【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 部預(yù)算人員一套圖紙。如項(xiàng)目為公司技術(shù)支持，則只需發(fā)放給電廠及施工單位。如果施工現(xiàn)場(chǎng)需要額外增加圖紙?zhí)讛?shù)，需到綜合部填寫(xiě)“圖紙加曬申請(qǐng)書(shū)”（附件十）曬圖套數(shù)原則上為：合同所簽提供圖紙?zhí)讛?shù)+公司預(yù)算人員1套（總包時(shí)）+3套（公司存檔）綜合部暫時(shí)協(xié)助技術(shù)部資料員的工作（填寫(xiě)曬發(fā)圖紙登記表、資料交接單、圖紙目錄），移交圖紙時(shí)在“資料交接表”上登記簽字。c、項(xiàng)目工程結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，資料員把已結(jié)束項(xiàng)目的底圖、藍(lán)圖、施工圖、竣工圖整理后，移交綜合部存檔，并與“資料交接單”（附件三）核對(duì)，準(zhǔn)確后雙方簽字確認(rèn)。d、技術(shù)部資料員對(duì)工程設(shè)計(jì)原始資料、專業(yè)間互提條件、計(jì)算書(shū)、成品校審意見(jiàn)等中間過(guò)程形成的有保存價(jià)值的資料進(jìn)行收集保存。按項(xiàng)目進(jìn)展情況向綜合部資料管理員移交。（2）工程部：a、采購(gòu)合同的原件由綜合部檔管人員存檔，工程部與財(cái)務(wù)部保留合同的復(fù)印件，工程總承包合同原件一份交由綜合部檔管人員存檔，一份交由財(cái)務(wù)部；合同的編碼按財(cái)務(wù)部編排的號(hào)碼登記；提交合同原件時(shí)填寫(xiě)“資料交接表”。b、工程部在項(xiàng)目結(jié)束后將已結(jié)束項(xiàng)目的中標(biāo)標(biāo)書(shū)及合同評(píng)審表，整理后移交綜合部，并填寫(xiě)“資料交接單”。（3）綜合部：a、技術(shù)協(xié)議、各類合同的原件直接移交檔案管理員隨時(shí)登記并及時(shí)歸檔。b、每季度第一個(gè)月十日前將上季度對(duì)于公司有保存價(jià)值的書(shū)信、傳真等文件整理匯編成冊(cè)，移交檔案管理員；并填寫(xiě)“資料交接單”。c、對(duì)于需要保存的成文會(huì)議（董事會(huì)議和公司普通會(huì)議）記錄和決議，會(huì)議記錄員整理后，及時(shí)移交檔案管理員存檔；并填寫(xiě)“資料交接單”。d、每年三月十日前將上一年需要?dú)w檔的各類文件（有保存價(jià)值的書(shū)信、傳真、成文會(huì)議記錄和決議等）整理，存檔。 財(cái)務(wù)部：每年三月十日前將三年以上的報(bào)表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等需要存檔的文件，整理編號(hào)后填寫(xiě)“財(cái)務(wù)交接明細(xì)表”（附件一），移交綜合部檔管人員，由綜合部檔管人員存檔（報(bào)表、記賬憑證、賬簿及工程承包合同等實(shí)物由財(cái)務(wù)自行保管，綜合部檔管員僅存檔財(cái)務(wù)交接表）。B、整理 根據(jù)分類和成立時(shí)間整理。C、分類 根據(jù)工程、時(shí)間以及文件的內(nèi)容進(jìn)行分類。D、立卷 區(qū)分不同價(jià)值確定保管期限：永久、長(zhǎng)期、短期。（二）過(guò)程管理：公司及各下屬子公司的各部門資料員做好平時(shí)文件的預(yù)立卷工作，按公司有關(guān)規(guī)定將需歸檔的文件整理后及時(shí)移交綜合部保管，任何人不得據(jù)為己有。屬于公司保管的檔案：（1）技術(shù)部：技術(shù)協(xié)議的原件；已結(jié)束工程的圖紙底圖及藍(lán)圖；各個(gè)項(xiàng)目電子版的圖紙（包括施工圖及竣工圖）及成文性文件；電子文檔的交接由檔案管理員與圖紙?jiān)O(shè)計(jì)人員直接交接，填寫(xiě)“電子文檔交接表（圖紙）/（文檔）”（附件四）；除檔案管理員外任何人不得收集圖紙。（2）工程部：各類合同的原件。（3）咨詢部：技術(shù)合同書(shū)。（4）綜合部：財(cái)務(wù)部：憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿），財(cái)務(wù)報(bào)告（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)）。董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要及決策的原件；與律師事務(wù)所簽訂法律顧問(wèn)合同；公司的證書(shū)及各項(xiàng)專利；對(duì)公司有重要保存價(jià)值的來(lái)往書(shū)信及傳真；領(lǐng)導(dǎo)要求保存的其他文件及物品。屬于部門保管的檔案：資料員按照公司規(guī)定的歸檔時(shí)間把屬于部門保管的文件整理匯編成冊(cè)，與綜合部核對(duì)后，把匯編的目錄移交綜合部，文件由各部門的資料員保管。屬于部門保管的文件：（1）技術(shù)部：圖紙曬發(fā)的登記表、資料交接表、正在施工的項(xiàng)目圖紙的底圖及藍(lán)圖。