【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 入導(dǎo)出聯(lián)系人信息，支持最全面的查詢功能，可進(jìn)行快捷管理、群發(fā)手機(jī)短信和電子郵件等。通訊簿，是一種利用互聯(lián)網(wǎng)或?qū)崿F(xiàn)通訊簿網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)和備份的應(yīng)用/服務(wù)，方便用戶間的聯(lián)系。通訊簿主要分為七大功能：聯(lián)系人、新建聯(lián)系人、查看詳情、共享通訊錄、分組管理、導(dǎo)入導(dǎo)出Foxmail及Outlook格式和聯(lián)系人查詢。聯(lián)系人用戶進(jìn)入通訊簿模塊后，直接進(jìn)入該模塊的主界面，如圖所示：進(jìn)入模塊后，默認(rèn)顯示為聯(lián)系人分組中默認(rèn)組中聯(lián)系人界面。用戶可在界面左邊欄選擇聯(lián)系人分組中的組名，查看組中的聯(lián)系人，或者單擊【新建】添加聯(lián)系人等操作。在聯(lián)系人分組中，可以進(jìn)行一系列操作，如：新建聯(lián)系人、查看聯(lián)系人信息詳情、對(duì)聯(lián)系人進(jìn)行再次編輯、刪除操作等。新建聯(lián)系人在聯(lián)系人分組上方可點(diǎn)擊新建，可以在該組中新建聯(lián)系人。點(diǎn)擊新建后，開始對(duì)聯(lián)系人信息進(jìn)行添加。新建聯(lián)系人過(guò)程中，分別對(duì)聯(lián)系人的個(gè)人信息，辦公電話和住在電話等信息進(jìn)行添加，保存時(shí)會(huì)對(duì)新建的聯(lián)系人進(jìn)行判斷，聯(lián)系人姓名為必須填寫項(xiàng)。查看詳情在通訊簿首頁(yè)面，可直接查看聯(lián)系人詳情，如圖所示：在詳情區(qū)域，可以對(duì)詳情內(nèi)容進(jìn)行發(fā)送郵件、發(fā)送短信、編輯、刪除等操作。在通訊簿首頁(yè)面，可輸入姓氏首字母快速查詢出聯(lián)系人，也可點(diǎn)擊右邊姓氏首字母進(jìn)行查詢，如圖所示：在詳情區(qū)域，點(diǎn)擊聯(lián)系人姓名下方的編輯圖標(biāo)，可直接鏈接到編輯頁(yè)面。編輯界面與新建聯(lián)系人界面內(nèi)容一致。共享通訊錄在新建聯(lián)系人和分組管理界面，點(diǎn)擊共享按鈕，可以顯示共享時(shí)間和共享范圍，如圖所示：分組管理進(jìn)入分組管理模塊界面后，用戶可以查看到通訊簿中所有的分組，并且點(diǎn)擊相應(yīng)分組后的“刪除”圖標(biāo)按鈕，即可把相應(yīng)的分組刪除，并提示如果刪除后，所刪除的分組中的聯(lián)系人則會(huì)全部移入默認(rèn)分組中。如圖所示：用戶可以查看到通訊簿中所有的分組，并且可以編輯分組信息，通過(guò)添加和移除為指定分組調(diào)整成員，還可以使用全選批量管理指定分組下的成員。用戶可以查看到通訊簿中所有的分組，并且點(diǎn)擊共享，即可進(jìn)入共享分組功能頁(yè)面，將相應(yīng)的分組共享。導(dǎo)入導(dǎo)出Foxmail及Outlook格式在導(dǎo)入分組界面，點(diǎn)擊瀏覽選擇相應(yīng)的文件后，點(diǎn)擊導(dǎo)入按鈕進(jìn)行導(dǎo)入。如圖所示：進(jìn)入導(dǎo)出數(shù)據(jù)模塊界面后，用戶可以查看到通訊簿中所有的分組，并且點(diǎn)擊相應(yīng)導(dǎo)出分組后的導(dǎo)出Foxmail格式單選按鈕，即可對(duì)右側(cè)復(fù)選框中選中的相應(yīng)分組中所有聯(lián)系人進(jìn)行導(dǎo)出操作，導(dǎo)出文件為Foxmail格式的CSV文件。