【正文】 晦澀的詞；與此同時，還應該做到“一式一文主旨明確”，即用簡單的一句話表達一個意思即可，不要試圖用一個句子表達多個意思。通過這種處理方式，可以強制性地要求目標讀者進行閱讀并形成有效反饋，從而使得從上至下的溝通更加順暢。例如，“我們在努力的愛護環(huán)境”這句話是比較空洞的；而如果將愛護環(huán)境的具體行動增加進去則會極大地增加其可信度：“我們通過回收塑料、玻璃、鋁材和紙張的方式，盡最大努力地去愛護環(huán)境”。這主要是指應該要避免使用昨天、今天、明天、今年等時間約束不明確的時間代詞，這樣的表述并沒有太大的實際意義。（四）增加商務文書的緊迫性商務文書寫作的第四個技巧是增加其時間上的緊迫性。所謂“修正性反饋”，就是指當目標對象出現(xiàn)了一些問題的時候，撰寫者應該在商務文書中給與其一個反饋，但這種反饋是以一開始的稱贊為前提的。（三）進行有效的反饋商務文書寫作的第三個技巧是進行有效的反饋。 “讀者為尊”的表述：“非常感謝在座各位的努力，由于你們的努力，我們公司在2005年超過了我們預期的目標”。對我來說，這是個不小的奚落，你我的確應該密切關注他們的情況，我希望從你那里而不是從客戶那里知道最新一切的消息，……”。具體而言，增加情感指數(shù)的方法有如下四種：198。情感指數(shù)，是用在商務文書中提到目標讀者的次數(shù)減去提到撰寫者自己或者公司的次數(shù)，如果結果為正值（即情感指數(shù)為正），說明文書是以讀者為中心的；如果結果是負值（即情感指數(shù)為負），則顯然難以獲得目標讀者的良好感受。通過實踐工作的積累和體會，商務文書寫作的技巧可以總結為以下六個方面：當然，層次結構也可以采用不并列式，即并列地分析自己應該參加這個培訓的原因。 提綱法提綱法是很常見的一種列提綱的方法，實際上就是圍繞商務文書的核心主旨，按照時間的順序以及邏輯關系將主要內容全都羅列出來，然后往里邊填充具體的內容。（五）步驟五：列出文章的大綱在明確了商務文書的行動目標、正式程度、總體風格以及層次結構之后，撰寫的的五個步驟就是列出文章的大綱。198。198。 適應的情形在日常工作中，適用于這種層次結構主要在報告、總結以及建議書等商務文書中常常被運用。198。該秘書打算起草一份商務文書就這個將購買計算機轉為租用計算機的想法向總經(jīng)理進行匯報。那么這種情形就屬于簡單型，秘書撰寫商務文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，只要簡單地提出在這個場地舉辦新年晚會的建議即可。198。 解決問題型游說矩陣的第四象限代表著“盡管撰寫者與目標讀者立場保持一致，但資源并不充足”的情形，這種情形即稱之為“解決問題型”。在游說矩陣中，縱坐標表示資源的充足程度（即溝通的內容是否在目標讀者的資源及能力范圍之內，是否強人所難），橫坐標代表商務文書的撰寫者與其目標讀者在立場上的一致程度（即雙方是否相互認可）；換而言之，這兩個方面的因素共同決定了對商務文書總體風格的最終選擇。 語氣而“語氣”，就指是在撰寫商務文書的過程中采取相對輕松愉快的口吻還是比較凝重嚴肅的口氣的選擇。（二）步驟二：決定文章的正式程度(一)在這個步驟中需要把握以下的內容：【案例2】有關總經(jīng)理組織召開公司全體秘書會議的郵件在某公司中，總經(jīng)理讓其秘書組織全公司的秘書開會，要求她在確定時間和地點之后發(fā)一個郵件告知所有的秘書。在結構方面，可以選擇“篇段合一式、分層表達式、分條列項式”等方式。商務文書的寫作并不是為了寫而寫，而應該具有一個明確的目的；換而言之，就是應該對方看到該商務文書后產(chǎn)生作者所希望的感受和行動。 樸實所謂“樸實”，就是指在商務文書寫作中不要去刻意地堆砌辭藻，一代文豪白居易尚且不這樣做，我們就更不必在這個方面顯示自己的實力和水平了。葉圣陶老先生曾經(jīng)說：“公文不一定要好文章，但必須寫得一清二楚、十分明確、字穩(wěn)詞妥、通體通順，讓人家不折不扣的了解說的內容是什么”，這個論述其實就提到了商務文書與標準公文（例如人民日報的社論、黨八股等）相一致的規(guī)范性特征。從另一個角度來看，商務文書寫作與其它任何文本的撰寫一樣，其作用和最終目的都是為了與別人進行某種形式的交流與溝通。 通用的商務文書常見德通用商務文書主要有：通知、會議紀要、請示、批復、總結、備忘錄以及報告等。（一）商務文書的分類在實際工作中，大家可能會遇到形形色色、各種各樣的商務文書，根據(jù)其形式和內容用途可以大致將其劃分為以下的類型：伴隨著經(jīng)濟改革的深入發(fā)展，商務文書寫作已成為當前應用寫作的一個熱點。本課程的內容涵蓋了商務文書寫作的基本技巧和范例，希望可以幫助學員掌握商務文書寫作的步驟和方法；與此同時，總結了商務文書寫作中常見的病例，突出強調了公文寫作的規(guī)范性，以幫助學院在寫作中能夠有意識地避免這些錯誤。相比較而言，這類商務文書的格式是有比較規(guī)范的要求的。 禮儀性的商務文書而所謂禮儀性的商務文書，則主要是指賀信、賀電、邀請書、請柬以及慰問信。因此，在商務文書寫作方面最為重要的一點就是要避免陷入單向溝通的誤區(qū)，時刻站在讀者的角度來思考問題并形成最后的文字表現(xiàn)，讓文書接收方能夠理解自己的意圖，這樣才能發(fā)揮出寫作商務文書的溝通作用。 商務文書的寫作技巧；198。 簡明正所謂“句中無余字，篇內無贅語”，“簡明”是商務文書首要特點。198。 材料好的商務文書不是可以一蹴而就的，需要圍繞作者的主旨來收集很多相關方面的素材。在語言方面，應該做到“風格平直樸實莊重，表達規(guī)范準確簡練”，最低要求也必須進行拼寫檢查以保證用詞的準確。因此，郵件中僅僅明確了會議的時間和地點還不夠，因為這樣并不能確保所有秘書都按照要求來參會；而是應該進一步在郵件中要求所有秘書在會議前一個星期都對是否參加會議進行確認。 商務文書的撰寫者本身是否很了解目標讀者；198。不同的媒介形式，決定了商務文書的體裁、格式以及稱謂等具體內容?！咀詸z21】請分析并得出圍繞以下主題而撰寫的商務文書的正式指數(shù)：（1）某公司總經(jīng)理要組織各部門秘書共進午餐，要求其秘書代表自己給他們發(fā)送的通知郵件；（2）某公司的一個普通員工發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有員工違反禁止在會議室里吃中餐的規(guī)定，于是決定寫給行政部經(jīng)理的一封投訴信。198。 簡單型如果是簡單型的商務文書，那么其總體風格就是以羅列事實為主。 艱難型最后來看看艱難型的商務文書。該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預算要求內，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。