【正文】 商務(wù)文書(shū)總體風(fēng)格進(jìn)行判斷和把握，可以參考下圖所示的這個(gè)“游說(shuō)矩陣”的應(yīng)用工具。198。198。 簡(jiǎn)單型如果是簡(jiǎn)單型的商務(wù)文書(shū)，那么其總體風(fēng)格就是以羅列事實(shí)為主。因此，這類商務(wù)文書(shū)通常篇幅較長(zhǎng)（簡(jiǎn)短的形式無(wú)法表達(dá)清楚），并且需要特別突出強(qiáng)調(diào)撰寫(xiě)者的利益之所在，充分分析自己觀點(diǎn)或者想法的優(yōu)勢(shì)和好處，以達(dá)到轉(zhuǎn)變目標(biāo)讀者立場(chǎng)的目的。 艱難型最后來(lái)看看艱難型的商務(wù)文書(shū)。在這個(gè)事件中，這個(gè)秘書(shū)可能會(huì)需要撰寫(xiě)有關(guān)以下幾種情形的匯報(bào)郵件：該秘書(shū)發(fā)現(xiàn)了一個(gè)特別適合舉辦新年晚會(huì)的場(chǎng)所，距離公司很近且飯菜可口，預(yù)算方面也沒(méi)有超出5000元的要求。該秘書(shū)打算向總經(jīng)理提出新的建議——在預(yù)算要求內(nèi)，組織員工去聽(tīng)新年音樂(lè)會(huì)而不是去吃年夜飯。【自檢22】請(qǐng)分析圍繞以下主題而撰寫(xiě)的商務(wù)文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)、正式指數(shù)以及總體風(fēng)格：某公司總經(jīng)理吩咐其秘書(shū)制定一份購(gòu)買計(jì)算機(jī)的預(yù)算，而這個(gè)秘書(shū)通過(guò)了解得知，由于計(jì)算機(jī)的更新速度非常快，所以租賃計(jì)算機(jī)比購(gòu)買新機(jī)所付出的費(fèi)用更低。如同購(gòu)買房屋要注重戶型結(jié)構(gòu)一樣，商務(wù)文書(shū)的層次結(jié)構(gòu)也是非常重要的，主要的層次結(jié)構(gòu)包括以下五種類型：由于采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書(shū)從整體上看是渾然貫通、連成一體的，因此讀者是不能顛倒前后順序或者從中間節(jié)選來(lái)閱讀的，否則其表達(dá)的意思就將不再完整。所謂“并列式”，就是商務(wù)文書(shū)中層次與層次之間是并列的關(guān)系。198。所謂“分析問(wèn)題式”，實(shí)際上就是圍繞問(wèn)題的出現(xiàn)直到最終解決的邏輯關(guān)系而展開(kāi)的一種層次結(jié)構(gòu)。 “提出問(wèn)題并分析問(wèn)題”，情況簡(jiǎn)報(bào)就屬于這樣的類型。 “提出問(wèn)題、分析問(wèn)題，最后解決問(wèn)題”，這種類型實(shí)際上就包括了處理問(wèn)題從始至終的整個(gè)邏輯關(guān)系，在實(shí)際工作終指導(dǎo)性的通報(bào)和決議就是最好的例子。 突出的重點(diǎn)在商務(wù)文書(shū)終運(yùn)用問(wèn)答式的層次結(jié)構(gòu)應(yīng)該要注意對(duì)問(wèn)題的設(shè)計(jì)：?jiǎn)栴}并不是胡亂設(shè)計(jì)的，而是為了突出文書(shū)的主旨而進(jìn)行的一種利益上的引導(dǎo)；因此，設(shè)計(jì)問(wèn)題時(shí)要突出利益以及避免不良后果的方法。所謂“行動(dòng)結(jié)果式”，就是在商務(wù)文書(shū)中先擺問(wèn)題、而后突出結(jié)果以及結(jié)果的實(shí)現(xiàn)方式的一種層次結(jié)構(gòu)。”但我們需要明確的一點(diǎn)是，在撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)之前做列出大綱的工作實(shí)際上是磨刀不誤砍柴功的環(huán)節(jié)。利用大綱來(lái)有序地組織撰寫(xiě)者的思路，可以有以下兩種方法：198。在這個(gè)過(guò)程中，一開(kāi)始并不必著急去考慮其是否具有價(jià)值以及整理其這些想法的內(nèi)在邏輯關(guān)系，當(dāng)所有的想法都呈現(xiàn)出來(lái)之后，再將它們梳理清楚。