如圖所示：導(dǎo)出Outlook格式，進(jìn)入分組管理模塊界面后，用戶可以查看到通訊簿中所有的分組，并且點(diǎn)擊相應(yīng)導(dǎo)出分組后的導(dǎo)出Outlook格式單選按鈕，即可對(duì)相應(yīng)分組中所有聯(lián)系人進(jìn)行導(dǎo)出操作，導(dǎo)出文件為Outlook格式的CSV文件。聯(lián)系人查詢打開更多下拉框，選擇進(jìn)入聯(lián)系人查詢，用戶可以根據(jù)姓名，分組，移動(dòng)電話，單位，辦公地址等字段信息進(jìn)行指定聯(lián)系人查詢，如圖所示：查詢之后，可以進(jìn)行刪除、編輯、群發(fā)郵件。群發(fā)短信功能。如圖所示：如何使用工作日志？輕博客般的操作體驗(yàn)，快速記錄工作進(jìn)度，分享工作心得；簡(jiǎn)單高效的協(xié)作系統(tǒng)，分享日志更快速，更輕松。 工作日志，是一個(gè)非常實(shí)用的記事工具，日志采用Html編輯器，可以進(jìn)行文字、表格、圖形的混合排版。日志可以用模板新建，也可以快速查詢，并且日志可以實(shí)現(xiàn)人員之間的共享和點(diǎn)評(píng)，右下角增加返回頂部快捷按鈕。如圖所示：新建日志1）新建工作日志是工作日志的主體，從“我的桌面”或者“個(gè)人事務(wù)工作日志”的菜單中進(jìn)入新建工作日志模板，工作日志界面如圖所示：2）進(jìn)入新建界面，日志標(biāo)題等都默認(rèn)含有日期，星期時(shí)間數(shù)等信息，可以按照自己的需求添加附件，插圖等信息。如圖所示：3）其中快速生成日志是指：可以關(guān)聯(lián)公告通知，新聞，郵件，工作流，日程，任務(wù)相關(guān)模塊的數(shù)據(jù)，從而快速的生成工作日志，如圖所示：4）寫日志的時(shí)候可以調(diào)用相關(guān)的模板，模板是在系統(tǒng)管理—行政辦公設(shè)置模板管理html模板進(jìn)行新建，如圖所示：5）建立完工作日志模板后，在新建工作的時(shí)候就可以進(jìn)行調(diào)用了，如圖所示：編輯日志1）除了在日志詳情界面能夠?qū)θ罩具M(jìn)行編輯外，在工作日志主界面中，在相應(yīng)的日志后面，點(diǎn)擊“編輯”來(lái)對(duì)相應(yīng)的日志進(jìn)行編輯，編輯功能基本與新建時(shí)相同，編輯界面如圖所示：日志詳情1）工作日志主頁(yè)面，除了能查看自己的工作日志外，還能查看其他員工共享給您的日志，點(diǎn)擊標(biāo)題以后，可以在日志詳情界面查看此篇日志的所有內(nèi)容，包括點(diǎn)評(píng)信息等。而且在日志詳情界面還支持用鼠標(biāo)查看此日志的上一篇、下一篇日志，日志詳情頁(yè)面可以通過(guò)寬版窄版切換，根據(jù)屏幕大小自行調(diào)整顯示寬度。如圖所示：查詢?nèi)罩?）在工作日志模塊中，查詢功能也是一個(gè)重要的組成部分。 工作日志主界面右側(cè)，可以對(duì)您的日志進(jìn)行快速查詢，方便您快速找到您想看的日志?？焖俨樵儯袋c(diǎn)擊工作日志主界面日歷中的日期進(jìn)行查詢。如圖所示：2）工作日志主界面右側(cè)，也可以在搜索框中輸入日志標(biāo)題、內(nèi)容中帶有的文字進(jìn)行模糊查詢，也可以根據(jù)日期、范圍（所有的、我自己的、共享給我的、有權(quán)限查看的）、部門、角色、人員等條件進(jìn)行查詢，查詢結(jié)果不僅包含左側(cè)顯示的日志列表，還可以查詢?cè)谥付〞r(shí)間段，指定部門沒(méi)有寫日志的人員列表，并可以對(duì)其發(fā)送微訊提醒寫日志，也可以導(dǎo)出日志。