【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 他 部門(mén) 有權(quán)人員 進(jìn)行掃描錄入 電子檔案系統(tǒng) 的過(guò)程。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 由 納 稅 服 務(wù)部門(mén)人員或其他有權(quán)人員 使用 , 前臺(tái) 對(duì)工作量較大的單位可設(shè)置專職檔案管理員 。 二 、概要流程圖 三 、 業(yè)務(wù)規(guī)則 （一）前臺(tái)人員在接到納稅人辦理的稅務(wù)事項(xiàng)時(shí)，同時(shí)接收納稅人提供的相應(yīng)紙質(zhì) 資 料 ，具體資料要求按 省局相關(guān) 文件規(guī)定執(zhí)行，對(duì)收到的資料在當(dāng)日錄入電子檔案管理系統(tǒng)。 （二）對(duì)在大集中系統(tǒng) 已經(jīng)掃描的紙質(zhì) 資料不再錄入檔案管理系統(tǒng)，對(duì)未掃描錄入大集中系統(tǒng)的重要資料要在檔案管理系統(tǒng)中掃描錄入。 （三）對(duì)完成錄入的紙質(zhì)檔案移交本 部門(mén) 檔案管理人員送存 檔案中心 歸檔。 前臺(tái)收集的涉稅資料 是否錄入大集中系統(tǒng) 錄入電子檔案系統(tǒng) 進(jìn)入大集中系統(tǒng)回流庫(kù) 否 是 21 （四）對(duì)已經(jīng)錄入 電子檔案管理系統(tǒng) 但尚未向 本 部門(mén) 檔案管理人員 移交的檔案由原錄入人員在移交前進(jìn)行修改，對(duì)已經(jīng)移交 本 部門(mén) 檔案管理人員，但尚未向檔案部門(mén)移交的 檔案 ，由原錄入人員將需要修改的 檔案 交本單位檔案管理人員，由本單位檔案管理人員進(jìn)行修改。 （ 五 ）對(duì) 題名的編寫(xiě)規(guī)則要清晰明了，應(yīng)將二級(jí)分類目錄寫(xiě)進(jìn)題名，能夠反應(yīng)檔案的主要內(nèi)容和特點(diǎn)，讓使用人易于讀懂。 （六）對(duì)存量房交易等，需要增加 房產(chǎn)交易編號(hào)、項(xiàng)目編號(hào)選項(xiàng)。 四、操作 流程 及 界面 要求 系統(tǒng)提供錄入操作 界面 。 界面 提供查詢、新增、修改、刪除、暫存、生成序號(hào)、掃描、編輯、返回功能按鈕。 界面 上部提供錄入檔案各要素字段的組合區(qū)域 ，包含 以下字段：稅務(wù)管理碼 、 納稅人名稱 、 錄入日期起止 、 涉稅事項(xiàng)類目 等 ，具體參見(jiàn) 第四項(xiàng)內(nèi)容 。對(duì)錄入后的信息，確認(rèn)已經(jīng)不再修改時(shí)，點(diǎn)擊生成序號(hào)功能按鈕，生成一流水號(hào)并 可 打印，錄入 人員將此流水號(hào)打印信息隨同附件向后道一起移送。 界面 下部提供錄入結(jié)果展示區(qū)域，按不同錄入事項(xiàng)進(jìn)行分行記錄。 查詢按鈕用于本崗位 以往錄入情況的查詢。 支持掃描文件的重命名和在線打開(kāi)功能。 刪除操作時(shí)需要提示是否確認(rèn)刪除。 五 、輸出要求 提供打印預(yù)覽和打印功能 ， 支持將界面內(nèi)容以 EXCEL 格式 導(dǎo)出 ， 22 支持以原錄入文件格式進(jìn)行導(dǎo)出。 檔案 定期錄入 檔案定期錄入是指檔案部門(mén)管理人員 或其他部門(mén)有權(quán)人員 ，對(duì)各接收到 的檔案，進(jìn)行掃描錄入的過(guò)程。包括文書(shū)檔案、業(yè)務(wù)檔案、考評(píng)檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案、基建檔案、 設(shè)備檔案 八 種類型。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 由 檔案部門(mén)管理人員 或其他部門(mén)有權(quán)人員 使用，錄入 檔案 的范圍為除前臺(tái)錄入范圍以外的所有應(yīng)歸檔 檔案 ，以電子文件直接導(dǎo)入和其他系統(tǒng)提取的 檔案 除外。 二 、概要流程圖 三 、 業(yè)務(wù)規(guī)則 （一） 檔案部門(mén) 人員在接到各部門(mén)向其移交的 已經(jīng) 錄入 電子檔案系統(tǒng)的 檔案 后，對(duì)其辦理交接手續(xù)，然后按 歸檔規(guī)定 進(jìn)行 處理 。 （ 二 ） 檔案部門(mén) 人員在接到各部門(mén)向其移交的需要錄入 檔案 后，對(duì)其辦理交接手續(xù)，然后按檔案類別進(jìn)行錄入。 （三）非檔案部門(mén)的有 權(quán)錄入人員，將本部門(mén)需要錄入的檔案錄各部門(mén)移交檔案中 心的待錄入檔案 檔案中心管理人員錄 入電子檔案管理系統(tǒng) 其他部門(mén)人員錄 入電子檔案 移交檔案中心管 理人員處理 23 入后，向檔案部門(mén)進(jìn)行移交。 （ 四 ） 對(duì)不同類別的檔案信息，操作人員需點(diǎn)擊菜單中不同的類型進(jìn)行錄入。 （五）對(duì)同一事項(xiàng)，辦理時(shí)間跨度較長(zhǎng)的，需要考慮其同一性，在錄入時(shí)可以附件追加形式處理。 （六）對(duì)錄入的掃描件，要分行顯示時(shí)要有微縮預(yù)覽功能，在單份上要增加鼠標(biāo)右鍵直接復(fù)制、刪除 、替換 功能，便于操作。 