對(duì)于這樣一個(gè)商務(wù)文書(shū)而言，其行動(dòng)目標(biāo)很簡(jiǎn)單，就是這個(gè)財(cái)務(wù)人員希望其經(jīng)理同意自己出去參加培訓(xùn)并支付培訓(xùn)費(fèi)用；其結(jié)構(gòu)層次可以采用行動(dòng)結(jié)果式，即分別分析參加和不參加這個(gè)培訓(xùn)對(duì)公司而言所產(chǎn)生的幫助和損失。實(shí)際上，有了以上五個(gè)步驟的鋪陳之后，撰寫(xiě)初稿就已經(jīng)變得相對(duì)簡(jiǎn)單了，需要的是給撰寫(xiě)者自己留出一個(gè)比較完整的時(shí)間、在一個(gè)相對(duì)安靜的空間中排除干擾、一氣呵成、一鼓作氣地完成即可。除了遵循嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟襟E之外，要寫(xiě)好商務(wù)文書(shū)還需要掌握并合理使用一些技巧，這些技巧的運(yùn)用實(shí)際上是對(duì)文書(shū)的潤(rùn)色，可以使其變得更加生動(dòng)有效。所謂“情感指數(shù)”，實(shí)際上就是對(duì)讀者的關(guān)注程度，它在很大程度上可以對(duì)商務(wù)文書(shū)的親和力予以衡量?！景咐?】情感指數(shù)的計(jì)算與調(diào)整以“我們很高興的宣布，我們的新圖書(shū)館會(huì)在6月份對(duì)外開(kāi)放，歡迎光臨”這樣一句話為例，其中提到目標(biāo)讀者的地方最多只有1處（即“歡迎光臨”中對(duì)目標(biāo)讀者的暗指），而提到撰寫(xiě)者自身的地方卻有2處；所以，這句話的情感指數(shù)為“－2”。 增加第三人稱的專有名詞所謂的“第三人稱的專用名詞”有很多，例如“消費(fèi)者”、“納稅人”以及“員工”等，這些專有名詞出現(xiàn)在商務(wù)文書(shū)中也是一種對(duì)目標(biāo)讀者的尊重。 增加對(duì)讀者的暗指所謂的“對(duì)讀者的暗指”，實(shí)際上就是指在商務(wù)文書(shū)中對(duì)祈使句的使用，這是因?yàn)槠硎咕渲型÷粤酥复繕?biāo)讀者的代詞。你們是最棒的讀者。“……我們必須馬上處理這件事情，在這次的會(huì)議上我因?yàn)闆](méi)有了解到A公司的最新信息而感到尷尬不堪。 一般的表述：“我很高興的宣布，我們公司在2005年度超過(guò)了預(yù)期的目標(biāo)，完成任務(wù)了”；198。與情感指數(shù)是計(jì)算在商務(wù)文書(shū)中談到讀者的次數(shù)多還是提及撰寫(xiě)者自己的次數(shù)多不同，這個(gè)原則主要是強(qiáng)調(diào)應(yīng)該在表述的時(shí)候首先提到目標(biāo)讀者，而后再繼續(xù)其它的內(nèi)容?！泵绹?guó)心理學(xué)家威廉那么，要做到這一點(diǎn)就必須增加商務(wù)文書(shū)的時(shí)間緊迫性，激發(fā)目標(biāo)讀者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)采取我們所希望的行動(dòng)。 時(shí)間的規(guī)范性首先，應(yīng)該注意時(shí)間的規(guī)范性問(wèn)題。198。所謂“可信度”，就是讓自己的文書(shū)在目標(biāo)讀者那里看起來(lái)非常的值得相信；而要做到這一點(diǎn)，就必須在商務(wù)文書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程中做到言之有物，將撰寫(xiě)者自己實(shí)際經(jīng)歷的東西表達(dá)出來(lái)。（六）做到行文簡(jiǎn)潔商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的第六個(gè)技巧就是盡量做到行文簡(jiǎn)潔。在這種情況下，可以按照以下的方法來(lái)進(jìn)行處理：首先讓秘書(shū)把這個(gè)文章打印出來(lái)，而后附上一個(gè)記錄著部門(mén)需要瀏覽者姓名的表格，并要求每個(gè)人在讀完之后簽字予以確認(rèn)。