建筑公司綜合辦公室管理制度(編輯修改稿)
2024-12-18 21:56 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 量、環(huán)境與職業(yè)健康安全 管理體系文件受控章”，左上角標明文件控制序號。 文件的編制、審核、批準、發(fā)放 a)文件編制部門將文件初稿及填寫的 JA0101《文件和資料發(fā)放簽收單》一并送 綜合 辦公室，文書（收文）將其送 綜合 辦公室主任（副主任）XX建設(shè)有限公司 綜合 辦公室管理工作制度 BU－ 2020A － 7－ 核稿，經(jīng)審核的文件送總經(jīng)理簽發(fā)。 b)總經(jīng)理簽發(fā)文件后，由文書編制主題詞和文號。 c)文書 (發(fā)文 )負責(zé)按照《國家行政機關(guān)公文格式》要求進行文件的編排、 印制，同時在 JA0106《文件和資料控制清單》上進行登記。受控文件應(yīng)分別在 JA0101《文件和資料發(fā)放簽收單》的“受控份數(shù)”欄及JA0106《文件和資料控制清單》的備注欄中注明。 d)文書根據(jù) JA0101《文件和資料發(fā)放簽收單》填寫的發(fā)放范圍進行文件的發(fā)放，并確保文件領(lǐng)取人在 JA0101《文件和資料發(fā)放簽收單》相應(yīng)欄內(nèi)簽收。需向外郵寄的受控文件應(yīng)掛號郵寄并做好記錄。 e)文書每年末根據(jù) JA0106《文件和資料控制清單》和 JA0101《文件和資料發(fā)放簽收單》向外地機構(gòu)發(fā)出 JA0102《受控 文件發(fā)放確認單》，得到確認后，按程序文件要求對未收到的文件進行補發(fā)。 收文管理 各類外來文件、基層來文均由文書（收文）處理。 a)對接到的外來文件和信函逐件登記，及時交文書（收文）或有關(guān)部室文件管理員簽收。 b)文書（收文）負責(zé)對外來文件的拆封，并在 JA0106《文件和資料控制清單》上逐項登記；收到基層來文后，負責(zé)在 JU01《呈送文登記表》（見附表 3）上進行登記，文件運行過程中應(yīng)及時在該表中填寫傳閱記錄。 c)文書（收文）執(zhí)行《文件控制程序》中 條款 進行收文管理。 文件的補發(fā)、換發(fā)與復(fù)制 文書（發(fā)文）執(zhí)行《文件控制程序》中 條款進行文件的補發(fā)、換發(fā)與復(fù)制。 文件的評審、更改、作廢與銷毀 a)秘書年末向各部門發(fā)出文件評審的通知，各部門對本部門編制的受控文件進行評審，并將結(jié)果報 綜合 辦公室。 XX建設(shè)有限公司 綜合 辦公室管理工作制度 BU－ 2020A － 8－ b)綜合 辦公室次年年初公布文件和資料控制清單 JA0106《文件和資料控制清單》，對當年作廢的受控文件在備注欄內(nèi)標注“作廢”字樣，往年作廢的受控文件在 JA0106《文件和資料控制清單》中刪除。 c)文 件的更改與銷毀執(zhí)行《文件控制程序》中的 條款和 條款。 文件的保存與歸檔 a)綜合 辦公室受控文件的保存與控制由文書負責(zé)，具體工作執(zhí)行《文件控制程序》 條款。 b)未歸檔的公司文件由 綜合 辦公室進行保存和控制。 c)公司文件及外來文件年末由 綜合 辦公室按照《中華人民共和國行業(yè)標準 —— 歸檔文件整理規(guī)則》以及《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，整理并移交公司檔案室。 d) 部門管理工作制度由各部門自行保存并控制。 文件控制程序?qū)嵤┣闆r檢查 綜合辦公室每半年對公司 本程序?qū)嵤┣闆r進行檢查，填寫 JA0109《文件控制程序運行情況檢查表》并保存紀錄，每年對項目 經(jīng)理 部本程序?qū)嵤┣闆r進行抽查，并保存紀錄，年底匯總程序?qū)嵤┣闆r報公司總經(jīng)理。 《記錄控制程序》 記錄表式的管理 綜合 辦公室主任負責(zé)確定本部門所使用的記錄表式，文書負責(zé)填寫 JA0302《記錄表式目錄》，并對日常使用、改進進行管理。 綜合 辦公室管理體系運行記錄、管理工作記錄的表式隨程序文件、 綜合 辦公室管理工作制度批準和發(fā)布。 記錄的填寫必須做到及時、準確、完整、清晰。 記錄保存和歸檔 綜合 辦公室文件管理各崗位要定時整理、裝訂和妥善保存有關(guān)記XX建設(shè)有限公司 綜合 辦公室管理工作制度 BU－ 2020A － 9－ 錄。保管方式應(yīng)便于存取和檢索，保管的設(shè)施應(yīng)提供適宜的條件。 文書（發(fā)文）負責(zé)每年向公司檔案室移交需保存的記錄。 超過保存期限需銷毀的記錄，文書填寫 JA0303《記錄銷毀申請表》經(jīng)主任批準后進行銷毀。 記錄的更改 記錄表式的更改按《文件控制程序》中的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 綜合 辦公室每年對本部門《記錄控制程序》實施情況進 行自查，填寫 JA0301《程序?qū)嵤┣闆r檢查表》并保存記錄。 《環(huán)境因素識別與評價工作程序》 綜合 辦公室是本程序的相關(guān)部門，主管負責(zé)本系統(tǒng)和本部門環(huán)境因素的評價及重大環(huán)境因素的確認工作，并根據(jù)評價出的重大環(huán)境因素制定目標、指標、管理方案，組織方案落實情況的監(jiān)督檢查。實現(xiàn)對環(huán)境污染的預(yù)防和控制。 《危險源辨識與風(fēng)險評價控制程序》 綜合 辦公室是本程序的相關(guān)部門，主管負責(zé)本系統(tǒng)和本部門危險源的辨識與風(fēng)險評價工作，并根據(jù)評價出重大危險源制定目標、指標、管理方案，對方案落實情況監(jiān)督檢 查。以確保職業(yè)安全健康管理體系的持續(xù)有效運行。 《法律法規(guī)控制程序》 綜合 辦公室是本程序的主管部門，負責(zé)全公司范圍內(nèi)質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全法律法規(guī)的收集匯總，編制發(fā)布公司適用的法律法規(guī)總清單。 綜合 辦公室文書負責(zé)收集由各部門提供的法律法規(guī)清單，每年年初經(jīng)各部門管理評審后公布法律法規(guī)控制清單 JA0106
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