【文章內(nèi)容簡介】 們圖書館歡迎您的光臨”。做了如此的修改之后，情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種：198。 增加第二人稱代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。198。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對目標讀者的尊重。198。 增加讀者的姓名由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中如果能在適當?shù)臅r機上加入讀者的姓名，也會使得其倍感親切。198。 增加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指”，實際上就是指在商務(wù)文書中對祈使句的使用，這是因為祈使句中往往省略了指代目標讀者的代詞。【自檢31】請計算以下范例中所表現(xiàn)出來的情感指數(shù)：各位支持我的讀者：你們好!感謝你們一直以來支持著小可的書，我的書寫的也還不夠成熟,，但是還是要謝謝你們的支持，是你們的支持給了我繼續(xù)寫下去的動力，在這里想告訴大家一件事情，就是我馬上要高考了，所以這段時間實在沒有時間更新，還請讀者們原諒。請放心，這本書不會成半途而廢的，我會一直寫下去，希望你們繼續(xù)支持我這個還不成熟的小子。你們是最棒的讀者。耐心等待吧，一切都會繼續(xù)下去的！唧唧歪歪____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－1【自檢32】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會議后給小王發(fā)的一個郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會議中該經(jīng)理面對客戶A公司所提出的諸多問題無法解答而處境尷尬，他認為這是因為小王沒有與其進行事先溝通所造成的，所以這個郵件中的語氣顯得相當?shù)膰绤?。出于對小王進行適當指導(dǎo)的目的，請對這封郵件進行必要的調(diào)整和修改?！啊覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會議上我因為沒有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。對我來說，這是個不小的奚落，你我的確應(yīng)該密切關(guān)注他們的情況，我希望從你那里而不是從客戶那里知道最新一切的消息，……”。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－2第六講 如何使文章生動有效（中）（二）努力做到“讀者為尊”在提出情感指數(shù)的基礎(chǔ)上，接下來進一步提出“讀者為尊”這個技巧。1.“讀者為尊”的內(nèi)涵實際上，所謂的“讀者為尊”是運用情感指數(shù)、提升對讀者的關(guān)注程度的觀念的一種延伸；其核心意思就是要求從對方的角度來表述問題。如果說情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達方式上要注意能夠多提及目標讀者，那么“讀者為尊”就是在強調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標讀者的角度和立場來看待分析問題。以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別：198。 一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標，完成任務(wù)了”；198。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預(yù)期的目標”。2.“最先提及讀者而非自己”的原則在“讀者為尊”的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非自己”的原則。與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！景咐?】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對方的戰(zhàn)略團隊，其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，同時其樂觀向上的個性也會使團隊中的每個人都笑口常開?！比绻凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，這個內(nèi)容應(yīng)該修改為以下的形式：“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財務(wù)技能可以幫助團隊計算投資收益率和盈虧平衡點，而其樂觀向上的個性也會給團隊帶來無形的好處。……”（三）進行有效的反饋商務(wù)文書寫作的第三個技巧是進行有效的反饋。在商務(wù)文書中，不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：所謂“正面反饋”，就是指對別人的一種認可。美國心理學(xué)家威廉詹姆斯的研究結(jié)果表明，人類本質(zhì)中最深遠的驅(qū)動力就是希望具有重要性；換而言之，也就是說人們最殷切的需求是渴望得到他人的肯定。例如，在小孩子的培養(yǎng)方面就應(yīng)該經(jīng)常地予以鼓勵和引導(dǎo)，而不能只是一味地簡單批評。在商務(wù)文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應(yīng)該有意識地多用一些正面的反饋去稱贊目標讀者做得好的地方，多給與對方一些關(guān)懷。所謂“修正性反饋”，就是指當目標對象出現(xiàn)了一些問題的時候，撰寫者應(yīng)該在商務(wù)文書中給與其一個反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。修正性反饋可以在向目標讀者提出相應(yīng)問題及其建議的同時，最大限度地給與目標讀者體貼溫暖的感覺。盡管在日常工作中由于意見分歧而導(dǎo)致的指責(zé)是不可避免的，但如果能夠?qū)⑿拚苑答佊枰杂行У倪\用，則可以使自己的人際關(guān)系獲得很大的攀升。負面反饋就是與正面反饋相對應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。相比負面反饋容易導(dǎo)致工作中的矛盾升級而言，沒有反饋則更加不利于工作的順利展開和人際關(guān)系的改善與鞏固；這是因為沒有反饋一方面會使得實際問題得不到解決，另一方面也會使得團隊的向心力減弱。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標讀者的良好表現(xiàn)進行正面反饋，對其的缺點和不足予以修正性反饋或者負面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。（四）增加商務(wù)文書的緊迫性商務(wù)文書寫作的第四個技巧是增加其時間上的緊迫性。在日常工作中，大家都有這樣的經(jīng)驗，即希望自己的所發(fā)出的商務(wù)文書在目標讀者那里能夠被第一時間閱讀，從而使自己的溝通目的能夠盡快達成。