要使商務(wù)文書(shū)短小精干，可以采用電報(bào)文體。可以很明顯地看到，這句話從“或者如果”那個(gè)地方開(kāi)始形成了一個(gè)意思的轉(zhuǎn)成，因此是個(gè)復(fù)合句。另外，商務(wù)文書(shū)只是說(shuō)明一個(gè)情況，而不是讓撰寫(xiě)者發(fā)表某種感慨；因此，在其中應(yīng)該少用描寫(xiě)性的詞匯而盡量使用陳述性的詞匯。在以上的板塊中，我們對(duì)商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作步驟以及潤(rùn)色問(wèn)題進(jìn)行了討論，下面來(lái)看看如何使商務(wù)文書(shū)具有規(guī)范性，具體包括以下六個(gè)方面：“您的賬款已經(jīng)過(guò)期了”分析：僅僅提到“賬款過(guò)期”的這個(gè)事實(shí)對(duì)于客戶而言是沒(méi)有任何實(shí)際意義的，應(yīng)該在其中明確具體的過(guò)期時(shí)間，這個(gè)句子可以改為：“您的賬款已經(jīng)過(guò)期40天了”。正如前文案例中的列示的錯(cuò)誤一樣，“各個(gè)分?jǐn)?shù)之和與總數(shù)相等”也是運(yùn)用數(shù)字的基本要求之一。前文案例中有關(guān)氯化鉀產(chǎn)量的例子就是列舉數(shù)字缺乏可比性的典型。需要強(qiáng)調(diào)的是，“降低70%”與“降低了70%”表達(dá)的是同樣的倍數(shù)關(guān)系，即原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%；而“降低到70%”則不同，它表示原來(lái)為100%，現(xiàn)在變?yōu)榱?0%。（二）部分結(jié)構(gòu)層次敘述的規(guī)范性所謂的“部分結(jié)構(gòu)層次敘述”，就是對(duì)商務(wù)文書(shū)中的幾級(jí)嵌套的分層次編號(hào)。 結(jié)構(gòu)層次的第三層，其層次編號(hào)可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)表示；198。（三）計(jì)量單位的使用規(guī)范在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范中對(duì)于計(jì)量單位也是有明確要求的，詳見(jiàn)表3－1所示：表5－1 計(jì)量單位的使用規(guī)范示例表人們對(duì)于自己的撰寫(xiě)的文章通常都會(huì)覺(jué)得很順眼，其實(shí)不然。在綜合校對(duì)的過(guò)程中，撰寫(xiě)者還應(yīng)該扮演一個(gè)朗讀者，反復(fù)地朗讀自己的文章并隨時(shí)進(jìn)行修改和完善。（五）詞語(yǔ)的使用規(guī)范在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作中，還應(yīng)該特別注意詞語(yǔ)的使用規(guī)范。 無(wú)論是“等”還是“等等”，其前面所列舉的名詞或詞組一般都不得少于兩項(xiàng)，但其中有一個(gè)特例，即當(dāng)前面這個(gè)詞是一個(gè)專有名詞或者人名時(shí)，可以只列舉一個(gè)后面用“等”概括；198。【自檢51】請(qǐng)判斷以下的用法是否正確：（1）林區(qū)的職工、機(jī)關(guān)、學(xué)校企業(yè)等等單位，都要節(jié)約能源；（2）陳某某等竟然至黨紀(jì)國(guó)法于不顧，公然收取賄賂；（3）長(zhǎng)江黃河海河松花江等大江河的洪水災(zāi)害已得到初步的控制；（4）中小學(xué)校要充分利用多種形勢(shì)經(jīng)常向中小學(xué)生進(jìn)行交通安全常識(shí)的教育，如廣播、圖片、展覽、文藝，等。首先，我們來(lái)看一下在以下的范例中標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否存在錯(cuò)誤：198。 “通過(guò)這件事我們深刻體會(huì)到：依靠群眾、堅(jiān)持調(diào)查研究的重要性”。 