【文章內容簡介】 粘貼到自己的教案當中，系統(tǒng)還為教師們提供了教案集中管理功能，既可以保存教書們利用備課系統(tǒng)編寫的教案，也可以將教書們以前編寫的教案上傳到服務器上統(tǒng)一保存和管理。 　　課件是一種重要的教學手段，備課系統(tǒng)為教書們提供了強大的課件管理功能，教書們可以使用各種多媒體工具直接利用備課系統(tǒng)中提供的多媒體資料制作課件，然后將成品課件上傳到服務器上，授課時在網(wǎng)絡上的任何一臺計算機上都可以直接調用服務器上保存的課件進行教學，而不需要將課件到處拷來拷去，極大地方便了教書們的教學活動。 　　目前絕大多數(shù)教書有自己獨特的教學思想和教學方法，而沒有受過多媒體課件制作技術的專門訓練，備課系統(tǒng)中提供的我的收藏夾獨特設計和功能很好地解決了這一突出的矛盾。我們利用備課系統(tǒng)豐富的多媒體資料、強大的多媒體支持能力和獨特的演示技術為教書們提供了一個非常簡單易用的課件制作工具和授課平臺。在備課模式下教書們可以將備課系統(tǒng)中精彩的多媒體資料添加到自己的收藏夾中，也可以將自己的多媒體資料上載到收藏夾中，然后調整這些資料的演示順序，并為每個演示資料編寫板書內容；上課時教書們可以將收藏夾切換到授課狀態(tài)，這時就可以按照預先設定的順序演示多媒體資料，并顯示相應的板書內容。利用這個獨特的功能，教書們就可以輕松自如地將現(xiàn)代教育技術應用到教學過程中了。由于備課系統(tǒng)具有強大的多媒體功能，能夠支持絕大多數(shù)多媒體格式，而目前的多媒體創(chuàng)作工具很難達到這一點，因此從這個意義上講，備課系統(tǒng)為教書們提供了極其豐富的多媒體教學資料，同時又解決復雜的技術問題，是教書們的海量資料庫和技術支持平臺，教書們要做的就是根據(jù)自己的教學思路對這些進行整理就可以了。. 個人文檔終端用戶在此起草公文是用戶的個人資料保存庫，用戶可以用它來保存、管理任何有價值的資料。這些資料可以是用戶摘錄自書報雜志的，可以是從其它數(shù)據(jù)庫拷貝過來的，也可以是用戶起草過的文件的副本等等，內容不限?？梢詫@些文檔的自主分類，有效地管理和方便地查詢它們。. 日程安排對個人的工作日程，如：會議、約會、邀請、紀念日、任務等等進行設置備忘，并可設置鬧鈴提示，使之成為得力的私人秘書。. 通訊錄辦公人員的個人通訊錄，可以記錄事務伙伴或親朋好友等的聯(lián)絡信息以備查詢。. 任務指派用于在校園內部自上而下的工作任務的指派，并監(jiān)控任務的完成情況。該模塊有很大的靈活性便于各層次管理人員對教教職員工工工作的安排。具體流程如下：登記任務指派任務辦 理階段匯報工作總結完成任務各級領導或秘書通過登記和指派任務交給相應的下屬工作人員辦理，被指派人員根據(jù)自己的工作任務通過填寫階段匯報向領導匯報工作情況和工作進展，領導可以隨時通過閱讀匯報了解工作進展情況，從而決定任務是否完成或取消。. 外出設置人員外出設置包括設置外出人員名稱、外出時間、外出事由、外出后的聯(lián)系方式、外出后代理人和代辦人等。人員外出設置的信息有兩種作用：一種當本人需要外出時，可以設置外出時間表讓其他人員知道，人員外出信息可通過“人員動態(tài)”系統(tǒng)查詢，以防其他人員安排與本人有關的工作時發(fā)生沖突。另一種在辦公處理過程中實現(xiàn)“代辦代理”功能。用戶設置的人員動態(tài)信息與工作流的控制緊密相關，可以防止工作安排上的沖突，當有工作需要外出人員處理時，系統(tǒng)會提示該人員的外出信息，并詢問是否將工作轉交給其“代辦人”或“代理人”辦理?！按k人”可以在授權人授權期間全權處理授權人的工作，如審批文件、簽發(fā)文件、辦理工作等?！按砣恕北仨毟鶕?jù)授權人口頭或其他方式指示，通過電子處理方式，代替授權人處理文件，如將授權人的意見輸入文件審批意見欄目，根據(jù)授權人的授意提交其他人處理?！按k代理”功能與現(xiàn)代管理思想相吻合，即每一個崗位均要有“替補”，每位教教職員工工出差都不會影響工作的正常進行。. 常用工具提供時鐘、日歷、計算器等常用工具。發(fā)文管理收文管理報表傳遞公告通知請示報告人員動態(tài)公文管理檔案管理檔案管理. 公文管理公文管理是辦公管理系統(tǒng)的核心組成部分。標準、規(guī)范的公文格式和流程是其主要的特點。行政辦公系統(tǒng)通過預先定制的流程和用戶角色，規(guī)范和推動正確、標準的公文使用和處理習慣，提升的管理水平。打破時空限制，促進教教職員工工之間的相互協(xié)作；擺脫人工傳遞的束縛，縮短公文處理時間，提高的整體辦事效率。在公文管理中，將通過代辦制和代理制處理人員外出的情況。代辦制是指當某人（領導）外出而無法及時處理文件時，由事先指定的人員（領導）代替外出人員處理相應的工作，并將處理情況通過電子郵件的方式閱知外出人員。