【文章內(nèi)容簡介】 的需求必然有一定的差異。因此，一套軟件只要能解決本單位的各項需求也就可以了，不需要強調(diào)通用性“一個也不少”。否則，片面追求通用性，只能減少軟件的功能，降低其生命力。注意軟件通用性與相對專用性問題，可以少走彎路。完美是改出來的開發(fā)一套OA應(yīng)用程序，要經(jīng)過需求分析、系統(tǒng)設(shè)計、開發(fā)程序、測試程序、試運行、修改完善、投入應(yīng)用、增加功能、升級、再修改再完善等環(huán)節(jié)。在軟件開發(fā)過程中，由于種種原因，人們不可能將軟件做得盡善盡美，不可能將各種可能出現(xiàn)的問題考慮周全。尤其隨著系統(tǒng)投入使用的范圍擴大，上機人員增多，數(shù)據(jù)量增大，會暴露出各種各樣的問題。同時，當人們熟悉系統(tǒng)功能之后，就會提出新的需求,這就要不斷地對應(yīng)用程序進行修改與完善，一套應(yīng)用軟件除非報廢不用，否則修改完善永無止境。明確軟件的建設(shè)需要不斷修改完善和升級，就不會因為出現(xiàn)問題而盲目悲觀。處理各方關(guān)系單純開發(fā)一套系統(tǒng)不是難題，但任何系統(tǒng)只有處理好各種矛盾，才會是一套“高可用”的系統(tǒng)。安全“溫度”要適中黨政軍機關(guān)的信息關(guān)系到國家利益，因而系統(tǒng)的安全性很重要，要加強系統(tǒng)的安全管理。但是如果一味重視安全，而不注重信息資源的共享就會違反當初建立OA系統(tǒng)的初衷。這里就有一個統(tǒng)籌兼顧的問題，控制在一個適當“度”的范圍內(nèi)。需要引起注意的是，系統(tǒng)安全管理包括很多因素，但其中有相當大的一部分是由技術(shù)工作來實現(xiàn)的，在實際工作中要協(xié)調(diào)好網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)計方案、軟件開發(fā)方案、安全保密實現(xiàn)方案等多方面的關(guān)系。這里需強調(diào)的一點就是，軟、硬件產(chǎn)品的安全性都是相對的，任何一家公司的產(chǎn)品，無論是軟件還是硬件，都會給自己留有后門。就是我們自己開發(fā)的中聯(lián)部OA應(yīng)用程序也給自己留有足夠的后門。說的清楚才能做的清楚業(yè)務(wù)需求與計算機實現(xiàn)，是個看似最簡單、實際最難做的環(huán)節(jié)。最終投入使用的應(yīng)用軟件是用于實際工作的，而一個單位約一、二十個局，幾十或一百多個處，各種數(shù)據(jù)之間的相互關(guān)系錯綜復雜，有各種處理的可能性和需求。而編制計算機程序就必須將“所有”的需求和關(guān)系都搞清楚，給程序員一個“肯定”的要求或說明。如果需求沒有做透、沒做清楚，就會傳遞給程序員錯誤的信息，那程序編出來就會似是而非，讓最終用戶無法使用，造成計算機系統(tǒng)整體失敗。因此，一個系統(tǒng)建設(shè)的主要負責人、應(yīng)用的主要管理者可以不懂計算機的基礎(chǔ)技術(shù)，但必須精通業(yè)務(wù)工作的“數(shù)據(jù)關(guān)系與數(shù)據(jù)控制”，做不到這一點，系統(tǒng)建成后就很難投入正常運行，不失敗就不正常了。需要注意的是，一個單位建設(shè)OA，不要貪大求洋，只要能滿足本單位的實際需求，就是最好的。如果單純追求高、新、尖，到頭來準是雞飛蛋打。因此，系統(tǒng)建設(shè)之前與建設(shè)過程中，一定要緊密聯(lián)系本單位的主體業(yè)務(wù)，多向業(yè)務(wù)人員和文秘人員請教，才能做好需求分析工作。保質(zhì)保量監(jiān)管不可少OA系統(tǒng)的開發(fā)過程中，一定會遇到程序的高效率與可讀性及易擴展之間的矛盾，這主要是指軟件的編制和管理監(jiān)督的問題。當系統(tǒng)的需求確定后，就要實施編程工作，只有采取適度的監(jiān)督措施，才能保證程序的質(zhì)量。這就要求管理人員不僅統(tǒng)籌管理，保持一定的工作進度，即“量”的要求，還要考慮如何編程以保證應(yīng)用程序的效率、程序的可讀性及擴展性等問題，即“質(zhì)”的要求。文檔一體化OA系統(tǒng)需要協(xié)調(diào)好文書工作與檔案工作之間的關(guān)系。簡單地說，現(xiàn)行工作的最終表現(xiàn)形式大多是文件信息和行業(yè)信息，而文件、行業(yè)信息的延伸是檔案，檔案又是現(xiàn)行工作的信息源?，F(xiàn)行工作信息與檔案信息兩者既是相對分離的，又是相互統(tǒng)一的。