（2）工程部：采購(gòu)合同的復(fù)印件；需要保存的招（投）標(biāo)文件。（3）咨詢部：各類技術(shù)報(bào)告；其他需要保存的文件。（4）綜合部：當(dāng)年的財(cái)務(wù)憑證（原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會(huì)計(jì)憑證），賬簿（總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會(huì)計(jì)賬簿），財(cái)務(wù)報(bào)告（月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說(shuō)明、其他財(cái)務(wù)報(bào)告）和其他（銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)）；采購(gòu)合同的復(fù)印件。領(lǐng)導(dǎo)要求暫時(shí)保管的文件（傳真及來(lái)往書(shū)信）；各部門人員資料；簽訂的其它協(xié)議。（三）監(jiān)督：綜合部根據(jù)各部門和各部門上報(bào)的檔案總目錄、預(yù)立卷材料的目錄，進(jìn)行定期或不定期的檢查，以監(jiān)督各部門及各部門檔案的管理工作。（四）銷毀：每年終了，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的保管年限，對(duì)已到期限，無(wú)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行匯總造冊(cè)，并擬寫(xiě)“檔案銷毀申請(qǐng)”（附件五）。銷毀清冊(cè)連同檔案銷毀工作報(bào)告一同報(bào)分管經(jīng)理審核，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。銷毀檔案需有兩名監(jiān)銷人，監(jiān)銷人在銷毀檔案前，應(yīng)對(duì)銷毀檔案認(rèn)真清點(diǎn)復(fù)核，檔案銷毀后，在銷毀清冊(cè)（附件六）上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，分別在銷毀清冊(cè)上簽字。經(jīng)審查不準(zhǔn)銷毀的檔案仍繼續(xù)保存，并在銷毀清冊(cè)上詳細(xì)注明；經(jīng)審查確認(rèn)為無(wú)保存價(jià)值，但又不宜銷毀的檔案，特別是人物類檔案，可退回本人。檔案銷毀工作報(bào)告連同銷毀清冊(cè)，應(yīng)及時(shí)歸檔，永久保存。對(duì)于不經(jīng)常使用又不宜馬上銷毀的文件，由部門資料員整理并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后移交綜合部，登記填寫(xiě)“暫不銷毀清單”（附件七）后，送往指定地點(diǎn)暫管。（五）公司檔案的分類及編號(hào)：歸檔文件編號(hào)方法（1）技術(shù)部： a、技術(shù)協(xié)議的編號(hào)形式 SDEEJX 件號(hào)、頁(yè)（張）號(hào)（兩位數(shù)表示） 項(xiàng)目號(hào)（四位數(shù)字） 類別號(hào) 山大能源（固定） 項(xiàng)目號(hào)由年度號(hào)（以公元年號(hào)的最后兩位表示）和本年度設(shè)計(jì)項(xiàng)目序號(hào)（兩位數(shù)表示）組成。b、圖紙編號(hào)按技術(shù)部的圖紙編號(hào)方法編制。（2）工程部：a、采購(gòu)合同、工程總承包合同編號(hào)由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一編制；b、合同會(huì)簽單的編號(hào)按工程部的編號(hào)方法編制。（3）咨詢部：技術(shù)合同書(shū)及技術(shù)報(bào)告的編號(hào)形式件號(hào)、頁(yè)號(hào)（兩位數(shù)） 山大能源（固）類別號(hào) SDEEZX （4）財(cái)務(wù)：按照有關(guān)的財(cái)務(wù)規(guī)定編號(hào)（六）在業(yè)務(wù)中對(duì)外簽署的各種經(jīng)濟(jì)合同按《合同管理規(guī)定》處理。（七）借閱規(guī)定：公司員工因工作需要需借閱有關(guān)檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)“資料查/借閱登記表（附件八），依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級(jí)，經(jīng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱；查閱未完工以及由各部門保存的資料，到綜合部填寫(xiě)“資料查/借閱登記表”，在規(guī)定的查閱時(shí)間內(nèi)歸還，如不能在規(guī)定的時(shí)間歸還，需在“資料查閱登記表”上注明歸還的時(shí)間并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意；查閱完工并已移交綜合部的文檔，需要到綜合部填寫(xiě)“資料查/借閱申請(qǐng)單”（附件九），經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字后，方可借出，并限期歸還；查閱帶有“機(jī)密”或“絕密”字樣的文件，須按規(guī)定的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱；領(lǐng)導(dǎo)不方便簽字時(shí)電話通知檔案管理員后方可借閱，領(lǐng)導(dǎo)回公司后補(bǔ)簽。 