【文章內(nèi)容簡介】 活動情況的需要購買所需物品。經(jīng)費(fèi)的申請應(yīng)嚴(yán)格遵循以下程序：各部門或活動負(fù)責(zé)人在進(jìn)行初步預(yù)算的基礎(chǔ)上，在活動開展前一周填寫《公共管理學(xué)院研究生會活動經(jīng)費(fèi)申請表》，然后交由秘書長，再轉(zhuǎn)由主席團(tuán)、指導(dǎo)老師審批，獲準(zhǔn)的經(jīng)費(fèi)由秘書長交給各部門或活動負(fù)責(zé)人。第六條 財(cái)務(wù)報(bào)賬流程活動結(jié)束后，活動負(fù)責(zé)人需要將發(fā)票交由分管副主席和部長在背面簽字，轉(zhuǎn)交秘書長統(tǒng)一報(bào)賬。發(fā)票必須時正規(guī)發(fā)票，加蓋財(cái)務(wù)公章且詳細(xì)寫明購買物品名稱、單價(jià)、數(shù)量和總價(jià)。第七條 贊助管理學(xué)院研究生會各部門、各成員以學(xué)院研究生會的名義獲得的贊助，若是現(xiàn)金形式的，拉贊助部門或者個人可以按照20％的比例獲得相應(yīng)額度的提成；若是實(shí)物形式的，以實(shí)物形式進(jìn)行獎勵。獲取贊助必須有合同或協(xié)議，不得弄虛作假，否則一經(jīng)查實(shí)，收回所有獎勵并按照有關(guān)規(guī)定處理。所獲贊助如有結(jié)余，余款或各種物品納入學(xué)院研究生會財(cái)務(wù)物品統(tǒng)一管理。第四章 文書、檔案管理制度第一條 適用范圍本制度主要適用于制發(fā)、接收學(xué)院研究生會所有文書以及需要查閱、利用檔案的所有人員。第二條 文書、檔案的分類（一）各類文件類 主要包括：上級單位下發(fā)的與校研究生會職能活動有關(guān)的文件，如決定、通知等，校研究生會與上、下級單位的請示、批復(fù)、報(bào)告等文件，校研究生會與兄弟院校研究生會的往來文書，代上級單位撰寫的已經(jīng)被采用的重要文件的定稿。（二）會議記錄類 主要包括：校研究生會主席團(tuán)會議記錄、校研究生會部長級會議記錄、校研究生會各職能部門例會會議記錄和學(xué)院研究生分會主席例會記錄。（三）工作計(jì)劃與工作總結(jié)類 主要包括：校研究生會發(fā)展規(guī)劃、各職能部門的工作計(jì)劃和工作總結(jié)。（四）規(guī)章制度類 主要包括：校研究生會各項(xiàng)工作制度和工作細(xì)則。（五）人事檔案類 主要包括：校研究生會成員名單及通訊錄、任職情況、獎懲情況，干部考評材料、部門評優(yōu)材料。（六）活動記錄類 主要包括：校研究生會各類活動的實(shí)施方案（包括活動計(jì)劃書、經(jīng)費(fèi)預(yù)算表、宣傳單，以及活動完成之后的實(shí)際支出表、活動總結(jié)書等）、開展調(diào)查研究的結(jié)果統(tǒng)計(jì)和情況總結(jié)。第三條 文書撰制、接收程序文書的撰制須遵循以下程序：草擬——秘書處或部門負(fù)責(zé)人審核——指導(dǎo)老師簽發(fā)——主席團(tuán)復(fù)查——秘書處繕印——用印或指導(dǎo)老師簽署——秘書處登記并發(fā)出。文書的接收須遵循以下程序：秘書處簽收并登記——秘書處將文書送交有關(guān)部門或人員閱辦——秘書處或有關(guān)部門負(fù)責(zé)人對要處理的文書提出建設(shè)性意見——主席團(tuán)或指導(dǎo)老師批示——有關(guān)部門或人員根據(jù)批示進(jìn)行具體工作——秘書處對文件處理情況進(jìn)行檢查和督促。第四條 檔案管理1. 確立了研會所產(chǎn)生的各種文件材料的歸檔范圍學(xué)院研究生會應(yīng)歸檔文件包括七大類：往來文件類、會議記錄類、規(guī)章制度類、工作計(jì)劃與工作總結(jié)類、人事檔案類、活動記錄類以及學(xué)院研究生會集體獲得的獎品、紀(jì)念品以及工作簡報(bào)、報(bào)刊文獻(xiàn)。2. 運(yùn)用多種手段收集檔案通過電話、電子郵件、和等方式，通知各部門上交材料的時間要求、具體內(nèi)容、并在規(guī)定期限的前兩天統(tǒng)計(jì)上交情況，對還未上交的部門再次詢問詳細(xì)情況，督促其及時上交。3. 檔案的整理目前研會所產(chǎn)生的檔案大部分是以電子文本和照片的形式存在的，紙質(zhì)檔案較少。