【文章內(nèi)容簡介】 件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。 (5)工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 (6)工程文件中文字材料幅畫尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmx 210mm)。圖紙宜采用國家標準圖幅。 (7)工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。 (8)所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。 (9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1／3的，應當重新繪制竣工圖。 (10)不同幅面的工程圖紙應按《技術(shù)制圖復制圖的折疊方法》(GB —89)統(tǒng)一折疊成A4幅畫，圖標欄露在外面。 (11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術(shù)指標(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。 (12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。 (13)工程文件應采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。 (二)歸檔工程文件的組卷要求 (1)立卷應遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用； (2)一個建設工程由多個單位工程組成時，工程文件應按單位工程組卷； (3)立卷采用如下方法： 1)工程文件可按建設程序劃分為工程準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗收文件5部分；2)工程準備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6)竣工驗收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4)立卷過程中宜遵循下列要求：1)案卷不宜過厚，一般不超過40MM；2)案卷內(nèi)不應有重份文件，不同載體的文件一般應分別組卷。(1)文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。(1)編制卷內(nèi)文件頁號應符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)文件均按有書寫內(nèi)容的頁面編號。每卷單獨編號，頁號從“1”開始。2)頁號編寫位置：單頁書寫的文字在右下角；雙面書寫的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3)成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫頁碼。4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁號。(2)卷內(nèi)目錄的編制應符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。2)序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。3)責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。4)文件編號：填寫工程文件原有的文號或圖號。5)文件題名：填寫文件標題的全稱。6)日期：填寫文件形成的日期。7)頁次：填寫文件在卷內(nèi)所排列的起始頁號。最后一份文件填寫起止頁號。8)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。(3)卷內(nèi)備考表的編制應符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。2)卷內(nèi)備考表主要標明卷內(nèi)文件的總頁數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對案卷情況的說明。3)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁之后。(4)案卷封面的編制應符合下列規(guī)定：1)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。 2)案卷封面的內(nèi)容應包括：檔號、檔案館代號、案卷題名、編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。 3)檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保管單位填寫。 4)檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館代號由檔案館填寫。 5)案卷題名應簡明、準確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 6)編制單位應填寫案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責任者。 7)起止日期應填寫案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 8)保管期限分為永久、長期、短期三種期限。各類文件的保管期限見現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應從長。 9)工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設單位保管，另一套原件要求移交當?shù)爻墙n案管理部門保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當拓寬和縮減，具體可向建設工程所在地城建檔案管理部門詢問。 10)密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級的文件，應以高密級為本卷密級。 (5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應采用70g以上白色書寫紙制作，幅畫統(tǒng)一采用A4幅畫。 四、建設工程檔案驗收與移交（☆☆） (一)驗收 (1)列入城建檔案管理部門檔案接收范圍的工程，建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請城建檔案管理部門對工程檔案進行預驗收。建設單位未取得城硅檔案管理部門出具的認可文件，不得組織工程竣工驗收。 (2)城建檔案管理部門在進行工程檔案預驗收時，應重點驗收以下內(nèi)容： 1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整； 2)工程檔案的內(nèi)容真實、準確地反映工程建設活動和工程實際狀況； 3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定； 4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 5)文件的形成、來源符合實際，要求單位或個人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備； 6)文件材質(zhì)、幅面、書寫、繪圖、用墨、托裱等符合要求。 工程檔案由建設單位進行驗收，屬于向地方城建檔案管理部門報送工程檔案的工程項目還應會同地方城建檔案管理部門共同驗收。 (3)國家、省市重點工程項目或一些特大型、大型的工程項目的預驗收和驗收，必須有地方城建檔案管理部門參加。 (4)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門、建設行政管理部門等要對工程檔案進行嚴格檢查、驗收。編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負責人必須進行簽字或蓋章。對不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進行改正、補齊，問題嚴重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗收。(5)凡報送的工程檔案，如驗收不合格將其退回建設單位，由建設單位責成責任者重新進行編制，待達到要求后重新報送。檢查驗收人員應對接收的檔案負責。 (6)地方城建檔案管理部門負責工程檔案的最后驗收。并對編制報送工程檔案進行業(yè)務指導、督促和檢查。 (二)移交(1)列入城建檔案管理部門接收范圍的工程，建設單位在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 (2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設單位保管。(3)對改建、擴建和維修工程，建設單位應當組織設計單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實修改、補充和完善工程檔案。對改變的部位，應當重新編寫工程檔案，并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案管理部門移交。(4)建設單位向城建檔案管理部門移交工程檔案時，應辦理移交手續(xù)，填寫移交目錄雙方簽字、蓋章后交接。(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應在工程竣工驗收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時間、套數(shù)移交給建設單位，辦理移交手續(xù)。五、建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理（☆☆☆）建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應在收文登記表上進行登記(按監(jiān)理信息分類別進行登記)。應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門)、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責收文人員簽字。監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。 如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對照或追溯關(guān)系時(如：監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復單)，在分類存放的情況下，應在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號和存放處。資料管理人員應檢查文件檔案資料的各項內(nèi)容填寫和記錄真實完整，簽字認可人員應為符合相關(guān)規(guī)定的責任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫簽認。文件檔案資料以及存儲介質(zhì)質(zhì)量應符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫或打印生成，以適應長時間保存的要求。有關(guān)工程建設照片及聲像資料等應注明拍攝日期及所反映工程建設部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及到建設單位的工程建設指令或設計單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應將復印件在項目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。 (二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 由建設工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。也可按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件空白處，代替文件傳閱紙。每位傳閱人員閱后應在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應超過該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應交還信息管理人員歸檔。 (三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章，對蓋章工作應進