【正文】 商務(wù)文書總體風(fēng)格進行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個“游說矩陣”的應(yīng)用工具。198。198。 簡單型如果是簡單型的商務(wù)文書，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實為主。因此，這類商務(wù)文書通常篇幅較長（簡短的形式無法表達清楚），并且需要特別突出強調(diào)撰寫者的利益之所在，充分分析自己觀點或者想法的優(yōu)勢和好處，以達到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場的目的。 艱難型最后來看看艱難型的商務(wù)文書。在這個事件中，這個秘書可能會需要撰寫有關(guān)以下幾種情形的匯報郵件：該秘書發(fā)現(xiàn)了一個特別適合舉辦新年晚會的場所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒有超出5000元的要求。該秘書打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽新年音樂會而不是去吃年夜飯。【自檢22】請分析圍繞以下主題而撰寫的商務(wù)文書的行動目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書制定一份購買計算機的預(yù)算，而這個秘書通過了解得知，由于計算機的更新速度非?？欤宰赓U計算機比購買新機所付出的費用更低。如同購買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下五種類型：由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來閱讀的，否則其表達的意思就將不再完整。所謂“并列式”，就是商務(wù)文書中層次與層次之間是并列的關(guān)系。198。所謂“分析問題式”，實際上就是圍繞問題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開的一種層次結(jié)構(gòu)。 “提出問題并分析問題”，情況簡報就屬于這樣的類型。 “提出問題、分析問題，最后解決問題”，這種類型實際上就包括了處理問題從始至終的整個邏輯關(guān)系，在實際工作終指導(dǎo)性的通報和決議就是最好的例子。 突出的重點在商務(wù)文書終運用問答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對問題的設(shè)計：問題并不是胡亂設(shè)計的，而是為了突出文書的主旨而進行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計問題時要突出利益以及避免不良后果的方法。所謂“行動結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書中先擺問題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)?！钡覀冃枰鞔_的一點是，在撰寫商務(wù)文書之前做列出大綱的工作實際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。利用大綱來有序地組織撰寫者的思路，可以有以下兩種方法：198。在這個過程中，一開始并不必著急去考慮其是否具有價值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來之后，再將它們梳理清楚。對于這樣一個商務(wù)文書而言，其行動目標(biāo)很簡單，就是這個財務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個培訓(xùn)對公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。實際上，有了以上五個步驟的鋪陳之后，撰寫初稿就已經(jīng)變得相對簡單了，需要的是給撰寫者自己留出一個比較完整的時間、在一個相對安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。除了遵循嚴謹?shù)牟襟E之外，要寫好商務(wù)文書還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運用實際上是對文書的潤色，可以使其變得更加生動有效。所謂“情感指數(shù)”，實際上就是對讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對商務(wù)文書的親和力予以衡量?！景咐?】情感指數(shù)的計算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書館會在6月份對外開放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標(biāo)讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對目標(biāo)讀者的暗指），而提到撰寫者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書中也是一種對目標(biāo)讀者的尊重。 增加對讀者的暗指所謂的“對讀者的暗指”，實際上就是指在商務(wù)文書中對祈使句的使用，這是因為祈使句中往往省略了指代目標(biāo)讀者的代詞。你們是最棒的讀者?！啊覀儽仨汃R上處理這件事情，在這次的會議上我因為沒有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。 一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”；198。與情感指數(shù)是計算在商務(wù)文書中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫者自己的次數(shù)多不同，這個原則主要是強調(diào)應(yīng)該在表述的時候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！泵绹睦韺W(xué)家威廉那么，要做到這一點就必須增加商務(wù)文書的時間緊迫性，激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時間內(nèi)采取我們所希望的行動。 時間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時間的規(guī)范性問題。198。所謂“可信度”，就是讓自己的文書在目標(biāo)讀者那里看起來非常的值得相信；而要做到這一點，就必須在商務(wù)文書的撰寫過程中做到言之有物，將撰寫者自己實際經(jīng)歷的東西表達出來。（六）做到行文簡潔商務(wù)文書寫作的第六個技巧就是盡量做到行文簡潔。在這種情況下，可以按照以下的方法來進行處理：首先讓秘書把這個文章打印出來，而后附上一個記錄著部門需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個人在讀完之后簽字予以確認。要使商務(wù)文書短小精干，可以采用電報文體。可以很明顯地看到，這句話從“或者如果”那個地方開始形成了一個意思的轉(zhuǎn)成，因此是個復(fù)合句。另外，商務(wù)文書只是說明一個情況，而不是讓撰寫者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。在以上的板塊中，我們對商務(wù)文書的寫作步驟以及潤色問題進行了討論，下面來看看如何使商務(wù)文書具有規(guī)范性，具體包括以下六個方面：“您的賬款已經(jīng)過期了”分析：僅僅提到“賬款過期”的這個事實對于客戶而言是沒有任何實際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過期時間，這個句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過期40天了”。正如前文案例中的列示的錯誤一樣，“各個分數(shù)之和與總數(shù)相等”也是運用數(shù)字的基本要求之一。前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。需要強調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對商務(wù)文書中的幾級嵌套的分層次編號。 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來表示；198。