因此，一個OA系統(tǒng)，必須考慮文檔一體化問題。別把自己變成IT贊助商任何一個單位建設(shè)系統(tǒng)都應(yīng)精打細算，盡量少花錢多辦事，不要將本單位變成IT商家的贊助商。應(yīng)本著實事求是地分析單位軟、硬件的需求，確定一個系統(tǒng)建設(shè)最佳的“性價比”。一般來說，機關(guān)信息化建設(shè)經(jīng)費開支原則是：第一，注重實際效果的原則。信息化就是要投入、要花錢的，但錢換來的應(yīng)該是實際效果。第二，業(yè)務(wù)需求優(yōu)先，其它需求次之的原則。其實，一個單位的各個部門工作都有實現(xiàn)OA工作的需求，但根據(jù)我國機關(guān)單位目前的實際情況，可能難以一下子將所有方面工作同時做好，只能分清主次，逐步實施。因此要業(yè)務(wù)需求優(yōu)先，其它需求次之。第三，相關(guān)經(jīng)費集中調(diào)配，相關(guān)工作同步展開原則。OA工作是一項系統(tǒng)工程，其最核心要求是所有相關(guān)工作同步完成，不能零敲碎打分散開支，顧前不顧后，顧左不顧右。經(jīng)費統(tǒng)一調(diào)配，相關(guān)工作同步展開，避免建設(shè)周期的低效延長。第四，改變權(quán)、責分離的狀況，實行權(quán)力和責任相統(tǒng)一原則。一個單位如果對OA的開支擁有計劃、審批、建議和購買權(quán)的部門較多，難以明確分擔經(jīng)費使用后出現(xiàn)的不同效果的責任。因此權(quán)力和責任相統(tǒng)一是OA成功的關(guān)鍵。第五，軟件開支優(yōu)先，硬件開支其次的原則。總結(jié)一些單位OA不成功的經(jīng)驗教訓主要有二條：一是統(tǒng)籌兼顧，綜合協(xié)調(diào)不到位，二是軟件功能不完善，沒法用。因此，經(jīng)費開支應(yīng)首先保障軟件開支。真正推廣應(yīng)用從OA工作整體來看，可分為建設(shè)與應(yīng)用兩個階段，一套OA系統(tǒng)最終要通過實際應(yīng)用才能體驗出其價值，如應(yīng)用不起來，再好的軟、硬件系統(tǒng)也不過是個擺設(shè)。做好推廣應(yīng)用工作應(yīng)反復宣傳OA工作的性質(zhì)與作用，還應(yīng)注意以下幾點：擺正系統(tǒng)建設(shè)、管理部門與應(yīng)用部門之間的關(guān)系。一個好的計算機系統(tǒng)既有服務(wù)功能，又有管理功能，但是有效的管理應(yīng)存在于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，所以這項工作在表現(xiàn)形式上就是服務(wù)。如果不承認這一點，處處以技術(shù)專家自居，再好的計算機系統(tǒng)也別想運轉(zhuǎn)起來。因為任何事情從靜止狀態(tài)到穩(wěn)定運行狀態(tài)這一過程是難度最大的，在這一過程時期，用戶就是上帝，無論其是領(lǐng)導還是剛進入單位的大學生。最重要的是能否做到“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。真正建立“用戶是上帝”的思想，要認識到建設(shè)者的一切工作成績，并不能靠領(lǐng)導認可，而只能在用戶的實際應(yīng)用中才能體現(xiàn)出來。機關(guān)OA處理“政務(wù)信息”與處理“公共信息”、“行業(yè)管理”和“行政管理”信息等項工作最大的不同在于：后幾項是少數(shù)人、專業(yè)人來操作，而處理“政務(wù)信息”需多數(shù)人、非專人員來操作，多數(shù)人共同參與是其最大的特性。機關(guān)人員掌握計算機技術(shù)的水平有高有低，這就要求在推廣應(yīng)用中，要制定較科學的培訓、應(yīng)用工作計劃，不能急于求成，也不可放任不管。要將有效的管理寓于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)之中，使各級領(lǐng)導及業(yè)務(wù)人員確實感覺到網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能給自己的工作帶來很大的便利，能從中享受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，將網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的使用變成其自覺的、從內(nèi)心身處愿意的、沒有任何抵觸情緒的行為，只有這樣，一個辦公自動化系統(tǒng)才能順利地投入使用。