【文章內容簡介】 盤、磁盤、照片等，都應按《文件控制程序》進行管理。 為實現(xiàn)上述要求，本章編制了下列程序文件。《文件控制程序》 《記錄控制程序》 20 / 9021 / 90 文件控制程序1. 目 的對文件進行控制，確保相關部門和人員得到充分、適宜和有效的文件。2. 適用范圍適用于公司質量管理體系相關的文件（包括電子文件）的控制。3. 職 責 總經理負責批準發(fā)布《質量手冊》。 管理者代表負責審核《質量手冊》。 各部門負責本部門相關文件的編制、使用和管理和定期向綜合辦公室歸檔。 綜合辦公室在管理者代表的領導下，負責組織編號質量手冊；負責組織相關部門定期對公司體系文件的評審、修訂；負責公司質量管理體系文件的收集、整理、 歸檔和管理。4. 工作程序 文件的分類及保管 質量手冊(包括所有過程控制的程序文件)由綜合辦公室和各部門負責保管； 二級文件分為兩類：1） 部門工作手冊（含管理標準、工作標準、技 術標準、部 門記錄表格等）。由各相應部門自行保存，并報綜合辦公室備案。2) 其他質量文件（針對選定產品、項目或合同編制的質量計劃或其他標準、規(guī)范等），由各相應業(yè)務部門保存、使用。 公司的管理文件，如各種行政管理制度、部分外來管理文件，包括與質量管理體系有關的政策、法規(guī)文件等，由綜合辦公室保存。 綜合辦 公室負責對已歸檔文件的日常管理工作。 文件的編號 質量管理體系文件的編號1) 質量手冊：QM—（代號）由手冊代號、企業(yè)代號、年份號、版次四大部分 組成。22 / 90示例： QM / GZCSJL——2022——A 版次 年份號 公司代號（贛州昌順）手冊代號（質量手冊）2) 工作手冊：（公司級）代號為 GS其文件編號由：文件代號、公司代號、文件序號、年號四部分組成。 標準示例：GS / GZCSJL——01——2022 年份號 文件序號 公司代號（贛州昌順）手冊代號（工作手冊）即表示：由公司編制的“ 工作手冊 ”中在 2022 年發(fā)布的第一號文件。a) 當用于匯編本的封面頁文件編號時，只需將文件序號改為 00 即可。b) 當用于對部門編制的文件進行編號時，只需將公司代號改為部門代號即可。 公司各部門代號規(guī)定如下:綜合辦公室:ZB 監(jiān)理工程部 :JG 計劃經營部: JJ人力資源部:RZ 財務部:CW如:GS / ZB——03——2022 即表示：由綜合辦公室在 2022 年內發(fā)布的第三號文件。23 / 90 文件的編寫、審核、批準、發(fā)放 文件在發(fā)布前應得到批準，以確保文件是適宜的。1) 質量手冊由綜合辦公室負責組織編寫、匯總，由管理者代表審核。上 報總經理批準，由綜合辦公室負責登記、發(fā)放。2) 各部門工作手冊由部門經理組織編寫、匯總，由管理者代表審核、 報總經理批準，綜合辦公室負責登記、發(fā)放。3) 應確保各場所使用的文件是有效、適用版本，文件的發(fā)放、回收應填寫《文件發(fā)放/ 回收記錄》。 文件的受控 文件分“受控 ”和“非受控”兩大類，凡與質量體系密切相關的文件應受控，由各主管部門按規(guī)定執(zhí)行。所有受控文件必須在文件封面上加蓋“ 受控”印章，并注明分發(fā)號。 文件的更改1) 質量手冊由綜合辦公室組織更改，填寫《文件更改申請單》，經管理者代表審核， 報總經理批準后進行更改，由綜合辦公室發(fā)放。 綜合辦公室應保留文件更改記錄。2） 其他的文件更改由各相應部門填寫《文件更改申請單》，經原審批部門審批，再由各相應部門指定人員進行更改、發(fā)放、 處理。如指定其他部門審批時，該部門應獲得所需依據的有關背景資料。3) 所有被更改的原文件必須由相應主管部門收回，以確保其唯一性。 文件的領用1) 文件 應經相應主管部門審批后方可領用。領用人需在《文件發(fā)放/回收記錄》上簽字確認。2) 因破損而重新領用的新文件分發(fā)號不變，并收回其破損文件；因丟失而補發(fā)的文件，應給予新分發(fā)號，并注明已丟失的分發(fā)號作廢；發(fā)放部門應作好發(fā)放記錄。 