【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水，不得使用易退色的書(shū)寫(xiě)材料，如：紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等。 (5)工程文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 (6)工程文件中文字材料幅畫(huà)尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297mmx 210mm)。圖紙宜采用國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。 (7)工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長(zhǎng)期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)所出圖紙的復(fù)印件。 (8)所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。 (9)利用施工圖改繪竣工圖，必須標(biāo)明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過(guò)圖面1／3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。 (10)不同幅面的工程圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB —89)統(tǒng)一折疊成A4幅畫(huà)，圖標(biāo)欄露在外面。 (11)工程檔案資料的縮微制品，必須按國(guó)家縮微標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制作，主要技術(shù)指標(biāo)(解像力、密度、海波殘留量等)要符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證質(zhì)量，以適應(yīng)長(zhǎng)期安全保管。 (12)工程檔案資料的照片(含底片)及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說(shuō)明或內(nèi)容準(zhǔn)確。 (13)工程文件應(yīng)采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時(shí)，應(yīng)在復(fù)印件或抄件上加蓋公章并注明原件保存處。 (二)歸檔工程文件的組卷要求 (1)立卷應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系，便于檔案的保管和利用； (2)一個(gè)建設(shè)工程由多個(gè)單位工程組成時(shí)，工程文件應(yīng)按單位工程組卷； (3)立卷采用如下方法： 1)工程文件可按建設(shè)程序劃分為工程準(zhǔn)備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣工驗(yàn)收文件5部分；2)工程準(zhǔn)備階段文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、形成單位等組卷；3)監(jiān)理文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；4)施工文件可按單位工程、分部工程、專業(yè)、階段等組卷；5)竣工圖可按單位工程、專業(yè)等組卷；6)竣工驗(yàn)收文件可按單位工程、專業(yè)等組卷。(4)立卷過(guò)程中宜遵循下列要求：1)案卷不宜過(guò)厚，一般不超過(guò)40MM；2)案卷內(nèi)不應(yīng)有重份文件，不同載體的文件一般應(yīng)分別組卷。(1)文字材料按事項(xiàng)、專業(yè)順序排列。同一事項(xiàng)的請(qǐng)示與批復(fù)、同一文件的印本與定稿、主件與附件不能分開(kāi)，并按批復(fù)在前、請(qǐng)示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的順序排列。(2)圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號(hào)順序排列。(3)既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。(1)編制卷內(nèi)文件頁(yè)號(hào)應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)文件均按有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面編號(hào)。每卷單獨(dú)編號(hào)，頁(yè)號(hào)從“1”開(kāi)始。2)頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置：?jiǎn)雾?yè)書(shū)寫(xiě)的文字在右下角；雙面書(shū)寫(xiě)的文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右下角。3)成套圖紙或印刷成冊(cè)的科技文件材料，自成一卷的，原目錄可代替卷內(nèi)目錄，不必重新編寫(xiě)頁(yè)碼。4)案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。(2)卷內(nèi)目錄的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)目錄式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄B的要求。2)序號(hào)：以一份文件為單位，用阿拉伯?dāng)?shù)字從1依次標(biāo)注。3)責(zé)任者：填寫(xiě)文件的直接形成單位和個(gè)人。有多個(gè)責(zé)任者時(shí)，選擇兩個(gè)主要責(zé)任者，其余用“等”代替。4)文件編號(hào)：填寫(xiě)工程文件原有的文號(hào)或圖號(hào)。5)文件題名：填寫(xiě)文件標(biāo)題的全稱。