【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 粘貼到自己的教案當(dāng)中，系統(tǒng)還為教師們提供了教案集中管理功能，既可以保存教書們利用備課系統(tǒng)編寫的教案，也可以將教書們以前編寫的教案上傳到服務(wù)器上統(tǒng)一保存和管理。 　　課件是一種重要的教學(xué)手段，備課系統(tǒng)為教書們提供了強(qiáng)大的課件管理功能，教書們可以使用各種多媒體工具直接利用備課系統(tǒng)中提供的多媒體資料制作課件，然后將成品課件上傳到服務(wù)器上，授課時(shí)在網(wǎng)絡(luò)上的任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上都可以直接調(diào)用服務(wù)器上保存的課件進(jìn)行教學(xué)，而不需要將課件到處拷來拷去，極大地方便了教書們的教學(xué)活動(dòng)。 　　目前絕大多數(shù)教書有自己獨(dú)特的教學(xué)思想和教學(xué)方法，而沒有受過多媒體課件制作技術(shù)的專門訓(xùn)練，備課系統(tǒng)中提供的我的收藏夾獨(dú)特設(shè)計(jì)和功能很好地解決了這一突出的矛盾。我們利用備課系統(tǒng)豐富的多媒體資料、強(qiáng)大的多媒體支持能力和獨(dú)特的演示技術(shù)為教書們提供了一個(gè)非常簡(jiǎn)單易用的課件制作工具和授課平臺(tái)。在備課模式下教書們可以將備課系統(tǒng)中精彩的多媒體資料添加到自己的收藏夾中，也可以將自己的多媒體資料上載到收藏夾中，然后調(diào)整這些資料的演示順序，并為每個(gè)演示資料編寫板書內(nèi)容；上課時(shí)教書們可以將收藏夾切換到授課狀態(tài)，這時(shí)就可以按照預(yù)先設(shè)定的順序演示多媒體資料，并顯示相應(yīng)的板書內(nèi)容。利用這個(gè)獨(dú)特的功能，教書們就可以輕松自如地將現(xiàn)代教育技術(shù)應(yīng)用到教學(xué)過程中了。由于備課系統(tǒng)具有強(qiáng)大的多媒體功能，能夠支持絕大多數(shù)多媒體格式，而目前的多媒體創(chuàng)作工具很難達(dá)到這一點(diǎn)，因此從這個(gè)意義上講，備課系統(tǒng)為教書們提供了極其豐富的多媒體教學(xué)資料，同時(shí)又解決復(fù)雜的技術(shù)問題，是教書們的海量資料庫和技術(shù)支持平臺(tái)，教書們要做的就是根據(jù)自己的教學(xué)思路對(duì)這些進(jìn)行整理就可以了。. 個(gè)人文檔終端用戶在此起草公文是用戶的個(gè)人資料保存庫，用戶可以用它來保存、管理任何有價(jià)值的資料。這些資料可以是用戶摘錄自書報(bào)雜志的，可以是從其它數(shù)據(jù)庫拷貝過來的，也可以是用戶起草過的文件的副本等等，內(nèi)容不限?？梢詫?duì)這些文檔的自主分類，有效地管理和方便地查詢它們。. 日程安排對(duì)個(gè)人的工作日程，如：會(huì)議、約會(huì)、邀請(qǐng)、紀(jì)念日、任務(wù)等等進(jìn)行設(shè)置備忘，并可設(shè)置鬧鈴提示，使之成為得力的私人秘書。. 通訊錄辦公人員的個(gè)人通訊錄，可以記錄事務(wù)伙伴或親朋好友等的聯(lián)絡(luò)信息以備查詢。. 任務(wù)指派用于在校園內(nèi)部自上而下的工作任務(wù)的指派，并監(jiān)控任務(wù)的完成情況。該模塊有很大的靈活性便于各層次管理人員對(duì)教教職員工工工作的安排。具體流程如下：登記任務(wù)指派任務(wù)辦 理階段匯報(bào)工作總結(jié)完成任務(wù)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或秘書通過登記和指派任務(wù)交給相應(yīng)的下屬工作人員辦理，被指派人員根據(jù)自己的工作任務(wù)通過填寫階段匯報(bào)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況和工作進(jìn)展，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)通過閱讀匯報(bào)了解工作進(jìn)展情況，從而決定任務(wù)是否完成或取消。. 外出設(shè)置人員外出設(shè)置包括設(shè)置外出人員名稱、外出時(shí)間、外出事由、外出后的聯(lián)系方式、外出后代理人和代辦人等。人員外出設(shè)置的信息有兩種作用：一種當(dāng)本人需要外出時(shí)，可以設(shè)置外出時(shí)間表讓其他人員知道，人員外出信息可通過“人員動(dòng)態(tài)”系統(tǒng)查詢，以防其他人員安排與本人有關(guān)的工作時(shí)發(fā)生沖突。另一種在辦公處理過程中實(shí)現(xiàn)“代辦代理”功能。用戶設(shè)置的人員動(dòng)態(tài)信息與工作流的控制緊密相關(guān)，可以防止工作安排上的沖突，當(dāng)有工作需要外出人員處理時(shí)，系統(tǒng)會(huì)提示該人員的外出信息，并詢問是否將工作轉(zhuǎn)交給其“代辦人”或“代理人”辦理?！按k人”可以在授權(quán)人授權(quán)期間全權(quán)處理授權(quán)人的工作，如審批文件、簽發(fā)文件、辦理工作等。