中小企業(yè)erp十大“軟著陸”經(jīng)驗(編輯修改稿)
2025-07-25 02:42 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ERP管理部門需要不間斷地收集匯總問題，確立解決方法后，還要不間斷地記錄和總結(jié)下來，形成ERP系統(tǒng)的FAQ，放在指定地點統(tǒng)一使用。這樣日積月累，當一個問題重復(fù)出現(xiàn)的時候，各模塊操作人員就可以直接調(diào)出FAQ按部就班地進行處理，不必再一次溝通、再一次協(xié)調(diào)、再一次確認。在實際工作中，F(xiàn)AQ著實節(jié)省了很多的時間，提高了處理問題的效率和業(yè)務(wù)響應(yīng)速度。 同時在實際操作中我們發(fā)現(xiàn)，由于ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源豐富，所以在報表取數(shù)上就對各模塊的規(guī)范操作非常苛刻，沒有整體的知識管理，各模塊面對非常規(guī)操作亂下手術(shù)刀，其結(jié)果是非?？膳碌?，最嚴重的可能直接造成成本問題及傭金計算問題，使得各部門對系統(tǒng)的可信度下降，其損害程度大不一般。 所以在實際管理中，應(yīng)當要求各模塊對于非培訓(xùn)手冊規(guī)定內(nèi)的操作及時向管理部門反映，得到確認后方可繼續(xù)操作，隨后補充操作方法入FAQ，形成操作規(guī)范體系。6 業(yè)務(wù)部門應(yīng)與技術(shù)支持部門緊密配合 筆者認為，如果沒有ERP，信息技術(shù)部門永遠不可能真正成為企業(yè)運營的一份子，而總是以一個協(xié)助者的形象出現(xiàn)，而且多數(shù)時候，很少有銷售或者是管理部門會主動地與他們溝通，那么理解公司的運營流程簡直就是不太可能的事情。ERP是一根紅線，它也是使業(yè)務(wù)與IT結(jié)合的紅娘，ERP系統(tǒng)的充分開發(fā)和利用使得銷售、人、財、物充分意識到了IT技術(shù)的力量，這是任何溝通都不能替代的真實感受。配置修改、報表開發(fā)，技術(shù)部門也在不斷的需求滿足過程中，鍛煉了自己的隊伍，逐漸熟悉了企業(yè)業(yè)務(wù)流程和各部門開發(fā)需求書背后真正的需求目的。作為實際工作的參與者，當看到一次次開發(fā)的成果極大地解放了生產(chǎn)力，提高了數(shù)據(jù)的質(zhì)量，當年小學(xué)課本中的那句培根的名言總是在筆者心中油然而生: “知識就是力量！” 7 加強系統(tǒng)開發(fā)及測試工作的專業(yè)化和規(guī)范化 信息系統(tǒng)的開發(fā)過程要制度化，目的是為了最大限度地提高系統(tǒng)開發(fā)的工作效率，盡量減少和避免錯誤的發(fā)生。 簡單歸納分為以下幾個階段: （開發(fā)人員和相關(guān)業(yè)務(wù)人員進行溝通，形成需求分析文檔）。 系統(tǒng)開發(fā)的第一階段尤為重要，它就相當于河的源頭，如果被污染了，河的下游也不會好的。不但浪費開發(fā)資源，而且對實際業(yè)務(wù)也只能是弊大于利。 完成了需求分析書后，要求業(yè)務(wù)部門進行書面再次確認與簽字。這樣做不但是對需求調(diào)研的一個階段性確認，也是需求提出部門再思考的一個過程，切實保證源頭的純凈，并在開發(fā)過程中做到有章可循、有法可依。 （可細分為概要和詳細設(shè)計，形成技術(shù)文檔）。 人們常說：“管理出效益”，ERP系統(tǒng)也不例外！它是一個智商很高、能力很強的“好員工”，但是教它如何適應(yīng)市場環(huán)境、適應(yīng)團隊整體步調(diào)、根據(jù)不斷提高的管理需求調(diào)整自己的出擊方向，就必須依靠管理?！爸挥胁粩啻蚰サ睦?，才有可能路上商戰(zhàn)的變化，適應(yīng)商戰(zhàn)的需求”。 （主要是編碼和局部測試）。 （由業(yè)務(wù)人員進行全面的詳細測試，形成系統(tǒng)測試文檔）。 測試文檔的核心部分就是業(yè)務(wù)情景，沒有多元化的業(yè)務(wù)情景就非常容易在實際上傳生產(chǎn)系統(tǒng)后出現(xiàn)問題和漏洞。所以測試文檔必須是涉及各模塊聯(lián)寫，務(wù)必做到詳細、周全，盡量通過業(yè)務(wù)經(jīng)驗把可能出現(xiàn)的情況一一道來，一一測過。筆者在實際系統(tǒng)管理中，就經(jīng)歷過由于測試沒有“盡善盡美”而導(dǎo)致后續(xù)的數(shù)據(jù)垃圾清理起來頗感頭痛的問題。 （由ERP核心管理部門成員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員和開發(fā)人員參加，形成系統(tǒng)驗收報告文檔）。 （可能有一些小的修改，但不應(yīng)有架構(gòu)性的改動）。 在中小企業(yè)的實際管理過程中，如果沒有充足的人力資源支持，至少在第一階段和第五階段，ERP核心管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和開發(fā)人員一定要進行階段評審，確保業(yè)務(wù)需求的正確性、合理性、可行性和實用性，保證系統(tǒng)的開發(fā)和公司的管理需求及業(yè)務(wù)流程的改進、優(yōu)化思路相一致。 8 建立數(shù)據(jù)安全保障體系 有了以上的七大基礎(chǔ)保駕護航，日常的運營應(yīng)該是比較順滑了，但是未雨綢繆的意識在信息高度集中化、IT化的今天是至關(guān)重要的。試想，在你毫無防備的一天，突然間系統(tǒng)癱瘓了，整個公司成了一頭沒有眼睛、耳朵的大象。別說去打仗，不踩死自己人都是一件很難的事情！所以說，數(shù)據(jù)安全保障體系的建立就是在ERP系統(tǒng)運營平穩(wěn)后的一項大事。 ● 數(shù)據(jù)備份要字當頭 有條件的企業(yè)可以選擇專業(yè)設(shè)備實時備份，中小企業(yè)由于資金壓力大，無法做到實時，但每天的備份是必須的，而且建議最好能夠進行異地備份，否則一旦出現(xiàn)問題，企業(yè)將面臨停止運營的巨大危險。 ● 安全演習(xí)不能放松 不定期組織臨時災(zāi)難恢復(fù)演習(xí)，核查數(shù)據(jù)、總結(jié)經(jīng)驗、完善災(zāi)難恢復(fù)體系，防止可能發(fā)生的一切相關(guān)問題。 ● 備份單據(jù)必須抽查 備份單據(jù)是數(shù)據(jù)丟失后的惟一補錄依據(jù)，所以，上到采購合同、下到發(fā)票清單，全部都要不定期抽查、通報。這個工作必須長抓不懈才可以有效地避免可能給運營數(shù)據(jù)帶來的危險。 9 周
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