【正文】 ，這顯然是不合邏輯的。漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場(chǎng)合是在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作過(guò)程中需要注意的另一個(gè)問(wèn)題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書(shū)中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語(yǔ)、縮略語(yǔ)和具有修辭色彩語(yǔ)句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。（六）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用規(guī)范標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用會(huì)對(duì)商務(wù)文書(shū)最終呈現(xiàn)出來(lái)的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯(cuò)誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。 標(biāo)號(hào)標(biāo)號(hào)包括了以下9種：① 引號(hào)，又可分為單引和雙引；② 括號(hào)，在商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作范圍內(nèi)我國(guó)承認(rèn)的括號(hào)主要有3種；③ 破折號(hào)；④ 省略號(hào)；⑤ 著重號(hào)，用于在需要突出的內(nèi)容下用點(diǎn)做出標(biāo)記；⑥ 連接號(hào)，即兩個(gè)同類(lèi)詞語(yǔ)中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦ 間隔號(hào)，通常用于西方人名之間，例如邁克198。 指示性通知所謂“指示性通知”，就是用于上級(jí)傳達(dá)給下級(jí)機(jī)關(guān)去予以辦理的通知。 送與對(duì)象通知與其它任何一種商務(wù)文書(shū)一樣，應(yīng)該且只能有一個(gè)主送單位，但抄送單位可以有多個(gè)，主送單位一定要頂格來(lái)寫(xiě)。報(bào)告這種商務(wù)文書(shū)具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點(diǎn)。（三）請(qǐng)示當(dāng)撰寫(xiě)者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個(gè)時(shí)候就需要進(jìn)行請(qǐng)示。現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國(guó)家稅金的請(qǐng)示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。在寫(xiě)作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書(shū)的一致要求以外，批復(fù)還有一些專(zhuān)有的要求：198。198。 不要?jiǎng)?chuàng)造詞語(yǔ)合同中的詞語(yǔ)應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語(yǔ)是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 準(zhǔn)確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在合同中，往往一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的準(zhǔn)確性是非常重要的。 進(jìn)行拼寫(xiě)檢查198。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保證詞語(yǔ)的精確性，例如“提供往來(lái)的交通費(fèi)用”和“提供飛機(jī)經(jīng)濟(jì)倉(cāng)標(biāo)準(zhǔn)的往來(lái)交通費(fèi)用”就是完全不一樣的說(shuō)法，顯然后者界定得更加明確和清楚。 采用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，而采用更加符合中國(guó)人語(yǔ)言習(xí)慣的主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。第十二講 合同的22個(gè)書(shū)寫(xiě)原則 會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題中沒(méi)有發(fā)文機(jī)構(gòu)；198。 態(tài)度鮮明批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。 加上“以上如認(rèn)為可行，請(qǐng)批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；198。 報(bào)告的名稱(chēng)同樣可以包含三個(gè)部分，但其中的發(fā)文機(jī)關(guān)可以省略；198。會(huì)議時(shí)間較長(zhǎng)，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。 省略號(hào)的用法省略號(hào)表示的是引文的省略、列舉的省略或者說(shuō)話(huà)斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號(hào)不能與“等”以及“等等”這些詞語(yǔ)一起使用。 “等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語(yǔ)之間則可以用逗號(hào)隔開(kāi)。（四）綜合校對(duì)的注意事項(xiàng)在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作第六個(gè)步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對(duì)的過(guò)程。對(duì)于在商務(wù)文書(shū)中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：在商務(wù)文書(shū)中，不同的反饋會(huì)收到不同的效果，具體有以下幾種類(lèi)型：____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案3－2第六講 如何使文章生動(dòng)有效（中） 增加第二人稱(chēng)代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書(shū)中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱(chēng)代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。