【文章內容簡介】 理部門主要由以下部門組成：公司管理部門人力資源部質量管理部財務物價部業(yè)務信息部監(jiān)察審計部經(jīng)營部門 藥品站新藥站成藥站器械站化玻站益源連鎖北城分公司第五分公司二三分公司并州分公司第一分公司物流中心15 / 42黨委工作部、監(jiān)察審計室、人力資源部、經(jīng)理辦公室、質量管理部、財會物價部、業(yè)務信息部、安全保衛(wèi)部、工會辦公室公司經(jīng)營部門主要由以下部門組成： 藥品站、新藥站、成藥站、器械站、化玻站、益源連鎖、北城分公司、第五分公司、第二、三分公司、并州分公司、第一分公司、經(jīng)營科、技術服務部、清欠辦、物業(yè)中心等 2．項目整體目標分析公司需要建立的信息管理系統(tǒng)，對批發(fā)、配送等業(yè)態(tài)進行集中統(tǒng)一管理，達到數(shù)據(jù)共享，實施全面的計算機管理。在全部業(yè)務實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡應用的基礎上，對資源進行合理調配、降低企業(yè)的經(jīng)營及管理費用；通過先進的手段，為用戶提供高水平的服務，不斷擴大市場規(guī)模；通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)信息的快速采集與分析，確保企業(yè)決策層及時準確地了解企業(yè)的實際情況，以適應變化得越來越快的市場，為企業(yè)做出快速準確的決策；全面提高企業(yè)內部的運行效率和管理水平，增強企業(yè)核心競爭力。通過與公司領導們的溝通及實地調研，結合公司多年成功的藥品經(jīng)營的經(jīng)驗，對公司項目目標細化，主要包括以下方面：1. 資料管理：使公司內部的編碼統(tǒng)一。2. 合同管理：加強合同管理，使經(jīng)營規(guī)范化。3. 采購管理：建立物流整體采購配送的信息平臺。4. 批發(fā)銷售管理：實現(xiàn)信息網(wǎng)絡化管理，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)的核算、匯總、集成。5. 配送管理：建立立體倉庫的信息化管理。為用戶建立訂購系統(tǒng)、為廠家提供商品流向查詢。6. 客戶檔案和信譽度管理：建立合理的信譽指標體系，控制經(jīng)營風險。7. 人員考核：建立合理的考核指標，準確考核員工的工作業(yè)績。8. 市場分析：為公司經(jīng)營管理者提供快速、準確、多角度，全方位的統(tǒng)計。16 / 429. 財務接口：實現(xiàn)財務與業(yè)務系統(tǒng)的對接，降低人員的勞動強度。10. 系統(tǒng)管理：為企業(yè)不斷優(yōu)化業(yè)務流程提供技術基礎。11. 系統(tǒng)開放：為提高公司的計算機應用能力，對公司提供系統(tǒng)開發(fā)平臺。公司商業(yè)自動化系統(tǒng)以實現(xiàn)企業(yè)的最佳效益為目標，采用先進的計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術，以高效的信息處理體系為基礎，將對企業(yè)的各個層面進行全面、細致、規(guī)范的管理。為實現(xiàn)管理手段的科學化、現(xiàn)代化和規(guī)范化，建立一套先進的操作環(huán)境。通過為公司設計實施的商業(yè)自動化系統(tǒng)的使用，能夠達到以下目標：1. 精確、實時地反映和準確處理公司各項業(yè)務活動，實現(xiàn)企業(yè)藥品“進、銷、調、存、結”的一體化管理，準確是信息系統(tǒng)的基礎。通過藥品信息和數(shù)據(jù)的傳遞，將進貨環(huán)節(jié)、配送環(huán)節(jié)、銷售環(huán)節(jié)、結算環(huán)節(jié)和計劃環(huán)節(jié)的所有工作聯(lián)系統(tǒng)一起來。