【正文】 鵝下蛋式”，因?yàn)檫@種層次結(jié)構(gòu)要求在文書中的每一段前面都要有前提擇要，作為后續(xù)并列內(nèi)容的引子。 適應(yīng)的情形在日常工作中，適用于這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有工作報(bào)告、事故調(diào)查報(bào)告、工程報(bào)告以及程序安裝的說明等，這些文體的共同要求都是內(nèi)容要清楚明白。198。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－2第四講 如何寫出好文章（下）在撰寫之前先分析得到商務(wù)文書的總體風(fēng)格，可以使撰寫者清楚地認(rèn)識(shí)到文書的重點(diǎn)之所在，從而使得商務(wù)文書邏輯清晰、重點(diǎn)突出，進(jìn)而容易達(dá)到其行動(dòng)目標(biāo)。該秘書找到了另外一個(gè)場(chǎng)所，各方面都符合要求，只是報(bào)價(jià)與預(yù)算相比超過了500元。 解決問題型解決問題型的商務(wù)文書通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見并不一致的時(shí)候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長(zhǎng)；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運(yùn)用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。198。198。圖2－1 游說矩陣示意圖198。（三）步驟三：設(shè)定文章的總體風(fēng)格在制定了正確的行動(dòng)目標(biāo)并選擇決定了正式程度之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第三個(gè)步驟——決定文章的總體風(fēng)格。第三講 如何寫出好文章（中）198。在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面：198。 商務(wù)文書的內(nèi)容是好消息嗎。：正式指數(shù)判斷在某一個(gè)商務(wù)文書中所應(yīng)該采用的正式程度，可以應(yīng)用“正式指數(shù)”來操作。這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書，相當(dāng)于一個(gè)通知。認(rèn)識(shí)到這樣一個(gè)誤區(qū)，將被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)目標(biāo)，就需要在明確之前的第一個(gè)問題的基礎(chǔ)上，再獲取以下這個(gè)問題的答案：作為商務(wù)文書的撰寫者的我們?cè)诤跏裁?？換而言之，我們從成功撰寫商務(wù)文書、正確傳遞信息并獲得對(duì)方實(shí)際行動(dòng)的響應(yīng)中，能夠收獲到什么成果。需要強(qiáng)調(diào)的是，這個(gè)行動(dòng)的主體是收取商務(wù)文書的對(duì)方。商務(wù)文書寫作的步驟198。在材料方面，應(yīng)該遵循“收集要多，選擇要嚴(yán)，使用要巧”的原則。在主旨方面，應(yīng)該遵循“正確，務(wù)實(shí)，集中，鮮明”的原則。198。 準(zhǔn)確而所謂“準(zhǔn)確”，就是要求商務(wù)文書要做到“一字入公文，九牛拔不出”，不要像“關(guān)門閉戶掩柴飛”這樣的表達(dá)一樣將同樣一個(gè)意思重復(fù)三次。另外，唐宋八大家之一的白居易在某種意義上也是一個(gè)商務(wù)文書寫作的典范，之所以這樣評(píng)價(jià)，是因?yàn)榘拙右讓懳恼潞卧?shī)歌非常的直白和通俗易懂，少有引經(jīng)據(jù)典，并不通過辭藻的堆砌來追求華麗的文風(fēng)。 商務(wù)文書寫作應(yīng)掌握的范例。（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：198?！景咐?】單向溝通的表現(xiàn)日常工作生活中有很多陷入單向溝通的例子，比如說短信。而需要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，溝通并不僅僅是所傳遞出來的信息，而是被別人理解的信息。因此，商務(wù)文書寫作對(duì)于更好地完成大家的工作是非常重要的。由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對(duì)它們的寫作方法進(jìn)行專門的討論。 非固定格式的商務(wù)文書而所謂非固定格式的商務(wù)文書，在日常工作中則往往應(yīng)用得更為廣泛，其中最為大家所熟悉的就是隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)一起興起的電子郵件。以形式作為劃分標(biāo)準(zhǔn)，商務(wù)文書可以大致分為以下兩類：198。商務(wù)文書寫作概述企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進(jìn)行。商務(wù)文書寫作教程第一講 商務(wù)文書寫作的概念這就需要結(jié)合企業(yè)的業(yè)務(wù)，為企業(yè)員工安排商務(wù)文書的培訓(xùn)學(xué)習(xí)。為了更有效地學(xué)習(xí)并運(yùn)用有關(guān)商務(wù)文書寫作的方法和技巧，讓我們首先了解一下商務(wù)文書寫作的基本內(nèi)容。 