【文章內(nèi)容簡介】 活動情況的需要購買所需物品。經(jīng)費的申請應(yīng)嚴格遵循以下程序：各部門或活動負責人在進行初步預(yù)算的基礎(chǔ)上，在活動開展前一周填寫《公共管理學(xué)院研究生會活動經(jīng)費申請表》，然后交由秘書長，再轉(zhuǎn)由主席團、指導(dǎo)老師審批，獲準的經(jīng)費由秘書長交給各部門或活動負責人。第六條 財務(wù)報賬流程活動結(jié)束后，活動負責人需要將發(fā)票交由分管副主席和部長在背面簽字，轉(zhuǎn)交秘書長統(tǒng)一報賬。發(fā)票必須時正規(guī)發(fā)票，加蓋財務(wù)公章且詳細寫明購買物品名稱、單價、數(shù)量和總價。第七條 贊助管理學(xué)院研究生會各部門、各成員以學(xué)院研究生會的名義獲得的贊助，若是現(xiàn)金形式的，拉贊助部門或者個人可以按照20％的比例獲得相應(yīng)額度的提成；若是實物形式的，以實物形式進行獎勵。獲取贊助必須有合同或協(xié)議，不得弄虛作假，否則一經(jīng)查實，收回所有獎勵并按照有關(guān)規(guī)定處理。所獲贊助如有結(jié)余，余款或各種物品納入學(xué)院研究生會財務(wù)物品統(tǒng)一管理。第四章 文書、檔案管理制度第一條 適用范圍本制度主要適用于制發(fā)、接收學(xué)院研究生會所有文書以及需要查閱、利用檔案的所有人員。第二條 文書、檔案的分類（一）各類文件類 主要包括：上級單位下發(fā)的與校研究生會職能活動有關(guān)的文件，如決定、通知等，校研究生會與上、下級單位的請示、批復(fù)、報告等文件，校研究生會與兄弟院校研究生會的往來文書，代上級單位撰寫的已經(jīng)被采用的重要文件的定稿。（二）會議記錄類 主要包括：校研究生會主席團會議記錄、校研究生會部長級會議記錄、校研究生會各職能部門例會會議記錄和學(xué)院研究生分會主席例會記錄。（三）工作計劃與工作總結(jié)類 主要包括：校研究生會發(fā)展規(guī)劃、各職能部門的工作計劃和工作總結(jié)。（四）規(guī)章制度類 主要包括：校研究生會各項工作制度和工作細則。（五）人事檔案類 主要包括：校研究生會成員名單及通訊錄、任職情況、獎懲情況，干部考評材料、部門評優(yōu)材料。（六）活動記錄類 主要包括：校研究生會各類活動的實施方案（包括活動計劃書、經(jīng)費預(yù)算表、宣傳單，以及活動完成之后的實際支出表、活動總結(jié)書等）、開展調(diào)查研究的結(jié)果統(tǒng)計和情況總結(jié)。第三條 文書撰制、接收程序文書的撰制須遵循以下程序：草擬——秘書處或部門負責人審核——指導(dǎo)老師簽發(fā)——主席團復(fù)查——秘書處繕印——用印或指導(dǎo)老師簽署——秘書處登記并發(fā)出。文書的接收須遵循以下程序：秘書處簽收并登記——秘書處將文書送交有關(guān)部門或人員閱辦——秘書處或有關(guān)部門負責人對要處理的文書提出建設(shè)性意見——主席團或指導(dǎo)老師批示——有關(guān)部門或人員根據(jù)批示進行具體工作——秘書處對文件處理情況進行檢查和督促。第四條 檔案管理1. 確立了研會所產(chǎn)生的各種文件材料的歸檔范圍學(xué)院研究生會應(yīng)歸檔文件包括七大類：往來文件類、會議記錄類、規(guī)章制度類、工作計劃與工作總結(jié)類、人事檔案類、活動記錄類以及學(xué)院研究生會集體獲得的獎品、紀念品以及工作簡報、報刊文獻。2. 