【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 ，由秘書進(jìn)行登記，統(tǒng)一編號(hào)后打印、校對(duì)，蓋章后發(fā)出。 以部門名義發(fā)文，由文件起草部門打印、校對(duì)，蓋章后發(fā)出。 復(fù)印公司內(nèi)部傳閱文件，使用已復(fù)印過(guò)的單面紙或進(jìn)行雙面 復(fù)印，以節(jié)省開支。 發(fā)文要有記錄，文件接收人需要在發(fā)文登記表簽名。 3．公文格式 公文一般由發(fā)文字號(hào)、緊急程度、標(biāo)題、主送單位、正文、附件、印章（簽名）、成文時(shí)間、抄報(bào)及抄送單位等部分組成。 發(fā)文字號(hào)格式：部門簡(jiǎn)稱 + （年號(hào)） +文件編號(hào)（ **號(hào)），例如 行政人事部 發(fā)文：行政 人事 （ 20xx） 012 號(hào)，表示 行政人事部 20xx 年發(fā)的第 12 次公文。 緊急文件分別標(biāo)明“特急”、“急件”。 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括文件的主要內(nèi)容，并準(zhǔn)確標(biāo)明公文種類，標(biāo)題舉例：“關(guān)于 ******請(qǐng)示”（報(bào)告、通知、決定、通報(bào)）。 公文除會(huì) 議紀(jì)要外，應(yīng)加蓋印章，印章加蓋應(yīng)騎年壓月。 公文統(tǒng)一簡(jiǎn)體字，題目用黑體字，正文用仿宋體。 4．行文規(guī)則 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，只寫一個(gè)主送上級(jí)，如需同時(shí)送其它上級(jí)，應(yīng)當(dāng)以 抄送形式，有相關(guān)聯(lián)的事可以一文多事。 “報(bào)告”中不得帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 行文統(tǒng)一使用《簽報(bào)單》并付上公文，給各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示。 5．公文立卷、歸檔及銷毀 公文收、發(fā)完畢后，各部門應(yīng)及時(shí)將公文整理立卷，以便日后查閱。 沒(méi)有歸檔和存查價(jià)值的公文，經(jīng)過(guò)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。 第六章 請(qǐng)示報(bào)告制度 目的： 為建立良好的工作秩序，進(jìn)一步規(guī)范 公司 的辦事程序，提高工 作和辦事效率，特制定本制度。 1 請(qǐng)示或報(bào)告工作應(yīng)堅(jiān)持逐級(jí)請(qǐng)示報(bào)告的原則，非特殊情況，不得越級(jí)請(qǐng)示或報(bào)告工作。 2 請(qǐng)示工作可采取發(fā)送《簽報(bào)單》及口頭請(qǐng)示兩種形式進(jìn)行，重大、重要工作的請(qǐng)示，必須報(bào)送《簽報(bào)單》。 3 《簽報(bào)單》的報(bào)送，需經(jīng)本部門及 有關(guān)職能部門審核后，再報(bào) 主管 副總 、 總經(jīng)理 審批。審批時(shí)間一般不超過(guò) 3 個(gè)工作日，緊急工作事宜，需及時(shí)簽署審核、審批意見(jiàn)。 4 請(qǐng)示的工作事項(xiàng)辦畢后 ，承辦部門負(fù)責(zé)人（承辦人）應(yīng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理情況，便于 領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌安排下一步工作。 5 涉及費(fèi)用支出的事項(xiàng)，未經(jīng)請(qǐng)示不得擅自決定，否則，其費(fèi)用 由有關(guān)責(zé)任人自理。 6 本規(guī)定也適用使用電子辦公系統(tǒng)的請(qǐng)示與報(bào)告。 