【文章內(nèi)容簡介】 上述③ — ⑤步驟 操作完成添加。 添加三級類目以此類推。 刪除類目的操作 只能從最底層 往上一層 進(jìn)行，否則系統(tǒng)會給出不能刪除的提示。 在分類列表中點(diǎn)擊需刪除的類目 ，再點(diǎn)擊“刪除”按鍵。 當(dāng)“全宗”及“實(shí)體分類”都設(shè)置完成之后，接下來是對“檔號格式”的設(shè)置。 在系統(tǒng)主界面中的“系統(tǒng)維護(hù)”模塊中選擇“檔號格式 ”， 進(jìn)入其設(shè)置窗口，設(shè)置方法如下： “檔號格式”的設(shè)置 如下圖所示， 進(jìn)入“檔號格式設(shè)置”窗口， 左邊是一個 包括本系統(tǒng)所有檔案類型的樹型結(jié)構(gòu)列表；中間是檔號設(shè)置操作區(qū)域 ； 右邊一列是功能按 鍵 ；窗體底部是當(dāng)前設(shè)置的檔號格式的仿真顯示 。 系統(tǒng)中所有類型的檔 案的檔號格式都是在本模塊中設(shè)置完成的。 檔號設(shè)置的具體方法如下： ① 展開左邊的 “ 檔案 ” 樹型結(jié)構(gòu)列表，選中要進(jìn)行檔號格式設(shè)置的檔案門類 ， 點(diǎn)擊“檔號項(xiàng)設(shè)置”按鍵，進(jìn)入“檔號項(xiàng)設(shè)置”窗口， 在左邊的可選項(xiàng)目列表中選中 所需 字段，點(diǎn)擊 “” 形按 鍵 ，則該字段就移至右邊的選中項(xiàng)目 列表中， 右邊是 可組成檔號項(xiàng)目的字段 。 重復(fù)以上操作可選擇多個字段。（ 點(diǎn)擊 “” 形按 鍵 ，系統(tǒng)則將 不需要的 字段移回可選項(xiàng)目列表中 ） 最后點(diǎn)擊“確定”按鍵。 如下圖所示： ② 點(diǎn)擊 “ 添加 ” 按 鍵 ，系統(tǒng)就會添加一個由序號、檔號組成項(xiàng)、長度和分隔符組成的記錄。 依次點(diǎn)擊“添加”按鍵至檔號所需各組成項(xiàng)添加完畢。 ③ 點(diǎn)擊“保存”按鍵，設(shè)置完成。 若要 刪除某項(xiàng)記錄，則只要點(diǎn)擊選中該記錄， 其 前面會出現(xiàn)一個小三角形提示，再點(diǎn)擊 “ 刪除 ” 按 鍵 ，組成檔號的這條記錄就會被刪除。 系統(tǒng)主界面中 “系統(tǒng)維護(hù)”模塊 的“用戶管理”是由系統(tǒng)管理員來 增加或 刪除 不同的用戶 和用戶組，以及設(shè)置 各個用戶的使用權(quán)限 的。 操作方法如下： “用戶管理”的設(shè)置 如下圖所示，進(jìn)入“用戶管理” 窗口。 (1) 增加用戶組 選擇菜單項(xiàng)“用戶組” → “ 新用戶組 ” 或者點(diǎn)擊 窗口上半部分組描述區(qū)，再點(diǎn)擊 工具欄中的“添加”按 鍵 ，系統(tǒng)將彈出如下“用戶組屬性”對話框： 在此對話框中的三個輸入框中分別輸入要設(shè)置的用戶組 代號 ，用戶組名稱和關(guān)于本用戶組的描述資料。 給某用戶組設(shè)置成員的用戶。方法是：在“非成員”列表框中點(diǎn)擊選擇一個用戶的名稱，單擊中間的“添加”按鍵 ，用戶就添加到“成員”列表框中。 從 當(dāng)前的“成員”列表中去掉某個用戶，其操作方法與以上相反。在“成員”列表框中選中該用戶名，單擊中間的“移去”按鈕，則此用戶移到“非成員”列表框中。 若 希望添加的用戶不在“非成員”列表框中，可以退出本對話框，通過“添加用戶”的方法實(shí)現(xiàn)。詳細(xì)操作見添加新用戶。 (2) 增加用戶 選擇菜單項(xiàng)“用戶組” → “ 新用戶 ” 或者點(diǎn)擊 窗口下半部分用戶描述區(qū)，再點(diǎn)擊 工具欄中的“添加”按 鍵 ，系統(tǒng)將彈出如下“用戶屬性”對話框： 在此 5 個 輸入框中分別輸入對應(yīng)信息，其中 要 特別注意 ： “用戶代號 ” 輸入框中只能輸入英文字母或首字母加數(shù)字（即不能 全為數(shù)字） 。 給某用戶設(shè)置“隸屬于”的用戶組。方法是：在“不隸屬于”列表框中點(diǎn)擊選擇一個用戶組的名稱，單擊中間的“添加”按鈕，用戶組就添加到“隸屬于”列表框中，則本用戶隸屬于該用戶組。 (3) 設(shè)置權(quán)限 本系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置的規(guī)則是： ① 用戶自動繼承用戶組擁有的權(quán)限 ； ② 一個用戶可屬于多個用戶組 ； ③ 系統(tǒng)允許給用戶組賦權(quán)后，還可以給組中用戶再賦權(quán)，用戶的最后權(quán)限為所有用戶組和用戶權(quán)限之和。 