【正文】 的速度在增加”?！澳馁~款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，增加了8%”分析：很明顯這個(gè)句子中缺乏產(chǎn)量增加的比較基準(zhǔn)期，可以改為：“本月氯化鉀產(chǎn)量為300噸，相比去年同期增加了8%”?！氨竟敬髮Ｎ幕潭鹊膯T工由過去的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去的29%上升到53%”分析：該公司總?cè)藬?shù)的比例應(yīng)該是100%，而兩類文化程度不同的員工比重之和在增長之后卻達(dá)到了131%（78%＋53%），這顯然是不合邏輯的。這個(gè)句子應(yīng)該改為：“本公司大專文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的54%上升到78%，大本文化程度的員工由過去占總?cè)藬?shù)的29%上升到53%”。在商務(wù)文書中使用數(shù)字，第一個(gè)規(guī)范和要求是真實(shí)準(zhǔn)確。表現(xiàn)在商務(wù)文書中的數(shù)字通常對(duì)實(shí)際工作有著極大的指導(dǎo)作用和意義，因此其中所援引的數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)務(wù)必要來自于穩(wěn)妥的出處，這樣才能確保是真實(shí)準(zhǔn)確的。正如前文案例中的列示的錯(cuò)誤一樣，“各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等”也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。在商務(wù)文書中援引的數(shù)字的統(tǒng)計(jì)口徑也是非常重要的，不同統(tǒng)計(jì)口徑的數(shù)據(jù)放在一起示沒有任何意義的；只有在統(tǒng)計(jì)口徑一致的前提下，才能進(jìn)行數(shù)據(jù)之間的對(duì)比。前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。除了明確數(shù)字比較的基準(zhǔn)之外，根據(jù)我國公文寫作的法規(guī)規(guī)定，按慣例“以上”以及“以下”都應(yīng)該示包含該數(shù)字在內(nèi)的。在商務(wù)文書中，數(shù)字之間的倍數(shù)關(guān)系反映在“降低”、“降低了”以及“降低到”等表示數(shù)字變化的用語上。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合是在商務(wù)文書寫作過程中需要注意的另一個(gè)問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。在這個(gè)方面，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的具體要求為：198。 結(jié)構(gòu)層次的第一層，其層次編號(hào)用“一”、“二”、“三”……來表示；198。 結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；198。 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；198。 結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。與此同時(shí)，國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還要求商務(wù)文書的結(jié)構(gòu)層次最好不要多于四級(jí)，否則邏輯關(guān)系的復(fù)雜會(huì)給讀者帶來極大的不便；另外，還應(yīng)該注意不要越級(jí)使用各個(gè)層次的編號(hào)。第九講 如何使文章更加規(guī)范（下）（三）計(jì)量單位的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見表3－1所示：表5－1 計(jì)量單位的使用規(guī)范示例表正確使用錯(cuò)誤使用長度單位公里、千米、米、分米、厘米公分、尺功率單位千瓦、瓦馬力質(zhì)量重量單位千克、公斤、噸、克、毫克斤、兩熱能單位焦耳千卡體積單位升、毫升公升、立升土地面積單位公頃、平方米畝、平方丈（四）綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個(gè)步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對(duì)的過程。在這個(gè)過程中撰寫者應(yīng)該按照商務(wù)文書的各種規(guī)范要求來審視自己的文書，其中應(yīng)注意以下事項(xiàng)：人們對(duì)于自己的撰寫的文章通常都會(huì)覺得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者首先要將自己定位于一個(gè)旁觀者，對(duì)自己的文章進(jìn)行冷處理并反復(fù)審視幾次以發(fā)現(xiàn)和糾正存在的錯(cuò)誤。商務(wù)文書通常的時(shí)間要求都比較緊，但在這種較強(qiáng)的時(shí)間約束下切不可草草提交了事。在綜合校對(duì)的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個(gè)朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。前文中提到的白居易大師就始終能夠?qū)⒆约憾ㄎ挥谝粋€(gè)求教者，以小學(xué)生的心態(tài)來就自己的作品反復(fù)地向周圍的人們請(qǐng)教；同樣的，在商務(wù)文書的綜合校對(duì)階段，撰寫者也應(yīng)該扮演好這樣的角色。（五）詞語的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語的使用規(guī)范。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。198。 表示列舉未盡且后面再無其他詞語的時(shí)候，“等”和“等等”都可以使用，而當(dāng)后面有其他詞語的時(shí)候則只能用“等”；198。 無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；198。 表示列舉未盡且細(xì)指人的名詞和專有名詞的時(shí)候，一般只能用“等”；198。 “等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號(hào)隔開。【自檢51】請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案5－1（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用會(huì)對(duì)商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯(cuò)誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。首先，我們來看一下在以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤：198。 “嚴(yán)禁中外記者利用采訪進(jìn)行挑唆，煽動(dòng)性宣傳報(bào)道”；198。 “一、二十字，二、三十年代，七、八十歲”；198。 “經(jīng)營項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；198。 “通過這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。具體分析如下：198。 這句話的問題在于“挑唆”和“煽動(dòng)性報(bào)道”是在賓語的級(jí)別上的并列，它們之間應(yīng)該使用頓號(hào)；198。 這里的問題在于三個(gè)詞組之中的頓號(hào)，頓號(hào)代表的是語氣的停頓，類似于休止符的作用，這里的三個(gè)詞組都不應(yīng)該使用頓號(hào)進(jìn)行內(nèi)部停頓；198。 這句話的問題在于省略號(hào)和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；198。 