代理制是指某領導外出后由其秘書或助手查閱待處理的文件，并向領導及時請示和匯報其內容，根據(jù)領導的口頭指示對該文件進行處理。代辦和代理制的實現(xiàn)要求行政辦公系統(tǒng)的各模塊與人員外出模塊有機地結合，共同實現(xiàn)其功能。公文管理是典型的標準工作流處理，公文流程設計和定義的好壞直接影響將來流程調整的靈活性，及時應對日常機構和人員調整后公文處理的需要。在多年開發(fā)的經(jīng)驗基礎上，充分對事務流程進行抽象，分析出管理的抽象的邏輯模型，充分表達信息系統(tǒng)的規(guī)律，設計獨特的流程配置、統(tǒng)一工作流處理和系統(tǒng)設置等功能，為系統(tǒng)帶來更多的應變能力和擴展性。216。 流程配置模塊：統(tǒng)一進行工作流程的配置，以及流程運轉過程中需要的一些輔助信息的配置。該模塊給公文流轉提供強大的支撐作用。對在辦公中所可能面臨的問題進行充分抽象和面向對象設計。將流程分解為“環(huán)節(jié)”（如處室經(jīng)理審核、辦公室審核、領導簽發(fā)、發(fā)送文件、辦理、閱文等）和“路徑”（如送處室領導審核、送會簽、送校領導簽發(fā)、送辦理等）兩個對象，每個對象由非常多的屬性進行描述，涉及到權限、行為、操作（方法）等組成，并采用可視化方式表達，以便于設計?？梢暬且环N表現(xiàn)形式，其最終形成的是對流程的描述文檔。的流程配置采用多流程窮盡的表達方式，加之對路徑的權限劃分，對于不同角色的人員在完成當前工作“提交下一處理” 時，系統(tǒng)會自動識別當前處理人的權限和可選擇的路徑，進行相應的處理。使流程控制變得規(guī)范，同時為不同角色人員提供可定義的靈活性。在環(huán)節(jié)上考慮“并行”、“串行”、“是否能多人處理”、“是否可退回”（20多個屬性）等一系列行為以及當前環(huán)節(jié)可調用的操作等。流程配置中還定義了一些流程處理的輔助信息，如最終用戶處理文件時的常用處理意見詞，方便用戶對文件的處理。216。 統(tǒng)一工作流處理操作：對一個文件的正常處理，在計算機網(wǎng)絡上進行辦公，可以歸納為四種基本操作：填寫處理意見：給出自己對文件的處理意見，支持從常用處理詞中選擇自己的處理意見和一些快速輸入方法。提交下一處理：當文件處理人對文件采取肯定態(tài)度時，用此操作將文件提交給下一處理人進行處理。退回：當文件處理人對文件采取否定態(tài)度時，用此操作將文件退回到以前的處理人進行處理，可以單級退回，也可以多級退回。流程跟蹤：當需要查詢文件的處理情況時，如誰處理過，處理了多長時間等，用此操作。另外，該系統(tǒng)還提供了“收回”和“補發(fā)”等功能，用于解決文件處理過程中漏發(fā)和誤發(fā)，同樣，該系統(tǒng)的工作流處理的標準操作。216。 組織機構設置：是進行辦公運作的基礎。組織機構定義的好壞，將直接影響系統(tǒng)其它部分的運轉。深刻理解辦公的本質與要求，結合以往實施項目的成功經(jīng)驗，提出在一個廣域互聯(lián)的辦公管理系統(tǒng)中，消息的傳遞可分為機構內部的消息傳遞和機構之間的消息傳遞。據(jù)此，將組織機構的設置分為機構內的人員和組織設置（人員和組織）和機構之間的通訊接口（文件傳遞接口）。人員和組織與文件傳遞接口之間保持著嚴格的信息同步。文件傳遞接口定義了各機構之間的層次關系、信息傳遞的接口。為機構之間進行消息傳遞提供支撐作用。人員與組織定義了機構內各組織的層次關系、各組織的人員信息等，為機構內的消息傳遞提供支撐作用。同時，人員與組織還與服務器的目錄保持密切聯(lián)系，如根據(jù)人員與組織信息來定義群組等。當同一環(huán)節(jié)有多位領導依次處理時，系統(tǒng)將按處理時間的先后順序依次記錄其處理意見和批示。當當前處理人不同意文件內容或審核人的意見時，可使用退回功能將文件回退給相關人員重新進行處理。. 發(fā)文管理對學校的正式發(fā)文的起草、審核、簽發(fā)、發(fā)布等全流程進行處理和監(jiān)控，包含紅頭文件和處室發(fā)文等公文類型。在實際處理中可根據(jù)不同人員的權限由系統(tǒng)計算每一處理步驟的可用路徑和候選人員，并過濾掉不合理和無效的路徑。在大多數(shù)的情況下，可不必修改程序，僅通過調整相關的配置信息進行流程的優(yōu)化或重組。目前學校發(fā)文包括紅頭文件、傳真電報、函等類型。紅頭文件是以本名義向上級主管單位、本處室及下屬、外部單位發(fā)出的正式的紅頭文件。涉及重大經(jīng)營活動及事件的對內發(fā)文，也應使用發(fā)文。