固定格式的商務(wù)文書常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)。198?！陡２妓埂冯s志的創(chuàng)始人——馬爾克姆如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通。在一般情況下，無論對(duì)方是否想接收短信，只要手機(jī)開著他就會(huì)收到，并且往往根據(jù)他自己當(dāng)時(shí)的心情去詮釋短信的內(nèi)容。 商務(wù)文書的寫作步驟以及相應(yīng)的重點(diǎn)；198。通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點(diǎn)：198。在意思清楚的前提下，商務(wù)文書寫作應(yīng)追求盡量用一段話、一句話甚至是一個(gè)詞將核心意思表達(dá)出來。 莊重所謂“莊重”，是指在商務(wù)文書中對(duì)整體風(fēng)格的把握不要過于詼諧幽默，太多的玩笑會(huì)極大地影響文書的嚴(yán)肅性。商務(wù)文書寫作有以下四個(gè)要素：198。198。198。 語(yǔ)言如果說主旨、材料以及結(jié)構(gòu)構(gòu)成了商務(wù)文書的骨骼，那么在其中行文的語(yǔ)言就是對(duì)其進(jìn)行填充和豐富的血肉。在了解了商務(wù)文書寫作的概述內(nèi)容之后，我們來看看商務(wù)文書寫作的以下六個(gè)步驟：因此，我們撰寫商務(wù)文書說表達(dá)出來的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。只有將我們?cè)诤醯膬?nèi)容與希望對(duì)方采取的行動(dòng)形成一致，那么才能有效地把被動(dòng)目標(biāo)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)目標(biāo)。在撰寫這個(gè)郵件的過程中，我們可以分析得到：總經(jīng)理秘書的行動(dòng)目標(biāo)是“讓所有的秘書都得去開會(huì)”而不是簡(jiǎn)單地“通知每個(gè)秘書會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)”?！咀詸z11】請(qǐng)判斷出圍繞以下事件而起草的商務(wù)文書的行動(dòng)目標(biāo)：（1）某公司的一位銷售人員以郵件形式向部門經(jīng)理匯報(bào)上個(gè)月的銷售任務(wù)完成情況；（2）某公司人事部門的一位員工為收集所有員工升位之后的身份證號(hào)碼而給所有公司員工群發(fā)郵件；（3）某公司副總經(jīng)理收到一封投訴客服部門張麗的投訴信，批評(píng)其惡劣的服務(wù)態(tài)度；為收集與該事件相關(guān)的信息，該副總經(jīng)理著手給張麗發(fā)郵件，并抄送給其部門經(jīng)理。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個(gè)問題所涉及的內(nèi)容來確定：198。商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)就這三個(gè)問題的實(shí)際情況在“1－10”之間來分別予以打分：如果特別了解目標(biāo)讀者就是10分，比較了解就是8分，而不了解甚至很不了解就是1－3分；如果是給自己的下屬寫則為10分，平級(jí)則為5分，給自己的上級(jí)寫則為1分；如果內(nèi)容為好消息則為10分，壞消息則為1分。 形式這里所謂的“形式”，是指商務(wù)文書所采用的媒介的形式，例如發(fā)電子郵件、寄書信或者留便簽等。 稱謂“稱謂”就是對(duì)目標(biāo)讀者的稱呼。決定文章的正式程度（二） 簡(jiǎn)單型從示意圖中可以看到，游說矩陣的第一象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者站在同一立場(chǎng)上，并且資源充足、不存在障礙”的情形，這種情形即稱之為“簡(jiǎn)單型”。 艱難型游說矩陣的第三象限代表著“撰寫者與目標(biāo)讀者立場(chǎng)不一致且資源也不充足”的情形，這種情形即稱之為“艱難型”。根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格：198。 說服型而如果是說服型的商務(wù)文書，由于其行動(dòng)目標(biāo)與目標(biāo)讀者的初衷并不一樣，撰寫者需要通過商務(wù)文書來使其改變?cè)瓉淼南敕ɑ蛘哒J(rèn)識(shí)，所以盡管資源狀況是充足的，但仍然會(huì)需要與目標(biāo)讀者進(jìn)行反復(fù)多次的溝通才能達(dá)到目標(biāo)。198?！景咐?】有關(guān)新年晚會(huì)安排的信件某公司總經(jīng)理要求其秘書對(duì)公司新年晚會(huì)進(jìn)行安排，預(yù)算是5000元。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，可以就選擇這個(gè)場(chǎng)所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問自答，把這個(gè)事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識(shí)。（四）步驟四：選擇文章的層次結(jié)構(gòu)在做好前三個(gè)步驟之后，撰寫商務(wù)文書進(jìn)入到第四個(gè)步驟——選擇文章的層次結(jié)構(gòu)。 突出的重點(diǎn)連貫式的層次結(jié)構(gòu)突出的重點(diǎn)在于事情的前因后果以及發(fā)展脈絡(luò)。