【文章內(nèi)容簡介】 了問卷調(diào)查與分析、訪談及崗位說明書的撰寫工作。ABC公司于2005年4月1日由項目成員進行了問卷發(fā)放，要求任職者在4月3日前將填寫完畢的問卷交給直接上級，檢查是否填寫完整、準確，雙方確認后，由項目小組統(tǒng)一回收問卷。對回收的崗位分析問卷，項目小組查看是否有不清楚、重疊或沖突之處，若有，由項目小組進行討論，判斷是否需要對任職者或其直接上級進行面談。利用問卷進行分析，可以得到如下信息：崗位名稱、所屬部門、崗位類型、工作地點、工作關系這些信息可以根據(jù)問卷答案直接獲得。崗位目的：在結合所收集的資料，通過綜合分析問卷中第11115題的答案，初步得出崗位的目的。主要職責：在結合所收集的資料，通過綜合分析問卷中第11115題的答案，羅列崗位的主要職責。任職要求：綜合分析問卷的第1113題及崗位職責可以分析出該崗位的任職資格。在問卷分析的基礎上編寫訪談提綱，訪談的重點是問卷中模糊的信息，訪談提綱應力求完整，對于問卷調(diào)查已經(jīng)明確的信息也應通過實地訪談加以確認。 訪談主要有以下幾個階段：l 訪談準備。明確訪談目標，約定訪談時間、地點，準備相關材料、訪談提綱。 l 訪談開始。采用較友好的方式，解釋訪談的目的、營造一個較為輕松的氣氛。l 訪談中。引導整個訪談過程，跑題時，需及時帶回主題；為了提高訪談質量，要讓對方有時間思考；切忌獲得似是而非的觀點或偏見。l 結束訪談。檢查一下是否已獲得了所有的信息，詢問對方是否還有什么需要補充的，總結關鍵信息并告知下一步行動，感謝對方所投入的時間和努力。 l 后續(xù)工作。及時整理訪談信息，如果有不夠清楚的地方應及時詢問，由訪談對象或直接上級復審。 通過對信息的收集、分析與整理，最終形成崗位分析的成果——崗位說明書。在崗位說明書中，主要包括兩部分核心內(nèi)容：一是崗位描述；二是任職資格。崗位說明書反映：在崗位的工作環(huán)境下的投入、過程與產(chǎn)出，體現(xiàn)了崗位的價值。投入產(chǎn)出過程 崗位對任職者知識、技能與能力有何要求？ 完成工作需要什么樣的材料、工具以及其他非人力資源 通過完成什么職責和任務將投入的資源轉化為組織期望的產(chǎn)品與服務？ 在這一過程中需要采用什么樣的流程、技術與方法？ 公司期望該崗位取得什么樣的成果？ 該崗位的成果如何與其他崗位相區(qū)別？工作環(huán)境：工作負荷、工作條件、工作關系等圖十：崗位的投入產(chǎn)出模型崗位標識崗位標識是關于崗位的基本信息，是一個崗位區(qū)別于其他崗位的基本標志。如ABC公司的工程設計部的設計工程師的崗位標識如下：崗位基本信息崗位分析的基本信息崗位名稱：設計工程師崗位編號：所屬單位：ABC公司所屬部門：工程設計部工作地點：北京崗位等級：24擬定人簽字：王軍審核人簽字：張思雨崗位目的對崗位目的的獲取一般通過戰(zhàn)略分解的方式獲得，在這一目標分解的過程中，通過對以下問題的回答來完成：l 組織整體目標的哪一部分與該崗位高度相關？l 該崗位如何對這部分組織目標做出貢獻？l 如果該崗位不存在，組織目標的實現(xiàn)將會發(fā)生什么問題？l 我們究竟為什么需要該崗位的存在？示例：薪酬主管、高級招聘主管崗位目的的獲取組織目標部門目標部門目標……崗位目標崗位目標崗位目標……組織目標1~2年內(nèi)成為本地區(qū)最大的房地產(chǎn)開發(fā)商3~5年內(nèi)成為本省西部地區(qū)具有很強競爭力的房地產(chǎn)開發(fā)商人力資源部部門目標吸引、保留、激勵與優(yōu)化配置公司的人力資源，確保人力資源能支持組織目標。進行組織優(yōu)化和管理變革，以提升競爭力，并滿足公司上市要求。