確立分階段實現(xiàn)的應(yīng)用目標與工作計劃。利用計算機系統(tǒng)處理機關(guān)日常工作，是一項巨大的變革，并不是所有人立刻就能理解、就能接受。所以再好的計算機系統(tǒng)也應(yīng)制定出分價段實現(xiàn)的目標，走一步見一步效果，防止欲速不達。制定計劃時要根據(jù)本單位的實際情況，找出最佳切入點，以點帶面，最終實現(xiàn)全系統(tǒng)投入正常運行。注意協(xié)調(diào)好各部門的關(guān)系，做好公關(guān)工作。一個部委辦公自動化系統(tǒng)投入正常運行，需要許多部門共同配合。作為系統(tǒng)的建設(shè)者、管理者要注間協(xié)調(diào)各有關(guān)部門的關(guān)系，多聽取其它部門的意見，尊重其它部門的需求，協(xié)調(diào)好各單位之間的工作關(guān)系，一個計算機系統(tǒng)才能投入運行。“再看OA”系列講座之五 OA如何與管理結(jié)合中國施工企業(yè)管理協(xié)會微機服務(wù)中心技術(shù)總監(jiān)王建2002828目前大部分OA系統(tǒng)是以辦公事務(wù)的計算機自動化管理為基礎(chǔ)的，基本內(nèi)容包括文件處理、事務(wù)處理、文字處理、檔案處理、日程處理、郵件收發(fā)、收文發(fā)文、出差出勤、文件轉(zhuǎn)流、電子報表、會議管理、車輛管理等，實現(xiàn)了日常工作方方面面的管理。但一個較好的OA系統(tǒng)遠沒有這樣簡單，必需融入管理的思想，引進切實可行的管理技術(shù)，讓OA系統(tǒng)服務(wù)于管理。管理是企業(yè)發(fā)展的推動力，也因管理而產(chǎn)生了辦公事務(wù)，所以O(shè)A系統(tǒng)一定要架構(gòu)于管理基礎(chǔ)之上，才能確保OA系統(tǒng)的有效性和實用性，一些企業(yè)上了OA系統(tǒng)后反而辦公工作更多了，主要原因是OA與管理的定位問題，本末倒置的緣故。一個良好的OA系統(tǒng)，應(yīng)該以計劃為核心、以控制為手段，實現(xiàn)“以人為本”、“動態(tài)控制”、“透明延伸”的辦公管理思想。那么OA系統(tǒng)如何與管理思想結(jié)合呢？主要體現(xiàn)在“工作管理”、“溝通管理”、“管理創(chuàng)新”和“授權(quán)機制管理”四個方面。本文先詳細闡述OA系統(tǒng)如何與工作管理相結(jié)合。一切辦公活動過程歸根到底是由“人通過工作”來完成的，因此，工作管理是OA系統(tǒng)的基本組成單元，工作管理問題解決的深度也決定了OA系統(tǒng)的應(yīng)用水平，工作管理的成敗決定了OA系統(tǒng)是否能促進管理、輔助管理。一個體現(xiàn)“以人為本”設(shè)計思想的OA系統(tǒng)，應(yīng)該建立在個人工作管理、組織工作管理和項目工作管理三維立體的系統(tǒng)體系之中。做好個人工作管理在辦公管理中，無論任何工作、任何事情，最終都是通過人來完成的，管理的本質(zhì)是人?！皞€人工作管理”系統(tǒng)解決個人工作效率的問題，包括個人總結(jié)、任務(wù)備忘、個人助理、日程管理、工作處理?！皞€人總結(jié)”是個人對過去一個時期內(nèi)的實踐活動作出系統(tǒng)的回顧歸納?？梢园凑彰咳?、每周、每月或年度等進行分類總結(jié)，既方便查詢又便于個人總結(jié)得失。管理人員可以要求員工每日、每周、每月或每年度給出其工作總結(jié)，也可以按需要的時間段進行分類統(tǒng)計，及時了解員工的工作和任務(wù)的進展情況，把握工作進度，總結(jié)工作得失?！叭蝿?wù)備忘”提醒本人將要做的一些重要任務(wù)，既可由本人創(chuàng)建，也可以是其他相關(guān)人員創(chuàng)建?！皞€人助理”是個人辦公的計算機秘書，可以按信息種類建立自己的電子便箋、各種通信錄，能夠?qū)⒏鞣N常用信息迅速地分類保存，便于以后工作中查找使用，為個人辦公提供更細致的服務(wù)。“日程安排”用來設(shè)置個人的工作日程，并在設(shè)定的時間給予提示，防止錯過重要工作和活動。個人日程管理包括其他人安排給自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免時間沖突，又可以讓其他人了解自己的日程安排。上級領(lǐng)導在“組織日程”中為下屬人員安排的日程，在下屬人員的“個人日程管理”中也能看到?！