【文章內(nèi)容簡介】 定位，商品缺貨空位，并放置《缺貨標(biāo)識》（SCGL01001），以便直觀了解缺貨情況，適當(dāng)調(diào)整商品排面。及時(shí)補(bǔ)貨并填寫《缺貨統(tǒng)計(jì)表》（SCGL01002）上報(bào)公司相關(guān)部門，一周后仍未到貨，空位由替代商品擺放，并繼續(xù)跟蹤；f、 銷售量急劇增大：做好促銷、銷售旺季前的準(zhǔn)備工作，每日檢查銷售狀況，參考往年同期銷售狀況，注意同業(yè)銷售動態(tài)，了解消費(fèi)趨勢報(bào)道，密切關(guān)注緊急事情的發(fā)展?fàn)顩r。g、 廣告商品未引進(jìn)：商品采購人員應(yīng)積極引進(jìn)廣泛宣傳的新商品，采購人員應(yīng)與分店保持緊密聯(lián)系，采購人員應(yīng)掌握市場商品信息。 缺貨確已發(fā)生時(shí)要做好以下工作：a、 首先向所需缺貨商品的顧客表示歉意，并做好缺貨登記，保持與顧客的聯(lián)系，并組織補(bǔ)貨，貨到后立即通知顧客或親自送貨上門。b、 及時(shí)向營運(yùn)中心、采購中心反映缺貨情況，以便采取補(bǔ)救措施。c、 對經(jīng)常出現(xiàn)缺貨的商品，要追查缺貨原因并對有關(guān)部門/責(zé)任人要進(jìn)行相應(yīng)處理。4．0 附表4．1 缺貨標(biāo)識（編號：SCGL01001）；4．2 缺貨統(tǒng)計(jì)表（編號：SCGL01002）。1．0 目的為分店補(bǔ)訂貨工作提供工作規(guī)范，確保補(bǔ)訂貨工作規(guī)范化。2．0 適用范圍適用于分店進(jìn)行補(bǔ)訂貨的工作過程。3．0 工作規(guī)范3．1 文件概要 本文件規(guī)范了訂貨工作的主要流程，明確了各流程的主要負(fù)責(zé)人及相關(guān)的工作要求和標(biāo)準(zhǔn)，并規(guī)定了相關(guān)的文件和記錄。 訂貨工作規(guī)范包括：收集訂貨信息，制單，發(fā)送，跟蹤統(tǒng)計(jì)。 要進(jìn)行訂貨的情況有以下幾種：a． 當(dāng)商品出現(xiàn)短缺時(shí)；b． 當(dāng)有集團(tuán)進(jìn)行大宗購物時(shí)；c． 當(dāng)商品存貨低于最低庫存量時(shí)；d． 當(dāng)有促銷活動時(shí)；e． 當(dāng)節(jié)假日可能造成大量采購時(shí)。 緊急訂貨直接聯(lián)系采購中心訂貨人員。3. 2工作流程、工作要求和相關(guān)文件記錄工作流程責(zé)任者工作要求/標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)文件/記錄店長訂貨員各區(qū)主任/主管服務(wù)員倉管員營運(yùn)中心采購中心配送中心/供應(yīng)商收集訂貨信息制單發(fā)送跟蹤統(tǒng)計(jì)▲△▲●●●●▲▲▲▲▲▲▲▲▲F 各區(qū)主管收集員工的訂貨資料。F 各區(qū)服務(wù)員將需訂貨的商品資料：商品名稱、商品條形碼、店內(nèi)碼、名稱規(guī)格、售價(jià)、訂貨數(shù)量等報(bào)各區(qū)主管。F 快訊第一次訂貨由采購中心提出建議量，營運(yùn)中心兩個工作日內(nèi)反饋；第二次起，直送廠商由分店自行訂貨，配送的于快訊第二天起將需求量上報(bào)營運(yùn)中心，營運(yùn)中心匯總后轉(zhuǎn)交采購中心當(dāng)天內(nèi)下訂單送貨到配送中心，配送中心于當(dāng)天內(nèi)配送到各分店。F 訂貨員在電腦上進(jìn)行訂貨，如訂貨員休息，訂貨工作由店長指定人員執(zhí)行。F 訂貨工作要在當(dāng)天下班前完成，其中TC訂單必須在下午6：00以前完成審核，生鮮食品訂貨在前一天晚上9點(diǎn)前完成。F 訂貨時(shí)要參考電腦內(nèi)的庫存情況，合理控制庫存量及參考類別和實(shí)際庫存、商品周轉(zhuǎn)率。F 審核后服務(wù)器以網(wǎng)絡(luò)傳真或電子郵件的形式將訂貨單發(fā)送給供應(yīng)商或訂貨小組。手工訂貨方式供應(yīng)商需訂貨員打印訂單傳真給供應(yīng)商。F 訂貨人員下完訂單后3小時(shí)應(yīng)檢查訂單發(fā)送狀態(tài)是否成功，如標(biāo)記為“”為失敗，需手工打印后傳真。F 收貨區(qū)跟蹤到貨情況，及時(shí)了解供應(yīng)商/配送中心是否按時(shí)如數(shù)送貨，如出現(xiàn)異常，要及時(shí)上報(bào)店長并以電子郵件方式及時(shí)反饋采購中心，采購中心應(yīng)于一個工作日內(nèi)給予答復(fù)。