外單位借閱檔案，須持有本單位介紹信，經(jīng)綜合部經(jīng)理審核同意，方可到檔案室借閱，且不得帶離檔案室，其摘抄內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 查/借閱未完工以及由各部門保存的資料的期限及已經(jīng)移交綜合部的文檔借閱期限按登記的日期計(jì)算，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)；借閱的文件不得帶出公司；“機(jī)密”或“絕密”文件查/借閱期限按總經(jīng)理批準(zhǔn)的期限執(zhí)行。 借閱人對(duì)所借檔案必須妥善保管，不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、轉(zhuǎn)借、劃線等，更不能隨意亂放，以免遺失。 檔案員在檔案借閱允許期限到期前三到五日，對(duì)借閱人提出借閱期限到期提示。圖書(shū)借閱期限為三個(gè)月，如需再借需辦理再借手續(xù)，不得轉(zhuǎn)借。分級(jí)查閱：具體的查閱分檔，公司擁有絕對(duì)的制定權(quán)。四、檔案?jìng)浞葜贫裙舅杏袃r(jià)值的文件、圖紙、協(xié)議、合同等必須備份。各部門應(yīng)盡量采用電腦管理，便于業(yè)務(wù)資料的數(shù)字化處理和保存。備份盤(pán)與源盤(pán)應(yīng)分開(kāi)存放，公司的備份盤(pán)應(yīng)由綜合部保存。五、處理?xiàng)l例有下列行為之一，據(jù)情節(jié)輕重，給予50200元罰款處理：毀損、丟失或擅自銷毀企業(yè)檔案；擅自向外界提供、抄摘企業(yè)檔案；涂改、偽造檔案；未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者；未按手續(xù)借閱、外帶者或越級(jí)查閱者（檔案管理者同罰）。若情節(jié)嚴(yán)重構(gòu)成犯罪，依法追究刑事責(zé)任。六、責(zé)任本制度適用于本公司各部門員工。本制度監(jiān)督責(zé)任部門為公司綜合部，第一責(zé)任人為綜合部檔案管理人員，第二責(zé)任人為各部門指定的資料員。附件一：財(cái)務(wù)交接明細(xì)表附件二：資料交接表附件三：資料交接單附件四：電子文檔交接表（圖紙）（文檔）附件五：檔案銷毀申請(qǐng)附件六：銷毀清冊(cè)附件七：暫不銷毀清單附件八：資料查/借閱登記表附件九：資料查/借閱申請(qǐng)單附件十：圖紙加曬申請(qǐng)單附件一：財(cái)務(wù)交接明細(xì)表提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件二：資料交接表（部門）序號(hào)名 稱編 號(hào)份數(shù)提交人接收人日 期備注12345附件三：資料交接單提交人接收人交接內(nèi)容：交接日期備注附件四：電子文檔交接表（圖紙）序號(hào)卷號(hào)圖號(hào)提交人接收人日期備注電子文檔交接表（文檔）序號(hào)類 列編號(hào)提交人接收人日期備注附件五：檔案銷毀申請(qǐng)檔案銷毀申請(qǐng) （部門）：根據(jù)公司的檔案管理辦法的規(guī)定，我部門現(xiàn)在 檔案（資料）已失去存檔價(jià)值，望批準(zhǔn)。附：應(yīng)予以銷毀檔案明細(xì) 部門年 月 日附件六：銷毀清冊(cè) 年度檔案銷毀清冊(cè)序號(hào)銷 毀日 期事 由所屬部門類 別所 屬年 度起 止卷 號(hào)套監(jiān)銷人備 注12345678910附件七：暫不銷毀文件登記表序號(hào)文件名稱保存期限部門資料員檔案管理員日期備注12345附件八：資料查/借閱登記表序號(hào)項(xiàng)目文件名稱編 號(hào)借閱人所屬部門借閱日期歸還日期保管人員備注附件九：資料查/借閱申請(qǐng)單借閱人所屬部門借閱日期檔案名稱編 號(hào)所屬部門經(jīng)理簽字備注附件十：圖紙加曬申請(qǐng)單工程名稱圖紙編號(hào)數(shù) 量加曬理由申請(qǐng)人日 期部門負(fù)責(zé)人備 注第九章 經(jīng)濟(jì)合同管理制度一、總則（一）本辦法旨在加強(qiáng)內(nèi)部經(jīng)濟(jì)合同管理，規(guī)范公司簽訂、履行經(jīng)濟(jì)合同的全部活動(dòng)，及時(shí)預(yù)防、解決經(jīng)濟(jì)合同糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。（二）本辦法所稱經(jīng)濟(jì)合同是指公司在對(duì)外經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中簽訂的一切有關(guān)權(quán)利與義務(wù)的各類經(jīng)濟(jì)合同（協(xié)議書(shū)），包括采購(gòu)