第七章 資料管理 1．目的 明確公司資料管理原則，建立完善準(zhǔn)確的資料系列，積累和儲(chǔ)存寶貴的工作資料，為公司業(yè)務(wù)的有效運(yùn)作和決策提供必要的資料服務(wù)。 2．定義 資料是指公司在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的，具有價(jià)值并按有關(guān)制度規(guī)定歸檔保存的文件、書信、會(huì)議記錄、單據(jù)、契約、合同等。 3．原則 部門重要資料在項(xiàng)目完成前應(yīng)由部門自已管理，項(xiàng)目完成后所有資料原件應(yīng)移交給 行政人事部統(tǒng)一保管。 各部門上交資料，需填寫 移交表。 行政人事部 按規(guī)定格式填寫案卷目錄 。 公司對(duì)外 簽訂的所有合同統(tǒng)一由 財(cái)務(wù)部 管理。 公司所有資料實(shí)行統(tǒng)一管理、分級(jí)查閱（即根據(jù)行政級(jí)別的不同對(duì)查閱資料的內(nèi)容加以限制）、網(wǎng)絡(luò)化管理。 4．需要保管的檔案資料及其分類 文書類：營(yíng)業(yè)證書、公證書、注冊(cè)文件、政府批文、法人代碼證件；工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記要、重要文件；公司領(lǐng)導(dǎo)的重要講話、批示；人事檔案、考勤表等由 行政人事部 負(fù)責(zé)保管。 財(cái)務(wù)類：各種會(huì)計(jì)憑證（單證、記賬、匯總）、會(huì)計(jì)帳簿（明細(xì)帳、總帳、固定資產(chǎn)帳等）、 會(huì)計(jì)報(bào)表等 由財(cái)務(wù) 部 負(fù)責(zé)保管。 物業(yè) 類：施工記錄、 維修記錄、 質(zhì) 量記錄、質(zhì)量安全事故報(bào)告、重要的工程圖表、 結(jié)算文件資料、竣工項(xiàng)目 總結(jié)報(bào)告等在項(xiàng)目完工前由 物業(yè)部 保管，項(xiàng)目完工后移交給 行政人事部 。 策劃類：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、發(fā)展策劃報(bào)告、營(yíng)銷策劃報(bào)告等在項(xiàng)目完成前由策劃部負(fù)責(zé)保管，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一移交給 行政人事部 。 銷售類：客戶檔案、認(rèn)購(gòu)書、賣房契約、銷售資料等在項(xiàng)目完成前由銷售部保管，項(xiàng)目完成后統(tǒng)一移交給 行政人事部 資料室。 圖書資料：公司各部門所購(gòu)買的圖書資料統(tǒng)一交由 行政人事部 ，存放于閱覽室，員工需要用時(shí)需辦理借閱手續(xù)。 5．有關(guān)注意事項(xiàng) 各部門須指定專人進(jìn)行文件資料管理，并做好整理、分類、立卷、歸檔工 作。 各部門必須健全完善檔案的存入、借出和移交的簽收、登記制度。對(duì)借出資料必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等；更不能隨便 亂放，以免遺失。 6．檔案目錄制定 所有檔案的前二級(jí)目錄（公司名 +部門名）由 行政人事部 統(tǒng)一制定，第三級(jí)及第四級(jí)子目錄由部門擬定上報(bào) 行政人事部 。 7． 處理?xiàng)l例 有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予 50~500 元扣薪處理，若構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 1) 毀損、丟失或擅自銷毀公司資料； 2) 擅自向外界提供、抄摘公司資料； 3) 涂改、偽造資料； 4) 未及時(shí)歸還； 5) 未按手續(xù)就借閱、外帶者或越級(jí)查閱者 （資料管理者同罰） 第八章 名片管理 1. 公司員工的名片經(jīng) 行政人事部 審核后統(tǒng)一印制，個(gè)人不得私自印制。 