6)日期：填寫(xiě)文件形成的日期。7)頁(yè)次：填寫(xiě)文件在卷內(nèi)所排列的起始頁(yè)號(hào)。最后一份文件填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào)。8)卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前。(3)卷內(nèi)備考表的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)卷內(nèi)備考表的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄C的要求。2)卷內(nèi)備考表主要標(biāo)明卷內(nèi)文件的總頁(yè)數(shù)、各類文件數(shù)(照片張數(shù))，以及立卷單位對(duì)案卷情況的說(shuō)明。3)卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件的尾頁(yè)之后。(4)案卷封面的編制應(yīng)符合下列規(guī)定：1)案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內(nèi)封面形式。案卷封面的式樣宜符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄D的要求。 2)案卷封面的內(nèi)容應(yīng)包括：檔號(hào)、檔案館代號(hào)、案卷題名、編制單位、起止日期、密級(jí)、保管期限、共幾卷、第幾卷。 3)檔號(hào)應(yīng)由分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)和案卷號(hào)組成。檔號(hào)由檔案保管單位填寫(xiě)。 4)檔案館代號(hào)應(yīng)填寫(xiě)國(guó)家給定的本檔案館的編號(hào)。檔案館代號(hào)由檔案館填寫(xiě)。 5)案卷題名應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容。案卷題名應(yīng)包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內(nèi)文件的內(nèi)容。 6)編制單位應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)文件的形成單位或主要責(zé)任者。 7)起止日期應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件形成的起止日期。 8)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種期限。各類文件的保管期限見(jiàn)現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》中附錄A的要求。永久是指工程檔案需永久保存。長(zhǎng)期是指工程檔案的保存期等于該工程的使用壽命。短期是指工程檔案保存20年以下。同一案卷內(nèi)有不同保管期限的文件，該案卷保管期限應(yīng)從長(zhǎng)。 9)工程檔案套數(shù)一般不少于兩套，一套由建設(shè)單位保管，另一套原件要求移交當(dāng)?shù)爻墙n案管理部門(mén)保存，接受范圍規(guī)范規(guī)定可以各城市根據(jù)本地情況適當(dāng)拓寬和縮減，具體可向建設(shè)工程所在地城建檔案管理部門(mén)詢問(wèn)。 10)密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三種。同一案卷內(nèi)有不同密級(jí)的文件，應(yīng)以高密級(jí)為本卷密級(jí)。 (5)卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、卷內(nèi)封面應(yīng)采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作，幅畫(huà)統(tǒng)一采用A4幅畫(huà)。 四、建設(shè)工程檔案驗(yàn)收與移交（☆☆） (一)驗(yàn)收 (1)列入城建檔案管理部門(mén)檔案接收范圍的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收前，應(yīng)提請(qǐng)城建檔案管理部門(mén)對(duì)工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。建設(shè)單位未取得城硅檔案管理部門(mén)出具的認(rèn)可文件，不得組織工程竣工驗(yàn)收。 (2)城建檔案管理部門(mén)在進(jìn)行工程檔案預(yù)驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)驗(yàn)收以下內(nèi)容： 1)工程檔案分類齊全、系統(tǒng)完整； 2)工程檔案的內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映工程建設(shè)活動(dòng)和工程實(shí)際狀況； 3)工程檔案已整理立卷，立卷符合現(xiàn)行《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》的規(guī)定； 4)竣工圖繪制方法、圖式及規(guī)格等符合專業(yè)技術(shù)要求，圖面整潔，蓋有竣工圖章； 5)文件的形成、來(lái)源符合實(shí)際，要求單位或個(gè)人簽章的文件，其簽章手續(xù)完備； 6)文件材質(zhì)、幅面、書(shū)寫(xiě)、繪圖、用墨、托裱等符合要求。 工程檔案由建設(shè)單位進(jìn)行驗(yàn)收，屬于向地方城建檔案管理部門(mén)報(bào)送工程檔案的工程項(xiàng)目還應(yīng)會(huì)同地方城建檔案管理部門(mén)共同驗(yàn)收。 (3)國(guó)家、省市重點(diǎn)工程項(xiàng)目或一些特大型、大型的工程項(xiàng)目的預(yù)驗(yàn)收和驗(yàn)收，必須有地方城建檔案管理部門(mén)參加。 (4)為確保工程檔案的質(zhì)量，各編制單位、地方城建檔案管理部門(mén)、建設(shè)行政管理部門(mén)等要對(duì)工程檔案進(jìn)行嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收。編制單位、制圖人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人必須進(jìn)行簽字或蓋章。對(duì)不符合技術(shù)要求的，一律退回編制單位進(jìn)行改正、補(bǔ)齊，問(wèn)題嚴(yán)重者可令其重做。不符合要求者，不能交工驗(yàn)收。(5)凡報(bào)送的工程檔案，如驗(yàn)收不合格將其退回建設(shè)單位，由建設(shè)單位責(zé)成責(zé)任者重新進(jìn)行編制，待達(dá)到要求后重新報(bào)送。檢查驗(yàn)收人員應(yīng)對(duì)接收的檔案負(fù)責(zé)。 (6)地方城建檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)工程檔案的最后驗(yàn)收。并對(duì)編制報(bào)送工程檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督促和檢查。 (二)移交(1)列入城建檔案管理部門(mén)接收范圍的工程，建設(shè)單位在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交一套符合規(guī)定的工程檔案。 (2)停建、緩建工程的工程檔案，暫由建設(shè)單位保管。(3)對(duì)改建、擴(kuò)建和維修工程，建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位據(jù)實(shí)修改、補(bǔ)充和完善工程檔案。對(duì)改變的部位，應(yīng)當(dāng)重新編寫(xiě)工程檔案，并在工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)向城建檔案管理部門(mén)移交。(4)建設(shè)單位向城建檔案管理部門(mén)移交工程檔案時(shí)，應(yīng)辦理移交手續(xù)，填寫(xiě)移交目錄雙方簽字、蓋章后交接。(5)施工單位、監(jiān)理單位等有關(guān)單位應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收前將工程檔案按合同或協(xié)議規(guī)定的時(shí)間、套數(shù)移交給建設(shè)單位，辦理移交手續(xù)。五、建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理（☆☆☆）建設(shè)工程監(jiān)理文件檔案資料管理主要內(nèi)容是：監(jiān)理文件檔案資料收、發(fā)文與登記；監(jiān)理文件檔案資料傳閱；監(jiān)理文件檔案資料分類存放；監(jiān)理文件檔案資料歸檔、借閱、更改與作廢。(一)監(jiān)理文件和檔案收文與登記所有收文應(yīng)在收文登記表上進(jìn)行登記(按監(jiān)理信息分類別進(jìn)行登記)。應(yīng)記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位(部門(mén))、文件編號(hào)以及收文日期，必要時(shí)應(yīng)注明接收件的具體時(shí)間，最后由項(xiàng)目監(jiān)理部負(fù)責(zé)收文人員簽字。監(jiān)理信息在有追溯性要求的情況下，應(yīng)注意核查所填部分內(nèi)容是否可追溯。如材料報(bào)審表中是否明確注明該材料所使用的具體部位，以及該材料質(zhì)保證明的原件保存處等。 如不同類型的監(jiān)理信息之間存在相互對(duì)照或追溯關(guān)系時(shí)(如：監(jiān)理工程師通知單和監(jiān)理工程師通知回復(fù)單)，在分類存放的情況下，應(yīng)在文件和記錄上注明相關(guān)信息的編號(hào)和存放處。資料管理人員應(yīng)檢查文件檔案資料的各項(xiàng)內(nèi)容填寫(xiě)和記錄真實(shí)完整，簽字認(rèn)可人員應(yīng)為符合相關(guān)規(guī)定的責(zé)任人員，并且不得以蓋章和打印代替手寫(xiě)簽認(rèn)。文件檔案資料以及存儲(chǔ)介質(zhì)質(zhì)量應(yīng)符合要求，所有文件檔案必須使用符合檔案歸檔要求的碳素墨水填寫(xiě)或打印生成，以適應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間保存的要求。有關(guān)工程建設(shè)照片及聲像資料等應(yīng)注明拍攝日期及所反映工程建設(shè)部位等摘要信息。收文登記后應(yīng)交給項(xiàng)目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進(jìn)行處理，重要文件內(nèi)容應(yīng)在監(jiān)理日記中記錄。部分收文如涉及到建設(shè)單位的工程建設(shè)指令或設(shè)計(jì)單位的技術(shù)核定單以及其他重要文件，應(yīng)將復(fù)印件在項(xiàng)目監(jiān)理部專欄內(nèi)予以公布。 (二)監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記 由建設(shè)工程項(xiàng)目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，如需傳閱應(yīng)確定傳閱人員名單和范圍，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進(jìn)行傳閱。也可按文件傳閱紙樣式刻制方形圖章，蓋在文件空白處，代替文件傳閱紙。每位傳閱人員閱后應(yīng)在文件傳閱紙上簽名，并注明日期。文件和記錄傳閱期限不應(yīng)超過(guò)該文件的處理期限。傳閱完畢后，文件原件應(yīng)交還信息管理人員歸檔。 (三)監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記 發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項(xiàng)目監(jiān)理部圖章，對(duì)蓋章工作應(yīng)進(jìn)