如圖所示：共享1）工作日志主界面，可以點(diǎn)擊相應(yīng)日志后的“共享”按鈕添加共享人員，也可以在新建工作日志界面，指定共享的范圍、是否設(shè)置為默認(rèn)共享范圍及發(fā)送事務(wù)提醒消息，默認(rèn)的共享人員包括該部門經(jīng)理和該部門主管。指定共享范圍界面。如圖所示：2）這里有一點(diǎn)需要注意：如果新建日志的時(shí)候選擇的是個(gè)人日志，則不能選擇共享范圍和被其他人查看，編輯界面，如圖所示：評(píng)論1）日志新建后，很可能會(huì)被有權(quán)限的人點(diǎn)評(píng)，可以在工作日志主界面左列查看點(diǎn)評(píng)的日志及點(diǎn)評(píng)內(nèi)容，您也可以點(diǎn)評(píng)其他人的日志，在主界面相應(yīng)日志后點(diǎn)擊“點(diǎn)評(píng)”按鈕。評(píng)論分為普通評(píng)論和高級(jí)評(píng)論，勾選高級(jí)評(píng)論，評(píng)論框被富文本編輯器替換，可以根據(jù)需要編輯文本格式。如圖所示：2）當(dāng)出現(xiàn)不能點(diǎn)評(píng)日志的情況，需要到系統(tǒng)管理—行政辦公設(shè)置—工作日志設(shè)置中把可否對(duì)其它人的日志給予點(diǎn)評(píng)勾選上即可。工作日志的設(shè)置1）工作日志設(shè)置如圖所示，主要是對(duì)工作日志進(jìn)行鎖定，就是在一定時(shí)間范圍內(nèi)，工作日志是不可修改的。2）時(shí)間范圍是在某些日期范圍內(nèi)，日志是不允許修改的，天數(shù)范圍是在今天以前的某些天數(shù)內(nèi)，被設(shè)定為鎖定。設(shè)置日志是否可以被普通員工點(diǎn)評(píng)，設(shè)定鎖定日志后是否可以被允許共享等。關(guān)于工作日志的權(quán)限問(wèn)題1）OA系統(tǒng)默認(rèn)的權(quán)限是高角色的可以查看低角色的工作日志，角色高低主要看系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)設(shè)置角色與權(quán)限管理里面的角色排序號(hào)，序號(hào)越小權(quán)限就越大，如果不想要按照系統(tǒng)自帶的權(quán)限來(lái)查看工作日志，可以在系統(tǒng)管理—組織機(jī)構(gòu)設(shè)置—用戶管理—按模塊設(shè)置管理范圍—工作日志查詢進(jìn)行設(shè)置，如圖所示：2）為空則只能看到自己管理范圍內(nèi)的比自己角色低的用戶的工作日志，可以根據(jù)需要進(jìn)行重新設(shè)置。如何使用檔案管理？檔案管理組件是針對(duì)企業(yè)文件檔案管理需求而設(shè)計(jì)。整個(gè)組件分為卷庫(kù)管理、案卷管理、文件管理、案卷借閱、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案銷毀六個(gè)功能模塊, 同時(shí)單獨(dú)歸檔的工作流也會(huì)歸檔在此。 卷庫(kù)是最大的管理單位，它包含案卷；案卷介于卷庫(kù)和文件之間，它包含文件；文件是最小的管理單位。卷庫(kù)管理在卷庫(kù)管理中，新建卷庫(kù)，并且指定卷庫(kù)所屬部門。當(dāng)新建案卷時(shí)，可以選擇案卷所屬卷庫(kù)。OA管理員可以管理所有的卷庫(kù)，其他用戶可以管理自己建立的卷庫(kù)。如下圖所示：修改借閱范圍或者刪除卷庫(kù)在卷庫(kù)管理中，除新建卷庫(kù)外，想要修改或者刪除卷庫(kù)的功能也在于此，即點(diǎn)擊修改，可修改借閱范圍或其他屬性；點(diǎn)擊刪除，可刪除該卷庫(kù)。