文件審批流程需經(jīng)過起草、科長審核、處室審核、會簽、辦公室審核、領導簽發(fā)、發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“紅頭發(fā)文處理流程”。紅頭文件除能夠通過該系統(tǒng)自動發(fā)布到下屬，或通過傳真服務系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。傳真電報用于在本行業(yè)內部傳達上級的指示，批轉下級的公文或者轉發(fā)上級、同級和不相隸屬機關的公文；對上級單位的報告、請示等，傳真電報需由領導簽發(fā)。傳真電報審批流程需經(jīng)過起草、科長審核、處室領導審核、會簽、領導簽發(fā)、發(fā)布、歸檔的處理，具體流程見附錄“傳真電報發(fā)文處理流程”。傳真電報內容、格式采用移動行業(yè)內部廣泛使用的樣張。傳真電報除能夠通過該系統(tǒng)自動發(fā)布到下屬，或通過傳真服務系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位，還能夠通過紙張打印發(fā)送到外單位。函是已名義發(fā)布的記錄會議內容、決議等事項的文件，也適用于發(fā)送到不相隸屬機關的正式公文。文件審批處理流程與紅頭文件相似。具體流程見附錄“函發(fā)文處理流程”。. 收文管理對學校的收文和處室收文的全流程進行處理和監(jiān)控，實現(xiàn)收文流轉的電子化、自動化。針對分及外部單位發(fā)來的文件，可采用電子收文登記和實物收文登記兩種方法予以解決。對未使用電子公文系統(tǒng)的外部單位，可將收到的實物公文通過掃描、手工錄入等方式將其內容轉化為電子格式在系統(tǒng)內處理。對已使用電子公文進行文件處理的單位，可與其協(xié)商制定雙方通用的電子文檔傳遞規(guī)則和接口標準，并使用此接口實現(xiàn)電子公文的跨系統(tǒng)的無縫傳遞。收文處理流程包括登記、辦公室擬辦、領導批示、分發(fā)、辦理或閱文(在此環(huán)節(jié)中部處室領導可以繼續(xù)指派下一個辦理人和閱文人)、歸檔。具體流程見附錄“收文處理流程”。處室收文處理流程包括登記、處室領導批示、辦理和閱文(在此環(huán)節(jié)中科長可以繼續(xù)指派下一個辦理人和閱文人)。具體流程見附錄“收文處理流程”。在收文處理中，各級處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動收集到收文處理單上。為保證處理人填寫的意見的真實性，均利用數(shù)字簽名方式對各自的處理意見文檔和簽名域加密。在收文處理中，保證多人并行處理文件，提高文件處理效率。. 請示報告請示報告模塊由工作請示和工作報告兩部分組成。工作請示是指需要批辦的文件；工作報告是總結、匯報性的文件，不需要批辦處理。請示和報告按范圍的不同分為內部請示、處室內部請示、內部報告、處室內部報告。工作請示又分為工作請示和處室工作請示兩種。工作請示經(jīng)過擬稿、科長審核、處室領導審核、領導批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“工作請示處理流程”）；處室工作請示經(jīng)過擬稿、科長審核、處室領導批示、辦理等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工作請示處理流程”）。工作報告又分為工作工作和處室工作報告兩種。工作報告經(jīng)過擬稿、科長審核、處室領導審核、校領導閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“工作報告處理流程”）；處室工作報告經(jīng)過擬稿、科長審核、處室領導閱示等完成該文件的處理過程（具體工作流程見附錄“處室工作報告處理流程”）。該模塊中各級處理人員的處理意見將被系統(tǒng)自動收集到收文處理單上。為保證處理人填寫的意見的真實性，均利用數(shù)字簽名方式對各自的處理意見文檔和簽名域加密。. 檔案管理檔案管理案卷定義文件歸卷案卷借閱檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中保存了所有已歸檔的公文供查詢和備案，是保存和管理檔案的場所。本數(shù)據(jù)庫不僅可與公文管理子系統(tǒng)結合使用，保管已歸檔的收文、發(fā)文、簽報、傳閱件等文件；也可獨立使用，用于登錄非公文管理子系統(tǒng)處理的其它文件。為加強檔案管理，本數(shù)據(jù)庫有嚴格的借閱制度。也就是說，所有人員如需閱讀本數(shù)據(jù)庫文件，都必須填寫一份借閱單，經(jīng)管理員批準后方可閱讀。檔案管理工作主要包括三項內容：案卷定義（含類定義，子類定義），文件歸卷（組卷、編目、拆卷、移動、封卷、注銷）和案卷借閱（查