（一）運(yùn)用情感指數(shù)增加商務(wù)文書(shū)的親和力如同前文所提到的判斷商務(wù)文書(shū)的正式程度可以使用正式指數(shù)一樣，增加文書(shū)的親和力我們可以參考一個(gè)叫做“情感指數(shù)”的數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)。198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，通常會(huì)采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書(shū)主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個(gè)商務(wù)文書(shū)中是可以互相穿插使用的，例如某個(gè)事故報(bào)告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時(shí)候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅?shū)的核心意思清楚地呈現(xiàn)給讀者。____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案2－2第四講 如何寫(xiě)出好文章（下） 解決問(wèn)題型解決問(wèn)題型的商務(wù)文書(shū)通常運(yùn)用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通并且意見(jiàn)并不一致的時(shí)候，其總體風(fēng)格是有問(wèn)有答且篇幅較長(zhǎng)；換而言之，在這種類(lèi)型的商務(wù)文書(shū)中，撰寫(xiě)者運(yùn)用將問(wèn)題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。圖2－1 游說(shuō)矩陣示意圖198。在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來(lái)討論商務(wù)文書(shū)正式程度所表現(xiàn)的方面：198。這個(gè)郵件實(shí)際上就是一個(gè)商務(wù)文書(shū)，相當(dāng)于一個(gè)通知。198。198。（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的關(guān)鍵商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作的核心內(nèi)容包括以下幾個(gè)部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：198。由于相對(duì)于禮儀性商務(wù)文書(shū)而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對(duì)它們的寫(xiě)作方法進(jìn)行專(zhuān)門(mén)的討論。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書(shū)的形式進(jìn)行。 固定格式的商務(wù)文書(shū)常見(jiàn)的固定格式的商務(wù)文書(shū)主要有：商務(wù)合同、邀請(qǐng)信、通知、請(qǐng)示以及批復(fù)。如果理解了這一點(diǎn)，那么我們就可以認(rèn)識(shí)到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實(shí)就都是來(lái)自于簡(jiǎn)單傳遞的單向溝通。通過(guò)以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書(shū)以下的特點(diǎn)：198。198。因此，我們撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)說(shuō)表達(dá)出來(lái)的意愿只能是一個(gè)“被動(dòng)目標(biāo)”，而對(duì)方的實(shí)際行動(dòng)才是所謂的“主動(dòng)目標(biāo)”。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個(gè)問(wèn)題所涉及的內(nèi)容來(lái)確定：198。決定文章的正式程度（二）根據(jù)以上游說(shuō)矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來(lái)把握商務(wù)文書(shū)的總體風(fēng)格：198。那么這種情形就屬于解決問(wèn)題型，秘書(shū)撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)向總經(jīng)理匯報(bào)這個(gè)情形的時(shí)候，可以就選擇這個(gè)場(chǎng)所的好處及優(yōu)點(diǎn)進(jìn)行自問(wèn)自答，把這個(gè)事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識(shí)。198。由于現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的廣泛普及，撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)的這個(gè)步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動(dòng)筆開(kāi)始撰寫(xiě)比較有效率。（六）步驟六：撰寫(xiě)初稿在經(jīng)過(guò)以上五個(gè)步驟之后，商務(wù)文書(shū)的寫(xiě)作進(jìn)入撰寫(xiě)初稿階段。請(qǐng)放心，這本書(shū)不會(huì)成半途而廢的，我會(huì)一直寫(xiě)下去，希望你們繼續(xù)支持我這個(gè)還不成熟的小子。2.“最先提及讀者而非自己”的原則在“讀者為尊”的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非自己”的原則。盡管在日常工作中由于意見(jiàn)分歧而導(dǎo)致的指責(zé)是不可避免的，但如果能夠?qū)⑿拚苑答佊枰杂行У倪\(yùn)用，則可以使自己的人際關(guān)系獲得很大的攀升。 時(shí)間的精確性其次，在會(huì)議記錄或者電報(bào)等商務(wù)文書(shū)中則更加要把握時(shí)間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時(shí)、幾分甚至還有幾秒等精確的時(shí)間，并且越精確越好。