四、操作 流程 及 界面 要求 系統(tǒng)按不同功能要求提供錄入操作 界面 ，另外提供文件掛接功能界面 ，其中對(duì)已經(jīng)有稅務(wù)管理碼的納稅人，在輸入管理碼后，選擇檔案類型即可進(jìn)行掛接。 各錄入 界面 需提供 查詢、新增、修改、刪除、暫存、生成序號(hào)、掃描、編輯、返回功能按鈕。 界面 上部提供錄入檔案各要素字段的組合區(qū)域 ，各不同錄入界面包含不同 字段 ， 對(duì)錄入后的信息，確認(rèn)已經(jīng)不再修改時(shí)，點(diǎn)擊生成序號(hào)功能按鈕，生成一流水號(hào)并打印，錄入人員將此流水號(hào)打印信息隨同附件一并保存，便于日后歸檔。 各界面字段信息具體如下： 文書(shū)檔案錄入界面中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、分類號(hào)、檔號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)、成文日期、載體數(shù)量、文本、附件標(biāo)題、組織機(jī)構(gòu)代碼、登記號(hào)、備注、盒號(hào)、主辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)、館編件 號(hào)、檔案館代號(hào)、電子文檔號(hào)、縮微號(hào)、文種、稿本、載體類型、載體規(guī)格、載體單位、主題詞、開(kāi)放與控制、整理人、檢查人、盒內(nèi)說(shuō)明、錄入人、公開(kāi)權(quán)限、文檔 24 狀態(tài)、歸檔日期、歸檔人、主文件、附文件。 基建檔案錄入界面應(yīng)提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個(gè)區(qū)域。檔案案卷錄入?yún)^(qū)域中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、目錄號(hào)、案卷題名、編制單位、密級(jí)、起始日期、終止日期、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、備注、立卷人、立卷日期、核查人、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人，檔案文件錄入?yún)^(qū)域中提供 以下字段：全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、公開(kāi)權(quán)限、錄入人、所屬機(jī)關(guān)、年度、卷內(nèi)順序號(hào)、頁(yè)號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)、責(zé)任者、編制日期、頁(yè)數(shù)、備注、主題詞、歸檔日期。 設(shè)備檔案錄入界面應(yīng)提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個(gè)區(qū)域。檔案案卷錄入?yún)^(qū)域中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、目錄號(hào)、案卷題名、編制單位、密級(jí)、起始日期、終止日期、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、備注、立卷人、立卷日期、核查人、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人，檔案文件錄入?yún)^(qū)域中提供以 下字段：全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、公開(kāi)權(quán)限、錄入人、所屬機(jī)關(guān)、年度、卷內(nèi)順序號(hào)、頁(yè)號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)、責(zé)任者、編制日期、頁(yè)數(shù)、備注、主題詞、歸檔日期。 聲像檔案錄入界面應(yīng)提供以下字段 。 照片類： 所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、 年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、公開(kāi)權(quán)限、案卷題名、 內(nèi)容 介紹 、 攝制人、 起始日期、終止日期、照片張數(shù)、底片張數(shù)、頁(yè)數(shù)、密級(jí)、備注、目錄 25 號(hào)、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人； 錄音類： 所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、檔號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷 題名、 內(nèi)容介紹、 錄制人、起始日期、終止日期、帶長(zhǎng)、錄放分鐘、密級(jí)、參見(jiàn)號(hào)、備注、盒數(shù)、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、歸檔日期、歸檔人 ； 