這句話的問(wèn)題在于省略號(hào)和等等是重復(fù)的，只應(yīng)該二者選用其一；198。 點(diǎn)號(hào)點(diǎn)號(hào)包括“句末點(diǎn)號(hào)”和“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”兩種，句號(hào)、問(wèn)號(hào)和嘆號(hào)表示一種停頓和語(yǔ)氣的并且通常放在句子最后的稱之為“句末點(diǎn)號(hào)”；而逗號(hào)、頓號(hào)、分號(hào)和冒號(hào)表示句內(nèi)停頓的則稱之為“句內(nèi)點(diǎn)號(hào)”。有關(guān)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范，我國(guó)相關(guān)機(jī)構(gòu)專門(mén)出版了一個(gè)小冊(cè)子，其中對(duì)每一種符號(hào)的用法都有詳盡的描述并進(jìn)行了舉例說(shuō)明，這個(gè)小冊(cè)子可以作為我們進(jìn)行商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的極好參考。198。 括號(hào)的用法括號(hào)可以表示一個(gè)文件的成熟程度，比如說(shuō)某一個(gè)政府文件是試行辦法還是最終的版本，只能用于需要進(jìn)行說(shuō)明的詞語(yǔ)的結(jié)尾，例如《市人民政府住房公積金管理辦法（試行）》。關(guān)于標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的點(diǎn)放位置，需要注意以下幾點(diǎn)：198。 標(biāo)號(hào)中的省略號(hào)和破折號(hào)，不可以一半在前一行文字中同時(shí)另一半在后一行文字中；198。這類商務(wù)文書(shū)主要包括以下七類：分析完其適用范圍，再來(lái)看看通知在主體方面的適應(yīng)性。 會(huì)議通知撰寫(xiě)會(huì)議通知的時(shí)候，應(yīng)該注意的內(nèi)容包括：會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、目的、要求，安排以及外地的人員到會(huì)的方式等。 批準(zhǔn)性通知所謂的“批準(zhǔn)性通知”，就是在下級(jí)有某一個(gè)請(qǐng)示呈遞上來(lái)，經(jīng)上級(jí)批準(zhǔn)之后再轉(zhuǎn)發(fā)出去予以遵照?qǐng)?zhí)行的通知。例如從2007年1月1日開(kāi)始，我國(guó)開(kāi)始實(shí)施新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則；那么圍繞這個(gè)主題所下發(fā)的通知就應(yīng)該將《新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》作為一個(gè)附件與該通知同時(shí)下發(fā)。198。 標(biāo)題通知的標(biāo)題應(yīng)該包括發(fā)文機(jī)關(guān)、事由以及文種等三塊內(nèi)容，例如“國(guó)務(wù)院關(guān)于預(yù)防禽流感的通知”。 正文通知的正文主要由撰寫(xiě)通知的理由、事情的經(jīng)過(guò)以及具體的要求等內(nèi)容構(gòu)成。 附件正如前文所提到的，批準(zhǔn)性的通知，例如有關(guān)法律法規(guī)的通知、總經(jīng)理辦公室關(guān)于新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的通知等，應(yīng)該將法律法規(guī)或者新的財(cái)務(wù)報(bào)銷制度作為附件與通知一同下發(fā)。要求各部門(mén)主任或副主任至少一人參加。（二）報(bào)告我們進(jìn)行具體分析的第二個(gè)具有固定格式的商務(wù)文書(shū)是“報(bào)告”。依據(jù)具體內(nèi)容，報(bào)告可以分為以下四種類型：198。198。 