對于紙質(zhì)文件，以件為單位進(jìn)行整理歸檔，歸檔文件采用組織機(jī)構(gòu)—年度進(jìn)行分類，按照事由結(jié)合時間、重要程度進(jìn)行排列，并依據(jù)分類方案編制歸檔文件目錄。由于研會沒有專門用來辦公的電腦，所以目前對于應(yīng)歸檔的電子文件，集中存儲在秘書處成員的電腦中。設(shè)置專門的文件夾用來存放研會所需保存的電子文件，文件夾按照組織機(jī)構(gòu)—年度－問題進(jìn)行設(shè)置，一級類目為各職能機(jī)構(gòu)名稱，二級類目為年度，三級類目按文件所涉問題分別建立一下七個文件夾：往來文件、會議記錄、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與工作總結(jié)、人事檔案、活動記錄和其他。對于重要的電子文件做必需的備份，同時儲存在U盤中，以確保文件的安全。對于照片檔案的管理，則建立一個獨(dú)立的以“照片”命名文件夾，之后根據(jù)每次活動所產(chǎn)生的照片在該文件夾下增加相應(yīng)的子文件夾來進(jìn)行存放，文件夾中注明照片攝制的時間、地點(diǎn)、事由，方便查找。4. 檔案的利用 堅(jiān)持“適度保密、開放利用”的原則，積極為研會各工作部門因工作的要求需要查閱檔案提供方便，通過、E_mail等形式將工作需要用到的檔案和資料發(fā)送給需求者。第五章 活動管理制度第一條 活動建議與計(jì)劃學(xué)院研究生會所有干部都有提出開展某項(xiàng)活動建議的權(quán)利。每一屆學(xué)院研究生會在成立之初，各職能部門綜合其成員提出的開展活動的建議，制定“部門學(xué)年工作計(jì)劃”。主席團(tuán)在綜合各部門計(jì)劃的基礎(chǔ)上，制定統(tǒng)一的“學(xué)年工作計(jì)劃”和“學(xué)期工作要點(diǎn)”。秘書處根據(jù)部門工作計(jì)劃和統(tǒng)一的學(xué)年工作計(jì)劃，制定“工作進(jìn)度表”。第二條 活動級別與主辦活動分為兩個級別：學(xué)院黨委學(xué)生工作部及校研究生會主辦、學(xué)院研究生會承辦的活動；學(xué)院研究生會主辦的活動；學(xué)院研究生會各部門主辦的活動。第三條 活動策劃與通過各部門在開展某項(xiàng)活動之前，應(yīng)制作詳細(xì)的活動策劃方案，在部門內(nèi)部進(jìn)行充分地討論，征求部門每個成員的意見和建議?；顒优e辦部門將經(jīng)過充分討論的活動策劃方案交主席團(tuán)討論，主席團(tuán)會同學(xué)院研究生會指導(dǎo)老師進(jìn)行決策。學(xué)院研究生會重大工作舉措，須由全體會議討論，在三分之二以上成員通過的基礎(chǔ)上，由主席團(tuán)征求學(xué)院研究生會指導(dǎo)老師意見后宣布決定。任何重大活動決策應(yīng)以書面形式做出。第四條 活動實(shí)施（一）學(xué)院研究生會的活動開展實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)制,活動項(xiàng)目成立活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組設(shè)立組長、副組長和項(xiàng)目組；活動工作組委會設(shè)立主任、副主任和項(xiàng)目組。組長、主任全面負(fù)責(zé)活動的領(lǐng)導(dǎo)與組織；副組長、副主任按照分工領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目組，并負(fù)責(zé)實(shí)施活動方案的某一方面具體工作；項(xiàng)目組成員在副組長、副主任的領(lǐng)導(dǎo)下承辦活動方案的某一項(xiàng)工作任務(wù)。（二）活動項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)專門召集工作協(xié)調(diào)會議，按照“活動實(shí)施方案”，安排工作分工、責(zé)任落實(shí)，并確保按規(guī)定時間完成，對不能及時完成的工作須提交主席團(tuán)商議。（三）活動開展前兩天，活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會應(yīng)該召開專門會議，檢查各項(xiàng)工作落實(shí)情況。對一些不能及時完成的工作，作好記錄，各成員協(xié)調(diào)提出解決辦法。