2. 印制名片要提前三天填寫 《名片印刷申請(qǐng)表》，由 部門負(fù)責(zé)人簽字后送 行政人事部 。 3. 新印制名片要在 行政人事部 備案，已備案的名片，在增印時(shí)可不再備案。 4. 員工離職時(shí)，應(yīng)將名片交回 行政人事部 。 第九章 會(huì)議管理辦法 1． 職責(zé) /權(quán)限： 行政人事部 ：公司會(huì)議室的日常管理，會(huì)議室的統(tǒng)一安排。會(huì)議的接待工作。會(huì)議室的日常清潔。 行政 人事 文員：公司例會(huì)的接待與會(huì)后的臺(tái)面整理工作。 部門文員：部門會(huì)議的接待與會(huì)后的臺(tái)面整理工作。 2． 會(huì)議的組織： 公司例會(huì)由 行政人事部 負(fù)責(zé)組織， 行政 人事 文員負(fù)責(zé)茶水接待與會(huì)后的臺(tái)面整理工作。 部門會(huì)議由各部門自行組織，部門文員負(fù)責(zé)茶水接待與會(huì)后的臺(tái)面整理工作。 會(huì)議準(zhǔn)備：會(huì)議都必須有目的、有計(jì)劃和有組織地進(jìn)行，對(duì)會(huì)議應(yīng)做 出事先安排與準(zhǔn)備，是實(shí)現(xiàn)會(huì)議目的的首要條件。 擬定會(huì)議內(nèi)容：決定會(huì)議目的， 歸納會(huì)議事項(xiàng)與要點(diǎn)。 確定參會(huì)者。 決定會(huì)議方式。 選擇開會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)。 擬定議事日程。 會(huì)場(chǎng)布置：會(huì)議空間安排、會(huì)議座位安排、會(huì)議用品及設(shè)備調(diào)配工作。 會(huì)議通知：通知內(nèi)容包括：會(huì)議地點(diǎn)、時(shí)間、出席人員、主持、會(huì)議內(nèi) 容、議程、注意事項(xiàng)等等。 會(huì)前審核：會(huì)議的一切準(zhǔn)備工作就緒后，必須做好最后審核，以免出現(xiàn)重大的疏漏。 會(huì)場(chǎng)準(zhǔn)備：擴(kuò)音設(shè)備、投影、桌椅、資料、照明、溫度、空氣及噪音等問(wèn)題、茶水。 會(huì)中事務(wù)：簽到、會(huì)場(chǎng)服務(wù)、分發(fā)會(huì)議文件的資料、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息、會(huì)場(chǎng)秩序。 會(huì)議記錄。 會(huì)后工作：撰寫會(huì)議記錄或紀(jì)要、議定事項(xiàng)的檢查催辦。 3． 會(huì)議室使用： 會(huì)議室使用須向 行政人事部 統(tǒng)一提出申請(qǐng)，由 行政人事部 統(tǒng)一安排。 4． 會(huì)議紀(jì)律： 實(shí)行會(huì)議簽到制，不得無(wú)故缺席，有事不能出席者必須事先向召集人請(qǐng)假。 按時(shí)到會(huì)，不準(zhǔn)遲到和早退。 會(huì)議期間不得接聽(tīng)電話和接待客人，關(guān)掉 或消音 所有個(gè)人通訊工具。 會(huì)議室內(nèi)嚴(yán)禁大聲喧嘩與來(lái)回走動(dòng)。 5． 會(huì)議要領(lǐng)： 要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開始時(shí)間。要在開頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。 6．注意事項(xiàng)： 發(fā)言內(nèi)容不得偏離議題。 發(fā)言內(nèi)容不能出于個(gè)人的利害或進(jìn)行人身攻擊。 個(gè)人發(fā)言時(shí)不可長(zhǎng)篇大論，滔滔不絕或過(guò)于冗長(zhǎng)。 不可取用不正確的資料。 不要盡談些期待性的預(yù)測(cè)。 發(fā)言不可不懂裝懂，胡言亂語(yǔ)。 盡量不要談到抽象論或觀念論。 發(fā)言的內(nèi)容應(yīng)該朝著結(jié)論推進(jìn)。 