廣州市荔灣區(qū)電子文檔管理中心用戶操作手冊(編輯修改稿)
2024-09-05 15:31 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 算系統(tǒng)默認打開了5行附件框，在實際操作時如果引入少于5個電子原文，系統(tǒng)也會自動判斷實際的電子原文數(shù)量，因此在實際操作時無需將附件框設成實際電子原文對應的數(shù)量，當然，實際電子原文數(shù)量超過5份時，可以通過右上角的“增加”按鈕來添加附件框。附加電子原文：點擊“瀏覽…”按鈕，選擇本地要上傳的文件。（如圖）在上圖中點擊“打開”按鈕，該文件的路徑將顯示在附件框中。（如下圖）引入本機文件后，點擊“確定”按鈕，則所選的文件被上傳到服務器端，返回“查看電子文件”界面，左側(cè)將顯示所上傳的文件列表，點擊文件名，右側(cè)可對其進行預覽。（如圖）上圖中，如果本條公文記錄要繼續(xù)引入更多的文件，則可再點擊“增加”按鈕，重復上面的步驟；如果要刪除其中的文件，則選中該份文件后點擊“刪除”按鈕；如果要下載到本機，則點擊“下載”按鈕；如果要對文件進行打印，則點擊“打印”按鈕；完成文件引入，點擊“關閉”按鈕，返回記錄的增加界面。勾選需要刪除的記錄，點擊【刪除】按鈕，彈出確認刪除詢問框，點擊【確定】即可刪除記錄，點擊【取消】返回當前頁面。（如圖）勾選所要修改的文件，點擊【修改】按鈕，進入數(shù)據(jù)修改界面。（如圖）修改相關信息，點擊【保存記錄】，即完成文件修改操作?！竟δ芨攀觥浚喊颜砗玫拇龤w檔的記錄在此進行分類歸檔勾選所要歸檔的文件(如圖)，點擊【歸檔】，如圖：打開的歸檔界面如下圖：選擇歸檔方式：選擇檔案分類：系統(tǒng)將打開歸檔著錄信息界面：在上述界面中：紅色字體字段是檔號組成部分，可以在檔號設置里修改這里的項。點擊“排序設置”按鈕，打開排序設置對話框，可以設置要歸檔的條目的排序，這直接對歸檔后條目的件號產(chǎn)生作用，點擊“確定”按鈕即可使用新的排序設置，排序界面如下圖：填好歸檔著錄信息之后點擊“下一步”按鈕，如下圖： 點擊在打開的頁面中點擊“歸檔”即可完成歸檔操作?？蛇M入檔案采集歸檔管理：對應的單位和分類下查看歸檔后的數(shù)據(jù)?！竟δ芨攀觥繉A系統(tǒng)生成的標準數(shù)據(jù)包導入到未歸管理中?！静僮鞑襟E】點擊“導入OA”按鈕即可，系統(tǒng)會自動讀取從OA移交的數(shù)據(jù)，并將數(shù)據(jù)導入未歸管理模塊，成功導入后會生成導入報告，如下圖：本系統(tǒng)數(shù)據(jù)主要以單位和檔案門類進行分類瀏覽，分類在左邊列出，點擊某分類，在右邊對應顯示該分類的數(shù)據(jù)：如下圖：上圖中，點擊左邊分類樹上各分類名稱前面的可以展開下一級分類上圖中，點擊左邊分類樹上各分類名稱前面的可以隱藏下一級分類點擊下圖中紅色框內(nèi)的的箭頭控件，可以展開或隱藏左邊的分類樹框，以便用戶調(diào)整數(shù)據(jù)瀏覽列表的寬度。如上圖所示，選擇查找項和條件項，輸入查找值后點擊按鈕，則可以檢索到對應的數(shù)據(jù)。點擊按鈕，清空查找條件，顯示當前分類的全部記錄。如果想在當前的檢索結(jié)果中做進一步縮小范圍的檢索，則勾選上圖中的“在結(jié)果中檢索”框，在查找控件里輸入第二次檢索的條件，則檢索出的記錄就會同時滿足第一次和第二次的檢索條件。本系統(tǒng)提供了以下四種選中記錄的簡便方式：選中單條或幾條記錄：直接點擊勾選要操作的記錄前面的選擇框，如下圖：全選當前頁：要選中本頁所有記錄進行操作，則點擊”全選當前頁”，如下圖反選當前頁：如果要選中本頁的多數(shù)記錄進行操作，則先勾選不要操作的記錄，然后點擊“反選當前頁”，如下圖：步驟一：選中不要的記錄：步驟二：點擊“反選當前頁”，結(jié)果如下：選擇所有：選擇當前條件的全部記錄例如如果要把案卷檔號為“”的記錄全部選中進行操作，則先用查找控件“”查找出結(jié)果。然后點擊”選擇所有”選中當前條件的全部記錄，就可以進行進一步的其他操作。勾選記錄，點擊“查看”按鈕，如果選擇了多條記錄：則可以通過“上一條”“下一條”按鈕進行連續(xù)查看選中的記錄。查看記錄時，在“電子文件”字段后面，有個按鈕，點擊該按鈕，即可打開該記錄對應的第一份電子文件。如果該記錄有多份文件，則可以在電子文件瀏覽
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