肮ぷ魈幚怼卑üぷ髅枋?、工作匯報、工作考核、參與人員及參與部門等，將每項工作分解開來，便于工作的管理。每項工作都配以甘特圖，使工作表述得更加明了。按照工作性質(zhì)，又將個人的工作分為“負責的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，這種清晰的工作分類，極大地方便了工作的查詢和處理。目前大部分OA系統(tǒng)很難將企業(yè)業(yè)務(wù)工作落實到個人辦公上，個人工作管理的設(shè)計，可使個人辦公與部門辦公、企業(yè)業(yè)務(wù)有機地結(jié)合起來。實現(xiàn)組織管理組織管理解決人與人之間聯(lián)合工作的問題，并要建立一套完整的工作監(jiān)控管理機制，最終解決部門自身與部門之間協(xié)同工作的效率問題，系統(tǒng)地推進管理工作的制度化、標準化和規(guī)范化。工作標準也是人力資源考核的基本標準，系統(tǒng)可以方便靈活地建立用戶的部門目錄樹和角色目錄樹，主要目標是將各部門、各個人的力量通過組織管理聯(lián)合起來，最終達到預定管理目標。組織管理是針對各個企業(yè)中組織類的工作管理，分為部門工作管理、工作總結(jié)、部門日程及人事管理等。特點如下：（1）各級管理人員可以查看其權(quán)限范圍內(nèi)的人員、部門的工作計劃、工作總結(jié)及進度匯報等，同時對與其管理級別相對應(yīng)的計劃、總結(jié)等進行審核和調(diào)整等。（2）部門一級的工作可以采用多種方式進行描述：列表的形式、甘特圖形式、工作計劃圖（時標邏輯圖、時標圖、單代號圖和橫道圖）形式、工作分解結(jié)構(gòu)圖形式及統(tǒng)計報表形式等。從各個層面和視角對工作的時間、邏輯關(guān)系、進度等進行體現(xiàn)。也可采用前鋒線技術(shù)，可以即時、直觀地反映工作計劃和執(zhí)行情況。（3）部門工作可以包含子工作。每項工作可被分解為具體子工作，子工作可以有自己的負責人、進程時間等，同時又與總體工作保持邏輯關(guān)系。這樣，無論多復雜的工作分解開來處理都會清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加輕松。部門工作考核的功能也十分實用，只有管理人員才能使用工作考核的權(quán)限，可以對所管轄人員進行考核評價。工作考核也是建立在明確內(nèi)設(shè)機構(gòu)和工作崗位職責的基礎(chǔ)上，分類分級明確工作目標，以動態(tài)考核為主、定性與定量相結(jié)合，實行全員能力和績效考核，獎優(yōu)罰劣。（4）管理人員可以查看所管轄范圍內(nèi)部門、人員的日程安排情況，并根據(jù)事務(wù)的重要性來安排下級人員的日程，同時可以查看部門日程安排、領(lǐng)導公開的日程，需要領(lǐng)導參加的可以通過日程安排給上級領(lǐng)導安排日程?？傊?，組織日程可以將參與此事務(wù)的相關(guān)人員一次進行安排，并設(shè)有提醒功能，與即時通訊系統(tǒng)緊密結(jié)合，將日程安排通過即時通分發(fā)給相關(guān)人員。（5）人的不確定性是企業(yè)人力資源管理最難把握的事。人事管理單元是部門工作管理中的一個組成部分，其內(nèi)容包括個人資料、工作資料、履歷表及附件表，管理者可時根據(jù)管理范圍隨時查看下屬員工的基本信息，以便根據(jù)員工能力和特長安排工作。組織管理更加符合現(xiàn)代辦公管理特點，是各級管理人員專用的系統(tǒng)，是各級管理人員系統(tǒng)地了解企業(yè)經(jīng)營管理信息及輔助決策信息的重要工具。雖然組織辦公工作涉及數(shù)據(jù)復雜，但此系統(tǒng)的操作比較簡單，管理數(shù)據(jù)往往涉及到企業(yè)機密，所以用戶進入系統(tǒng)時，必須進行身份認證。完成項目管理日常辦公按類型分為兩種，一種是事務(wù)型辦公，一種是項目型辦公。項目型辦公在辦公管理占的比重較大，如果還是按照以前的事務(wù)型處理，很難達到辦公目標，這也是傳統(tǒng)OA所沒有考慮到的。只有對辦公工作類型進行透徹地深入分析，對不同工作類型采用不同的處理方式，才能真正得心應(yīng)手地應(yīng)用OA系統(tǒng)，提高辦公效率。項目管理中的組織計劃是單位或部門對未來一定時間內(nèi)要做的工作，從目標、任務(wù)、要求到措施預先作出設(shè)計安排。工作有先后、主次、緩急之分，進程又有一定的階段性，因此在計劃中針對具體情況應(yīng)事先規(guī)劃好操作的步驟、各項工作的完成時限及責任人、參與人等，這樣才能職