“代理人”必須根據(jù)授權(quán)人口頭或其他方式指示，通過電子處理方式，代替授權(quán)人處理文件，如將授權(quán)人的意見輸入文件審批意見欄目，根據(jù)授權(quán)人的授意提交其他人處理?！按k代理”功能與現(xiàn)代管理思想相吻合，即每一個(gè)崗位均要有“替補(bǔ)”，每位教教職員工工出差都不會(huì)影響工作的正常進(jìn)行。. 常用工具提供時(shí)鐘、日歷、計(jì)算器等常用工具。發(fā)文管理收文管理報(bào)表傳遞公告通知請(qǐng)示報(bào)告人員動(dòng)態(tài)公文管理檔案管理檔案管理. 公文管理公文管理是辦公管理系統(tǒng)的核心組成部分。標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的公文格式和流程是其主要的特點(diǎn)。行政辦公系統(tǒng)通過預(yù)先定制的流程和用戶角色，規(guī)范和推動(dòng)正確、標(biāo)準(zhǔn)的公文使用和處理習(xí)慣，提升的管理水平。打破時(shí)空限制，促進(jìn)教教職員工工之間的相互協(xié)作；擺脫人工傳遞的束縛，縮短公文處理時(shí)間，提高的整體辦事效率。在公文管理中，將通過代辦制和代理制處理人員外出的情況。代辦制是指當(dāng)某人（領(lǐng)導(dǎo)）外出而無法及時(shí)處理文件時(shí)，由事先指定的人員（領(lǐng)導(dǎo)）代替外出人員處理相應(yīng)的工作，并將處理情況通過電子郵件的方式閱知外出人員。代理制是指某領(lǐng)導(dǎo)外出后由其秘書或助手查閱待處理的文件，并向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)請(qǐng)示和匯報(bào)其內(nèi)容，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示對(duì)該文件進(jìn)行處理。代辦和代理制的實(shí)現(xiàn)要求行政辦公系統(tǒng)的各模塊與人員外出模塊有機(jī)地結(jié)合，共同實(shí)現(xiàn)其功能。公文管理是典型的標(biāo)準(zhǔn)工作流處理，公文流程設(shè)計(jì)和定義的好壞直接影響將來流程調(diào)整的靈活性，及時(shí)應(yīng)對(duì)日常機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整后公文處理的需要。在多年開發(fā)的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，充分對(duì)事務(wù)流程進(jìn)行抽象，分析出管理的抽象的邏輯模型，充分表達(dá)信息系統(tǒng)的規(guī)律，設(shè)計(jì)獨(dú)特的流程配置、統(tǒng)一工作流處理和系統(tǒng)設(shè)置等功能，為系統(tǒng)帶來更多的應(yīng)變能力和擴(kuò)展性。216。 流程配置模塊：統(tǒng)一進(jìn)行工作流程的配置，以及流程運(yùn)轉(zhuǎn)過程中需要的一些輔助信息的配置。該模塊給公文流轉(zhuǎn)提供強(qiáng)大的支撐作用。對(duì)在辦公中所可能面臨的問題進(jìn)行充分抽象和面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)。將流程分解為“環(huán)節(jié)”（如處室經(jīng)理審核、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)送文件、辦理、閱文等）和“路徑”（如送處室領(lǐng)導(dǎo)審核、送會(huì)簽、送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、送辦理等）兩個(gè)對(duì)象，每個(gè)對(duì)象由非常多的屬性進(jìn)行描述，涉及到權(quán)限、行為、操作（方法）等組成，并采用可視化方式表達(dá)，以便于設(shè)計(jì)?？梢暬且环N表現(xiàn)形式，其最終形成的是對(duì)流程的描述文檔。的流程配置采用多流程窮盡的表達(dá)方式，加之對(duì)路徑的權(quán)限劃分，對(duì)于不同角色的人員在完成當(dāng)前工作“提交下一處理” 時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別當(dāng)前處理人的權(quán)限和可選擇的路徑，進(jìn)行相應(yīng)的處理。使流程控制變得規(guī)范，同時(shí)為不同角色人員提供可定義的靈活性。在環(huán)節(jié)上考慮“并行”、“串行”、“是否能多人處理”、“是否可退回”（20多個(gè)屬性）等一系列行為以及當(dāng)前環(huán)節(jié)可調(diào)用的操作等。流程配置中還定義了一些流程處理的輔助信息，如最終用戶處理文件時(shí)的常用處理意見詞，方便用戶對(duì)文件的處理。216。 統(tǒng)一工作流處理操作：對(duì)一個(gè)文件的正常處理，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行辦公，可以歸納為四種基本操作：填寫處理意見：給出自己對(duì)文件的處理意見，支持從常用處理詞中選擇自己的處理意見和一些快速輸入方法。