【文章內(nèi)容簡介】 的投資是有時間落差的，不是今天做 e 化，明天訂單就源源不絕的出現(xiàn)?！箯垏檹娬{(diào)，e 化還是要回歸基本面，找出企業(yè)最重要的命脈，找出「關鍵使命（mission critical）」，把有限的資源用在刀口上。張國鴻舉例，對製造業(yè)而言，出貨就是重要的生存命脈，老闆就應該把資源投資在出貨相關的管理系統(tǒng)上?！竿暾?e 化並非一蹴可幾，尤其一下子要投入大量人力物力的方式，並不適合臺灣的中小企業(yè)。我建議應該先規(guī)畫藍圖，找出需求，再因應公司業(yè)務調(diào)整，分成短中長期實施。」五崧捷運資訊總監(jiān)彭麗貞如是結(jié)論。e 化兩階段論 臺灣微軟資深產(chǎn)品經(jīng)理王嘉玲，提出「e 化兩階段」論，幫助企業(yè)自行健檢，決定開始的方向。許多人談起 e 化，就聯(lián)想起 ERP、CRM、SCM 等各種英文大寫專有名詞，其中每一套系統(tǒng)動輒千萬，複雜的架構(gòu)和昂貴的成本，恐怕不是 100 人以下的中小型企業(yè)可以負擔。其實企業(yè) e 化有不同階段，對於還在用撥接上網(wǎng)、還沒有以電子郵件為對內(nèi)外溝通的中小型公司來說，e 化的地基都還沒有打好，也談不上「高級班」才適用的 ERP 了。臺灣微軟資深產(chǎn)品經(jīng)理王嘉玲，針對中小企業(yè) e 化提出「兩階段論」，非常適合中小企業(yè)參考。企業(yè)也可依此「健診表」（見表一），為自己目前的 e 化程度評分，了解自己「該從哪裡開始 e 化」。表一：中小企業(yè)e化健診表階段性e 化種類評分項目得分第一階段企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)路架設有主機統(tǒng)一管理資源網(wǎng)路10無主機統(tǒng)一管理的簡單網(wǎng)路5無0連結(jié)網(wǎng)路的能力專線 /ADSL 固接（有固定 IP）16數(shù)據(jù)機 /ADSL 撥接 8無0電子郵件使用自有電子郵件主機22向電信業(yè)者租用信箱11無0企業(yè)網(wǎng)站架設自有網(wǎng)站主機13向電信業(yè)者租用網(wǎng)站空間7無0防火牆架設有防火牆也有快取19只有防火牆或只有快取9無0第二階段資料庫使用網(wǎng)路版資料庫20單機版資料庫10無0說明：此 e 化健診表滿分是 100 分，及格是 60 分，可以算一算您的公司到底得幾分 資料提供：臺灣微軟第一階段：基礎建設 在這個階段，企業(yè)有五個目標必須完成： 1. 建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)路 絕大多數(shù)的中小企業(yè)，都有一部以上的電腦。e 化以前，公司內(nèi)部資源傳遞，都是把檔案存在磁片，互相傳遞使用。常常發(fā)生磁片遺失，或者是電腦互相感染病毒的情形。建立公司內(nèi)部網(wǎng)路的用意，在於把公司內(nèi)部所有作業(yè)的電腦都串連起來，作業(yè)時若有資料要傳遞，則可利用密碼、開放權限的方式，存取業(yè)務資料。一方面可以降低磁片使用成本，再者也可降低病毒傳染的機率。