進貨部門根據(jù)電腦資料可清楚地知道藥品流向、周轉情況，準確及時地進貨；貨、倉的進、出、存貨一目了然；自動完成價格查詢、銷售信息采集和消減柜存帳目等工作；核算部門通過計算機自動對各項數(shù)據(jù)進行匯總和帳務處理，并打印出各種報表供上級部門審閱；中高層管理人員不但可以查看各種報表，也可以通過計算機了解各種資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。計算機化管理大大節(jié)省了人力，提高了準確程度，通過計算機網(wǎng)絡快速、準確地獲取第一手的信息和數(shù)據(jù)，加快了信息的傳遞和藥品流通的速度，為企業(yè)在商戰(zhàn)中獲勝提供了可能。2. 真正實現(xiàn)單品的批次管理。單品的批次管理需要全面掌握每種藥品的“進、銷、調、存、結”情況，靠手工來實現(xiàn)大型企業(yè)的單品管理是不可能的。將單品管理滲透到整個商業(yè)物流的每一個環(huán)節(jié)，管理者可對所經(jīng)營的藥品的進行準確的跟蹤，為實現(xiàn) GSP 持續(xù)認證打下堅實的基礎。3. 有效控制藥品的進貨，避免藥品短缺或重復進貨；由于流通業(yè)導入專業(yè)化分工機理，產生出像生產流水線一樣的高效率。本系統(tǒng)特設置采購業(yè)務的管理，一方面，通過完善的前期采購計劃，根據(jù)藥品的不同性質、不同屬性，不同管理方式，不同結算方式來控制藥品的進貨量與進貨額，實現(xiàn)權限管理。另一方面通過標準的安全儲量管理，來建議、預警藥品的訂貨時間、數(shù)量、頻率等，完成最佳效益點訂貨，從而有效的控制庫存儲量與庫存藥品結構的最佳配比管理。17 / 424. 優(yōu)化藥品結構，減少資金占用；公司主力藥品的銷售情況決定著公司的命運，因此主力藥品周轉不快，體現(xiàn)的利潤不大就會成為藥品公司的重大問題了。為了藥品結構的合理化，必須對藥品公司的主力藥品是什么進行具體的認定。通過本系統(tǒng)的銷售分析，可知客戶群的消費水平和主力藥品的種類、價格和品質，判斷二者是否一致，客戶對各種藥品的需要是怎樣一種傾向，這種藥品今后是否有很大的銷售增長。藥品公司管理者在作銷售分析之后，就要采取措施把客戶所希望的藥品種類、品質和數(shù)量反映到藥品的構成方面。5．合理控制庫存，提高資金利用率；在藥品公司經(jīng)營中，準確掌握藥品的銷售情況，及時處理滯銷藥品，調整進貨內容，提高藥品周轉率是非常重要的問題。如果通過計算機管理系統(tǒng)分析藥品周轉率,就能很清楚的知道哪些是呆滯藥品,相應的就可盡快采取停止進貨、促銷等策略以減少其庫存,從而最大限度的減少損失。6. 及時、準確地將企業(yè)各類信息加工處理后反饋給公司的最高管理層，提供可靠、完整、科學的決策依據(jù)。每一個成功的商業(yè)企業(yè)，都離不開企業(yè)決策者對市場的準確預測和成功的發(fā)展戰(zhàn)略。在企業(yè)制定計劃時，通過計算機系統(tǒng)的分析，將大大提高制定計劃的科學性。信息管理系統(tǒng)將使公司真正擁有計算機管理系統(tǒng)、決策系統(tǒng)，企業(yè)的業(yè)務經(jīng)營活動、各項計劃的核算、統(tǒng)計工作，包括計劃報表的匯總、藥品進、銷、存的統(tǒng)計核算、財務會計活動等都可以利用計算機來進行。由于計算機負擔了全部業(yè)務經(jīng)營活動的核算和資料儲存業(yè)務，使得企業(yè)的經(jīng)營決策有了科學的依據(jù)。7. 加強對員工管理考核的科學性，提高勞動效率，充分調動員工的積極性、創(chuàng)造性。目前，商業(yè)企業(yè)手工操作方式下，大量的人力只能忙于記帳和統(tǒng)計，商業(yè)信息管理系統(tǒng)通過網(wǎng)絡技術使企業(yè)的各個部門做到信息共享，通過數(shù)據(jù)庫技術儲存上百萬甚至上億條的信息數(shù)據(jù)，并且快速地進行統(tǒng)計和核算，并可通過條形碼技術加快藥品的流轉速度，所有這些都為提高業(yè)務處理和核算工作的效率提供了可能，節(jié)約了大量的人力和物力從事企業(yè)的決策和分析工作；同時由于手工操作的勞動量大，工作人員的負擔重，造成出錯率相當高，不僅為企業(yè)的經(jīng)營核算帶來很多不便，同時也會對企業(yè)信譽產生不良的影響，而商業(yè)信息管理系統(tǒng)準確、完善、強壯，提高了企業(yè)辦公人員的工作質量。