如同購買房屋要注重戶型結構一樣，商務文書的層次結構也是非常重要的，主要的層次結構包括以下五種類型：所謂“并列式”，就是商務文書中層次與層次之間是并列的關系。所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關系而展開的一種層次結構。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關系，在實際工作終指導性的通報和決議就是最好的例子。所謂“行動結果式”，就是在商務文書中先擺問題、而后突出結果以及結果的實現(xiàn)方式的一種層次結構。但我們需要明確的一點是，在撰寫商務文書之前做列出大綱的工作實際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內在邏輯關系，當所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。實際上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。所謂“情感指數(shù)”，實際上就是對讀者的關注程度，它在很大程度上可以對商務文書的親和力予以衡量?！景咐?】情感指數(shù)的計算與調整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對目標讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務文書中也是一種對目標讀者的尊重。你們是最棒的讀者。與情感指數(shù)是計算在商務文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調應該在表述的時候首先提到目標讀者，而后再繼續(xù)其它的內容。美國心理學家威廉那么，要做到這一點就必須增加商務文書的時間緊迫性，激發(fā)目標讀者能夠在最短的時間內采取我們所希望的行動。198。（六）做到行文簡潔商務文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡潔。要使商務文書短小精干，可以采用電報文體?？梢院苊黠@地看到，這句話從“或者如果”那個地方開始形成了一個意思的轉成，因此是個復合句?！澳馁~款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分數(shù)之和與總數(shù)相等”也是運用數(shù)字的基本要求之一。需要強調的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數(shù)關系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。 結構層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯數(shù)字來表示；198。人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然。（五）詞語的使用規(guī)范在商務文書寫作中，還應該特別注意詞語的使用規(guī)范?！咀詸z51】請判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機關、學校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災害已得到初步的控制；（4）中小學校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。 “通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調查研究的重要性”。 點號點號包括“句末點號”和“句內點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內停頓的則稱之為“句內點號”。198。關于標點符號的點放位置，需要注意以下幾點：198。這類商務文書主要包括以下七類： 會議通知撰寫會議通知的時候，應該注意的內容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。例如從2007年1月1日開始，我國開始實施新的會計準則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應該將《新會計準則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。 標題通知的標題應該包括發(fā)文機關、事由以及文種等三塊內容，例如“國務院關于預防禽流感的通知”。 附件正如前文所提到的，批準性的通知，例如有關法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關于新的財務報銷制度的通知等，應該將法律法規(guī)或者新的財務報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。（二）報告我們進行具體分析的第二個具有固定格式的商務文書是“報告”。198。 報告的內容中有一些套話必須的，例如在報告的結尾應該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉執(zhí)行”等與開頭相互呼應。 一事一請即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內容放在同一個請示文書之中；否則，上級領導一方面容易遺漏其中的某一項內容，另一方面也難以做部分的批準。 政策性強上級在批復中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。 會議紀要的主體為決議事項或者主要認識和意見；198。在起草商務合同的時候，有以下22個原則內容需要特別予以關注：198。例如“北京賽特中心”可以簡稱為“賽特”，但如果簡稱為“中心”就過于寬泛了。 避免相近詞語的重復使用在商務合同中，應該盡量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置權人”、“抵押權人”、“抵押人”、“保證人”、“被保證人”、“許可人”、“被許可人”等專業(yè)稱謂的重復使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。198。 用漢語代替符號在合同中應該盡量使用漢語，避免用符號來表示；否則將來會使得合同含混不清，容易出現(xiàn)問題。198。62 / 62