具體操作方法如下： 在用戶組 /用戶描述區(qū)點(diǎn)擊選擇 需要設(shè)權(quán)限的 用戶組 /用戶，選擇菜單項(xiàng)“用戶組” /“用戶” — “權(quán)限定義”，或者點(diǎn)擊 工具欄中的“權(quán)限”按鍵 ，系統(tǒng)將彈出如下“權(quán)限設(shè)置向?qū)А睂υ捒颍?第一步是系統(tǒng)模塊權(quán)限設(shè)置， 設(shè)置用戶可以使用戶哪些模塊。 窗體左邊是一個包括本系統(tǒng)全部功能模塊名稱的樹型類目結(jié)構(gòu)，點(diǎn)擊節(jié)點(diǎn)前面的“ +”號展開，可看到其下面子模塊， 要使某用戶能操作某個模塊，則選中該模塊名稱前的復(fù)選框。 （ 特別注意 ： 被選中的一定要為最底層的子模塊，否則沒有實(shí)際操作意義 ） 設(shè)置完成后點(diǎn)擊“下一步”按鍵進(jìn)入數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置。 通過這一步可設(shè)置用戶查詢、修改本系統(tǒng)文檔資料以及瀏覽原文的權(quán)限。 設(shè)置完成后繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”按鍵進(jìn)入組成員設(shè)置。根 據(jù)提示設(shè)置完成后，點(diǎn)擊“完成”按鍵。至此，權(quán)限設(shè)置完畢。 退出“用戶管理”，進(jìn)入系統(tǒng)主界面，進(jìn)行下一步 操作 。 當(dāng)基本設(shè)置完成后， 就可以進(jìn)行文件、檔案信息的錄入操作了。首先介紹“文件管理” 功能 模塊。 三、 文件管理 將光標(biāo)放在 系統(tǒng)主界面左邊的“文件管理”上，右邊將顯示本功能模塊的業(yè)務(wù)流程圖 。點(diǎn)擊“文件登記”，進(jìn)入“文件錄入”窗口。如下圖所示： 窗體左邊是要進(jìn)行登記的文件類目，其右邊是數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)，選擇不同類目（來文、發(fā)文和內(nèi)部文件），其相應(yīng)的文件 紀(jì)錄 就會顯示在數(shù)據(jù)瀏覽區(qū)。 文件 登記 文件錄入的具體操作步驟 以來文為例 ，說明 如下： ① 首先在左邊的類目選擇區(qū)選擇要錄入的文件類型，即來文； ② 點(diǎn)擊工具條中的 “ 新增 ” 按鈕， 進(jìn)入“數(shù)據(jù)操作”窗口 ， 然后 摘取每份文件 中所需 的信息數(shù)據(jù)輸入計(jì)算機(jī) 。如下圖： 其中“ 主題詞 ” 和 “ 檔號 ” 不必輸入 ,您可分別通過選擇菜單項(xiàng) “ 工具 ”→ “ 自動標(biāo)引主題詞 ” 和 “ 選項(xiàng) ” → “ 自動生成檔號 ” 來實(shí)現(xiàn) 。如有變動，可直接 再在此基礎(chǔ)上作出修改。 添加操作完成后，點(diǎn)擊 “ 保存 ” 按 鍵 將剛才錄入的數(shù)據(jù)保存。點(diǎn)擊 “ 存加 ” 按 鍵 ，系統(tǒng)則在保存當(dāng)前記錄的同時自動將操作狀態(tài)置為 “ 添加 ” 狀態(tài) ， 即 可直接添加下一條記錄 。 系統(tǒng)還支持原文管理 ，在輸入完一條記錄保存后 ，選擇菜單項(xiàng)中的“原文” → “原文管理”進(jìn)入原文管理窗口，點(diǎn)擊“添加”按鍵，選擇需添加的文件退出即可。需察看原文時點(diǎn)擊“看原文”按鍵即可。 本模塊中，“發(fā)文”、“內(nèi)部資料”的錄入步驟與“來文 ” 類似，這里不再贅述。 窗口中其他 按 鍵以及菜單選項(xiàng) 的功能實(shí)現(xiàn)詳見“ 檔案管理 ”功能模塊。 退出“文件錄入”窗口回到系統(tǒng)主界面。接下來對本模塊流程圖中“文件歸檔”進(jìn)行說明。 文件歸檔是指辦理完畢的文件，經(jīng)過系統(tǒng)整理后， 把需歸檔的文件 進(jìn)行歸檔保存的過程。 文件歸檔 本系統(tǒng)中“文件歸檔” 就是對文件數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔 ，將其轉(zhuǎn)移到檔案庫中作為某一門類的檔案的過程。 具體操作步驟如下： ① 在窗體中右邊的文件類目列表中選擇要組卷的文件類型，即來文、發(fā)文或內(nèi)部文件； ② 點(diǎn)擊工具條中的 “ 查詢 ” 按 鍵 或選擇菜單 項(xiàng) “ 記錄 ” → “ 查詢 ” ， 系統(tǒng)將彈出查詢窗口，先選擇查詢范圍，再在其輸入框中輸入查詢條件 ，點(diǎn)擊“查詢” 按鍵 ，則在“文件歸檔”窗口的“未歸檔文件列表”中顯示出符合條件的文件記錄。 ③ 點(diǎn)擊 “ 順序號 ” 欄目內(nèi)的復(fù)選框選擇需歸檔的文件，歸檔的文件記錄被選中之后，欄目內(nèi)從上到下按順序自