【正文】 3】張良的推薦信以下是一封以推薦張良為主要內(nèi)容的推薦信的部分內(nèi)容：“……我非常高興推薦張良加入對(duì)方的戰(zhàn)略團(tuán)隊(duì)，其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，同時(shí)其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)使團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都笑口常開(kāi)。如果說(shuō)情感指數(shù)是倡導(dǎo)在表達(dá)方式上要注意能夠多提及目標(biāo)讀者，那么“讀者為尊”就是在強(qiáng)調(diào)商務(wù)文書撰寫者應(yīng)該要站在目標(biāo)讀者的角度和立場(chǎng)來(lái)看待分析問(wèn)題。【自檢32】以下是某公司客戶經(jīng)理在帶其下屬小王參加完一次客戶的會(huì)議后給小王發(fā)的一個(gè)郵件的部分內(nèi)容，由于在這次會(huì)議中該經(jīng)理面對(duì)客戶A公司所提出的諸多問(wèn)題無(wú)法解答而處境尷尬，他認(rèn)為這是因?yàn)樾⊥鯖](méi)有與其進(jìn)行事先溝通所造成的，所以這個(gè)郵件中的語(yǔ)氣顯得相當(dāng)?shù)膰?yán)厲。 增加讀者的姓名由于人的天性特征使然，在商務(wù)文書中如果能在適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)上加入讀者的姓名，也會(huì)使得其倍感親切。為了提高其帶給目標(biāo)讀者的親和力，可以將其改為：“從6月份開(kāi)始，您可以用新圖書館來(lái)完善您的研究，我們圖書館歡迎您的光臨”。西方的心理學(xué)家通過(guò)研究發(fā)現(xiàn)，人類有共同的13個(gè)特性，其中有一條就是希望被尊重和理解；然而，絕大多數(shù)人在自然的條件下都是更加關(guān)注其自身的利益和情感，卻往往忽視他人的相同需求。撰寫商務(wù)文書是一個(gè)“七分想，三分寫”的過(guò)程，列提綱的過(guò)程實(shí)際上就是一個(gè)建立自己思維次序的過(guò)程；在合理的撰寫次序確立了之后，具體內(nèi)容的行文就是水到渠成的事情了。經(jīng)過(guò)計(jì)算，我們公司的剪草機(jī)比較同類型機(jī)器，可以節(jié)省30%時(shí)間以及20%能源。所謂“問(wèn)答式”，就是指運(yùn)用問(wèn)答的形式來(lái)組織商務(wù)文書的全篇。 “只有結(jié)果”，這樣的商務(wù)文書包括批復(fù)、指示以及命令等，它們通常都沒(méi)有問(wèn)題的原因也沒(méi)有相關(guān)的分析，因?yàn)椴](méi)有這個(gè)必要。 突出的重點(diǎn)并列式的層次結(jié)構(gòu)也可以被稱為“天鵝下蛋式”，因?yàn)檫@種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。198。在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識(shí)到文書的重點(diǎn)之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點(diǎn)突出，進(jìn)而容易達(dá)到其行動(dòng)目標(biāo)。198。198。（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格在制定了正確的行動(dòng)目標(biāo)并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第三個(gè)步驟——決定文章的總體風(fēng)格。198。 商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問(wèn)題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問(wèn)題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁矗繐Q而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。商務(wù)文書寫作的步驟在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。 準(zhǔn)確而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達(dá)一樣將同樣一個(gè)意思重復(fù)三次。 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。【案例1】單向溝通的表現(xiàn)日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說(shuō)短信。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重要的。 非固定格式的商務(wù)文書而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。商務(wù)文書寫作概述商務(wù)文書寫作教程第一講 商務(wù)文書寫作的概念為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。《福布斯》雜志的創(chuàng)始人——馬爾克姆在一般情況下，無(wú)論對(duì)方是否想接收短信，只要手機(jī)開(kāi)著他就會(huì)收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時(shí)的心情去詮釋短信的內(nèi)容。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個(gè)詞將核心意思表達(dá)出來(lái)。商務(wù)文書寫作有以下四個(gè)要素：198。198。