主持人應(yīng)當(dāng)引 導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)做出結(jié)論。 討論會(huì)議發(fā)言者不可過(guò)于集中于某些人。 小組討論會(huì)議不可從頭到尾沉默到底。 全體會(huì)議人員都應(yīng)專心聆聽(tīng)發(fā)言。 不可打斷他人的發(fā)言。 不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵。 在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。 應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。 應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確認(rèn)。 7． 其他： 主持會(huì)議須知： 注意開會(huì)時(shí)間。了解會(huì)議目的。善于 引 導(dǎo)參與討論、避免混亂與偏離主題、自由地表述意見(jiàn)、注意整理歸納、應(yīng)付 和 表決、應(yīng)獲得結(jié)論。 參加會(huì)議須知： 研究會(huì)議的目的、宗旨、議題 及有關(guān)資料、準(zhǔn)時(shí)出席、發(fā)言力求簡(jiǎn)要明確、要有利于企業(yè)整體利益、避免無(wú)關(guān)的話題、反駁應(yīng)注意態(tài)度和語(yǔ)氣、不能爭(zhēng)吵不休喋喋不休、應(yīng)服從多數(shù)人的決定。 會(huì)議中提問(wèn)方法： 間接提問(wèn)、直接提問(wèn)、反問(wèn)、用正確的語(yǔ)言、語(yǔ)氣要親切、提問(wèn)的順序、促人思考、重點(diǎn)說(shuō)明、應(yīng)說(shuō)明所提問(wèn)題的重點(diǎn)。 8．附公司會(huì)議名錄：略。 第十章 辦公用品管理辦法 1．目的： 提高辦公人員的工作效率，減少辦公室的經(jīng)費(fèi)開支，增加經(jīng)濟(jì)效益。 2．職責(zé) /權(quán)限： 物業(yè)部 ： 負(fù)責(zé)辦公用品的統(tǒng)一申購(gòu)、匯總、保管、分發(fā)、報(bào)損、盤點(diǎn)等管理。 行政 人事 部 ： 權(quán)限內(nèi)辦公用品申購(gòu)的批準(zhǔn) 。 部門負(fù)責(zé)人： 部門辦公用品的申請(qǐng)的審核，指導(dǎo)部門員工避免浪費(fèi)，節(jié)約資源。 3． 規(guī)定內(nèi)容： 為了統(tǒng)一所有辦公用品的上下限量，控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支，所有辦公用品的購(gòu)買，都應(yīng)由 物業(yè) 部 統(tǒng)一負(fù)責(zé)。 申購(gòu)手續(xù)： 公司統(tǒng)一于每月 25日由各部門統(tǒng)一匯總申購(gòu)下個(gè)月部門 /個(gè)人需使用辦公用品。 如平時(shí)耗量過(guò)大，每周一可補(bǔ)申購(gòu)一次，其余時(shí)間一概不予辦理。 各部門須根據(jù)各辦公用品庫(kù)存情況以及消耗水平，結(jié)合日常需求量，確定最終申購(gòu)量。 各部門根據(jù)最終申購(gòu)量填寫 《物品申購(gòu)表》 ，須清楚寫明品名、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、金額、用途及需用 日期等。 報(bào)經(jīng)相關(guān)權(quán)限人審批。 獲批后的《物品申購(gòu)表》交 行政人事 部 辦公用品管理人員分類匯總采購(gòu)。 采購(gòu)： 行政人事 部 嚴(yán)格 追蹤到貨時(shí)間。 行政人事 部 對(duì)到貨用品必須認(rèn)真核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量，確保無(wú)誤。 行政人事 部 在對(duì)方送貨單上簽名后交 財(cái)務(wù) 部 核簽，并登記到貨日期、數(shù)量等。 