【正文】 ........................................................................ 56 用戶維護 ...................................................................................................................................... 57 角色維護 ....................................................................................................................................... 57 崗位維護 ...................................................................................................................................... 57 代碼維護 ...................................................................................................................................... 57 數(shù)據(jù)維護 ...................................................................................................................................... 57 系統(tǒng)參數(shù) ...................................................................................................................................... 57 權限設置 ...................................................................................................................................... 58 附 報表樣式 .............................................................................................................................................. 59 3 江蘇地稅 電子檔案管理系統(tǒng) 聯(lián)系人： 汪名富（鹽城） 13611520206 文書資料備用庫， 1 功能概述 電子檔案管理系統(tǒng)是依托稅源專業(yè)化管理為背景，以檔案工作服務稅收工作 、 服務基層建設、服務領導決策為導向，以分類管理、集中存儲、即時共享為原則，以規(guī)范檔案的采集傳遞、存儲歸檔、管理利用為內容，充分利用信息技術，建立的 集中、統(tǒng)一、規(guī)范、高效電子化 檔案管理工作平臺。 系統(tǒng) 設計目標 電子檔案 包括 文書檔案、業(yè)務檔案、考評檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、設備檔案 ， 電子檔案管理系統(tǒng) 設定檔案采集、 歸檔 管理、檔案利用、檔案統(tǒng)計、調閱管理、鑒定銷毀等功能，按設定權限 向系統(tǒng) 內人 員 開放。 4 五、全面建立納稅人的一戶式檔案，為稅源控管提供查詢信息。 基本功能 一、檔案采集功能。 系統(tǒng)提取 法是指，對已確定為應該在電子檔案管理系統(tǒng)歸檔的 檔案 類別，且該數(shù)據(jù)已經存放在別的數(shù)據(jù)庫中，如大集中系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫存放的納稅人稅務登記和申報征收 以及掃描錄入的 信息 等 ，通過接口程序進行提取并轉化存儲，使用時需顯示該 檔案 的原始樣式，如納稅人財務報表。對大集中信息系統(tǒng)回流的申報數(shù)據(jù)，如果是 CA 用戶以 CA 登錄申報的，需加 CA標記。對實物檔案或已經破損無法掃描的檔案，用照相機照相后形成電子文件導入。 二、 檔案 查詢功能。 對各種查詢方式均支持跨年度 ， 其中一戶式查詢 主要 限于業(yè)務類檔案。 