并應(yīng)該在活動前半天內(nèi)查漏補(bǔ)缺，確保各項(xiàng)工作完全落實(shí)。（四）學(xué)院研究生會一學(xué)年的各項(xiàng)工作應(yīng)當(dāng)按活動工作進(jìn)度表有條不紊地實(shí)施開展。 第五條 活動總結(jié)與考評（一）活動結(jié)束后，活動項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時進(jìn)行總結(jié)，寫好書面的工作總結(jié)并報(bào)送秘書處和校研會相關(guān)部門。（二）宣傳部應(yīng)及時進(jìn)行專題宣傳報(bào)道。（三）組織部應(yīng)及時檢查各項(xiàng)具體工作負(fù)責(zé)人的工作情況，將其納入考評之列。（四）所有活動資料由活動主辦部門交由秘書處統(tǒng)一存檔。 第四篇 部門工作細(xì)則一、主席團(tuán)工作細(xì)則第一條 主席團(tuán)是院研究生會的決策領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，對院研究生會重大事務(wù)進(jìn)行集體決策、分工管理與監(jiān)督落實(shí)。第二條 院研究生會主席團(tuán)接受院黨委學(xué)生工作部領(lǐng)導(dǎo)，院黨委學(xué)生工作部派出指導(dǎo)老師具體指導(dǎo)院研究生會的工作。主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)開展院研究生會工作的同時，應(yīng)堅(jiān)決完成院黨委學(xué)生工作部及院研究生會指導(dǎo)老師交辦的任務(wù)。 第三條 主席團(tuán)工作的首要職責(zé)是召開會議進(jìn)行決策。（一）主席團(tuán)應(yīng)在每隔兩周在院研究生會辦公室召開例會，總結(jié)上一階段的工作，討論、決定與布置下一階段的工作。（二）主席團(tuán)例會之前，主席應(yīng)在征求院研究生會指導(dǎo)老師工作意見的基礎(chǔ)之上，制作“主席團(tuán)例會安排（草擬稿）”，并把例會安排在周末期間通過Email電子文檔形式發(fā)至主席團(tuán)公共電子信箱，各分管副主席應(yīng)進(jìn)入主席團(tuán)公共電子信箱查閱，并提出自己的意見；各分管副主席需要在主席團(tuán)例會提交討論各職能部門重要決議或活動實(shí)施方案（草擬稿），同樣應(yīng)在周末期間通過Email電子文檔形式把待討論的“主席團(tuán)決議（草擬稿）”或“活動實(shí)施方案（草擬稿）”發(fā)至主席團(tuán)公共電子信箱。主席和其他各分管副主席應(yīng)進(jìn)入主席團(tuán)公共電子信箱查閱，并提出自己意見。主席應(yīng)在綜合各分管副主席的意見和待討論的重要決議或活動實(shí)施方案（草擬稿）的基礎(chǔ)上，制作編制文號的“主席團(tuán)例會安排”，并在主席團(tuán)例會上分發(fā)給各分管副主席。（三）主席團(tuán)例會開會期間，主席團(tuán)各成員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，做好會議記錄。主席團(tuán)討論活動實(shí)施方案時，相關(guān)活動舉辦部門部長或副部長可以列席會議，并作方案說明。（四）主席團(tuán)例會通過重要決議或活動實(shí)施方案的，主席或分管副主席應(yīng)于會后向院研究生會指導(dǎo)老師匯報(bào)情況。（五）對于院研究生會重大活動項(xiàng)目，主席團(tuán)應(yīng)按照分工合作的原則，及時組成活動工作領(lǐng)導(dǎo)小組或活動工作組委會，召開專門協(xié)調(diào)會議，按照活動實(shí)施方案，將工作任務(wù)與責(zé)任落實(shí)到各項(xiàng)目組、各工作人員。第四條 主席團(tuán)工作的重要職責(zé)是進(jìn)行分工管理。主席和各副主席按照院黨委學(xué)生工作部統(tǒng)一任命分管院研究生會某一方面工作。 主席和各分管副主席應(yīng)經(jīng)常參加其所分管職能部門的例會，熟悉其所分管職能部門干部，加強(qiáng)其所分管職能部門的組織建設(shè)、制度建設(shè)和干部隊(duì)伍建設(shè)，指導(dǎo)其所分管職能部門把各項(xiàng)工作開展起來。