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正文內(nèi)容

內(nèi)部控制系統(tǒng)的關(guān)鍵控制點(編輯修改稿)

2025-08-05 12:53 本頁面
 

【文章內(nèi)容簡介】 的短期借款,這就需要管理層的批準。對于有批準預(yù)付款權(quán)限的負責(zé)人,其批準的預(yù)付款金額應(yīng)限制在一定范圍內(nèi)。( 6 )固定資產(chǎn)。固定資產(chǎn)的購置和處理需要有特殊的控制措施,以確保這些業(yè)務(wù)都經(jīng)過授權(quán)批準,并確保相關(guān)的資金正確及時人賬。為了達到上述目標(biāo),就應(yīng)認真執(zhí)行下列控制措施?!虼_保固定資產(chǎn)的購置事先經(jīng)過適當(dāng)?shù)膶徟τ谝豁椥枰度舜罅抠Y金的建設(shè)項目來說,其中最重要的控制措施就是對該項目所需投入資金的審批。這些控制措施包括:該項目所需的資金量,評價其所帶來的現(xiàn)金流量的凈現(xiàn)值,以及董事會的層層審批。一套全面綜合的控制體系還應(yīng)包括事后評價。將原先估計的現(xiàn)金流量與實際取得的現(xiàn)金流量相比較,不僅可以為以后的估價工作提供借鑒,還可以發(fā)現(xiàn)在事前的估價過程中是否存在人為的估價差錯?!虼_保折舊計提正確。盡管計提折舊的差錯并不會導(dǎo)致公司資產(chǎn)的流失,但如果將來一旦發(fā)現(xiàn)這些差錯,就需要調(diào)整前期的財務(wù)報表,從而帶來工作上的不便。這方面的控制措施包括:將公司已資本化的項目與上級主管部門(或公司)規(guī)定的資本化標(biāo)準相比較,以確保資本化范圍和計提的折舊都符合標(biāo)準。此外,還應(yīng)審查每項已人賬的固定資產(chǎn)的分類情況,避免由于固定資產(chǎn)分類錯誤導(dǎo)致計提折舊的錯誤。◎確保固定資產(chǎn)的處置經(jīng)過審批。在管理人員無人知曉的情況下,將公司火災(zāi)中受損的固定資產(chǎn)減價銷售,這是任何一個公司都不希望發(fā)生的事情。因此,為了保證最終能賣得合理的價格,任何固定資產(chǎn)在處理前都應(yīng)經(jīng)過審批。◎確保處理固定資產(chǎn)所收到的現(xiàn)金正確入賬。有的員工可能將處理固定資產(chǎn)收人歸為己有,然后報告說該項固定資產(chǎn)已完全報廢,沒有任何價/值。如果要求將因處理固定資產(chǎn)所收到的支票或收據(jù)與該項固定資產(chǎn)的使用情況進行核對,那么這方面的控制缺陷就可以得以彌補?!虼_保所有固定資產(chǎn)都在使用。許多固定資產(chǎn)往往被扔在角落不用,這樣還不如將其廉價賣掉。會計人員可以定期對所有的固定資產(chǎn)進行檢查,包括現(xiàn)場觀察以及與有關(guān)人員交談,以發(fā)現(xiàn)是否有被棄置不用的固定資產(chǎn)。(7)應(yīng)付賬款應(yīng)付賬款是最容易發(fā)生資產(chǎn)濫用的賬戶,也是在交易過程中最容易產(chǎn)生差錯的賬戶。但是,如果過度使用控制措施,會挫傷負責(zé)應(yīng)付賬款的員工的積極性。因此,對應(yīng)付賬款的控制措施應(yīng)審慎使用?!?qū)彶樾庞每▽~單。如果將公司的信用卡交給個人使用,就可能發(fā)生使用公司信用卡支付非公司費用的情況。為了避免這種情況的發(fā)生,可以抽取信用卡上所列的項目進行檢查。對于那些持有公司信用卡但有著不當(dāng)采購歷史的員工,可以在他們采購后的當(dāng)天進行在線檢查(這取決于銀行是否提供該項服務(wù)),并根據(jù)情況隨時更改信用卡的額度。