18 / 4219 / 42三、 解決方案3．新的管理體系建立管理體系包括資金管理與控制、信息管理、物流管理、財務分析、預算管理等。加強資金管理目的是提高資金利用率，充分利用企業(yè)的閑散資金，有效使用提高效益。建立企業(yè)信息高速通路，實現(xiàn)企業(yè)信息的全面管理與控制。統(tǒng)一物流管理，涉及資金往來及資金有償占用問題，解決不同部門保管帳與商品帳的問題，管理運輸、倉儲等相關費用問題。例如：將采購配送中心單獨成立一個內部核算機構，采購、配送、倉儲業(yè)務全部集中在此機構，但不做銷售。此機構財務獨立核算，記錄對外的應付帳、內部的應收帳，配送中心庫存帳及內部費用帳。當采購配送中心設立成獨立法人時與其他公司是銷售關系，隸屬于某個公司時與這個公司是調撥關系。預算管理是為了保證企業(yè)目標的實現(xiàn)。費用管理、銷售計劃、回款計劃、付款計劃等子計劃，這些計劃需按公司、部門、崗位、人員管理，并可以支持提示和報警操作，支持不同單位的統(tǒng)計。加強庫存商品成本核算的合理性及準確性；加強財務統(tǒng)計分析功能；加強資金預算管理和應收帳的合理控制等。3．建立網(wǎng)絡與計算機管理系統(tǒng)計算機管理系統(tǒng)是企業(yè)的管理者的管理思想的載體，通過完善的計算機網(wǎng)絡與管理系統(tǒng)使管理者的要求有效地在各個業(yè)務部門執(zhí)行。20 / 42四、 系統(tǒng)功能模塊描述系統(tǒng)主要由系統(tǒng)管理、資料管理、采購管理、庫房管理、零售管理、批發(fā)銷售管理、財務管理、統(tǒng)計分析、GSP 管理、帳務管理十大模塊組成，系統(tǒng)流程如圖 1 所示。圖 1 系統(tǒng)流程圖4．資料管理“資料管理”模塊可以對商品資料，供貨商資料和客戶資料進行查詢、維護工作，包括如下功能：21 / 42資料管理商品資料 供貨商資料 客戶資料商品資料查詢商品資料維護商品價格調整商品調價確認調價歷史查詢調價增減值表更改商品貨號首次經(jīng)營審批商品分類編碼供貨商資料查詢供貨商資料維護調整供貨商編號采購合同管理采購合同查詢客戶資料維護客戶資料查詢增加客戶單品扣率客戶單品扣率維護客戶詢價單客戶類別扣率設置商品類別扣率設置商品類別設置銷售合同管理1．商品資料管理“商品資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司經(jīng)營的所有藥品信息進行錄入、修改、查詢、刪除、調價等操作，包括商品資料查詢、商品資料維護、商品價格調整、商品調價記帳、調價歷史查詢、調價增減值表、更改藥品貨號、首次經(jīng)營審批、設定商品分類編碼等。? 商品資料維護內容應該包括：貨號、條碼、拼音編碼、品名、規(guī)格、單位、劑型、廠號、廠牌、處方類型、商品類別、管理權限、報檢、報檢文號、報檢日期、報價、報價文號、報價日期、公費醫(yī)療、批發(fā)價、零售價、定價依據(jù)、批準文號、文字商標、商標、商品屬性（普通、進口、特殊） 、大包裝單位、大包裝數(shù)量、中包裝單位、中包裝數(shù)量、最低儲量、最高儲量、化學名、化學名拼音、別名、別名拼音、GMP 認證、價單存放位置、資料存放位置、保質期、最低銷售扣率、稅率、首營、貨位、停用、功能主治、查詢名、查詢拼音等。其中“貨號”可以根據(jù)用戶的藥品分類規(guī)則及編碼自動生成?！吧唐穼傩浴狈譃槠胀?、進口、特殊、非藥品，根據(jù)不同的屬性業(yè)務操作流程可以不一致，從而滿足 GSP 認證的要求?！巴Ｓ谩睂傩钥梢詷酥驹撋唐肥欠癯鲇谕Ｓ脿顟B(tài)，如果是則不能對該商品進行采購、銷售等工作?！安樵兠笔撬幤飞唐访?、化學名及別名的綜合字段，它不需要用戶填寫自動生成，利用在業(yè)務流程中可以實現(xiàn)三種名稱的一體化查詢。