這句話的問題在于冒號(hào)的使用，“深刻體會(huì)到”與后半句話實(shí)際上是動(dòng)賓關(guān)系（一個(gè)從句做賓語），它們的聯(lián)系是很緊密的，不應(yīng)該用冒號(hào)來進(jìn)行句內(nèi)的停頓。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)實(shí)際上分為點(diǎn)號(hào)和標(biāo)號(hào)兩大類：198。 點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。198。 標(biāo)號(hào)標(biāo)號(hào)包括了以下9種：① 引號(hào)，又可分為單引和雙引；② 括號(hào)，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認(rèn)的括號(hào)主要有3種；③ 破折號(hào)；④ 省略號(hào)；⑤ 著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記；⑥ 連接號(hào)，即兩個(gè)同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦ 間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克喬丹；⑧ 書名號(hào)；又可分為單書名號(hào)和雙書名號(hào)；⑨ 專名號(hào)，即畫于特點(diǎn)文學(xué)作品下邊的橫線。有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國相關(guān)機(jī)構(gòu)專門出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商務(wù)文書寫作的極好參考。盡管有相關(guān)的工具書可以參考，但是在這里還是就幾個(gè)常見的、容易出錯(cuò)的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的問題進(jìn)行以下的辨析：198。 反問句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在反問句的末尾是用問號(hào)，還是感嘆號(hào)？對(duì)于這個(gè)問題很多人都有不同的意見，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問號(hào)和適用感嘆號(hào)的情形并不相同：在同樣一個(gè)反問句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問號(hào)。198。 引號(hào)的用法在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況：① 非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書名號(hào)。例如，準(zhǔn)發(fā)省廳“關(guān)于人文韓大招生問題的通知”；② 特定稱謂用引號(hào)，例如“渤海二號(hào)”鉆井平臺(tái)，“神舟六號(hào)”等；③ 縮略語可以用引號(hào)，例如“農(nóng)轉(zhuǎn)非”（即農(nóng)業(yè)戶口轉(zhuǎn)非農(nóng)業(yè)戶口的縮寫）④ 需要著重的論述對(duì)象用引號(hào)予以標(biāo)識(shí)，例如有物就是要有內(nèi)容，有序就是要有條理，那么加上引號(hào)變?yōu)椤坝形铩焙汀坝行颉敝?，就是表明作者在分別的句子當(dāng)中分別強(qiáng)調(diào)說明有物和有序。198。 括號(hào)的用法括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說明的詞語的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。198。 省略號(hào)的用法省略號(hào)表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：198。 點(diǎn)號(hào)可以放在一行文字的末尾，但是不可以放在一行文字的開頭；換而言之，點(diǎn)號(hào)應(yīng)該要緊跟前面意思的文字，而不要把它單獨(dú)放到下一個(gè)行。198。 標(biāo)號(hào)中的引號(hào)、括號(hào)和書名號(hào)，前半個(gè)不能放在一行文字的末尾，而后半個(gè)則不能放在一行的開頭；198。 標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；198。 引文結(jié)尾處的句號(hào)和引號(hào)，如果引用語是作為一個(gè)獨(dú)立整體存在，則句號(hào)在先；反之，則句號(hào)在后。第十講 常用公文示范講解（上）課程進(jìn)行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點(diǎn)無論是對(duì)于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，則要將分析的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。這類商務(wù)文書主要包括以下七類：（一）通知“通知”是每個(gè)人從小就逐漸開始熟悉的一種商務(wù)文書，對(duì)于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容：通知是適用范圍最為廣泛的一種固定格式的商務(wù)文書，在日常的工作中，既有給下級(jí)發(fā)的通知，即所謂“下行文”；也有給上級(jí)發(fā)的通知，即所謂“上行文”；另外，給同屬于一個(gè)系統(tǒng)的，但不相關(guān)也不相隸屬的單位（即平級(jí)關(guān)系）也可以發(fā)通知，即所謂的“平行文”。分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。通知的適用性也是相當(dāng)廣泛的，企業(yè)單位、事業(yè)單位、黨政機(jī)關(guān)，甚至學(xué)校都可以發(fā)通知。一般情況下，通知可以分為以下六種類型，其應(yīng)該關(guān)注的重點(diǎn)和關(guān)鍵各不相同：198。 會(huì)議通知撰寫會(huì)議通知的時(shí)候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排以及外地的人員到會(huì)的方式等。198。 指示性通知所謂“指示性通知”，就是用于上級(jí)傳達(dá)給下級(jí)機(jī)關(guān)去予以辦理的通知。198。 批準(zhǔn)性通知所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級(jí)有某一個(gè)請(qǐng)示呈遞上來，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照?qǐng)?zhí)行的通知。198。 發(fā)布性通知所謂的“發(fā)布性通知”，主要用于某種規(guī)章制度的發(fā)布。需要特別提請(qǐng)注意的是，這種通知實(shí)際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。例如從2007年1月1日開始，我國開始實(shí)施新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；那么圍繞這個(gè)主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》作為一個(gè)附件與該通知同時(shí)下發(fā)。198。 知照性通知所謂“知照性通知”，通常用于上級(jí)給所屬的下級(jí)機(jī)關(guān)通報(bào)某些事務(wù)的情形之中，下級(jí)機(jī)關(guān)知道了解情況即可。例如關(guān)于上級(jí)單位中任免與聘用的通知。198。 周知性通知與知照性通知相類似的，還有一種通知叫做“周知性通知”；這種通知的作用在于讓目標(biāo)讀者知道事情的情況而無需他們采取任何的措施和行動(dòng)，純屬于告知性的。作為正式的通知，