如下圖所示：案卷管理在案卷管理中，新建案卷，填上案卷的相應(yīng)屬性，選擇所建案卷所屬卷庫(kù)，案卷就建好了。如下圖所示：拆卷/封卷、修改和刪除在案卷管理中，除新建案卷外，還可以在案卷管理的操作中進(jìn)行拆卷/封卷，修改和刪除，點(diǎn)擊相應(yīng)的功能按鈕，執(zhí)行相應(yīng)的操作。當(dāng)案卷處于已封卷狀態(tài)時(shí)，該案卷中的文件不能再移動(dòng)至其他案卷，也不能修改和銷毀。OA管理員可以管理所有的案卷，其他用戶可以管理自己建立的案卷(案卷管理員)。文件管理在文件管理中，建立具體檔案文件，并且將文件歸入相應(yīng)的案卷中。修改、銷毀在文件管理中，除可以建立具體檔案文件外，對(duì)于沒(méi)有封卷的文件，可以修改、銷毀和組卷，而已經(jīng)封卷的文件，只有解除封卷才能修改、銷毀和組卷。 對(duì)做過(guò)銷毀操作的文件，可以到銷毀管理中還原。oa管理員可以管理所有的文件，其他用戶可以管理自己建立的文件。案卷借閱借閱申請(qǐng)：在借閱申請(qǐng)中查看相應(yīng)案卷中的文件，可以申請(qǐng)借閱。借閱記錄中可以管理自己的借閱檔案。對(duì)文件沒(méi)有借閱限制，所有的用戶都可以借閱所有的檔案文件。如下圖所示：借閱審批檔案管理人員對(duì)檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行審批。檔案統(tǒng)計(jì)借閱統(tǒng)計(jì)是對(duì)文件的借閱次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)；案卷統(tǒng)計(jì)是對(duì)案卷中的文件個(gè)數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。如下圖所示：檔案銷毀檔案銷毀是對(duì)文件管理中刪除的文件徹底銷毀。1單個(gè)工作流歸檔，在我的工作中，打開該項(xiàng)已結(jié)束的工作，點(diǎn)擊更多，選擇歸檔，則進(jìn)入檔案管理新建文件的頁(yè)面。至此，檔案管理的功能介紹完畢如何使用辦公用品管理系統(tǒng)？辦公用品管理主要記錄辦公物品的采購(gòu)入庫(kù)，消耗，以及查詢?nèi)藛T的領(lǐng)用情況和審批。接下來(lái)將重點(diǎn)介紹如何進(jìn)行管理和使用辦公用品模塊。辦公用品庫(kù)設(shè)置admin賬號(hào)或有“辦公用品設(shè)置”菜單權(quán)限的賬號(hào)，可在系統(tǒng)菜單：行政辦公辦公用品管理辦公用品庫(kù)設(shè)置中進(jìn)行物品的新建及編輯操作，設(shè)置該庫(kù)的所屬部門、庫(kù)管理員及調(diào)度員。所屬部門是指可以使用該庫(kù)的部門，庫(kù)管理員負(fù)責(zé)庫(kù)的維護(hù)和物品的審批，調(diào)度員負(fù)責(zé)物品采購(gòu)和發(fā)放，不參與審批。設(shè)置好辦公用品庫(kù)信息后，需要在系統(tǒng)菜單：行政辦公辦公用品管理辦公用品信息管理中錄入辦公用品信息。1）首先需要新建物品類別點(diǎn)擊左側(cè)的“新建物品類別”，將該類別歸于某個(gè)庫(kù)，并保存。已增加的類別如果需要重新編輯或者刪除，可點(diǎn)擊“物品類別編輯”按鈕進(jìn)行編輯或刪除操作。2）物品類別新建后，可新建物品。辦公用品的登記權(quán)限和登記部門是指規(guī)定某些個(gè)人或者部門有權(quán)對(duì)該辦公用品進(jìn)行登記，審批權(quán)限則代表該辦公用品的領(lǐng)用等審批的權(quán)限所屬。物品錄入完成后，有權(quán)限的用戶可通過(guò)系統(tǒng)菜單：行政辦公辦公用品管理個(gè)人辦公用品登記進(jìn)行物品的領(lǐng)用、借用、歸還等登記操作。