在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來(lái)看看商務(wù)文書寫作的以下六個(gè)步驟：只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)。【自檢11】請(qǐng)判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)：（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報(bào)上個(gè)月的銷售任務(wù)完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號(hào)碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評(píng)其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個(gè)問(wèn)題的實(shí)際情況在“1－10”之間來(lái)分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級(jí)則為5分，給自己的上級(jí)寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。 稱謂“稱謂”就是對(duì)目標(biāo)讀者的稱呼。 艱難型游說(shuō)矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。 說(shuō)服型而如果是說(shuō)服型的商務(wù)文書，由于其行動(dòng)目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過(guò)商務(wù)文書來(lái)使其改變?cè)瓉?lái)的想法或者認(rèn)識(shí)，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會(huì)需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)?！景咐?】有關(guān)新年晚會(huì)安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對(duì)公司新年晚會(huì)進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來(lái)分段閱讀。198。198。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇?！景咐?】有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。第五講 如何使文章生動(dòng)有效（上）因此，如果在商務(wù)文書中能夠體現(xiàn)出相比自己更多的對(duì)于目標(biāo)讀者的關(guān)注，那么文書的親和力自然會(huì)得到很大的提高。做了如此的修改之后，情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。198。出于對(duì)小王進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)的目的，請(qǐng)對(duì)這封郵件進(jìn)行必要的調(diào)整和修改。以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別：198?！比绻凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，這個(gè)內(nèi)容應(yīng)該修改為以下的形式：“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無(wú)形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂(lè)觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來(lái)無(wú)形的好處。在商務(wù)文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應(yīng)該有意識(shí)地多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬(wàn)不能聽(tīng)之任之而沒(méi)有反饋。在增加時(shí)間敏感性的過(guò)程中，應(yīng)該要注意以下三個(gè)方面的問(wèn)題：198。（五）增加可信度商務(wù)文書寫作的第五個(gè)技巧是增加可信度。【案例1】如何讓大塊的文章得到有效地閱讀盡管作為商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)該要盡力做到行文簡(jiǎn)潔，但在實(shí)際工作中，我們還是會(huì)經(jīng)常遇到需要部門的每個(gè)人都了解但是內(nèi)容卻又非常多的“大塊文章”；對(duì)于這種文章，大多數(shù)人很多時(shí)候都不愿意閱讀，因此也就無(wú)法發(fā)揮溝通的效果。如果在商務(wù)文書中實(shí)在有太多需要說(shuō)明的內(nèi)容，那么為了達(dá)到行文簡(jiǎn)潔的目的，則可以將冗長(zhǎng)的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開(kāi)。第八講 如何使文章更加規(guī)范（上）這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過(guò)去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。第九講 如何使文章更加規(guī)范（下）商務(wù)文書通常的時(shí)間要求都比較緊，但在這種較強(qiáng)的時(shí)間約束下切不可草草提交了事。 表示列舉未盡且后面再無(wú)其他詞語(yǔ)的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語(yǔ)的時(shí)候則只能用“等”；198。 