運用多種手段收集檔案通過電話、電子郵件、和等方式，通知各部門上交材料的時間要求、具體內(nèi)容、并在規(guī)定期限的前兩天統(tǒng)計上交情況，對還未上交的部門再次詢問詳細情況，督促其及時上交。3. 檔案的整理目前研會所產(chǎn)生的檔案大部分是以電子文本和照片的形式存在的，紙質(zhì)檔案較少。對于紙質(zhì)文件，以件為單位進行整理歸檔，歸檔文件采用組織機構(gòu)—年度進行分類，按照事由結(jié)合時間、重要程度進行排列，并依據(jù)分類方案編制歸檔文件目錄。由于研會沒有專門用來辦公的電腦，所以目前對于應(yīng)歸檔的電子文件，集中存儲在秘書處成員的電腦中。設(shè)置專門的文件夾用來存放研會所需保存的電子文件，文件夾按照組織機構(gòu)—年度－問題進行設(shè)置，一級類目為各職能機構(gòu)名稱，二級類目為年度，三級類目按文件所涉問題分別建立一下七個文件夾：往來文件、會議記錄、規(guī)章制度、工作計劃與工作總結(jié)、人事檔案、活動記錄和其他。對于重要的電子文件做必需的備份，同時儲存在U盤中，以確保文件的安全。對于照片檔案的管理，則建立一個獨立的以“照片”命名文件夾，之后根據(jù)每次活動所產(chǎn)生的照片在該文件夾下增加相應(yīng)的子文件夾來進行存放，文件夾中注明照片攝制的時間、地點、事由，方便查找。4. 檔案的利用 堅持“適度保密、開放利用”的原則，積極為研會各工作部門因工作的要求需要查閱檔案提供方便，通過、E_mail等形式將工作需要用到的檔案和資料發(fā)送給需求者。第五章 活動管理制度第一條 活動建議與計劃學(xué)院研究生會所有干部都有提出開展某項活動建議的權(quán)利。每一屆學(xué)院研究生會在成立之初，各職能部門綜合其成員提出的開展活動的建議，制定“部門學(xué)年工作計劃”。主席團在綜合各部門計劃的基礎(chǔ)上，制定統(tǒng)一的“學(xué)年工作計劃”和“學(xué)期工作要點”。秘書處根據(jù)部門工作計劃和統(tǒng)一的學(xué)年工作計劃，制定“工作進度表”。第二條 活動級別與主辦活動分為兩個級別：學(xué)院黨委學(xué)生工作部及校研究生會主辦、學(xué)院研究生會承辦的活動；學(xué)院研究生會主辦的活動；學(xué)院研究生會各部門主辦的活動。第三條 活動策劃與通過各部門在開展某項活動之前，應(yīng)制作詳細的活動策劃方案，在部門內(nèi)部進行充分地討論，征求部門每個成員的意見和建議?；顒优e辦部門將經(jīng)過充分討論的活動策劃方案交主席團討論，主席團會同學(xué)院研究生會指導(dǎo)老師進行決策。學(xué)院研究生會重大工作舉措，須由全體會議討論，在三分之二以上成員通過的基礎(chǔ)上，由主席團征求學(xué)院研究生會指導(dǎo)老師意見后宣布決定。任何重大活動決策應(yīng)以書面形式做出。第四條 活動實施（一）學(xué)院研究生會的活動開展實行項目負責制,活動項目成立活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立組長、副組長和項目組；活動工作組委會設(shè)立主任、副主任和項目組。組長、主任全面負責活動的領(lǐng)導(dǎo)與組織；副組長、副主任按照分工領(lǐng)導(dǎo)項目組，并負責實施活動方案的某一方面具體工作；項目組成員在副組長、副主任的領(lǐng)導(dǎo)下承辦活動方案的某一項工作任務(wù)。（二）活動項目負責人應(yīng)當專門召集工作協(xié)調(diào)會議，按照“活動實施方案”，安排工作分工、責任落實，并確保按規(guī)定時間完成，對不能及時完成的工作須提交主席團商議。