補(bǔ)貨通知單（SCGL01101）訂貨單請配單《供應(yīng)商管理手冊》送貨異常統(tǒng)計(jì)表（GYSG00104）4．0 附表4．1 補(bǔ)貨通知單（編號：SCGL01101）。附：配送商品訂貨流程（含DC、TC）分店制作請配單DCTC傳真請配單至配送中心信息中心匯總TC請配單1天內(nèi)傳真供應(yīng)商配送中心分貨請配單1天內(nèi)傳輸庫存是否足夠？供應(yīng)商3天內(nèi)備送貨到配送中心配送中心收驗(yàn)貨，根據(jù)請配量及實(shí)際到貨量2天內(nèi)分貨到分店內(nèi)傳訂單給供應(yīng)商N(yùn)Y分店收貨 1．0 目的 為分店收貨提供依據(jù)，確保收貨工作規(guī)范，杜絕不合格商品流入到商場。2．0 適用范圍適用于分店收貨區(qū)工作人員對商品物品的收貨工作過程中。3．0 工作規(guī)范3．1 文件概要 本文件闡述了收貨工作的主要流程，明確了在收貨過程中要注意的事項(xiàng)。 收貨工作規(guī)范包括一般商品（包括百貨與食品）收貨和生鮮收貨規(guī)范。 收貨工作同時(shí)亦包括分店之間的商品調(diào)撥。 收貨區(qū)相關(guān)人員的工作職責(zé)：a、 收貨區(qū)主管：對整個收貨區(qū)的收貨流程的規(guī)范化，設(shè)備、商品的安全，收貨區(qū)的清潔衛(wèi)生負(fù)責(zé)，即進(jìn)行統(tǒng)籌、安排、監(jiān)督；b、 倉管員：具體收貨操作的負(fù)責(zé)人員，對收貨數(shù)量正確與否負(fù)主要責(zé)任；c、 防損員：監(jiān)督收貨時(shí)是否有足夠的授權(quán)人員在現(xiàn)場收貨，發(fā)現(xiàn)異常有權(quán)制止收貨的進(jìn)行并報(bào)防損主管，監(jiān)督已收完貨的商品是否全部入庫入場，對有疑問的收貨有權(quán)進(jìn)行檢查，如數(shù)量的抽檢。監(jiān)督在收貨區(qū)進(jìn)出的所有商品的操作符合公司的規(guī)定并有完備的相關(guān)手續(xù)。d、 生鮮主管/組長：對商品的質(zhì)量負(fù)責(zé)，監(jiān)督倉管員收貨的數(shù)量正確，對數(shù)量不負(fù)直接責(zé)任；e、 服務(wù)員：協(xié)同倉管員收貨，監(jiān)督收貨數(shù)量的正確，對數(shù)量負(fù)有直接責(zé)任；備注：上述職責(zé)只是在收貨時(shí)發(fā)生，各相關(guān)人員的具體職責(zé)見職位手冊中的崗位職責(zé)。 補(bǔ)充說明：a、 倉管員及收貨主管要求供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)足量送貨，收貨時(shí)按順序收貨，但生鮮及冷凍食品優(yōu)先安排；b、 對進(jìn)貨商品，在進(jìn)行收貨時(shí)應(yīng)按品類放置，并放于規(guī)定區(qū)域，以便于驗(yàn)收、核對數(shù)量與賣場的補(bǔ)貨。對于出貨商品，在出貨前做另存或出貨標(biāo)識，以便于核對，減少誤差及出錯現(xiàn)象。c、 不允許送貨人員拿送貨單與收貨單找主管或其它人員簽名，商場相關(guān)人員應(yīng)在收貨時(shí)及時(shí)簽有關(guān)單據(jù)。只要送貨單的簽名符合要求，電腦錄入員即應(yīng)錄入打印收貨單交還供應(yīng)商。d、 在收貨進(jìn)行的換貨必須有倉管員、賣場人員、防損員及供應(yīng)商四方在場方可進(jìn)行，并在核完貨后將換走的商品及時(shí)搬走，不要與收貨的商品混淆。e、 對于經(jīng)常送貨異常及涉嫌作弊的供應(yīng)商，上報(bào)公司處理。3．2 工作流程、工作要求及相關(guān)工作工作流程責(zé)任者工作要求/標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)文件/記錄收貨主管倉管員各區(qū)主管配送中心防損員供應(yīng)商送貨檢驗(yàn)△●△●▲△●▲F 供應(yīng)商或配送中心按分店或采購中心發(fā)出有效的訂貨單送貨到分店，在收貨窗口交訂貨單。收貨區(qū)人員根據(jù)訂貨單進(jìn)行收貨，同時(shí)通知賣場相關(guān)人員（主管、組長或服務(wù)員）到收貨區(qū)協(xié)同收貨。F 商品調(diào)撥無需打收貨單，直接憑調(diào)出單收貨。F 倉管員根據(jù)訂貨單、送貨單，會同賣場相關(guān)人員進(jìn)行收貨。在收貨時(shí)每次只能收一個供應(yīng)商的貨，而且必須收完該供應(yīng)商的貨后才能收下一個，如有特殊情況，應(yīng)報(bào)收貨區(qū)主管同意。