，與會者要安排好會議期間本部門工作，以書面形式對會議資料和發(fā)言內容做好充分的準備，并按照要求提前將工作總結和計劃等有關資料上報給會 議組織召集部門，統(tǒng)一資料上報格式。 六、會議過程控制 （一） 議程控制 會議應嚴格按照議程安排進行，如有臨時變更，需提前通知所有與會人員。 （二） 時間控制 會議通知中對會議所有發(fā)言人的發(fā)言時間要有規(guī)定，會議主持人應有效控制會議時間，適當時機提醒與會者控制發(fā)言時間。 （三） 紀律的控制 與會者要堅持到會準時性，保持積極態(tài)度，將手機調對“會議”狀態(tài)，主動配合會議要求，認真完成會議任務，嚴禁會中擅自早退；與會者如果因故不能按時或親自參加會議，需提前 至少半天向主持人或會議組織召 集部門請假或說明，必要時需指定委托人參會或在會上代表發(fā)言。 8 七、會后的總結落實 （一） 會議紀要，由會議主持人指定會議記錄人員，會議記錄人員根據(jù)會議內容整理成會議紀要，統(tǒng)一會議紀要格式，會議紀要需在會議結束次日送達主持人和與會者。各部門常規(guī)例會在會議紀要整理完畢后，由部門負責人審核抄送給分管副總及執(zhí)行總裁，會議記錄人員負責會議紀要存檔。 （二） 會后結果落實跟進，會后主持人或協(xié)調會議組織部門派專人對會議結果和會上提出的需要協(xié)調溝通的問題匯總整理，并傳遞或反饋給相關部門，并在一定時間內跟進和檢查落實執(zhí)行的結果。 ? 安全管理 規(guī)定 一、安全管理概述 （一） 目的： 加強辦公區(qū)安全管理，保障管轄區(qū)內人、財、物的安全 。 （二） 適用范圍：公司 辦公區(qū)域的防火、防盜安全管理 。 二、員工安全責任 （一） 認真執(zhí)行“安全第一、預防為主、全員動手、綜合治理”的安全基本準則，不損害個人及企業(yè)生命財產安全。 （二） 不帶火種進入辦公區(qū)，辦公區(qū)內嚴禁吸煙。 （三） 用電線路切勿亂搭亂建，嚴禁使用超負荷電量設備，下班關閉個人辦公區(qū)域用電設施，協(xié)助監(jiān)督本部門其他用電設施，對未關閉電源進行關閉，對不合理用電及時制止。 （四） 主動接受安全教育培訓及考核，會報警，懂自救、互救，熟練使用滅火器、防毒面罩等 設施，熟悉逃生知識及線路。 （五） 樹立良好的責任心、細心，防盜意識強，保護好個人及企業(yè)的財物安全，私人貴重物品妥善保管。 （六） 進出辦公區(qū)消防通道，保證隨手關閉消防門，嚴禁消防門未經行政部允許或重大事故時開啟。 （七） 法定工作時間內，出差、外出辦事時刻注意個人生命財產安全，因個人行為造成的損失及傷害，個人承擔主要責任，非個人行為造成的損失及傷害，依據(jù)國家相關法律執(zhí)行解決。 三、安防設備、設施安全管理 （一） 消防設備管理 1. 行政部負責消防設施器材的管理，每季度對消防設施器材進行檢查、清理和抽查試用，將消防設施配備情況登記造冊，以備 存查。 9 2. 消防栓、箱體、門鎖、報警器及小配件等處于完好的備用狀態(tài)。 3. 消防出口指示燈、應急照明燈保存完好，保證隨時抽查有效。 4. 消防器材禁止人員挪作他用或改變位置，嚴禁攜帶出辦公區(qū)。 （二） 監(jiān)控設備管理 1. 辦公區(qū)外設監(jiān)控頭外觀完整，對位清晰，無人為破壞。 2. 監(jiān)控服務器及顯示設備由行政 IT組負責管理與維護 ,保安負責日常顯示監(jiān)控，保證系統(tǒng)設備正常運行。 3. 未經公司或行政部允許，任何人不得干擾、阻礙監(jiān)控計算機系統(tǒng)及相關設備。 （三） IC卡管理 1. 