會(huì)議組織與管理(編輯修改稿)
2025-07-21 01:36 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 饋。一般每次會(huì)議的結(jié)束一定是下次會(huì)議的開始，因此追蹤反饋通過會(huì)議紀(jì)要落實(shí)，由主持人或者會(huì)務(wù)工作人員追蹤和落實(shí)。會(huì)議的成本包括時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本。時(shí)間成本會(huì)議的時(shí)間成本是會(huì)議前、會(huì)議中和會(huì)議后的時(shí)間，可以輕松計(jì)算。直接會(huì)議成本直接會(huì)議成本包括場(chǎng)地和設(shè)施設(shè)備的租賃成本、差旅餐飲住宿成本、甚至文件復(fù)印及小禮品花費(fèi)的成本。效率損失成本效率損失成本是由于開會(huì)而耽誤和影響其他工作或者合同的落實(shí)和簽訂，帶來(lái)的隱形損失。會(huì)議的成本帶給會(huì)議籌劃者一個(gè)啟示：站在生意人的角度決定某些會(huì)議召開的必要性。二、成功會(huì)議的準(zhǔn)備工作一個(gè)成功的會(huì)議在召開前需要做許多方面的準(zhǔn)備，其中包含會(huì)議政策、會(huì)議程序、會(huì)議文化和場(chǎng)外工夫的準(zhǔn)備。會(huì)議政策包含：第一，尋找解決會(huì)議的其他方法；第二，會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制；第三，了解會(huì)議的目的；第四，選擇適合的參會(huì)人員；第五，合理安排會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)；第六，會(huì)議議題要到位，討論議題的順序要合理；第七，強(qiáng)調(diào)該合起來(lái)召開的會(huì)議不分別召開，絕對(duì)不必召開的會(huì)議堅(jiān)決取消。一般企業(yè)在進(jìn)行會(huì)議籌劃前，需要考慮有無(wú)其他解決會(huì)議議題的方法，如果不開會(huì)可以解決問題則盡量不開，選擇其他方式進(jìn)行溝通，例如調(diào)研、問卷、電話、短信，或者發(fā)布正式的公文進(jìn)行溝通。會(huì)議的管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制是指將負(fù)責(zé)落實(shí)、執(zhí)行和監(jiān)督的人員落實(shí)到位。通常情況下，會(huì)議管理機(jī)構(gòu)機(jī)制是由承辦方、行政人員和辦公室人員負(fù)責(zé)和落實(shí)執(zhí)行，包括事后的追蹤和反饋。企業(yè)在每次會(huì)議之前要達(dá)到的會(huì)議目的和功能，一般來(lái)說(shuō)，會(huì)議的目的主要包括：提供信息、匯聚信息、解決問題、教育訓(xùn)練、提升管理者的地位和形象，需要告知所有參會(huì)人員。而且會(huì)議中只有選擇合適的參會(huì)人員，才能夠達(dá)到會(huì)議的預(yù)期效果。企業(yè)在安排會(huì)議程序時(shí)，需要注意會(huì)議的主題與目標(biāo)、會(huì)議形式、具體議程、參會(huì)人員、召開時(shí)間與地點(diǎn)、預(yù)期結(jié)論、會(huì)議文件準(zhǔn)備和發(fā)放及工作分配落實(shí)等方面內(nèi)容。會(huì)議的主題、目標(biāo)、形式會(huì)議的目標(biāo)和主題要清晰，考慮會(huì)議的形式要合理。咨詢式會(huì)議主要是討論公司下步走向或其他咨詢意見的會(huì)議；責(zé)任交付式會(huì)議一般是年終年底召開，主要是簽訂目標(biāo)責(zé)任書和責(zé)任的交付；企業(yè)經(jīng)常召開的是提報(bào)式會(huì)議，公司或部門的參會(huì)者提報(bào)需要討論的提案或議題，然后
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