最重要的是，中小企業(yè)老闆可以透過企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)路控管，隨時知道員工的作業(yè)流程，有效掌握公司動態(tài)。當企業(yè)建立專屬的內(nèi)部網(wǎng)路，將來要是員工離職，所有的資料其實都建立在內(nèi)部網(wǎng)路資料上，也不用擔心交接不完全的問題。2. 申請固定專線如 ADSL很多中小企業(yè)對外號稱，自己已經(jīng) e 化。實際到公司卻發(fā)現(xiàn)，上網(wǎng)連線還停留在用數(shù)據(jù)機撥接的原始階段。用數(shù)據(jù)撥接上網(wǎng)除了速度慢之外，客戶發(fā)來的緊急郵件可能來不及收發(fā)，無法達到使用網(wǎng)路增進效率的目的。 一旦申請 ADSL，電腦可以隨時連線，對於外來的緊急狀況，都能即時處理。如果企業(yè)想要架設專屬網(wǎng)站，也非要有專線不可。否則建了網(wǎng)站也連不上去，等於白費力氣。 就成本的觀點來看，ADSL 速度至少比數(shù)據(jù)機快十倍，價格卻貴不了多少。所以，擁有企業(yè)自己的專線，才是 e 化好的開始。專長於餐飲業(yè) e 化的普羅威資訊總經(jīng)理徐炎明點出，e 化一定要同時面對科技、組織、流程、客戶四個面向。3. 專屬電子郵件系統(tǒng) 使用外面申請的免費電子郵件信箱連絡業(yè)務，在中小企業(yè)是相當普遍的情形。也常聽到老闆抱怨，「員工每天寄信，不知道在做什麼，會不會把公司機密也都寄出去了？」 只要企業(yè)建立專屬郵件信箱，就能解決老闆的憂慮。郵件是由公司內(nèi)部的主機控管，哪些業(yè)務信件進來？哪些信件不該寄出去？都能透過公司的郵件主機管理。主管也能隨時確認，哪些客戶郵件進來？是否確實收到？該交由誰辦理？都能即時掌握。當公司擁有專屬電子郵件，對內(nèi)便於管理，對外還能塑造企業(yè)形象。專屬電子郵件就像公司的招牌，客戶一看到就知道你是哪家公司了。4. 專屬企業(yè)網(wǎng)站 企業(yè)專屬網(wǎng)站，不只是企業(yè)在網(wǎng)路上的門面，它還是方便員工在外工作的重要輔助工具。 當企業(yè)擁有專屬網(wǎng)站，員工出差在外，也能藉由瀏覽器上網(wǎng)，進入公司網(wǎng)站，收取公司郵件和其他業(yè)務資料。當企業(yè)已經(jīng)建立以電子郵件為基礎的工作環(huán)境，所有企業(yè)的運作都脫離不了電子郵件，如公文傳遞、消息布達、工作派任等等。企業(yè)專屬網(wǎng)站讓員工隨時隨地都能與公司保持聯(lián)繫。還有，網(wǎng)站是公司的門面，許多客戶透過網(wǎng)站進一步了解公司，有網(wǎng)站在無形中也省了不少廣告費。 5. 防火牆系統(tǒng) 準備 e 化之際，防火牆的建置是不可或缺的。企業(yè)網(wǎng)站就像老闆在網(wǎng)路上的不動產(chǎn)，如果不加把鎖，就像公司大門沒上鎖，讓小偷有機可乘。防火牆的建置，除了防外賊，也可以幫老闆省錢。在美國的統(tǒng)計數(shù)字中，美國上班族每人每天大概有 2/3 的時間，在瀏覽私人用途的網(wǎng)站，嚴重影響公司效率。防火牆可以限制員工上網(wǎng)功能，有些特定的網(wǎng)站不能使用。從成本的考量，可以節(jié)省頻寬，也就能節(jié)省公司的成本。