新員工入職時，行政部配置 IC卡（含門禁功能），平時與員工工作牌套合使用。 2. IC卡誰領用、誰保管 ，遺失需到行政部登記備案并辦理補卡手續(xù)，離職時交還行政部進行注銷。 3. IC卡個人妥善保管，不得隨意轉借他人，因保管不善造成公司財務損失，需承擔損失責任。 （四） 辦公區(qū)域安全管理 1. 辦公區(qū)每層樓主要通道有三處，分別為大門及大門兩側消防門，均已安裝門禁管理系統(tǒng)，辦公時間內，大門開啟，消防門處于關閉狀態(tài)； 18： 00后消防門鎖閉，非緊急情況禁止開啟。 2. 辦公區(qū)域公共安全由保安員執(zhí)勤監(jiān)管，行政部統(tǒng)籌管理，個人區(qū)域安全由個人管理，各部門安全指派專人協(xié)助監(jiān)管并提醒，養(yǎng)成防火、防盜自覺意識。 3. 個人貴重物品（特別是電子類產品）隨身攜帶， 因個人疏忽造成的丟失由個人負責，行政部協(xié)助查辦。 ? 保安管理規(guī)定 一、保安管理概述 （一） 目的：提升保安人員的質素和業(yè)務技能，維護公司日常工作秩序，保證公司人財物安全 。 （二） 適用范圍：公司 保安管理 。 二、保安管理要求 （一） 嚴格遵守公司規(guī)章制度，實行 每日 12 小時 巡視巡邏制度 （上班時間：早 10 點至晚 10 點） ，樹立公司良好形象和個人道德風范 。 （二） 熟悉 辦公區(qū)平面布局及部門分布 情況 ，對 地形以及各條通道做到勤巡邏、勤檢查 ， 發(fā)現(xiàn)問題及時處 10 理 ； 對任何有損 辦公 轄區(qū) 設備、設施、財物安全 的行為，及時進行規(guī)勸和制止 。 （三） 負責做好大宗物品出 辦公 轄 區(qū)的管理工作， 員工攜帶電腦等大件物品離開公司時，應及時進行登記；對裝修人員及裝修物品的出入進行管理，制止閑雜人員隨意進入 辦公 轄區(qū) 。 （四） 樹立強烈的責任感，全面做好 辦公 轄區(qū)的治安、消防 、 求援、報警等工作，確保 辦公 轄區(qū)治安安全，秩序井然 。 （五） 熟悉 辦公 轄區(qū)消防設施的配置，并能熟練使用各種消防器材，掌握防火自救知識 。 （六） 上崗時間要求穿制服，佩戴 工作 證 ， 集中注意力，保持舉止端莊，處理問題時要認真分析、 果斷、公平。 （七） 保安不準留長頭發(fā)、胡子、長指甲， 衣著整齊、干凈 。 （八） 保安 員 需 堅守崗位 ，適時查看監(jiān)控， 不得亂串閑談，阻礙他人工作 ，用餐時間需與前臺交替值守。 （九） 按時交接班，交接班時要詳細填寫值班筆記，領班每天須詳細檢查記錄情況，發(fā)現(xiàn)問題要及時匯報 。 ? 保潔管理規(guī)定 一、保潔管理概述 （一） 目的： 創(chuàng)造優(yōu)美、整潔、衛(wèi)生的辦公環(huán)境，提供給員工舒適的辦公場所。 （二） 適用范圍： 公司辦公區(qū)域保潔管理。 二、制度內容 （一） 保潔員崗位職責 1. 嚴格遵守公司規(guī)章制度，樹立公司良好形象 及 個人道德風范 。 2. 文明服務、禮貌待人，并注意保持個人的儀容儀表 。 3. 愛崗敬業(yè)， 聽從上級領導指揮，在規(guī)定時間內按照工作標準，保質保量地完成各自分管區(qū) 域內的保潔工作。 4. 遵守考勤制度，工作時間：早 班 07:30 – 17:00、晚班 17:00 – 21:00（云來辦排班時間），按需配置保潔人員數(shù)量及安排工作時間， 按時上下班，不遲到、早退，不曠工離崗，工作時間不干私活，不做 與工作無關的事情。 5. 清潔過程若發(fā)現(xiàn) 異?，F(xiàn)象 或 設備設施