幫助公司建立董事會并優(yōu)化治理結構，以提升競爭力并滿足上市要求。薪酬主管的崗位目標建立并管理科學的薪酬體系，以確保公司對于核心人才的吸引、保留和激勵。招聘高級主管的崗位目標搜尋并招募服務公司戰(zhàn)略要求的中高層人才，確保公司的核心能滿足戰(zhàn)略發(fā)展的需要。圖十一：組織目標分解到崗位目標過程通過上面的分析，ABC公司工程設計部的設計工程師的崗位目的是：設計工程項目所需圖紙，確保工程圖紙按照工程項目要求，保質保量、及時完成，滿足生產(chǎn)和調(diào)試需要。主要職責1) 崗位職責的特點成果導向。以成果為導向，而非以過程為導向，即它要表達的是該崗位要完成什么工作，以及為什么要完成這些工作，而非如何完成這些工作。完備性。它表達了該崗位所要取得的所有關鍵成果。穩(wěn)定性。崗位職責僅僅包含該崗位的穩(wěn)定性的工作內(nèi)容，而不包含上級那些臨時授權的、動態(tài)的工作內(nèi)容。獨立性。每一項崗位職責都直接指向一個唯一的工作成果，不允許職責與職責之間的交叉與重疊。系統(tǒng)性。同一崗位的若干項工作職責之間必然存在著某種邏輯關系，而非任務的簡單拼湊與組合。2) 崗位職責的確定崗位職責的確定并非簡單地來自于對崗位任職者的現(xiàn)行工作活動的歸納和概括，而是來自于基于組織目標的崗位目的的界定，通過問卷、訪談所收集到的關于工作活動的信息，必須通過深入分析與判別，最后才能形成看是簡單的若干條崗位職責。崗位職責的確定可以通過流程分析，界定在這些職責中該崗位應該扮演什么的角色，擁有什么樣的權限。通過對流程的分析實現(xiàn)兩個目的：一是要理清該崗位與其他的相關崗位之間的職責邊界；二是要界定該崗位在各項職責中所扮演的角色，進一步增強職責描述的準確性和規(guī)范性。崗位職責確定的步驟：l 理清內(nèi)部流程。進行崗位職責確定的首要工作就是明確部門內(nèi)部的流程，理順各崗位之間的銜接關系，具體的做法是首先確定部門內(nèi)部最主要的業(yè)務流程，進一步根據(jù)具體的職能確定下面細分的流程，層層細分、逐級確定，直到將流程定位于單獨崗位的任務單元。通過在崗位內(nèi)部的流程分析，可以理順崗位的各項職責之間的邏輯關系；通過崗位之間的流程分析，可以找到崗位的流程入口與出口。比如：下圖描述了崗位與崗位，崗位與流程之間的關系。節(jié)點6節(jié)點5節(jié)點4節(jié)點3節(jié)點2節(jié)點1崗位A崗位B崗位C流程圖十二：崗位與流程的關系對流程中節(jié)點1和節(jié)點2 的分析，我們可以知道崗位A的主要職責之間的邏輯關系；通過對節(jié)點3和節(jié)點4之間的分析，我們可以知道崗位A與崗位B之間的輸入輸出關系，找到崗位的流程入口與出口。l 崗位任務匯總。根據(jù)流程分析的結果，將涉及該崗位的所有任務單元匯總，初步形成該崗位的任務信息。在匯總完成所有的任務信息后，將本崗位的任務信息與相關崗位的信息比較分析，去除崗位之間重疊的信息，同時將流程中出現(xiàn)的遺漏信息填補到相關的崗位中。整理形成崗位任務信息匯總。l 規(guī)范性描述。就是將目前的崗位任務匯總逐條用規(guī)范化的語言進行描述。崗位職責的規(guī)范表述包括：行動或角色（動詞）、具體對象、職責目標（成果）三個部分。