文件的保存作廢與銷毀 文件的貯存1) 質量管理體系的文件都必須分類存放在干燥、通風、安全的地方。2) 各部門文件由本部門資料員保管。綜合辦公室定期進行監(jiān)督檢查。3) 對受控文件，各部門應及時填寫本部門《 文件清單》，一式兩份，一份自存，一份報綜合辦公室留存。24 / 904) 受控文件應妥善保存，嚴禁在上亂寫、亂畫，確保文件清晰，易于識別和檢索。 文件的作廢與銷毀1) 所有失效文件、作廢文件由相關部門資料員及時從使用場所撤出，加蓋“ 作廢印章”，確保防止作廢文件的非預時使用。2) 因某種原因需保留的任何已作廢文件，都應進行適當的標識。3) 對要銷毀的作廢文件，由相關部門填寫《文件銷毀/作廢申請》，經管理者代表批準后，由綜合辦公室授權相關部門進行銷毀。 文件的借閱、復制需借閱、復印與質量體系有關的文件，應填寫《文件借閱/復制記錄》，由相關部門負責人按規(guī)定權限審批后向管理人員借閱、復制。復制的受控文件必須由管理人員登記、 編號、蓋“受控”印章。 外來文件的控制 收到外來文件的部門，需識別其適用性，并控制分發(fā)以確保其有效。 綜合辦公室負責收集相關國家、行業(yè)、國 際標準的最新版本、 統(tǒng)一編號、加蓋受控印章，分發(fā)到相關部門使用，并將舊標準收回。 各部門應將上述標準及其他與質量體系有關的外來文件填入《 文件清單》，此單也應一式兩份，一份自存，一份報綜合辦公室備案。 對省、市上級主管部門的文件，先 應由綜合辦公室進行識別、登 記。報公司領導審批后，按領導指示內容要求在公司內部進行傳遞，由 綜合辦公室收回并存檔。 進行登記時，其文件編號宜采用其原編號。作廢和銷毀按內部文件(體系文件)的規(guī)定辦理。 每年定期由綜合辦公室組織對現(xiàn)有文件（質量管理體系）進行評審，必要時予以修改，執(zhí)行本文 條款規(guī)定。 對不是紙張的文件（如電子版、光盤等）也應參照上述規(guī)定執(zhí)行。 對不是技術文件的管理，必要時可編制相關管理規(guī)定。 《質量記錄控制程序》25 / 90《文件發(fā)放/回收記錄》 QR——01—A《文件借閱/復制記錄》 QR——02—A《 文件清單》 QR——03—A《文件更改申請單》 QR——04—A 《文件作廢、銷毀申請》 QR——05—A26 / 90 記錄控制程序1. 目 的對質量管理體系所要求的記錄予以控制。2. 范 圍適用于為證明產品符合要求和質量管理體系有效運行的記錄。3. 職 責 綜合辦公室負責監(jiān)督、管理各部門的記錄。 各部門資料員負責收集、整理、保管本部門的記錄。 綜合辦公室負責保管超過一年的質量記錄，或工程監(jiān)理項目完成的現(xiàn)場記錄。 各部門負責人負責批準本部門編制的記錄格式。4. 工作程序 各部門資料員負責收集、整理、保存本部門的記錄。 記錄的分類、編號。 記錄主要有內部質量記錄和來自外部的記錄。 記錄編號主要分兩類：《質量手冊》（一級文件）相關記錄和其他管理文件（二級文件）記錄。1)《手冊 》相關記錄：由以下四部分組成QR————02——A 版本 記錄序號 質量手冊章節(jié)號（所屬文件） 記錄代號27 / 902) 管理文件相關記錄：由以下五部分組成 QR / ZB——03——01——A 版本 記錄序號 文件序號 部門代號（或 GZCSJL） 記錄代號 記錄填寫 記錄填寫要及時、真實、內容完整、字跡清晰，不得隨意涂改；如因某種原因不能填寫的項目，應能說明理由，并將該項用單杠劃去；各相關欄目負責人簽名不允許空白。 如因筆誤或計算錯誤要修改原數據，應采用單杠劃去原數據，在其上方寫上更改后的數據，加蓋或簽上更改人的印章或姓名及日期。 記錄的保存、保護 各部門的資料員把記錄分類，依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，所有的記錄保持清潔，字跡清晰。各部門按規(guī)定的期限保存記錄， 對于保存一年以上的記錄交綜合辦公室保存。 綜合辦公室編制《 記錄清單》，將公司所有與質量管理體系運行有關的記錄匯總，包括名稱、編號（版本）、保存期、使用部門等內容，交管理者代表審批，并匯集備案記錄的原始樣本。