（三）活動開展前兩天，活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會應(yīng)該召開專門會議，檢查各項工作落實情況。對一些不能及時完成的工作，作好記錄，各成員協(xié)調(diào)提出解決辦法。并應(yīng)該在活動前半天內(nèi)查漏補缺，確保各項工作完全落實。（四）學(xué)院研究生會一學(xué)年的各項工作應(yīng)當按活動工作進度表有條不紊地實施開展。 第五條 活動總結(jié)與考評（一）活動結(jié)束后，活動項目負責人應(yīng)及時進行總結(jié)，寫好書面的工作總結(jié)并報送秘書處和校研會相關(guān)部門。（二）宣傳部應(yīng)及時進行專題宣傳報道。（三）組織部應(yīng)及時檢查各項具體工作負責人的工作情況，將其納入考評之列。（四）所有活動資料由活動主辦部門交由秘書處統(tǒng)一存檔。 第四篇 部門工作細則一、主席團工作細則第一條 主席團是院研究生會的決策領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，對院研究生會重大事務(wù)進行集體決策、分工管理與監(jiān)督落實。第二條 院研究生會主席團接受院黨委學(xué)生工作部領(lǐng)導(dǎo)，院黨委學(xué)生工作部派出指導(dǎo)老師具體指導(dǎo)院研究生會的工作。主席團領(lǐng)導(dǎo)開展院研究生會工作的同時，應(yīng)堅決完成院黨委學(xué)生工作部及院研究生會指導(dǎo)老師交辦的任務(wù)。 第三條 主席團工作的首要職責是召開會議進行決策。（一）主席團應(yīng)在每隔兩周在院研究生會辦公室召開例會，總結(jié)上一階段的工作，討論、決定與布置下一階段的工作。（二）主席團例會之前，主席應(yīng)在征求院研究生會指導(dǎo)老師工作意見的基礎(chǔ)之上，制作“主席團例會安排（草擬稿）”，并把例會安排在周末期間通過Email電子文檔形式發(fā)至主席團公共電子信箱，各分管副主席應(yīng)進入主席團公共電子信箱查閱，并提出自己的意見；各分管副主席需要在主席團例會提交討論各職能部門重要決議或活動實施方案（草擬稿），同樣應(yīng)在周末期間通過Email電子文檔形式把待討論的“主席團決議（草擬稿）”或“活動實施方案（草擬稿）”發(fā)至主席團公共電子信箱。主席和其他各分管副主席應(yīng)進入主席團公共電子信箱查閱，并提出自己意見。主席應(yīng)在綜合各分管副主席的意見和待討論的重要決議或活動實施方案（草擬稿）的基礎(chǔ)上，制作編制文號的“主席團例會安排”，并在主席團例會上分發(fā)給各分管副主席。（三）主席團例會開會期間，主席團各成員應(yīng)嚴格遵守會議紀律，做好會議記錄。主席團討論活動實施方案時，相關(guān)活動舉辦部門部長或副部長可以列席會議，并作方案說明。（四）主席團例會通過重要決議或活動實施方案的，主席或分管副主席應(yīng)于會后向院研究生會指導(dǎo)老師匯報情況。（五）對于院研究生會重大活動項目，主席團應(yīng)按照分工合作的原則，及時組成活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會，召開專門協(xié)調(diào)會議，按照活動實施方案，將工作任務(wù)與責任落實到各項目組、各工作人員。第四條 主席團工作的重要職責是進行分工管理。主席和各副主席按照院黨委學(xué)生工作部統(tǒng)一任命分管院研究生會某一方面工作。 