例如：行動或角色具體對象職責目標組織擬訂、修改和實施公司的人力資源管理政策、制度以提高公司的人力資源管理水平審核控股子公司的人員編制、機構設置和人員招聘情況以控制公司系統(tǒng)員工總量和素質結構職責描述常用動詞匯總表(主要詞匯解釋見附錄四：崗位描述詞典)如下：序號描述對象常用動詞1計劃、制度、方案和文件等編制、制定、擬定、起草、審定、審核、審查、轉呈、轉交、提交、呈報、下達、備案、存檔、提出意見2信息、資料調(diào)查、研究、收集、整理、分析、歸納、總結、提供、匯報、反饋、轉達、通知、發(fā)布、維護管理3某項工作（上級）主持、組織、指導、安排、協(xié)調(diào)、指示、監(jiān)督、分配、控制、牽頭負責、審批、審定、簽發(fā)、批準、評估4思考行為研究、分析、評估、發(fā)展、建議、倡議、參與、推薦、計劃5直接行動組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、控制、監(jiān)管、采用、生產(chǎn)、參加、闡明、解釋6上級行為許可、批準、定義、確定、指導、確立、規(guī)劃、監(jiān)督、決定7管理行為達到、評估、控制、協(xié)調(diào)、確保、鑒定、保持、監(jiān)督8專家行為分析、協(xié)助、促使、聯(lián)絡、建議、推薦、支持、評估、評價9下級行為檢查、核對、收集、獲得、提交、制作10其他維持、保持、建立、處理、監(jiān)控、匯報、經(jīng)營、確認、概念化、合作、聯(lián)絡、設計、測試、建造、修改、執(zhí)筆、起草、引導、翻譯、操作、保證、預防、解決、介紹、支付、計算、承擔、否決、預測、比較、刪除、運用另外職責描述還必須要注意下面的幾個問題：216。 必須盡量避免使用模糊性的數(shù)量詞，如許多、一些等；216。 必須盡量避免使用任職者或其上級不熟悉的專業(yè)化術語；216。 當存在多個行動或對象時，對可能引起歧義的一定要分別表述。最后將規(guī)范化的職責按照職責的重要程度排列，形成崗位職責的匯總。ABC公司的工程設計部的設計工程師的主要崗位職責。重要性應負責任衡量標準1負責一般工程項目的技術協(xié)議內(nèi)容設計，保證工程技術協(xié)議符合用戶需要及設計規(guī)范；客戶滿意度2組織工程合同評審，設計整體工程項目方案，保證整體設計方案的正確性和經(jīng)濟性；客戶滿意度、成本3設計一般工程項目的認可圖，確?？蛻艋蛟O計院一次性通過圖紙認可；圖紙設計的規(guī)范性，完整性和保證程度、出錯數(shù)量4校核工程項目的生產(chǎn)圖、原理配線圖的圖紙，保證圖紙的設計正確無誤；圖紙設計的規(guī)范性，完整性和保證程度、按期完成率、出錯數(shù)量5溝通落實與其他供應商的設備通信配合問題、技術協(xié)議遺留問題及設計過程中需要解決的細節(jié)問題，確保工程圖紙設計工作按時、保質保量完成；圖紙設計的規(guī)范性，完整性和保證程度、按期完成率、出錯數(shù)量6按工程設計部管理制度的要求及文檔模板編制設計文檔，保證文檔的完整性和規(guī)范性；文檔的完整性和規(guī)范性衡量標準1) 衡量標準的提取方法正向業(yè)績標準的提取l 直接以結果為導向，將職責所要達成的目標的完成情況作為業(yè)績標準；適用于職責目標十分清晰，并且易于衡量的職責。l 通過分析在職責完成的整個流程中存在著哪些關鍵點，從這些關鍵點中找到對整個職責的完成效果影響最大、最為重要的關鍵點，來作為業(yè)績標準；適用于職責目標難以界定、難以衡量或者不能完全為任職者本人所控制的情況。兩種方法可以結合使用。反向業(yè)績標準的提取對反向標準的提取，要回答一個問題：該項職責如果完成得不好，可以表現(xiàn)在哪些方面。反向業(yè)績標準通常從以下幾類中挑選：差錯率、失誤率、時間延誤、違紀次數(shù)、投訴次數(shù)（率）。2) 衡量標準的選擇l 關鍵性。即業(yè)績標準對該職責的最終完成效果的影響程度。影響程度越大，該標準越可取。