讓員工能專心處理公務。第二階段：進階功能在這一階段中，最重要的就是建立網(wǎng)路型資料庫，這是由中小企業(yè)邁向大企業(yè)的門檻。許多中小企業(yè)會去買套裝的會計系統(tǒng)、進銷存系統(tǒng)，去解決煩瑣的進銷存會計問題。然而，這樣的作業(yè)系統(tǒng)往往只能在單一一臺電腦上使用。網(wǎng)路型資料庫，則能允許很多人同一時間透過各種上網(wǎng)工具，如電腦、PDA、手機等等來存取資料。不過，網(wǎng)路型資料庫的建立，必須審慎考慮。畢竟，它的費用較高，所牽涉的規(guī)模層面較大，不是每一個中小企業(yè)都有立即需要，去建置如此龐大的資料庫成功案例：弘振企業(yè)社打造 e 化的基礎平臺，弘振只投資了 25 萬元新臺幣。 「其實公司裝電腦十幾年了，e 化就是慢慢改，自然就會跟上?！龟惖强普f。 小學畢業(yè)的弘振企業(yè)社總經(jīng)理陳登科，是典型黑手出身的中小企業(yè)老闆。二十二年前，從員工不到十人的塑膠射出工廠起家，到現(xiàn)在成為電子大廠的連接器供應商，弘振就像典型的臺灣中小企業(yè)，土法煉鋼地走出一條紮實的路。 弘振企業(yè)社的 e 化理由很簡單：老闆認為「大家都用網(wǎng)路，不這麼做跟不上時代?！箤?e 化的過程中，陳登科也以同樣務實的精神，總經(jīng)理身兼 MIS，親身涉入 e 化的每個步驟。陳登科談不出長篇大論的 e 化策略，但他心裡清楚：「電腦時代來了，不學就跟不上了?！?循序漸進，一步一腳印 性格保守的陳登科，不是狂熱的科技先驅(qū)，不會貿(mào)然把最先進的科技，運用在公司的管理。但是他卻時時刻刻體察大環(huán)境變化，循序漸進地導入適當?shù)漠a(chǎn)品和技術，把預算和精力放在刀口上。 公司在桃園，工廠在大陸昆山，弘振 e 化的第一要點，就是節(jié)省兩岸溝通成本。弘振在桃園八德總公司目前有七十多人、大陸昆山廠則有兩百多名員工。隔海兩岸的管理和聯(lián)繫，對身兼多職老闆的陳登科是相當大的困擾，也是企業(yè)成本的負擔，陳登科於是有了 e 化的實際需求。 溝通成本的降低迫在眉睫，陳登科首先把撥接換成 ADSL 專線。在內(nèi)部網(wǎng)路尚未建立前，公司連線方式採取單一電腦用數(shù)據(jù)機撥接上網(wǎng)，每個月平均花掉新臺幣一萬多元的撥接費用。建立內(nèi)部網(wǎng)路之後，再申請 ADSL 專線，每月花費只要約新臺幣二千多元，直接看到效益。 另一方面，兩岸工廠檔案的管理相當繁複，陳登科決定採用微軟 Small Business Server 2000 的檔案伺服器，讓所有檔案集中管理，無論是大陸或臺灣的資訊都由企業(yè)內(nèi)部單一主機控管，節(jié)省檔案管理的人力及成本。 總經(jīng)理室兼機房 作為國內(nèi)外電子大廠的連接器代工廠商，弘振需要企業(yè)網(wǎng)站作為與客戶溝通的界面。原本企業(yè)網(wǎng)頁為了方便國外客戶瀏覽，在美國申請代管，後來陳登科發(fā)現(xiàn)管理不易，於是決定在企業(yè)內(nèi)部增設網(wǎng)路伺服器（Web Server），方便隨時更新網(wǎng)站資料，加快與顧客溝通的速度。 弘振兩岸三地雖超過三百人，但實際需要電腦的人並不多，因此倚重外部廠商的協(xié)助，而不任用專職的 MIS。