（三）計量單位的使用規(guī)范在國家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對于計量單位也是有明確要求的，詳見表3－1所示：表5－1 計量單位的使用規(guī)范示例表人們對于自己的撰寫的文章通常都會覺得很順眼，其實不然。在綜合校對的過程中，撰寫者還應(yīng)該扮演一個朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時進行修改和完善。（五）詞語的使用規(guī)范在商務(wù)文書寫作中，還應(yīng)該特別注意詞語的使用規(guī)范。 無論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項，但其中有一個特例，即當(dāng)前面這個詞是一個專有名詞或者人名時，可以只列舉一個后面用“等”概括；198?！咀詸z51】請判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國法于不顧，公然收取賄賂；（3）長江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢經(jīng)常向中小學(xué)生進行交通安全常識的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。首先，我們來看一下在以下的范例中標(biāo)點符號的使用是否存在錯誤：198。 “通過這件事我們深刻體會到：依靠群眾、堅持調(diào)查研究的重要性”。 這句話的問題在于省略號和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；198。 點號點號包括“句末點號”和“句內(nèi)點號”兩種，句號、問號和嘆號表示一種停頓和語氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點號”；而逗號、頓號、分號和冒號表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點號”。有關(guān)標(biāo)點符號的使用規(guī)范，我國相關(guān)機構(gòu)專門出版了一個小冊子，其中對每一種符號的用法都有詳盡的描述并進行了舉例說明，這個小冊子可以作為我們進行商務(wù)文書寫作的極好參考。198。 括號的用法括號可以表示一個文件的成熟程度，比如說某一個政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進行說明的詞語的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。關(guān)于標(biāo)點符號的點放位置，需要注意以下幾點：198。 標(biāo)號中的省略號和破折號，不可以一半在前一行文字中同時另一半在后一行文字中；198。這類商務(wù)文書主要包括以下七類：分析完其適用范圍，再來看看通知在主體方面的適應(yīng)性。 會議通知撰寫會議通知的時候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會議的時間、地點、目的、要求，安排以及外地的人員到會的方式等。 批準(zhǔn)性通知所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級有某一個請示呈遞上來，經(jīng)上級批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照執(zhí)行的通知。例如從2007年1月1日開始，我國開始實施新的會計準(zhǔn)則；那么圍繞這個主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會計準(zhǔn)則》作為一個附件與該通知同時下發(fā)。198。 標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”。 正文通知的正文主要由撰寫通知的理由、事情的經(jīng)過以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。 附件正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān)法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關(guān)于新的財務(wù)報銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財務(wù)報銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。要求各部門主任或副主任至少一人參加。（二）報告我們進行具體分析的第二個具有固定格式的商務(wù)文書是“報告”。依據(jù)具體內(nèi)容，報告可以分為以下四種類型：198。198。 報告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報告的結(jié)尾應(yīng)該說“以上報告請審閱”或者“報告如無不妥，請批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開頭相互呼應(yīng)。 一事一請即一個事情做一個請示，不要把不同的請示內(nèi)容放在同一個請示文書之中；否則，上級領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。請示的格式基本與前兩種商務(wù)文書一樣，但在最后結(jié)尾的時候需要注意：198。這個廠的廣大干部和職工在2002年計劃產(chǎn)量增長了30%，但全年計算尚虧損六萬元。 針對性強正如前文所分析的，請示是一事一請的；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請示的事情而做出的一個指示。 政策性強上級在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國家的某號條文。 給出答復(fù)意見應(yīng)該寫“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；198。 會議紀(jì)要的主體為決議事項或者主要認識和意見；198。 邀請信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大；198。 依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；198。在起草商務(wù)合同的時候，有以下22個原則內(nèi)容需要特別予以關(guān)注：198。值得一提的是，這個原則與“采取封閉型的寫法”原則應(yīng)該結(jié)合在一起來運用。例如“北京賽特中心”可以簡稱為“賽特”，但如果簡稱為“中心”就過于寬泛了。 并列使用“包括”與“但不限于”例如“未經(jīng)允許，與該講師相關(guān)的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的”，這種方式可以有效地保護合同中某一方的知識產(chǎn)權(quán)。 避免相近詞語的重復(fù)使用在商務(wù)合同中，應(yīng)該盡量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置權(quán)人”、“抵押權(quán)人”、“抵押人”、“保證人”、“被保證人”、“許可人”、“被許可人”等專業(yè)稱謂的重復(fù)使用，可以從一開始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。 對術(shù)語進行準(zhǔn)確地定義例如，如果合同只是在中國大陸來予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時，就應(yīng)該清楚說明“此合同中的中國，是指中國大陸地區(qū)，不包括臺灣、香港、澳門地區(qū)”，以避免事后產(chǎn)生爭執(zhí)。198。 禁用一些詞語“及時”、“力爭”、“相關(guān)”以及“爭取”這四個詞是不可以在合同中出現(xiàn)的，因為它們過于口語化，難以進行準(zhǔn)確的衡量與界定。 用漢語代替符號在合同中應(yīng)該盡量使用漢語，避免用符號來表示；否則將來會使得合同含混不清，容易出現(xiàn)問題。 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用在合同中，通常會涉及到與數(shù)字有關(guān)的內(nèi)容。198。 克服日常理解與合同用語的距離人們平時的理解與在合同中的理解往往是存在差異的，這一點在撰寫合同的過程中一定要予以高度注意。62 / 62