正因?yàn)楦鱾€(gè)層次是并列的關(guān)系，所以這種層次結(jié)構(gòu)的文書便于讀者按照其興趣或關(guān)注的重點(diǎn)來分段閱讀。198。198。198。選擇我們的產(chǎn)品將是您的明智的選擇。由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動(dòng)筆開始撰寫比較有效率。 輻射法而輻射法，則是一種發(fā)散的思維方法，即撰寫者從一個(gè)中心點(diǎn)出發(fā)，隨性地把聯(lián)想到的東西或者想法都集中在紙上。【案例1】有關(guān)申請(qǐng)參加培訓(xùn)的郵件某公司的一位財(cái)務(wù)人員想報(bào)名參加新會(huì)計(jì)制度的講解培訓(xùn)班，但是由于最近公司在控制成本，原則上是不批準(zhǔn)任何的培訓(xùn)申請(qǐng)的，所以她打算寫一份郵件給其經(jīng)理，讓他批準(zhǔn)并支持自己的請(qǐng)求。（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書的寫作進(jìn)入撰寫初稿階段。第五講 如何使文章生動(dòng)有效（上）因此，如果在商務(wù)文書中能夠體現(xiàn)出相比自己更多的對(duì)于目標(biāo)讀者的關(guān)注，那么文書的親和力自然會(huì)得到很大的提高。做了如此的修改之后，情感指數(shù)變?yōu)榱耍?（讀者處為3，撰寫者處為1），相應(yīng)的可以發(fā)現(xiàn)其親和力也得到了較大的提升。198。198。請(qǐng)放心，這本書不會(huì)成半途而廢的，我會(huì)一直寫下去，希望你們繼續(xù)支持我這個(gè)還不成熟的小子。出于對(duì)小王進(jìn)行適當(dāng)指導(dǎo)的目的，請(qǐng)對(duì)這封郵件進(jìn)行必要的調(diào)整和修改。（二）努力做到“讀者為尊”在提出情感指數(shù)的基礎(chǔ)上，接下來進(jìn)一步提出“讀者為尊”這個(gè)技巧。以下是兩種不同的表述，可以很明顯地看出其中的區(qū)別：198。2.“最先提及讀者而非自己”的原則在“讀者為尊”的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非自己”的原則?！比绻凑铡白钕忍峒白x者而非自己”的原則，這個(gè)內(nèi)容應(yīng)該修改為以下的形式：“……貴方從張良的加入可以獲得有形和無形的好處，有形的好處是其財(cái)務(wù)技能可以幫助團(tuán)隊(duì)計(jì)算投資收益率和盈虧平衡點(diǎn)，而其樂觀向上的個(gè)性也會(huì)給團(tuán)隊(duì)帶來無形的好處。所謂“正面反饋”，就是指對(duì)別人的一種認(rèn)可。在商務(wù)文書寫作方面也是一樣，在文書中撰寫者應(yīng)該有意識(shí)地多用一些正面的反饋去稱贊目標(biāo)讀者做得好的地方，多給與對(duì)方一些關(guān)懷。盡管在日常工作中由于意見分歧而導(dǎo)致的指責(zé)是不可避免的，但如果能夠?qū)⑿拚苑答佊枰杂行У倪\(yùn)用，則可以使自己的人際關(guān)系獲得很大的攀升。因此，在商務(wù)文書的寫作中，一定要注意就目標(biāo)讀者的良好表現(xiàn)進(jìn)行正面反饋，對(duì)其的缺點(diǎn)和不足予以修正性反饋或者負(fù)面反饋，但千萬不能聽之任之而沒有反饋。在日常工作中，大家都有這樣的經(jīng)驗(yàn)，即希望自己的所發(fā)出的商務(wù)文書在目標(biāo)讀者那里能夠被第一時(shí)間閱讀，從而使自己的溝通目的能夠盡快達(dá)成。在增加時(shí)間敏感性的過程中，應(yīng)該要注意以下三個(gè)方面的問題：198。 時(shí)間的精確性其次，在會(huì)議記錄或者電報(bào)等商務(wù)文書中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。（五）增加可信度商務(wù)文書寫作的第五個(gè)技巧是增加可信度?！咀詸z41】請(qǐng)對(duì)以下的內(nèi)容進(jìn)行修改以增加其可信度：“每個(gè)員工的績(jī)效考評(píng)將根據(jù)每個(gè)人的全面成長(zhǎng)來計(jì)算，公司將會(huì)用幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行綜合評(píng)分，希望每個(gè)員工重視個(gè)人的全面發(fā)展”____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案4－1【案例1】如何讓大塊的文章得到有效地閱讀盡管作為商務(wù)文書的撰寫者應(yīng)該要盡力做到行文簡(jiǎn)潔，但在實(shí)際工作中，我們還是會(huì)經(jīng)常遇到需要部門的每個(gè)人都了解但是內(nèi)容卻又非常多的“大塊文章”；對(duì)于這種文章，大多數(shù)人很多時(shí)候都不愿意閱讀，因此也就無法發(fā)揮溝通的效果。要做到行文簡(jiǎn)潔可以采用以下的方式：如果在商務(wù)文書中實(shí)在有太多需要說明的內(nèi)容，那么為了達(dá)到行文簡(jiǎn)潔的目的，則可以將冗長(zhǎng)的內(nèi)容部分以附件的形式與正文分開?！景咐?】復(fù)合句向單句的轉(zhuǎn)化有這樣一句話：“考慮了景觀和工程因素之后，我們將建筑位置，定在離河最遠(yuǎn)的地方，或者如果這個(gè)位置不能夠?yàn)榇蠹宜邮?，那么我們將?huì)聘請(qǐng)調(diào)查員考察一下其他可選的建筑地點(diǎn)”。因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語(yǔ)式。