弘振兩岸的員工加起來雖超過三百人，但因為製造業(yè)的特性，多數(shù)員工在生產(chǎn)線上，實際需要電腦的人並不多。以桃園八德總公司來看，全公司的電腦不過二十臺左右。如果要另請專人規(guī)劃導入 e 化，或是請一位專職 MIS 來管理設計公司的資訊系統(tǒng)，動輒上百萬的成本，怎麼看都不劃算。因此，從公司裝上第一部電腦之後，陳登科幾乎就是公司的電腦博士，電腦的疑難雜癥，一開始都是陳登科動手解決。為了方便管理，陳登科還把公司的電腦主機，設在他的辦公室，總經(jīng)理室兼機房，陳登科不好意思的說：「這樣有問題，比較方便處理?！拐乙患曳蘸玫碾娔X公司 毫無資訊背景的陳登科，一個人搞定所有MIS的工作。在背後，他有一個配合五年多的資訊顧問──群豹科技經(jīng)理鄭宗明。群豹科技是弘振的 e 化系統(tǒng)供應商，也是弘振簽約的電腦維修公司。每當陳登科遇上任何問題時，只要一通電話，鄭宗明就能即時解決他的問題。在沒有專職 MIS 人員的情形下，陳登科透露，「找到一家服務好的電腦公司，有問題找他，會省掉很多麻煩?！勾蛟?e 化的基礎平臺，弘振只投資了 25 萬元新臺幣?！钙鋵嵐狙b電腦十幾年了，e 化就是慢慢改，自然就會跟上?！拱资制鸺业年惖强?，強調(diào)他循序漸進的 e 化原則。自從裝上公司專屬主機，臺灣及大陸幹部的電子郵件，都設在桃園八德總公司，公司內(nèi)部文件的流通非常方便，大陸昆山廠的員工也能很快接收到臺灣的業(yè)務訊息。弘振也設有公司內(nèi)部佈告欄，只要一有行政命令通知，兩岸員工都可以同步更新。 下個月就可以開視訊會議 在大陸設立生產(chǎn)基地的臺商，公司內(nèi)部光是國際長途通信費用，就是一筆龐大的開銷。自從公司內(nèi)部網(wǎng)路架構(gòu)完成後，原本需要傳真的文件傳遞，都藉由內(nèi)部網(wǎng)路發(fā)送，弘振雖然沒有仔細計算 e 化前後通信成本，然而陳登科也發(fā)現(xiàn)，除了省錢之外，效率也提高。 目前弘振正在測試網(wǎng)路視訊電話，陳登科只要有空檔就親自用用剛買來的網(wǎng)路攝影機，「下個月就可以開視訊會議了?！顾d致勃勃地說。屆時桃園和昆山兩地的主管只要同時上線，對著網(wǎng)路攝影機就能討論業(yè)務，化距離於無形。 從弘振身上不難發(fā)現(xiàn)，e 化絕不是有錢大企業(yè)的專利，只要有心，花小錢也能搭上 e 化列車。 弘振小檔案資本額：新臺幣 2000 萬元員工人數(shù)：300 人（桃園廠 70 人，大陸昆山廠230 人）產(chǎn)業(yè)別：電子零件製造商e 化投資：約新臺幣 25 萬元（微軟 SBS2000 內(nèi)部網(wǎng)路架設、電子郵件伺服器、網(wǎng)路伺服器、檔案伺服器）成功案例進階篇：雄獅旅遊外部廠商缺乏對旅遊產(chǎn)業(yè)的理解，國外的旅遊相關解決方案也不適用於臺灣。 雄獅決定一切自己來，讓資訊廠商只扮演輔助的角色。 成立 25 年的雄獅旅遊不只是一般的旅行社，它是旅遊產(chǎn)品的大盤商。上游是航空公司、飯店、租車中心等產(chǎn)品供應商，下游是全臺灣兩千多家的旅行社。臺灣旅遊業(yè)最特殊的現(xiàn)象是，上中下游相互合作依存，卻也彼此競爭，大盤商如雄獅旅遊，可以跳過旅行社，直接銷售產(chǎn)品給消費者，正如最上游的航空公司也可以直接販賣機票自由行。 