提交下一處理：當(dāng)文件處理人對(duì)文件采取肯定態(tài)度時(shí)，用此操作將文件提交給下一處理人進(jìn)行處理。退回：當(dāng)文件處理人對(duì)文件采取否定態(tài)度時(shí)，用此操作將文件退回到以前的處理人進(jìn)行處理，可以單級(jí)退回，也可以多級(jí)退回。流程跟蹤：當(dāng)需要查詢文件的處理情況時(shí)，如誰處理過，處理了多長(zhǎng)時(shí)間等，用此操作。另外，該系統(tǒng)還提供了“收回”和“補(bǔ)發(fā)”等功能，用于解決文件處理過程中漏發(fā)和誤發(fā)，同樣，該系統(tǒng)的工作流處理的標(biāo)準(zhǔn)操作。216。 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置：是進(jìn)行辦公運(yùn)作的基礎(chǔ)。組織機(jī)構(gòu)定義的好壞，將直接影響系統(tǒng)其它部分的運(yùn)轉(zhuǎn)。深刻理解辦公的本質(zhì)與要求，結(jié)合以往實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，提出在一個(gè)廣域互聯(lián)的辦公管理系統(tǒng)中，消息的傳遞可分為機(jī)構(gòu)內(nèi)部的消息傳遞和機(jī)構(gòu)之間的消息傳遞。據(jù)此，將組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為機(jī)構(gòu)內(nèi)的人員和組織設(shè)置（人員和組織）和機(jī)構(gòu)之間的通訊接口（文件傳遞接口）。人員和組織與文件傳遞接口之間保持著嚴(yán)格的信息同步。文件傳遞接口定義了各機(jī)構(gòu)之間的層次關(guān)系、信息傳遞的接口。為機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行消息傳遞提供支撐作用。人員與組織定義了機(jī)構(gòu)內(nèi)各組織的層次關(guān)系、各組織的人員信息等，為機(jī)構(gòu)內(nèi)的消息傳遞提供支撐作用。同時(shí)，人員與組織還與服務(wù)器的目錄保持密切聯(lián)系，如根據(jù)人員與組織信息來定義群組等。當(dāng)同一環(huán)節(jié)有多位領(lǐng)導(dǎo)依次處理時(shí)，系統(tǒng)將按處理時(shí)間的先后順序依次記錄其處理意見和批示。當(dāng)當(dāng)前處理人不同意文件內(nèi)容或?qū)徍巳说囊庖姇r(shí)，可使用退回功能將文件回退給相關(guān)人員重新進(jìn)行處理。. 發(fā)文管理對(duì)學(xué)校的正式發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、發(fā)布等全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控，包含紅頭文件和處室發(fā)文等公文類型。在實(shí)際處理中可根據(jù)不同人員的權(quán)限由系統(tǒng)計(jì)算每一處理步驟的可用路徑和候選人員，并過濾掉不合理和無效的路徑。在大多數(shù)的情況下，可不必修改程序，僅通過調(diào)整相關(guān)的配置信息進(jìn)行流程的優(yōu)化或重組。目前學(xué)校發(fā)文包括紅頭文件、傳真電報(bào)、函等類型。紅頭文件是以本名義向上級(jí)主管單位、本處室及下屬、外部單位發(fā)出的正式的紅頭文件。涉及重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及事件的對(duì)內(nèi)發(fā)文，也應(yīng)使用發(fā)文。文件審批流程需經(jīng)過起草、科長(zhǎng)審核、處室審核、會(huì)簽、辦公室審核、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“紅頭發(fā)文處理流程”。紅頭文件除能夠通過該系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布到下屬，或通過傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。傳真電報(bào)用于在本行業(yè)內(nèi)部傳達(dá)上級(jí)的指示，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或者轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；對(duì)上級(jí)單位的報(bào)告、請(qǐng)示等，傳真電報(bào)需由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。傳真電報(bào)審批流程需經(jīng)過起草、科長(zhǎng)審核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、會(huì)簽、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)、發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“傳真電報(bào)發(fā)文處理流程”。