各部門應將本部門使用的記錄填入《 記錄清單》中，一式兩份，一份自存，另一份報公司備案。 綜合辦公室應定期檢查一次各部門質量記錄的使用、填寫、管理情況。 記錄發(fā)放、借閱和復制1) 各部門填寫《文件發(fā)放、回收記錄》，向 辦公室領用所需記錄空白表；2) 各部門保管的記錄應便于檢索，需借閱者要經相應部門負責人批準并填寫《文件借閱、復制記錄》，由記錄管理人登記備案。 記錄的銷毀處理 記錄如超過保存期或其他特殊情況需要銷毀時，由綜合辦公室填寫《文件作廢、銷毀申28 / 90請》，報管理者代表批準，由授權人執(zhí)行銷毀。 記錄格式 各部門的記錄格式,由各部門經理負責組織編制,部門經理審批,交綜合辦公室備案。 各相關部門可根據工作需要提出記錄格式設計更改，執(zhí)行《文件控制程序》有關文件更改的規(guī)定。5. 相關文件《文件控制程序》6. 記錄《 記錄清單》 QR——01—A《文件發(fā)放、回收記錄》 QR——01—A《文件借閱、復制記錄》 QR——02—A《文件作廢、銷毀申請》 QR——05—A29 / 90 管理職責 管理承諾總經理通過以下活動，對其建立、實施和改進質量管理體系的承諾提供證據并對質量管理體系的有效性負責。1) 通過各種方式向公司全體員工傳達滿足業(yè)主要求和法律法規(guī)要求的重要性。使員工清楚“讓業(yè)主滿 意” 是最基本的工作要求。沒有業(yè)主，企業(yè)將失去生存的依據。2) 制定質量方針。將質量方針作為公司最高綱領和宗旨。3) 制定公司的質量目標，并分解到各部門，以 實現(xiàn)總的質量目標和質量方針。4) 按規(guī)定的時間間隔進行管理評審，對質量管理體系的適宜性和有效性做出評價，并采取措施以改進質量管理體系。5) 為保證質量管理體系的有效運行，公司將提供充足的資源。30 / 90 以業(yè)主為關注焦點本公司將始終以業(yè)主為關注焦點，以增強業(yè)主滿意為我們的目標，通過貫徹質量方針和質量目標，不斷地增進業(yè) 主的滿意度。 為此本公司 應做到：1) 識別和確定業(yè)主的要求和期望，并爭取超越業(yè)主的要求。2) 將業(yè)主的需求和期望轉化為要求，并通過工程監(jiān)理服務實現(xiàn)來滿足業(yè)主和法律法規(guī)的要求。3) 與業(yè)主進行溝通，了解業(yè)主的要求、期望，提高公司工程 監(jiān)理服務質量，使業(yè)主滿意。 為實現(xiàn)上述要求，本公司編制了下列文件： 質量方針 （） 管理策劃控制程序 (。 內容) 職責權限與溝通 (。) 管理評審控制程序 ()31 / 90 質量方針質量方針是公司質量管理體系的核心，是公司質量管理的宗旨，是公司質量管理的方向，質 量方針由總經理制定并發(fā)布。應確保公司質量方針：1) 體現(xiàn)以業(yè)主為關注焦點，以滿足業(yè)主的要求為宗旨。2) 包括對滿足要求和持續(xù)改進質量管理體系有效性的承諾。3) 應為質量目標的制定、評審提供框架。4) 在組織內進行溝通和宣傳，使全體員工都理解并自覺執(zhí)行；5) 公司通過管理評審，對質量方針的適宜性、有效性進行評價，以 實現(xiàn)公司的持續(xù)改進，追求更高的目標。 質量方針的內容： “ 科 學、 嚴 謹、 廉 政、 優(yōu) 質、 公 正” 質量方針的內涵科學嚴謹廉政優(yōu)質公正32 / 90 管理策劃控制程序 對實現(xiàn)組織的質量目標進行管理策劃。適用于對確保實現(xiàn)質量目標的資源加以識別和策劃。 責 總經理根據公司的質量目標。配置必要的資源，負責批準有關部門編制的質量策劃輸出文件。 管理者代表負責審核各部門為管理策劃編制的有關文件。 綜合辦公室組織各部門進行管理策劃，編寫相應的策劃文件，并對實施情況進行監(jiān)督檢查。 各部門主要負責人組織本部門的質量策劃。 質量目標 為實現(xiàn)本公司質量方針，公司總的質量目標為：1) 公司承接的監(jiān)理項目 100%滿足委托監(jiān)理合同，適