用戶可以單個(gè)或批量申請(qǐng)物品。登記成功后，需要由有審批權(quán)限的人員（或庫(kù)管理員）進(jìn)行審批管理。用戶在申領(lǐng)物品時(shí)，若選擇部門審批人進(jìn)行審批，則部門審批人需要進(jìn)入系統(tǒng)菜單：行政辦公辦公用品管理辦公用品部門審批進(jìn)行物品申請(qǐng)審批。如果部門審批不能通過(guò)，則作為未通過(guò)審批，該申請(qǐng)可以在在“未準(zhǔn)辦公用品申請(qǐng)”查看。申請(qǐng)未設(shè)置部門審批人或部門審批通過(guò)后，由辦公用品“庫(kù)管理員”對(duì)該登記申請(qǐng)信息進(jìn)行審批核定，進(jìn)入辦公用品登記管理中，即可看到相關(guān)的申請(qǐng)信息。庫(kù)管理員或有權(quán)限的用戶可在辦公用品登記管理中通過(guò)庫(kù)存登記采購(gòu)入庫(kù)、領(lǐng)用、借用等登記操作。同時(shí)也可在“今日操作查看”下的審批記錄中對(duì)當(dāng)日的登記信息進(jìn)行修正，可以修改登記記錄，也可放棄原有的登記操作。辦公用品管理還提供了固定格式的報(bào)表管理，主要是對(duì)辦公用品的信息，包括物品總表、采購(gòu)信息、登記領(lǐng)用等信息的匯總。系統(tǒng)管理員或庫(kù)管理員通過(guò)系統(tǒng)菜單：行政辦公辦公用品管理辦公用品報(bào)表可查看到物品信息匯總。物品申領(lǐng)審核通過(guò)后，由調(diào)度員發(fā)放物品，并將辦公用品標(biāo)記為是否發(fā)放出去。如何使用公文管理？公文管理的菜單包括：發(fā)文管理、收文管理、基礎(chǔ)設(shè)置三個(gè)主菜單?；A(chǔ)設(shè)置，包括參數(shù)設(shè)置、主題詞管理、公文類型設(shè)置、收文權(quán)限設(shè)置，四個(gè)子菜單。在使用公文管理系統(tǒng)前需要先做一些配置：1）參數(shù)設(shè)置，此菜單無(wú)需設(shè)置，使用默認(rèn)值即可。2）主題詞管理，添加、刪除主題詞。,附錄一《國(guó)務(wù)院公文主題詞表》供參考。如圖所示：。注意：在發(fā)文時(shí)也可以直接填寫主題詞表中沒(méi)有的詞。3）公文類型設(shè)置，這個(gè)模塊可以新建、編輯、刪除、清空、查詢公文類型。，編輯:以上圖為例：默認(rèn)文號(hào)前后綴，在發(fā)文擬稿新建公文時(shí)能根據(jù)文號(hào)前后綴自動(dòng)編號(hào)。文字說(shuō)明，方便記錄類型的用途等信息。使用權(quán)限，控制可以使用該類型的部門。公文登記單模板，可選使用系統(tǒng)默認(rèn)模版或自定義模版。新建類型時(shí)不能編輯自定義模版，保存后從類型列表中在該類型中點(diǎn)擊編輯后會(huì)出現(xiàn)設(shè)計(jì)發(fā)文登記單模版的編輯鏈接。綁定紅頭模版，要在公文正文中使用套紅模版可在系統(tǒng)管理—行政辦公設(shè)置—文件套紅模版中增加。不支持綁定到每個(gè)類型中。套紅模版的制作，注意制作套紅模版時(shí)要在結(jié)尾加入書簽標(biāo)記，否則會(huì)覆蓋掉原文。是否強(qiáng)制蓋章、是否轉(zhuǎn)成版式文件：公文中可以不強(qiáng)制蓋章、及轉(zhuǎn)成版式文件。、刪除注：若存在某類型的公文則該類型無(wú)法刪除，清空可以強(qiáng)制刪除所有該類型的公文。附錄二是《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中介紹的“公文種類”。，可以根據(jù)類型和標(biāo)題搜索查找公文。4）收文權(quán)限設(shè)置，可按全局設(shè)置