F 倉管員收貨時(shí)核對訂貨單與商品是否一致，即核對商品品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，按《采購/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)》進(jìn)行檢驗(yàn)。收貨數(shù)量不能大于訂貨量（生鮮商品不得超過訂貨量一倍）。1. 配送中心及分店調(diào)撥來貨，由收貨區(qū)主管確定有代表性的抽檢品種，抽檢比例為20%，然后由倉管員進(jìn)行抽檢。2. 對于直送商品，規(guī)格包裝的抽檢30%，依抽檢結(jié)果對整批商品進(jìn)行收貨。對于大宗商品抽檢視情況而定。非規(guī)格包裝的商品則需逐個點(diǎn)數(shù)。對于貴重商品、精品區(qū)商品不管是否規(guī)格包裝，都需逐個開箱點(diǎn)數(shù)。F 若發(fā)現(xiàn)商品的數(shù)量與訂單上不符，則由相關(guān)賣場主管確定收貨與否。收或拒收均需由賣場主管、倉管員、送貨人員在收貨單與送貨單上簽名確認(rèn)。屬于配送中心的，則打配送退回單（相關(guān)人員簽名確認(rèn)）。同時(shí)，抽點(diǎn)到數(shù)量大于或小于送貨單的商品，大于的退回，小于的打配送退回單，并報(bào)配送中心備查。屬于分店調(diào)撥的，請示店長同意后可先收貨，并根據(jù)實(shí)收數(shù)量由調(diào)出店重打調(diào)撥單。訂貨單、請配單配送單調(diào)入（出）單訂貨單、請配單配送單調(diào)入（出）單訂貨單、請配單配送單調(diào)入（出）單采購/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)直接責(zé)任人：● 配合人：▲ 涉及人：△續(xù)前頁工作流程責(zé)任者工作要求/標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)文件/記錄收貨區(qū)主管倉管員各區(qū)主管/組長防損員電腦錄入員服務(wù)員防損員配送中心/供應(yīng)商收貨資料錄入△●△▲▲▲●▲△△F 對于無生產(chǎn)日期，無廠家，無地址，無保質(zhì)期，無商品標(biāo)簽及其它不符合國家有關(guān)法規(guī)的商品拒收。F 要對變質(zhì)、過保質(zhì)期、破損、包裝不完整的商品拒收。保質(zhì)期較短的，要求是當(dāng)天生產(chǎn)的，如面包。保質(zhì)期為一周的也應(yīng)盡量要求為當(dāng)天生產(chǎn)的。對于保質(zhì)期較長的商品，超過1/3保質(zhì)期應(yīng)有相關(guān)賣場主管簽名同意，方可收貨。超過1/2保質(zhì)期的原則上不收貨，特殊情況收貨的需店長簽名同意。F 收貨完畢，應(yīng)由倉管員在訂貨單上寫上收貨總數(shù)量（大寫）。同時(shí)，訂貨單在倉管員、賣場人員以及送貨人員簽名后交防損員簽名。防損員監(jiān)督是否在現(xiàn)場收貨、簽名是否足夠以及簽名合法性、整批商品的入庫或入賣場。F 電腦錄入員審核單據(jù)是否相關(guān)人員都已簽名，并審核已簽名的送貨單和訂貨單的數(shù)量，如無差異或差異已確認(rèn)，則進(jìn)行電腦錄入，并打印一式兩份收貨單，賣場人員、電腦錄入員、倉管員、防損員、送貨人員在上面簽名（生鮮商品、配送商品未能當(dāng)場打單的，送貨人員可不簽名）。F 分店調(diào)撥數(shù)量確認(rèn)后，直接在電腦內(nèi)按實(shí)收數(shù)量錄入確認(rèn)。F 電腦錄入員在供應(yīng)商取回的收貨單上加蓋紅色收貨章。F 供應(yīng)商憑有足夠授權(quán)人員簽名的收貨單交到我公司財(cái)務(wù)中心結(jié)算。送貨單送貨單調(diào)入單直接責(zé)任人：● 配合人：▲ 涉及人：△續(xù)前頁工作流程責(zé)任者工作要求/標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)文件/記錄收貨區(qū)主管倉管員各區(qū)主管/組長防損員電腦錄入員配送中心/供應(yīng)商補(bǔ)充說明●●F 所有當(dāng)天的直送送貨單必須當(dāng)天審核入電腦，配送單必須在兩個工作日內(nèi)錄入電腦。F 生鮮商品收貨除基本要求與同上，另見《生鮮商品收貨工作規(guī)范》送貨單直接責(zé)任人：● 配合人：▲ 涉及人：△1．0 目的 為倉庫管理提供工作依據(jù)，確保倉庫物品存放安全規(guī)范。2．0 適用范圍適用于分店倉庫進(jìn)行管理的