文書檔案案卷格式(新國(guó)標(biāo)(編輯修改稿)
2024-12-13 10:36 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 先后順次填寫的序號(hào)，亦即件號(hào)。 ：文件 制發(fā)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。 ：對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)造或負(fù)有責(zé)任的團(tuán)體和個(gè)人，亦即文件的署名者。 機(jī)關(guān)團(tuán)體責(zé)任者一般要著錄全稱，在全稱字?jǐn)?shù)太多的情況下可以著錄統(tǒng)一規(guī)范的通用簡(jiǎn)稱，不得著錄“本市”“本局” 。個(gè)人責(zé)任者一般只著錄姓名，必要時(shí)在姓名后著錄對(duì)檔案負(fù)有責(zé)任的職務(wù)、職稱或其他身份，并用“（ ）”表示。 聯(lián)合行文的責(zé)任者，應(yīng)著錄列于首位的責(zé)任者，立檔單位本身是責(zé)任者的必須著錄，被省略的責(zé)任者用“［等］”表示，兩個(gè)責(zé)任者之間的間隔用“；”。 ：即文件的標(biāo)題，一般應(yīng)照實(shí)抄錄。沒(méi)有標(biāo)題或 標(biāo)題不能說(shuō)明文件內(nèi)容的文件，可自擬標(biāo)題，外加“ [ ]”號(hào)。 ：文件的形成時(shí)間。填寫時(shí)可省略“年”、“月”、“日”字。時(shí)間以 8位數(shù)字表示，其中前 4位表示年，中間 2位表示月，后 2位表示日，月日不足兩位的，前面補(bǔ)“ 0”。 ： 卷內(nèi)文件所在之頁(yè)的編號(hào) 。 。檔號(hào)章的位置在每件文件首頁(yè)上端空白處，歸檔章設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等選擇項(xiàng)（見(jiàn)附錄I）。 ：留待對(duì)卷內(nèi)文件變化時(shí)作說(shuō)明之用。 7 內(nèi)備考表格式 均同卷內(nèi)目錄（見(jiàn)附錄 J）。 包括：本卷情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)間。各項(xiàng)目具體位置、尺寸（見(jiàn)附錄 J）。 ：填寫卷內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。案卷立好以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題由有關(guān)的檔案管理人員填寫并簽名、標(biāo)注時(shí)間。 ：由責(zé)任立卷者簽名。 ：由案卷質(zhì)量審核者簽名。 ：立卷完成的日期。 6 案卷各部分的排列格 式 ，無(wú)論裝訂與否，其案卷各部分的排列格式均是： 案卷封面 — 卷內(nèi)文件目錄 — 文件 — 備考表 — 封底。 ，其案卷各部分按下列格式排列：軟卷封面 (含卷內(nèi)文件目錄 )— 文件 —封底 (含備考表 )，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒保存。 7. 、軟卷皮、卷盒、卷內(nèi)文件目錄、備考表的監(jiān)制權(quán)屬于各級(jí)檔案局。 “由檔案局監(jiān)制”的字樣。 8 附錄 A （規(guī)范性附錄） 硬卷皮外形尺寸 220 40 40 220 70177。d 70 + d 310 d d d d 單 位： mm 比 例： 1:2 d = 10 = 15 = 20 9 附錄 B （規(guī)范性附錄） 硬卷皮封面項(xiàng)目 (全宗 名稱 ) (類目 名稱 ) (案卷題名 ) 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 頁(yè) 歸檔號(hào) 粗
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