因此，最終結果標準比從關鍵控制點中尋找出來的過程性標準更好。l 可操作性。即業(yè)績標準是否可以轉化為實際能夠衡量的指標。包括是否可以收集到準確的數(shù)據(jù)或者事實來作為考核該標準的依據(jù)；是否可以量化，如果不能量化，是否可以細化，以避免單純憑感覺打分的現(xiàn)象發(fā)生。l 可控性。即該業(yè)績標準受到任職者的工作行為的影響有多大，是更多受到任職者的控制，還是受到外部環(huán)境的控制。一般，如果任職者對該業(yè)績標準的控制程度小于70%，則認為該標準必須舍棄。l 上級崗位的認可。業(yè)績標準的選取必須得到該崗位的上級的認可。ABC公司的設計工程師的主要職責的衡量標準，主要有：客戶滿意度、設計方案正確性、圖紙設計的規(guī)范性，完整性和保證程度、按期完成率、出錯數(shù)量，按期完成率、文檔的完整性和規(guī)范性這幾個方面。工作關系崗位描述中所提到的工作關系包括兩個部分：一部分是該崗位在組織中的位置，用組織圖反映；另一部分是該崗位任職者在工作過程中，與組織內(nèi)部和外部各單位之間的工作聯(lián)系，包括聯(lián)系的對象、聯(lián)系的內(nèi)容。ABC公司的工程設計部的設計工程師的工作關系。工程設計部經(jīng)理工程設計師無（該崗位名稱）直接下級崗位名稱及數(shù)量無任職資格要求顯性任職資格隱性任職資格教育程度工作經(jīng)驗工作知識工作技能勝任素質任職資格圖十三：任職資格示意圖任職資格要求我們在前面已經(jīng)提到分為顯性任職資格和隱性任職資格，其主要內(nèi)容有： ABC公司的工程設計部的設計工程師的任職資格任職要求：學歷：大專及以上學歷專業(yè)：電氣及相關專業(yè)工作經(jīng)驗：1年以上調(diào)試工作經(jīng)驗及2年以上設計工作經(jīng)驗必備的知識與技能：英語水平：國家英語四級，簡單讀寫計算機水平：專業(yè)軟件（AUTOCAD）、系統(tǒng)文字處理能力：熟悉一般寫作格式，能夠起草基本的會議紀要，且行文符合要求專業(yè)知識：了解中型電站一、二次設備及運行方式；熟悉繼電保護及中型電站微機監(jiān)控系統(tǒng)構成，原理，應用及二次設計工作；掌握本部門產(chǎn)品原理、方案配置及設計規(guī)范；了解業(yè)界動態(tài)及主要競爭對手相關產(chǎn)品信息素質要求：一定的管理能力較強的工程協(xié)調(diào)組織能力較強的人際理解能力很強的主動性和服務精神。崗位說明書的發(fā)布崗位說明書定稿以后，應將崗位說明書發(fā)給任職者，主要目的是：廣泛收集員工意見，為崗位說明書的完善奠定基礎。對組織運行以及組織中的崗位最為了解的是組織的全體成員，因此公開發(fā)布崗位說明書有助于大家集思廣益，彌補崗位分析中的過程缺陷、結構缺陷以及人為缺陷，逐步完善崗位說明書。公開發(fā)布崗位說明書可以廣泛征詢組織成員的意見、建議，為后期的崗位分析成果的運用獲取廣泛的群眾支持，同時，也有效建立了本部門人力資源管理工作的群眾監(jiān)督機制，更好地促進人力資源管理工作的提升。崗位說明書中主要職責、衡量標準、資格要求等內(nèi)容為任職者提供了科學的工作指導，以及培訓發(fā)展參考，有助于任職者根據(jù)崗位說明書，逐步改善工作業(yè)績，提升工作能力。5應用、完善階段在崗位說明書形成定稿并發(fā)布后，崗位分析工作大體已經(jīng)完成，進入崗位分析結果運用、修訂階段。崗位分析對于企業(yè)的價值，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是過程價值，即通過崗位分析，幫助企業(yè)