主席和各分管副主席應(yīng)經(jīng)常參加其所分管職能部門的例會，熟悉其所分管職能部門干部，加強其所分管職能部門的組織建設(shè)、制度建設(shè)和干部隊伍建設(shè)，指導(dǎo)其所分管職能部門把各項工作開展起來。第五條 主席團工作的重要職能是監(jiān)督院研究生會各項工作的落實。主席和各分管副主席應(yīng)遵循“誰分管、誰落實”的原則，監(jiān)督落實主席團通過實施的各項決議或活動方案，并應(yīng)及時向院研究生會指導(dǎo)老師匯報工作落實情況。二、秘書處工作細則第一條 院研究生會秘書處是在主席團領(lǐng)導(dǎo)之下負責院研究生會文秘管理工作的綜合職能部門。第二條 秘書處基本工作（一） 管理院研究生會的各種文書，上報、下發(fā)院研究生會各種文件；負責對院研究生會工作進行記錄和相關(guān)材料的存檔。（二） 負責安排有關(guān)院研究生會會議會務(wù)事宜，列席主席團例會，作好記錄；負責籌辦院研究生會成立大會等大型會議會務(wù)。（三） 管理院研究生會的各種物品，維護院研究生會的辦公場地；負責院研究生會財務(wù)統(tǒng)一報帳工作。（四） 負責院研究生會簡報、出版物等的策劃、編輯工作。（五） 負責協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。（六） 完成院黨委學(xué)生工作部、主席團交給的其它任務(wù)。第三條 秘書處工作組（一）日常事務(wù)：負責院研究生會會務(wù)的組織，做好主席團例會的會議記錄，及時將會議記錄整理成會議紀要發(fā)至院研究生會各部門公共電子郵箱，并送院研究生會指導(dǎo)老師審閱；協(xié)助主席團向各職能部門、各學(xué)院研究生分會發(fā)放有關(guān)通知；安排院研究生會值班，并定期抽查；檢查辦公室固定資產(chǎn)的使用情況；負責秘書處內(nèi)部例會的會議組織，和部門公共電子郵箱的管理。（二）財務(wù)物品：根據(jù)各部門申請或活動情況需要購買物品；按照院研究生會物品管理制度，做好物品的保管，登記及借還工作；定期盤點、清查現(xiàn)有物品數(shù)量及使用情況，并做好記錄；按照院研究生會財務(wù)管理制度，做好各項活動經(jīng)費的申請、發(fā)放及報賬工作。（三）文書簡報：負責院研究生會各項辦公制度的起草、修訂；協(xié)助主席團起草相關(guān)文件；編輯專項活動簡報和每月的工作簡報；負責院研究生會文書的歸檔及檔案的整理與提供利用工作。（四）項目協(xié)調(diào)：負責院研究生會成立大會和屆中、屆滿總結(jié)大會的組織工作；實施秘書處承辦的其他活動項目；協(xié)調(diào)配合院研究生會其他職能部門的活動，完成好秘書處的分工任務(wù)；及時收集各部門活動所形成的文書材料，并交付文書簡報組整理歸檔。第四條 部門例會制度為全面貫徹落實各項工作，實行嚴格的例會制度。原則上每兩周召開一次例會。每次例會進行嚴格的人員考勤。請假須做事先書面情況說明，遲到、早退須做事后書面情況說明，副部長的書面情況說明交部長審查備案，部長的書面情況說明交分管副主席審查備案，所有書面情況說明應(yīng)于學(xué)年底交組織部考核備案。例會內(nèi)容為交流、匯報工作開展狀況，總結(jié)前期工作；傳達院研究生會下達的工作任務(wù)，安排后期工作等。三、組織部工作細則第一條 院研究生會組織部是在主席團領(lǐng)導(dǎo)之下負責院研究生會組織工作的綜合職能部門。第二條 組織部基本工作（一） 負責院研究生會干部招聘、培訓(xùn)、考核與評價的具體工作。（二） 擬訂和完善院研究生會的各項規(guī)章制度。（三） 開展院研究生會組織文化建設(shè)；負責院研