工程技術服務項目采購業(yè)務流程介紹(編輯修改稿)
2024-08-22 21:16 本頁面
【文章內容簡介】 《集中采購作業(yè)計劃》，對不屬于集中采購的物資，組織編寫《采購分包方案》。 ★ 采購部門組織評審會議對具體采購方案進行評審。評審結果經部門負責人審核簽字后，報企業(yè)分管領導和總會計師/分管財會領導審批。重大項目的具體采購方案應報企業(yè)主要負責人或企業(yè)辦公會議審批?！? 采購經理會同財會部門組織編制采購合同款項支付方案，經部門負責人審核簽字后，交項目經理批準實施。 請購和組織詢、報價及評審 項目組控制人員提出請購文件。請購文件應有項目計劃、項目費用控制、設計等相關人員的簽字。請購單應連續(xù)編號，由專人負責保管?！? 采購經理指導采購計劃員進行訂單采買方案的編制，審校簽字后報采購部門負責人審批?！? 采購經理將訂單采買方案和請購單下達給責任人員，代替工作指令。每一訂單均應編制《采購訂單/合同方案審批表》，超過授權金額的采購訂單要經過會議評審，并由采購部門組織方案修改和調整?！? 采購部門按照《采購訂單/合同方案審批表》的規(guī)定，通過詢比價、招標、網上采購和公開采購信息等方式，提出采購價格和供應商的初步意見和方案，經部門領導審核后報分管領導和總會計師/分管財會領導審定。重大采購報企業(yè)經理或企業(yè)辦公會議審定。同時采購部門對詢報價情況應進行登記。★ 企業(yè)采用招標方式進行采購的，均要通過技術和商務評審，并根據采購額度的大小，按照授權權限組織相應的人員進行綜合評審，評審結論報企業(yè)分管經理、總會計師或企業(yè)主要負責人批準執(zhí)行。 簽訂采購訂單/合同及其變更 責任采購人員應嚴格按照已獲批準的廠商和成交條件準備采購訂單/合同及其相關附件，經采購專業(yè)組長校核，采購經理和采購部門負責人審核后，送法律和財會等部門審核?！? 法律、財會等部門審核合同的有關條款，并提出審核意見后反饋給采購部門?！? 責任采購人員根據審核意見修改完善采購訂單/合同，并連同審核意見一并報分管領導和總會計師/分管財會領導審定后交授權人員簽字并蓋企業(yè)合同章。★ 企業(yè)合同章應由專人保管。所有采購合同應按規(guī)定統(tǒng)一編號，專人登記管理?！? 責任采購人員將采購訂單/合同交財會部門正本一份，并取得回執(zhí)。財會部門合同管理人員對分項目建立采購訂單合同臺賬，對訂單/合同的簽署、執(zhí)行、付款等事項進行登記和管理?！? 經雙方簽署的采購訂單/合同，如需對其內容進行任何修改（增補、刪減、修訂等），均需按規(guī)定履行相關的審批程序，得到雙方的書面認可，并形成協(xié)議成為合同變更或補充合同。所有合同變更或補充合同需統(tǒng)一編號，并將正本一份交財會部門登記備查。 跟蹤監(jiān)督合同執(zhí)行 責任采購人員、合同管理人員及有關部門，在采購合同簽訂后應當跟蹤并監(jiān)督合同的執(zhí)行?！? 物資采購、技術、設計等部門和需用部門對長周期關鍵重要設備、材料實行過程監(jiān)造，確定監(jiān)造方式，編制監(jiān)造大綱，簽訂監(jiān)造協(xié)議，落實監(jiān)造責任人?！? 責任采購人員按照采購合同中確定的制造周期、交貨時間、工程項目網絡進度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。 采購物資驗收入庫★ 質檢部門(或人員)對到貨物資進行質量檢驗，出具質量檢驗報告書?！? 倉儲部門(或人員)對到貨物資進行外觀和數(shù)量檢驗，提出檢驗報告。對符合合同要求的合格產品辦理驗收入庫手續(xù)，入庫單事先連續(xù)編號?！? 采購部門對不合格物資辦理退貨索賠事宜或提出折讓方案報分管領導和總會計師審批后處理。重大不合格物資退貨索賠或折讓方案應報企業(yè)主要負責人審批。 訂單/合同款項的支付及核算記賬 采購部門根據采購合同規(guī)定的貨款支付方式及合同執(zhí)行情況，提出采購資金支付申請，填制付款申請單，連同貨物檢驗合格證明、倉庫入庫單據、發(fā)票等，根據合同要求提供相應的保函等付款依據，經采購經理、項目經理、企業(yè)分管領導等按授權審核簽字后到財會部門辦理貨款支付和結算手續(xù)。★ 財會部門收到采購部門的貨款支付申請后，要對購貨發(fā)票、貨物入庫驗收單等進行審核，同時對照采購合同及合同臺賬進行審核，在審核確認無違反合同、程序和其他問題的情況下，編制付款會計憑證和填制銀行付款單據，報授權財會主管審核、財會部門負責人簽字后付款、入賬。需提前付款、更改合同條件以及金額較大的支付按規(guī)定權限報批。對未取得購貨發(fā)票但物資已到并驗收入庫的，應作暫估入賬處理。 財會部門負責合同臺賬人員，應對每筆付款及時登記臺賬，及時反映合同執(zhí)行情況，并將款項支付情況及時反饋給采購部門?！? 財會部門與采購部門應于每月末對采購預付款、進度款以及未結算的貨款進行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時查明原因。 ★ 財會部門應定期與客戶對應付賬款、預付賬款進行核對確認。 訂單/合同關閉及質保金的支付
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