雄獅旅遊去年推出線上訂位和訂團服務後，B2C 業(yè)務每月有 3000 萬營收來自網(wǎng)路，B2B 業(yè)務每月也1000萬營收，占 B2B 總體業(yè)務量的四分之一。（攝影：陳明聖）雄獅旅遊的e化歷程，要從 12 年前說起。董事長王文傑雖是傳統(tǒng)旅遊業(yè)出身，但他相信資訊的應用，會是旅遊業(yè)者的核心競爭力。他先找了兩位技術人員，建置 MIS 部門，開始導入電腦化和資訊化。 最關鍵的第一步：線上訂團系統(tǒng) 旅遊業(yè)務是資訊密集、變動性高的行業(yè)，客戶今天要到日本，明天後悔又決定去美國，資訊的往來密度很高。早期的資訊化重點，是追求溝通的效率。雄獅旅遊很早就發(fā)展出透過專屬網(wǎng)路的電子信件，主要的管理階層都能透過電子信件，隨時隨地開電子會議，同時也有和全省分公司相連的專線。 1995 年，雄獅旅遊跨出旅遊業(yè)資訊化最關鍵的第一步：線上訂團系統(tǒng)。 過去雄獅旅遊從航空公司批來的「團位」，例如 4 月 15 日出發(fā)，350 個臺北到洛杉磯的機位，會交給眾多業(yè)務員，帶著 DM，一一到各家旅行社拜訪告知，希望旅行社多加推廣，但是業(yè)務員和旅行社都不知道這 350 個機位經(jīng)過全省各地旅行社的訂位促銷後，每日還剩多少「存量」，出團會不會有問題。這中間都靠雄獅旅遊負責控團的人，每天接一堆電話確認電腦裡的「庫存」與訂位資訊。而這臺電腦裡的資訊，只有坐辦公室裡的這個控團者看得到，非常沒效率。 「線上訂團系統(tǒng)」推出後，等於釋出控團者的資訊，業(yè)務員可以直接透過電腦接觸到目前訂團的進度。這是雄獅旅遊第一次因資訊系統(tǒng)的介入，改變了行之有年的流程，也改變了工作者的角色和位置。 國外的相關解決方案， 不適用臺灣的旅遊架構(gòu) 2001 年開始，下游旅行社可以透過 Internet，直接操作線上訂位／訂團系統(tǒng)。目前雄獅旅遊任何一個經(jīng)銷商，都可以透過一組專屬的帳號和密碼，登錄雄獅旅遊的 B2B 網(wǎng)站，查看出團狀況，包括價錢和人數(shù)都能一目瞭然。網(wǎng)站上還可以直接下載特殊出團行程的廣告 DM，經(jīng)銷商能夠以 DIY 的方式，取得雄獅旅遊第一手業(yè)務訊息，無形中也節(jié)省兩邊聯(lián)絡的時間和溝通成本。 半年來，雄獅旅遊的 B2B 業(yè)務已經(jīng)有平均每月一千萬的營收來自網(wǎng)路，佔整體 B2B 部門營業(yè)額的四分之一。在臺北地區(qū)六百家的下游旅行社，已經(jīng)有四、五百家擁有雄獅旅遊的網(wǎng)路帳號。雄獅旅遊的業(yè)務員，也從挨家挨戶傳遞資訊的傳統(tǒng)業(yè)務，變成探詢市場與客戶需求，開發(fā)新產(chǎn)品的知識工作者。 董事長王文傑的遠見，讓雄獅旅遊在 e 化過程中，有了多數(shù)公司夢寐以求的優(yōu)勢：人才。 12 年前進入公司的兩位IT人員裴信祐與陳憲祥，現(xiàn)在分任雄獅旅遊的總經(jīng)理與副總經(jīng)理。12 年來，他們從 IT 技術人員起家，歷練過行政管理、行銷業(yè)務等各種職位，還親自下海帶過團，擔任導遊。使得他們擁有難得的旅遊專業(yè)和IT專業(yè)。準備導入 e 化時，負責 e 化的副總