那么，要做到這一點就必須增加商務(wù)文書的時間緊迫性，激發(fā)目標讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。在商務(wù)文書中增加緊迫性的方法其實很簡單，主要就是在文書中加入體現(xiàn)時間敏感性的句子，注意限定事情的最后期限。在增加時間敏感性的過程中，應(yīng)該要注意以下三個方面的問題：198。 時間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時間的規(guī)范性問題。這主要是指應(yīng)該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，這樣的表述并沒有太大的實際意義。198。 時間的精確性其次，在會議記錄或者電報等商務(wù)文書中則更加要把握時間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等精確的時間，并且越精確越好。198。 時間的通用性最后，就是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯數(shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。第七講 如何使文章生動有效（下）（五）增加可信度商務(wù)文書寫作的第五個技巧是增加可信度。所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達出來。例如，“我們在努力的愛護環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護環(huán)境的具體行動增加進去則會極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護環(huán)境”?！咀詸z41】請對以下的內(nèi)容進行修改以增加其可信度：“每個員工的績效考評將根據(jù)每個人的全面成長來計算，公司將會用幾個標準來進行綜合評分，希望每個員工重視個人的全面發(fā)展”____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案4－1（六）做到行文簡潔商務(wù)文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡潔。正如我們在前文中所分析的那樣，在日常商務(wù)環(huán)境中，目標讀者并一定總是有時間來閱讀并分析商務(wù)文書；因此，商務(wù)文書的撰寫在意思鮮明的基礎(chǔ)上，一定要做到盡量簡單，不要羅嗦冗長?！景咐?】如何讓大塊的文章得到有效地閱讀盡管作為商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)該要盡力做到行文簡潔，但在實際工作中，我們還是會經(jīng)常遇到需要部門的每個人都了解但是內(nèi)容卻又非常多的“大塊文章”；對于這種文章，大多數(shù)人很多時候都不愿意閱讀，因此也就無法發(fā)揮溝通的效果。在這種情況下，可以按照以下的方法來進行處理：首先讓秘書把這個文章打印出來，而后附上一個記錄著部門需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個人在讀完之后簽字予以確認。通過這種處理方式，可以強制性地要求目標讀者進行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。要做到行文簡潔可以采用以下的方式：要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報文體。所謂的“電報文體”，就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。如果在商務(wù)文書中實在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達到行文簡潔的目的，則可以將冗長的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開。商務(wù)文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進行語言功底的考試，因此，在商務(wù)文書中應(yīng)該盡量選用簡單的詞，避免采用比較晦澀的詞；與此同時，還應(yīng)該做到“一式一文主旨明確”，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思?！景咐?】復(fù)合句向單句的轉(zhuǎn)化有這樣一句話：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置，定在離河最遠的地方，或者如果這個位置不能夠為大家所接受，那么我們將會聘請調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點”?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者如果”那個地方開始形成了一個意思的轉(zhuǎn)成，因此是個復(fù)合句。但這種復(fù)合句在商務(wù)文書中是不應(yīng)該出現(xiàn)的，應(yīng)該將其轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵聝蓚€獨立句：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置定了在離河最遠的地方。如果這個位置不能夠為大家所接受，我們將會聘請調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點”。另外，商務(wù)文書只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。在英文的文章中，被動語式的應(yīng)用很多；但是在中文的語言環(huán)境中，主動語式更加符合讀者的閱讀習(xí)慣。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動語式。在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。但是值得注意的是，對縮略語的使用應(yīng)該把握適當?shù)脑瓌t，即不能將沒有通用性的、自創(chuàng)的縮略語運用與商務(wù)文書之中；否則，很容易引起不必要的歧異。第八講 如何使文章更加規(guī)范（上）在以上的板塊中，我們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個方面：（一）數(shù)字的使用規(guī)范對商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：【案例3】商務(wù)公文中數(shù)字運用不規(guī)范的表現(xiàn)在以下列示的內(nèi)容中，數(shù)字的使用都存在不規(guī)范的問題：“對于項目管理人才的需求每年都在增加”分析：句子中提到了數(shù)量的增加，則應(yīng)該加入確定的數(shù)值以明確相應(yīng)的增幅，這個句子可以改為：“對于項目管理人才的需求以每年20%