本功能主要通過后臺配置獲得，不需要開發(fā)專門的模塊。對在大集中系統(tǒng)無稅務管理碼的納稅人，且該事項又確需單獨歸檔的，如無證 戶的處罰事項等，可以為該戶先行設置檔案管理碼，其格式參照稅務管理碼，但要能夠明確與稅務管理碼進行區(qū)分，在后期補辦大集中系統(tǒng) 稅務 登記后，要能夠對其由人工干 預 進行替換。通過一戶式查詢，解決現(xiàn)有的稅務管理 檔案 未在一起存放的問題，解決歷史 檔案 難以查詢的問題。 也可對 某部門全年提供的含各種類別的歸檔 檔案 進行查詢統(tǒng) 6 計，便于該部門了解自己的檔案情況。 按身份證查詢。通過身份證查詢方式，將同一自然人的相關涉稅信息聯(lián)系在一起，為評估管理等稅源控管部門提供參考信息。 題名模糊查詢，對存儲的檔案信息，按題名進行查詢時，錄入查詢條件中，需要支持以“ *”號替代部分漢字的功能，但“ *”需在漢字中間出現(xiàn)。 信息變更查詢 是 指， 對大集中系統(tǒng)歷史變更信息回溯記錄，便于了解該納稅人的歷史信息情況，包括對大集中系統(tǒng)的登記變更信息（含應稅財產登記信息 ） 、鑒定變更信息（包含臨時與不監(jiān)控）、管戶狀態(tài)信息回溯（如籌建期、非正常戶、停復業(yè)等）。對不同的檔案進行歸檔，對歸檔前需要審核的提供預歸檔功能。分本單位內部人員調閱和其他單位外部人員調閱，外部人員調閱一 般 由 檔案部門 管理人員負責。 包括 系統(tǒng)對 檔案 完整性的校驗提醒 和對利用機關的 新增 事項提醒 。如核定征收的納稅人應有定額通知書及送達回證，在設定規(guī)則時要注意按季或按月等不同業(yè)務的時間要求。 新增 事項提醒僅限于業(yè)務檔案，是指在錄入人員錄入檔案后，系統(tǒng)按照大集中系統(tǒng)對應的管理機關權限，自動將該戶信息 推 送到該機關的待辦信息中，該機關在點擊查看或處理后不再出現(xiàn)在提示信息中，對不需要提示的信息可采用批量處理的方法，如納服中心新辦登記 20 戶，在同一日掃描錄入，那相應的管理分局提示欄，按各自管理范圍自動跳出相應戶辦登記的檔案信息，而 其他管理分局不能看到非本管理范圍信息，要注意對同級稽查局和評估分局、上級機關應該開放該管理范圍內的全部權限，但并非所有信息都推送給他們， 而是按照選擇性推送，即在錄入信息時出現(xiàn)需要同步推送稽查或評估、日常檢查的復選框，默認為不選擇，如果需要的，如注銷登記，則選擇評估局，此時錄入的信息在管理分局和評估分局的新增事項提醒中應同步出現(xiàn)。 六、 支撐、記錄考核情況。 結構圖 2 檔案采集 檔案采集是電子檔案管理系統(tǒng)的首 要 環(huán)節(jié)，是按照檔案管理要求，通過例行的 接收制度和專業(yè)的采集方法，將稅務機關日常管理中產生且需要歸檔的，分散在各部門、 各 相關責任人手中的檔案， 著錄電子檔案管理系統(tǒng)的過程。 電子檔案管理系統(tǒng) 歸 檔 管 理 檔 案 利 用 系 統(tǒng) 管 理 檔 案 采 集 9 根據(jù)錄入方式的不同，將檔案采集分為檔案 實時 錄入 ， 檔案 定期錄入 ， 電子文件直接導入，其他系統(tǒng)提取 四 類。著錄文件標引是對錄入的信息，填寫檔案著錄特征字段 。著錄案卷標引 是 對案卷信 息和卷內文件信息進行著錄，卷內順序號 按時間順序 自動生成。如果是掛接方式， 在點擊掛接后， 由系統(tǒng)識別后進行提示，在提示后，錄入人員仍可以錄入。 一、 操作人員 權限 范圍 電子 檔案系統(tǒng)管理員負責其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取 管理 ， 納稅服務部門的檔案管理人員負責前臺數(shù)據(jù)采集， 檔案部門 管理人員負責本單位除納稅服務部門 以外的部門檔案采集工作 ，對其他需要此權限的崗位 也可 由系統(tǒng)管理員 直接 配置 。 檔案 實時 錄入 檔案實時 錄入是指 ，對前臺辦理涉稅事項過程中收集到的紙質 檔 20 案 ，由 納 稅 服 務部門人員 或其他 部門 有權人員 進行掃描錄入 電子檔案系統(tǒng) 的過程。 二 、概要流程圖 三 、 業(yè)務規(guī)則 （一）前臺人員在接到納稅人辦理的稅務事項時，同時接收納稅人提供的相應紙質 資 料 ，具體資料要求按 省局相關 文件規(guī)定執(zhí)行，對收到的資料在當日錄入電子檔案管理系統(tǒng)。 （三）對完成錄入的紙質檔案移交本 部門 檔案管理人員送存 檔案中心 歸檔。 （ 五 ）對 題名的編寫規(guī)則要清晰明了，應將二級分類目錄寫進題名，能夠反應檔案的主要內容和特點，讓使用人易于讀懂。 