報(bào)告的內(nèi)容中有一些套話必須的，例如在報(bào)告的結(jié)尾應(yīng)該說(shuō)“以上報(bào)告請(qǐng)審閱”或者“報(bào)告如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)執(zhí)行”等與開(kāi)頭相互呼應(yīng)。 一事一請(qǐng)即一個(gè)事情做一個(gè)請(qǐng)示，不要把不同的請(qǐng)示內(nèi)容放在同一個(gè)請(qǐng)示文書(shū)之中；否則，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)一方面容易遺漏其中的某一項(xiàng)內(nèi)容，另一方面也難以做部分的批準(zhǔn)。請(qǐng)示的格式基本與前兩種商務(wù)文書(shū)一樣，但在最后結(jié)尾的時(shí)候需要注意：198。這個(gè)廠的廣大干部和職工在2002年計(jì)劃產(chǎn)量增長(zhǎng)了30%，但全年計(jì)算尚虧損六萬(wàn)元。 針對(duì)性強(qiáng)正如前文所分析的，請(qǐng)示是一事一請(qǐng)的；因此，相應(yīng)的批復(fù)也是根據(jù)所請(qǐng)示的事情而做出的一個(gè)指示。 政策性強(qiáng)上級(jí)在批復(fù)中所做出的不同意或者同意的決定，一定是非常正式的依據(jù)的，例如國(guó)家的某號(hào)條文。 給出答復(fù)意見(jiàn)應(yīng)該寫(xiě)“經(jīng)研究答復(fù)如下”或者“特此批復(fù)”；198。 會(huì)議紀(jì)要的主體為決議事項(xiàng)或者主要認(rèn)識(shí)和意見(jiàn)；198。 邀請(qǐng)信的標(biāo)題在紙張正中間，其字體比正文要大；198。 依據(jù)內(nèi)容范圍的不同，總結(jié)可以分為綜合性的總結(jié)以及專題性的總結(jié)；198。在起草商務(wù)合同的時(shí)候，有以下22個(gè)原則內(nèi)容需要特別予以關(guān)注：198。值得一提的是，這個(gè)原則與“采取封閉型的寫(xiě)法”原則應(yīng)該結(jié)合在一起來(lái)運(yùn)用。例如“北京賽特中心”可以簡(jiǎn)稱為“賽特”，但如果簡(jiǎn)稱為“中心”就過(guò)于寬泛了。 并列使用“包括”與“但不限于”例如“未經(jīng)允許，與該講師相關(guān)的資料包括音像材料、磁帶以及錄音材料，但不限于這幾種都是不可以使用的”，這種方式可以有效地保護(hù)合同中某一方的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。 避免相近詞語(yǔ)的重復(fù)使用在商務(wù)合同中，應(yīng)該盡量避免“出租人”、“承租人”、“留置人”、“留置權(quán)人”、“抵押權(quán)人”、“抵押人”、“保證人”、“被保證人”、“許可人”、“被許可人”等專業(yè)稱謂的重復(fù)使用，可以從一開(kāi)始就界定清楚哪些屬于甲方，哪些屬于乙方，以避免麻煩。 對(duì)術(shù)語(yǔ)進(jìn)行準(zhǔn)確地定義例如，如果合同只是在中國(guó)大陸來(lái)予以執(zhí)行，那么在界定執(zhí)行范圍時(shí)，就應(yīng)該清楚說(shuō)明“此合同中的中國(guó)，是指中國(guó)大陸地區(qū)，不包括臺(tái)灣、香港、澳門(mén)地區(qū)”，以避免事后產(chǎn)生爭(zhēng)執(zhí)。198。 禁用一些詞語(yǔ)“及時(shí)”、“力爭(zhēng)”、“相關(guān)”以及“爭(zhēng)取”這四個(gè)詞是不可以在合同中出現(xiàn)的，因?yàn)樗鼈冞^(guò)于口語(yǔ)化，難以進(jìn)行準(zhǔn)確的衡量與界定。 用漢語(yǔ)代替符號(hào)在合同中應(yīng)該盡量使用漢語(yǔ)，避免用符號(hào)來(lái)表示；否則將來(lái)會(huì)使得合同含混不清，容易出現(xiàn)問(wèn)題。 文字與阿拉伯?dāng)?shù)字并用在合同中，通常會(huì)涉及到與數(shù)字有關(guān)的內(nèi)容。198。 克服日常理解與合同用語(yǔ)的距離人們平時(shí)的理解與在合同中的理解往往是存在差異的，這一點(diǎn)在撰寫(xiě)合同的過(guò)程中一定要予以高度注意。62 / 62