這樣就可以加強對信用卡使用的控制?!?qū)⒁迅犊铐椗c收據(jù)相核對。除非接受了特別意外的服務(wù)需要付款或者出現(xiàn)重復(fù)付款,否則通過應(yīng)付賬款賬戶付出的款項都應(yīng)有相應(yīng)的收款收據(jù)。假如沒有,就應(yīng)查清其原因。如果事先沒有建立自動的三核對系統(tǒng),這項控制措施執(zhí)行起來就比較困難,因為這需要大量的人工進行反復(fù)核對?!驒z查收到的發(fā)票的編號。如果公司采購貨物的原始發(fā)票丟失了,而這批貨物還沒有付款,那么供應(yīng)商將會再寄一張該原始發(fā)票的復(fù)印件過來。但如果該原始發(fā)票并未丟失,則公司很可能會為該批貨物支付兩次款項。因此,會計軟件應(yīng)自動檢查發(fā)票的編號,以發(fā)現(xiàn)是否有重號的發(fā)票?!?qū)π庞每ú少徱?guī)定限額。如果公司將信用卡交給員工個人使用,可以采取多種措施來限制員工,使其在預(yù)先規(guī)定的范圍內(nèi)使用該卡。例如,如果信用卡是由某個特定的商場發(fā)行的,就可以規(guī)定只準在該商場使用信用卡。但這樣就需要辦理多張信用卡。因此,比較通行的做法是采用購物卡。這種購物卡可以設(shè)置多種限制條款,如可以規(guī)定單筆交易的最大金額,每天的最大采購額,或者根據(jù)SIC 編碼規(guī)定采購貨物等。購物卡提供的服務(wù)項目不同,有的購物卡還可以提供每月購物的分類清單?!?qū)θ鄙俨少弻徟鷨蔚陌l(fā)票應(yīng)獲得審批確認。如果采購部門的發(fā)票投有附授權(quán)的審批簽字,那么會計部門人員就應(yīng)將其送達掌管該部門的負贊人那里,由其進行審核批準?!蛴缮霞壷鞴苋藛T對信用卡對賬單進行復(fù)審。即使已經(jīng)有了上面所提到的對信用卡的種種控制措施,但未經(jīng)授權(quán)進行采購的情況仍有發(fā)生。因此,如果有必要的話,可以將信用卡對賬單復(fù)制一份,交給持有信用卡的員工的上級進行復(fù)核,以確認該員工的采購活動是否合規(guī)。這樣做,對于應(yīng)付賬款的審批控制并不是必需的,但至少可以保證上級主管人員知曉所支付的費用情況?!虿捎萌朔ù_認應(yīng)付賬款已經(jīng)過授權(quán)審批。盡管人工消耗很大,但是核對非常重要,具體是:將供應(yīng)商的發(fā)票與批準的購貨合同進行比較核對;將收到的采購貨物的價格與付款進行比較和核對。利用計算機系統(tǒng)可以使這一工作自動化。另一種方法是可以授權(quán)驗收部門,將收到的來自供應(yīng)商的貨物與批準的購貨合同而不是供應(yīng)商的發(fā)票進行核對。(8)應(yīng)付票據(jù)財務(wù)總監(jiān)對新的債務(wù)比較重視,因此,這方面的控制措施就可以相對少些。但不管怎樣,下面所講的這些控制措施被多數(shù)公司所采用?!?qū)π碌慕杩詈贤瑮l款進行審批??梢允跈?quán)一名資深的公司經(jīng)理對相關(guān)的借款文件進行審核,以確定債務(wù)的利率、抵押等及其他條件,沒有使公司負擔(dān)過量的債務(wù),或者與已有的債務(wù)合同條款沒有抵觸。此外,經(jīng)常審查公司與貸款機構(gòu)的關(guān)系也很重要,這樣可及時發(fā)現(xiàn)貸款機構(gòu)與公司的不正常關(guān)系,如貸款人擁有公司部分或全部股份等情況?!蛩械慕杩詈瓦€款都需要相關(guān)負責(zé)人的審批。在設(shè)
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