錄像類：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、檔號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、案卷題名、 內(nèi)容介紹、 錄制人、起始日期、終止日期、帶長(zhǎng)、錄放分鐘、密級(jí)、參見(jiàn)號(hào)、備注、盒數(shù)、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、歸檔日期、歸檔人 ； 軟件類和非軟件光盤(pán)類： 所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、案卷題名、 內(nèi)容介紹、 編制單位、密級(jí)、起始日期、終止日期、件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、份數(shù)、備注、目錄號(hào)、立卷人 、核查人、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人 。 業(yè)務(wù) 檔案錄入界面應(yīng)提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個(gè)區(qū)域。檔案案卷錄入?yún)^(qū)域中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān) 、 全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、案卷題名、案件編號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)、文件件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、起始日期、終止日期、所屬期起、所屬期至、備注、目錄號(hào)、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)管理碼、檔案館代號(hào)、立卷人、立卷日期、備考說(shuō)明、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人（檢查、稽查）；所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、類目名稱、 案卷題名、責(zé)任者、密級(jí)、文件件數(shù)、總頁(yè)數(shù)、起始日期、終止日期、所屬期起、所屬期至、備注、目錄號(hào)、組織機(jī)構(gòu)代碼、稅務(wù)管理碼、檔案館代號(hào)、立卷人、立卷日 26 期、備考說(shuō)明、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人，檔案文件錄入?yún)^(qū)域中提供以下字段：全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、公開(kāi)權(quán)限、錄入人、所屬機(jī)關(guān)、年度、稅務(wù)管理碼、頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、案件編號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、成文日期、載體數(shù)量、備注、文本等（檢查、稽查）；全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、保管期限、密級(jí)、公開(kāi)權(quán)限、錄入人、所屬 機(jī)關(guān)、年度、稅務(wù)管理碼、頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、成文日期、載體數(shù)量、備注、文本、組織機(jī)構(gòu)代碼、主題詞、開(kāi)放與控制、月份。 實(shí)物檔案錄入界面中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、實(shí)物形式、案卷題名、頒發(fā)時(shí)間、頒發(fā)單位、密級(jí)、存放地點(diǎn)、參見(jiàn)號(hào)、備注、目錄號(hào)、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人。 會(huì)計(jì)檔案錄入界面中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、分類號(hào)、案卷號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、單位、本冊(cè)起止號(hào)、起始日期、終止日期、張數(shù)、備注、目錄號(hào)、密級(jí) : 、公開(kāi)權(quán)限 :、文檔狀態(tài)、歸檔時(shí)間、錄入人、歸檔日期、歸檔人。 對(duì)會(huì)計(jì)檔案中的報(bào)表除了提供掃描錄入方式外，還要設(shè)定將導(dǎo)入和查詢功能，但查詢的權(quán)限由電子檔案系統(tǒng)單獨(dú)配置。 考核評(píng)價(jià)檔案錄入界面中提供以下字段：所屬機(jī)關(guān)、全宗號(hào)、年度、保管期限、室編件號(hào)、分類號(hào)、檔號(hào)、題名、文號(hào)、責(zé)任者、密級(jí)、成文日期、載體數(shù)量、文本、附件標(biāo)題、組織機(jī)構(gòu)代碼、登記號(hào)、備注、盒號(hào)、主辦部門(mén)、協(xié)辦部門(mén)、館編件號(hào)、檔案館代號(hào)、電子文 27 檔號(hào)、縮微號(hào)、文種、稿本、載體類型、載體規(guī)格、載體單位、主題詞、開(kāi)放與控制、整理人、檢查人、盒內(nèi)說(shuō)明、錄入 人、公開(kāi)權(quán)限、文檔狀態(tài)、歸檔日期、歸檔人、主文件、附文件。 