行政人事 部 協(xié)助 供應(yīng)商持簽收的送貨單 ， 憑發(fā)票到公司財(cái)務(wù)部結(jié)算貨款。如手續(xù)不符，財(cái)務(wù)部應(yīng)不予結(jié)款。 用品分發(fā)： 辦公用品不得重復(fù)領(lǐng)取， 物業(yè) 部 統(tǒng)一建立《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》和《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》。 部門 /個(gè)人領(lǐng)用物品均須登錄領(lǐng)用 登記表 。 部門用品需由部門負(fù)責(zé)人簽收，個(gè)人用品由本人簽收。 重復(fù)領(lǐng)用物品（包括有殘余部分的一次性損耗品如雙面膠）必須以舊換新。 負(fù)責(zé)辦公用品發(fā)放的部門負(fù)責(zé)人員應(yīng)每次認(rèn)真填寫《辦公用品申購(gòu)受理與發(fā)放登記表》詳細(xì)記錄，作為發(fā)放與盤點(diǎn)依據(jù)。 庫(kù)存用品保管： 所有入庫(kù)的辦公用品，都必須一一填寫臺(tái)賬，做好進(jìn)出控管記錄，建立基本庫(kù)存標(biāo)準(zhǔn)。 辦公用品管理人員必須清楚掌握辦公用品庫(kù)存情況，單品小于基本庫(kù)存時(shí)須進(jìn)行申購(gòu)。 庫(kù)存品切實(shí)履行先進(jìn)先出原則。 經(jīng)常整理與清掃用品倉(cāng)庫(kù)，必要時(shí)要實(shí)行防蟲防鼠等保全措施。 辦公用品盤存： 辦公用品每 月 25 日盤點(diǎn)庫(kù)存。盤點(diǎn)工作由 行政人事 部 負(fù)責(zé) 。 盤點(diǎn)工作務(wù)必做到賬物一致，如果不一致必須查出原因，然后調(diào)整賬目，使兩者一致。物品遺失由 負(fù)責(zé) 辦公用品管理人員照價(jià)賠償。 3． 7 價(jià)值在 100 元以上的辦公用品發(fā)生故障，須報(bào) 行政人事部 聯(lián)系進(jìn)行 維修 。 3． 8 離職回收： 員工調(diào)職 /離職時(shí)需按《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經(jīng)查損壞的按原價(jià) 賠償 ，未交回物品按原價(jià) 賠償。 部門負(fù)責(zé)人調(diào)職 /離職時(shí)需按照 《辦公用品部門領(lǐng)用登記表》、《辦公用品個(gè)人領(lǐng)用登記表》記錄做好物品交接，交回物品經(jīng)查損 壞的按原價(jià)的扣款，未 交回物品按原價(jià)扣款。 第十一章 鑰 匙管理 辦法 1. 為管理辦公場(chǎng)所物品的整潔及安全，特定本 辦法 。 2. 公司鑰匙由 行政人事 部 統(tǒng)籌管理、復(fù)制，部門鑰匙由部門負(fù)責(zé)人管理。 3. 如因公需使用鑰匙，得向保管人說(shuō)明使用目的，用畢后應(yīng)立即歸還。 4. 部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)管理鑰匙的使用，不得任意復(fù)制或允許同仁借予他人使用，否則負(fù)連帶賠償責(zé)任。 5. 鑰匙保管人應(yīng)遵守下列條件，否則所受損失由保管人負(fù)擔(dān)責(zé)任，并視情節(jié)輕重論處或依法查辦。 離職時(shí)應(yīng)將鑰匙繳交 行政人事部 負(fù)責(zé)人。 鑰匙遺失時(shí)，應(yīng)立即向 行政人事 部 報(bào)備。 非經(jīng) 物業(yè) 部 同 意不得復(fù)制。 不能任 意借予外人使用。 第十二章 印 章 管理 辦法 1． 印章的種類 ： 印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章。 職章：刻有公司總 經(jīng)理 職銜的印章。 部門章：刻有公司部門名稱的印章。其不對(duì)外單位的部門章可加注 對(duì)內(nèi)專用 職銜簽字章：刻有 部門 負(fù)責(zé)人