四、操作 流程 及 界面 要求 系統(tǒng)提供錄入操作 界面 。 界面 上部提供錄入檔案各要素字段的組合區(qū)域 ，包含 以下字段：稅務管理碼 、 納稅人名稱 、 錄入日期起止 、 涉稅事項類目 等 ，具體參見 第四項內容 。 界面 下部提供錄入結果展示區(qū)域，按不同錄入事項進行分行記錄。 支持掃描文件的重命名和在線打開功能。 五 、輸出要求 提供打印預覽和打印功能 ， 支持將界面內容以 EXCEL 格式 導出 ， 22 支持以原錄入文件格式進行導出。包括文書檔案、業(yè)務檔案、考評檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案、基建檔案、 設備檔案 八 種類型。 二 、概要流程圖 三 、 業(yè)務規(guī)則 （一） 檔案部門 人員在接到各部門向其移交的 已經 錄入 電子檔案系統(tǒng)的 檔案 后，對其辦理交接手續(xù)，然后按 歸檔規(guī)定 進行 處理 。 （三）非檔案部門的有 權錄入人員，將本部門需要錄入的檔案錄各部門移交檔案中 心的待錄入檔案 檔案中心管理人員錄 入電子檔案管理系統(tǒng) 其他部門人員錄 入電子檔案 移交檔案中心管 理人員處理 23 入后，向檔案部門進行移交。 （五）對同一事項，辦理時間跨度較長的，需要考慮其同一性，在錄入時可以附件追加形式處理。 四、操作 流程 及 界面 要求 系統(tǒng)按不同功能要求提供錄入操作 界面 ，另外提供文件掛接功能界面 ，其中對已經有稅務管理碼的納稅人，在輸入管理碼后，選擇檔案類型即可進行掛接。 界面 上部提供錄入檔案各要素字段的組合區(qū)域 ，各不同錄入界面包含不同 字段 ， 對錄入后的信息，確認已經不再修改時，點擊生成序號功能按鈕，生成一流水號并打印，錄入人員將此流水號打印信息隨同附件一并保存，便于日后歸檔。 基建檔案錄入界面應提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個區(qū)域。 設備檔案錄入界面應提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個區(qū)域。 聲像檔案錄入界面應提供以下字段 。 業(yè)務 檔案錄入界面應提供檔案案卷錄入和檔案文件錄入兩個區(qū)域。 實物檔案錄入界面中提供以下字段：所屬機關、全宗號、年度、保管期限、分類號、案卷號、檔號、實物形式、案卷題名、頒發(fā)時間、頒發(fā)單位、密級、存放地點、參見號、備注、目錄號、公開權限、文檔狀態(tài)、錄入人、歸檔日期、歸檔人。 對會計檔案中的報表除了提供掃描錄入方式外，還要設定將導入和查詢功能，但查詢的權限由電子檔案系統(tǒng)單獨配置。 查詢按鈕用于本 崗位 錄入情況的查詢 ， 支持掃描文件的重命名和在線打開功能 ， 刪除操作時需要提示是否確認刪除。 對文件級信息的特殊要求：業(yè)務檔案的文件錄入因為沒有相應的案卷信息，因此只需要錄入文件級可以提供的信息部分，并且在業(yè)務檔 案文件中，如果是由系統(tǒng)自動生成的部分，用戶將不得刪除和修改。 檔案文件掛接要求：掛接是用戶導入文件并與相應的檔案信息掛接的功能操作 ， 系統(tǒng)需提供通用檔案文件掛接 界面 和業(yè)務檔案文件掛接界面。 通用檔案文件掛接界面：上部提供查詢條件組合區(qū)域、查詢按鈕，區(qū)域中提供以下字段，年度、目錄、保管期限等的輸入域，用戶輸入相應的查詢條件后，點擊查詢按鈕，下部提供案卷查 詢列表展示，每行記錄提供單獨的掛接按鈕，點擊掛接按鈕，進入相應記錄的文件上傳 界面 。掛接結果 界面 中顯示掛接結果，分成功或失敗，以及其他相關信息，并提供返回按鈕，點擊返回時重新回到通用檔案文件掛接初始化 界面 。 五 、輸出要求 提供打印預覽和打印功能，支持將界面內容以 EXCEL 格式 導出 ， 29 支持以原錄入文件格式進行導出。 一、 操作人員 權限 范圍 賦予各部門操作人員，導入檔案范圍為本部門的重要 檔案 ，且未經其他方式錄入過電子檔案系統(tǒng)，如 WORD 或 EXCEL 文件等，對本部門需要以紙質 等有形 檔案 移交檔案部門的檔案不在本模塊導入，仍按紙質檔案處理 方式 。 （二）對以本方式導入的 檔案 不需要提供紙質 等有形 檔案 存 檔。 （四） 審核后， 對審核人認為需要修改或刪除的，原則上退回原導入部門修改，但審核人也具有直接修改或刪除權 ，對此類檔案修改在本模塊直接進行，不適用“歸檔前修改”模塊 。 界面 提供查詢、新增、修改、刪除、暫存、編輯、返回功能按鈕。查詢條件組合區(qū)域中提供以下字段： 所屬機關、全宗號、年度、保管期限、分類號、檔號、類目名稱、目錄號、案卷題名、編制單位、 密級、起始日期、終止日期、件數(shù)、總頁數(shù)、資料格式（