“商標”屬于圖形字段，能夠在系統(tǒng)中存放圖形商標。22 / 42? 商品價格調整在“商品價格調整”模塊中填寫調價單，調整商品的批發(fā)價和零售價；在“商品調價記帳”模塊中確認調價生效，這樣即可以把填寫調價單和正式調價的時間分開，又可以把操作的權限分開。藥品調價后通過通訊系統(tǒng)把變價通知到送到連鎖的各個門店中，具體變價可以由門店自己在“商品調價記帳”模塊中確認調價生效，也可以設為由計算機自動強行變價。如果按照零售價來核算庫存，系統(tǒng)自動計算出庫存的調價增減值表。填調價單時可以指定調整的品種是否需要停用，如果停用，該品種現(xiàn)有的庫存將不能銷售，必須具有權限的人解停后才能開票銷售。? 更改商品貨號系統(tǒng)中使用貨號來唯一標識一個藥品，所以系統(tǒng)使用后貨號一般不輕易改動，但實際工作中可能會存在分類錯誤、信息輸入重復等現(xiàn)象，所以需要調整、合并貨號。在“更改商品貨號”模塊中可以實現(xiàn)貨號的更改、合并功能，并自動修改相關記錄，包括財務的庫存商品明細帳、匯總帳等。? 首次經(jīng)營審批對首次經(jīng)營的品種進行申請、審批。? 商品分類編碼商品貨號一般是按一定規(guī)則分類編制的，在此將分類的方法和規(guī)則輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)就可以根據(jù)用戶的選擇自動生成藥品的編碼。2．供貨商資料管理“供貨商資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司所有供貨商信息進行錄入、修改、查詢、刪除等操作，包括貨商資料查詢、供貨商資料維護、調整供貨商編號、采購合同管理、采購合同查詢等。從供貨商進貨時簽定的合同可以用計算機管理并實現(xiàn)業(yè)務流程的智能化控制。該合同指從供貨商進貨時扣率、付款方式、返利信息等協(xié)議，而不是沒一筆采購訂單，它包括：供貨商號、貨號、扣率、進價、提成進價、招標價、臨床費率、帳期、付款方式、簽定日期、返利計算方法、合同期限、合同存放位置等。23 / 42做采購訂單時系統(tǒng)根據(jù)供貨商和藥品自動從采購合同中提取進貨扣率，當然也可以人為修改；“提成進價”可以使得業(yè)務員的提成可以按照提成進價的毛利體系來核算，而不是實際的毛利；“返利計算方法”可以使得財務付款后自動產生相應的返利值，供財務使用，從而實現(xiàn)藥品返利的計算機管理。“付款方式”規(guī)定和供貨商之間采用什么方式結款，可以為定期、壓批、現(xiàn)金等模式，對于定期的方式，可以規(guī)定付款的天數(shù)。設置了該屬性在應付款管理中的“可付款查詢”就可以根據(jù)合同統(tǒng)計出那些付款明細是可以給供貨商結款的。3．客戶資料管理“客戶資料”管理模塊可以實現(xiàn)對公司所有客戶信息進行錄入、修改、查詢、刪除等操作，包括客戶資料維護、客戶資料查詢、增加客戶單品扣率、客戶單品扣率維護、客戶詢價單、客戶類別扣率設置、商品類別扣率設置、商品類別設置、銷售合同管理、銷售合同查詢、客戶控制等。? 客戶資料維護內容包括：客戶編號、簡稱、拼音編碼、名稱、銷售扣率、授信額度、聯(lián)系人、地址、郵編、區(qū)號、地區(qū)、電話、傳真、電報、開戶行、開戶行郵編、銀行帳號、稅號、性質、首營、庫房地址、庫房電話、業(yè)務員、業(yè)務部門、修改原因、銷售屬性、是否停用、應收款報警天數(shù)、開票鎖定、發(fā)票鎖定、類別等?！笆谛蓬~度”可以規(guī)定客戶的應收款最大額度，如果該客戶應收款超過該額度，系統(tǒng)自動鎖定該客戶，有相關權限的人員解鎖后才能給該客戶開票；“應收款報警天數(shù)”可以對有超出規(guī)定時間未回款的客戶進行報警?！鞍l(fā)票鎖定”功能可以對開了發(fā)票但未回款，且天數(shù)超過規(guī)定時間的客戶進行開票鎖定，鎖定后不能對該客戶開發(fā)票。24 / 424．采購管理采購是醫(yī)藥經(jīng)營