第五條 主席團(tuán)工作的重要職能是監(jiān)督院研究生會各項(xiàng)工作的落實(shí)。主席和各分管副主席應(yīng)遵循“誰分管、誰落實(shí)”的原則，監(jiān)督落實(shí)主席團(tuán)通過實(shí)施的各項(xiàng)決議或活動方案，并應(yīng)及時向院研究生會指導(dǎo)老師匯報(bào)工作落實(shí)情況。二、秘書處工作細(xì)則第一條 院研究生會秘書處是在主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)之下負(fù)責(zé)院研究生會文秘管理工作的綜合職能部門。第二條 秘書處基本工作（一） 管理院研究生會的各種文書，上報(bào)、下發(fā)院研究生會各種文件；負(fù)責(zé)對院研究生會工作進(jìn)行記錄和相關(guān)材料的存檔。（二） 負(fù)責(zé)安排有關(guān)院研究生會會議會務(wù)事宜，列席主席團(tuán)例會，作好記錄；負(fù)責(zé)籌辦院研究生會成立大會等大型會議會務(wù)。（三） 管理院研究生會的各種物品，維護(hù)院研究生會的辦公場地；負(fù)責(zé)院研究生會財(cái)務(wù)統(tǒng)一報(bào)帳工作。（四） 負(fù)責(zé)院研究生會簡報(bào)、出版物等的策劃、編輯工作。（五） 負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)各部門之間的關(guān)系。（六） 完成院黨委學(xué)生工作部、主席團(tuán)交給的其它任務(wù)。第三條 秘書處工作組（一）日常事務(wù)：負(fù)責(zé)院研究生會會務(wù)的組織，做好主席團(tuán)例會的會議記錄，及時將會議記錄整理成會議紀(jì)要發(fā)至院研究生會各部門公共電子郵箱，并送院研究生會指導(dǎo)老師審閱；協(xié)助主席團(tuán)向各職能部門、各學(xué)院研究生分會發(fā)放有關(guān)通知；安排院研究生會值班，并定期抽查；檢查辦公室固定資產(chǎn)的使用情況；負(fù)責(zé)秘書處內(nèi)部例會的會議組織，和部門公共電子郵箱的管理。（二）財(cái)務(wù)物品：根據(jù)各部門申請或活動情況需要購買物品；按照院研究生會物品管理制度，做好物品的保管，登記及借還工作；定期盤點(diǎn)、清查現(xiàn)有物品數(shù)量及使用情況，并做好記錄；按照院研究生會財(cái)務(wù)管理制度，做好各項(xiàng)活動經(jīng)費(fèi)的申請、發(fā)放及報(bào)賬工作。（三）文書簡報(bào)：負(fù)責(zé)院研究生會各項(xiàng)辦公制度的起草、修訂；協(xié)助主席團(tuán)起草相關(guān)文件；編輯專項(xiàng)活動簡報(bào)和每月的工作簡報(bào)；負(fù)責(zé)院研究生會文書的歸檔及檔案的整理與提供利用工作。（四）項(xiàng)目協(xié)調(diào)：負(fù)責(zé)院研究生會成立大會和屆中、屆滿總結(jié)大會的組織工作；實(shí)施秘書處承辦的其他活動項(xiàng)目；協(xié)調(diào)配合院研究生會其他職能部門的活動，完成好秘書處的分工任務(wù)；及時收集各部門活動所形成的文書材料，并交付文書簡報(bào)組整理歸檔。第四條 部門例會制度為全面貫徹落實(shí)各項(xiàng)工作，實(shí)行嚴(yán)格的例會制度。原則上每兩周召開一次例會。每次例會進(jìn)行嚴(yán)格的人員考勤。請假須做事先書面情況說明，遲到、早退須做事后書面情況說明，副部長的書面情況說明交部長審查備案，部長的書面情況說明交分管副主席審查備案，所有書面情況說明應(yīng)于學(xué)年底交組織部考核備案。例會內(nèi)容為交流、匯報(bào)工作開展?fàn)顩r，總結(jié)前期工作；傳達(dá)院研究生會下達(dá)的工作任務(wù)，安排后期工作等。三、組織部工作細(xì)則第一條 院研究生會組織部是在主席團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)之下負(fù)責(zé)院研究生會組織工作的綜合職能部門。第二條 組織部基本工作（一） 負(fù)責(zé)院研究生會干部招聘、培訓(xùn)、考核與評價(jià)的具體工作。（二） 擬訂和完善院研究生會的各項(xiàng)規(guī)章制度。（三） 開展院研究生會組織文化建設(shè)；負(fù)責(zé)院研