傳真電報(bào)內(nèi)容、格式采用移動(dòng)行業(yè)內(nèi)部廣泛使用的樣張。傳真電報(bào)除能夠通過該系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布到下屬，或通過傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。函是已名義發(fā)布的記錄會(huì)議內(nèi)容、決議等事項(xiàng)的文件，也適用于發(fā)送到不相隸屬機(jī)關(guān)的正式公文。文件審批處理流程與紅頭文件相似。具體流程見附錄“函發(fā)文處理流程”。. 收文管理對(duì)學(xué)校的收文和處室收文的全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)收文流轉(zhuǎn)的電子化、自動(dòng)化。針對(duì)分及外部單位發(fā)來的文件，可采用電子收文登記和實(shí)物收文登記兩種方法予以解決。對(duì)未使用電子公文系統(tǒng)的外部單位，可將收到的實(shí)物公文通過掃描、手工錄入等方式將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子格式在系統(tǒng)內(nèi)處理。對(duì)已使用電子公文進(jìn)行文件處理的單位，可與其協(xié)商制定雙方通用的電子文檔傳遞規(guī)則和接口標(biāo)準(zhǔn)，并使用此接口實(shí)現(xiàn)電子公文的跨系統(tǒng)的無縫傳遞。收文處理流程包括登記、辦公室擬辦、領(lǐng)導(dǎo)批示、分發(fā)、辦理或閱文(在此環(huán)節(jié)中部處室領(lǐng)導(dǎo)可以繼續(xù)指派下一個(gè)辦理人和閱文人)、歸檔。具體流程見附錄“收文處理流程”。處室收文處理流程包括登記、處室領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理和閱文(在此環(huán)節(jié)中科長(zhǎng)可以繼續(xù)指派下一個(gè)辦理人和閱文人)。具體流程見附錄“收文處理流程”。在收文處理中，各級(jí)處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動(dòng)收集到收文處理單上。為保證處理人填寫的意見的真實(shí)性，均利用數(shù)字簽名方式對(duì)各自的處理意見文檔和簽名域加密。在收文處理中，保證多人并行處理文件，提高文件處理效率。. 請(qǐng)示報(bào)告請(qǐng)示報(bào)告模塊由工作請(qǐng)示和工作報(bào)告兩部分組成。工作請(qǐng)示是指需要批辦的文件；工作報(bào)告是總結(jié)、匯報(bào)性的文件，不需要批辦處理。請(qǐng)示和報(bào)告按范圍的不同分為內(nèi)部請(qǐng)示、處室內(nèi)部請(qǐng)示、內(nèi)部報(bào)告、處室內(nèi)部報(bào)告。工作請(qǐng)示又分為工作請(qǐng)示和處室工作請(qǐng)示兩種。工作請(qǐng)示經(jīng)過擬稿、科長(zhǎng)審核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“工作請(qǐng)示處理流程”）；處室工作請(qǐng)示經(jīng)過擬稿、科長(zhǎng)審核、處室領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工作請(qǐng)示處理流程”）。工作報(bào)告又分為工作工作和處室工作報(bào)告兩種。工作報(bào)告經(jīng)過擬稿、科長(zhǎng)審核、處室領(lǐng)導(dǎo)審核、校領(lǐng)導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“工作報(bào)告處理流程”）；處室工作報(bào)告經(jīng)過擬稿、科長(zhǎng)審核、處室領(lǐng)導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工作報(bào)告處理流程”）。該模塊中各級(jí)處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動(dòng)收集到收文處理單上。為保證處理人填寫的意見的真實(shí)性，均利用數(shù)字簽名方式對(duì)各自的處理意見文檔和簽名域加密。. 檔案管理檔案管理案卷定義文件歸卷案卷借閱檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中保存了所有已歸檔的公文供查詢和備案，是保存和管理檔案的場(chǎng)所。本數(shù)據(jù)庫不僅可與公文管理子系統(tǒng)結(jié)合使用，保管已歸檔的收文、發(fā)文、簽報(bào)、傳閱件等文件；也可獨(dú)立使用，用于登錄非公文管理子系統(tǒng)處理的其它文件。為加強(qiáng)檔案管理，本數(shù)據(jù)庫有嚴(yán)格的借閱制度。也就是說，所有人員如需閱讀本數(shù)據(jù)庫文件，都必須填寫一份借閱單，經(jīng)管理員批準(zhǔn)后方可閱讀。檔案管理工作主要包括三項(xiàng)內(nèi)容：案卷定義（含類定義，子類定義），文件歸卷（組卷、編目、拆卷、移動(dòng)、封卷、注銷）和案卷借閱（查