這里的問(wèn)題在于三個(gè)詞組之中的頓號(hào)，頓號(hào)代表的是語(yǔ)氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個(gè)詞組都不應(yīng)該使用頓號(hào)進(jìn)行內(nèi)部停頓；198。喬丹；⑧ 書名號(hào)；又可分為單書名號(hào)和雙書名號(hào)；⑨ 專名號(hào)，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。198。 標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開(kāi)頭；198。198。例如關(guān)于上級(jí)單位中任免與聘用的通知。198。會(huì)議為期三天，主要匯報(bào)各部門全年工作的完成情況并研究明年工作計(jì)劃。 建議報(bào)告所謂“建議報(bào)告”，就是下級(jí)主動(dòng)的向上級(jí)提出建議或者希望的報(bào)告，其特點(diǎn)與請(qǐng)示相類似。請(qǐng)示這種商務(wù)文書在政府機(jī)關(guān)、私營(yíng)企業(yè)以及外企也是廣泛地被予以應(yīng)用。該面粉廠2000年投入面粉生產(chǎn)以來(lái)到2002年底均享受免征工商稅照顧。198。 在批復(fù)的正文中含有隱語(yǔ)，即是針對(duì)某一個(gè)請(qǐng)示而予以的批復(fù)；因此，正文中應(yīng)該包括“號(hào)文收悉”或者“某年某月某日關(guān)于事項(xiàng)的請(qǐng)示收悉”；198。 記錄議定的事項(xiàng)，即歸納、提煉和整理會(huì)議中的決議些內(nèi)容。（六）邀請(qǐng)信在撰寫邀請(qǐng)信的時(shí)候應(yīng)該要注意以下的要點(diǎn)：198。 總結(jié)都是第一人稱的；198。 采用結(jié)果性的語(yǔ)言合同當(dāng)中要采用結(jié)果性的語(yǔ)言，例如“完成方案設(shè)計(jì)”與“進(jìn)行方案設(shè)計(jì)”就是完全不同的含義，后者這種進(jìn)行式的語(yǔ)言是難以對(duì)具體合同內(nèi)容進(jìn)行描述的，會(huì)對(duì)后期合同的執(zhí)行造成很大的負(fù)面影響。198。198。198。198。 盡量寫短句子198。198。在表述數(shù)字的時(shí)候，一定要注意將文字與阿拉伯一并使用，這樣才不會(huì)留給別有用心的人篡改合同以可乘之機(jī)。198。198。198。198。 總結(jié)的標(biāo)題中一定要加入時(shí)間。 邀請(qǐng)信中的稱呼格式為名稱、職稱以及冒號(hào)，需要特別注意的是，對(duì)博士、大使、外交官以及西方國(guó)家的貴族等人，一定要在稱呼中加上他們的頭銜；198。會(huì)議紀(jì)要的寫作格式有如下比較特別的要求：198。 與請(qǐng)示一樣，批復(fù)也必須要有公章。198。以上可否，請(qǐng)批示。 加上“妥否，請(qǐng)批示”；198。請(qǐng)示的特點(diǎn)主要包括：198。報(bào)告的寫作格式基本與通知一樣，但以下幾點(diǎn)需要特別注意：198。 工作報(bào)告即下級(jí)對(duì)上級(jí)進(jìn)行的匯報(bào)。參加會(huì)議的人員，酒店負(fù)責(zé)提供車輛接送；每人隨身所攜帶的物品體積不得大于三平方米，不得重于兩斤；會(huì)后酒店會(huì)將會(huì)議人員送往大約200里外的餐廳。198。 周知性通知與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做“周知性通知”；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無(wú)需他們采取任何的措施和行動(dòng)，純屬于告知性的。198。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。 引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語(yǔ)是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。198。 這句話的問(wèn)題在于冒號(hào)的使用，“深刻體會(huì)到”與后半句話實(shí)際上是動(dòng)賓關(guān)系（一個(gè)從句做賓語(yǔ)），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號(hào)來(lái)進(jìn)行句內(nèi)的停頓。 “嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動(dòng)性宣傳報(bào)道”；198。 表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；198。正確使用錯(cuò)誤使用長(zhǎng)度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈在這個(gè)方面，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：198。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國(guó)公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上”以及“以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。在商務(wù)文書中使用數(shù)字，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。（一）數(shù)字的使用規(guī)范對(duì)商務(wù)文書寫作規(guī)范性的要求首先表現(xiàn)在所應(yīng)用的數(shù)字上。商務(wù)文書寫作的目的并不是為了難倒別人或者進(jìn)行語(yǔ)言功底的考試，因此，在商務(wù)文書中應(yīng)該盡量選用簡(jiǎn)單的詞，避免采用比較