查詢按鈕用于本 崗位 錄入情況的查詢 ， 支持掃描文件的重命名和在線打開(kāi)功能 ， 刪除操作時(shí)需要提示是否確認(rèn)刪除。 對(duì)案卷 （件） 級(jí)信息的特殊要求：文書(shū)檔案案 件 錄入時(shí)，案 件 號(hào)不需錄入，由系統(tǒng)按規(guī)則自動(dòng)生成；業(yè)務(wù)檔案案卷錄入時(shí)也不需要錄入案卷號(hào)，由系統(tǒng)統(tǒng)一定期自動(dòng)立卷，不需用戶操作；在案卷信息編輯 界面 中要提供文件上傳功能，允許上傳文件直接掛接 。 對(duì)文件級(jí)信息的特殊要求：業(yè)務(wù)檔案的文件錄入因?yàn)闆](méi)有相應(yīng)的案卷信息，因此只需要錄入文件級(jí)可以提供的信息部分，并且在業(yè)務(wù)檔 案文件中，如果是由系統(tǒng)自動(dòng)生成的部分，用戶將不得刪除和修改。在文件信息編輯 界面 中，還要提供文件上傳按鈕，點(diǎn)擊文件上傳按鈕時(shí)打開(kāi)文件選擇對(duì)話框，選擇瀏覽本地文件上傳。 檔案文件掛接要求：掛接是用戶導(dǎo)入文件并與相應(yīng)的檔案信息掛接的功能操作 ， 系統(tǒng)需提供通用檔案文件掛接 界面 和業(yè)務(wù)檔案文件掛接界面。 考慮人工命名出錯(cuò)率高，對(duì)掛接命名的編號(hào)規(guī)則需要簡(jiǎn)捷易行。 通用檔案文件掛接界面：上部提供查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕，區(qū)域中提供以下字段，年度、目錄、保管期限等的輸入域，用戶輸入相應(yīng)的查詢條件后，點(diǎn)擊查詢按鈕，下部提供案卷查 詢列表展示，每行記錄提供單獨(dú)的掛接按鈕，點(diǎn)擊掛接按鈕，進(jìn)入相應(yīng)記錄的文件上傳 界面 。文件上傳 界面 中，提供文件瀏覽選擇按鈕和相應(yīng)顯示區(qū)域， 28 以及上傳按鈕，用戶選擇了文件列表后，點(diǎn)擊上傳按鈕，觸發(fā)上傳操作，然后進(jìn)入掛接結(jié)果顯示 界面 。掛接結(jié)果 界面 中顯示掛接結(jié)果，分成功或失敗，以及其他相關(guān)信息，并提供返回按鈕，點(diǎn)擊返回時(shí)重新回到通用檔案文件掛接初始化 界面 。 業(yè)務(wù)檔案文件掛接界面：上部提供查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕，下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域（案卷列表），每行記錄提供單獨(dú)的掛接按鈕和撤銷掛接按鈕；點(diǎn)擊相應(yīng)的掛接按鈕后，進(jìn)入 業(yè)務(wù)檔案文件掛接明細(xì) 界面 ；點(diǎn)擊相應(yīng)的撤銷掛接按鈕，進(jìn)入業(yè)務(wù)檔案文件撤銷掛接界面 ；業(yè)務(wù)檔案文件掛接明細(xì) 界面 上部提供查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕、掛接所有文件按鈕、掛接選中文件按鈕， 界面 下部提供查詢結(jié)果展示區(qū)域（文件級(jí)列表）、對(duì)應(yīng)每行記錄的復(fù)選框、全選復(fù)選框，查詢條件組合區(qū)域中需提供年度、稅務(wù)管理碼、分類號(hào)三項(xiàng)，點(diǎn)擊查詢按鈕后觸發(fā)查詢操作，顯示查詢結(jié)果，選擇需要掛接的記錄對(duì)應(yīng)的復(fù)選框，點(diǎn)擊掛接選中文件按鈕時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)選擇情況，將選中的文件進(jìn)行掛接，進(jìn)入掛接結(jié)果 界面 ，點(diǎn)擊掛接所有文件按鈕，則觸發(fā)掛接所有文件操作 ，進(jìn)入掛接結(jié)果 界面 ；業(yè)務(wù)檔案文件撤銷掛接 界面 與業(yè)務(wù)檔案文件掛接 界面 相似，但掛接所有文件按鈕改為撤銷所有掛接文件按鈕、掛接選中文件按鈕改為撤銷選中文件掛接按鈕，觸發(fā)的操作為撤銷文件掛接操作，操作后進(jìn)入掛接結(jié)果 界面 ；掛接結(jié)果 界面 提供操作功能顯示和操作結(jié)果顯示、返回按鈕，點(diǎn)擊返回按鈕，系統(tǒng)回到功能首頁(yè)。 五 、輸出要求 提供打印預(yù)覽和打印功能，支持將界面內(nèi)容以 EXCEL 格式 導(dǎo)出 ， 29 支持以原錄入文件格式進(jìn)行導(dǎo)出。 電子文件直接導(dǎo)入 電子文件 導(dǎo)入是本單位各部門(mén)將日常工作中不需要紙質(zhì)存檔，但也很重要的一些電子 檔案 ， 如計(jì)劃總結(jié)等， 直接導(dǎo)入 電子檔案系統(tǒng)的過(guò)程。 一、 操作人員 權(quán)限 范圍 賦予各部門(mén)操作人員，導(dǎo)入檔案范圍為本部門(mén)的重要 檔案 ，且未經(jīng)其他方式錄入過(guò)電子檔案系統(tǒng)，如 WORD 或 EXCEL 文件等，對(duì)本部