要做到行文簡(jiǎn)潔可以采用以下的方式：因此，商務(wù)文書(shū)寫(xiě)作也應(yīng)該盡量采用主動(dòng)語(yǔ)式。 結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號(hào)用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來(lái)表示；198。 “經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目有餛鈍、餃子、面條……等等”；198。 反問(wèn)句的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)在反問(wèn)句的末尾是用問(wèn)號(hào)，還是感嘆號(hào)？對(duì)于這個(gè)問(wèn)題很多人都有不同的意見(jiàn)，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問(wèn)號(hào)和適用感嘆號(hào)的情形并不相同：在同樣一個(gè)反問(wèn)句中，需要表現(xiàn)特別強(qiáng)調(diào)的語(yǔ)氣的時(shí)候就用感嘆號(hào)，而當(dāng)所表現(xiàn)的語(yǔ)氣一般強(qiáng)烈的時(shí)候則選擇使用問(wèn)號(hào)。課程進(jìn)行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書(shū)來(lái)展開(kāi)的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點(diǎn)無(wú)論是對(duì)于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來(lái)，則要將分析的重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書(shū)上來(lái)。需要特別提請(qǐng)注意的是，這種通知實(shí)際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。198。 情況報(bào)告即關(guān)于某個(gè)重大事件的經(jīng)過(guò)的匯報(bào)，其重點(diǎn)在于事情的時(shí)間、地點(diǎn)、人物、起因、經(jīng)過(guò)、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。198。（四）批復(fù)正如前文說(shuō)提到的，批復(fù)是上級(jí)答復(fù)下級(jí)的請(qǐng)示的一種下行文。（五）會(huì)議紀(jì)要對(duì)于各種組織的會(huì)議而言，最為重要的就是要有議有決；那么，作為記錄會(huì)議決議的商務(wù)文書(shū)——會(huì)議紀(jì)要自然也非常重要了。 邀請(qǐng)信的用紙應(yīng)該特別正式。簡(jiǎn)稱(chēng)的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。在撰寫(xiě)合同時(shí)，撰寫(xiě)者應(yīng)對(duì)己方義務(wù)采用相對(duì)模糊和約束較松的詞語(yǔ)來(lái)予以界定，這樣實(shí)際上是為自己將來(lái)在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。 留下?tīng)?zhēng)議解決地的約定條款和適用法律在合同中對(duì)不同的爭(zhēng)議解決地的約定以及適用法律的確定，通常會(huì)對(duì)可能的合同糾紛產(chǎn)生重要的影響。 每個(gè)段落只寫(xiě)一個(gè)主題一般來(lái)講，合同當(dāng)中每一段只能寫(xiě)一個(gè)主題；否則，多個(gè)主題只會(huì)增加對(duì)合同理解產(chǎn)生歧義的風(fēng)險(xiǎn)。 不用公司帶抬頭的信紙打印合同法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來(lái)的合同，會(huì)被認(rèn)為該合同會(huì)偏向于該方；那么在產(chǎn)生分歧、進(jìn)行解釋的時(shí)候，法官則會(huì)稍微偏向于對(duì)方。198。（七）總結(jié)總結(jié)，是對(duì)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫(xiě)過(guò)程應(yīng)該要注意：198。會(huì)議紀(jì)要可以主要分為決定性的會(huì)議紀(jì)要和消息性的會(huì)議紀(jì)要，其作用在于：198。批復(fù)具有以下的特點(diǎn)：198。198。 答復(fù)報(bào)告所謂“答復(fù)報(bào)告”，就是針對(duì)上級(jí)對(duì)自己的一個(gè)詢(xún)問(wèn)所予以的答復(fù)；這種報(bào)告具有被動(dòng)行文的特征，要求實(shí)事求是、針對(duì)具體問(wèn)題來(lái)進(jìn)行回答。198。（一）通知“通知”是每個(gè)人從小就逐漸開(kāi)始熟悉的一種商務(wù)文書(shū)，對(duì)于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容： 引號(hào)的用法在使用引號(hào)的時(shí)候，需要注意以下的情況：① 非法規(guī)性的文件，用引號(hào)加以強(qiáng)調(diào)而不用書(shū)名號(hào)。具體分析如下：198。其中，“等”和“等等”這兩個(gè)詞的用法尤其值得分辨清楚。 結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號(hào)可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來(lái)表示。在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語(yǔ)，例如“三個(gè)代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書(shū)中適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略語(yǔ)可以使整個(gè)文章顯得簡(jiǎn)潔流暢。所謂的“電報(bào)文體”，就是在這種文體中一個(gè)字就有很多的意義，這就需要撰寫(xiě)者對(duì)文章中的每一個(gè)字都要進(jìn)行斟酌，做到惜字如金。 時(shí)間的通用性最后，就是要特別注意時(shí)間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書(shū)中一律要使用公元的全稱(chēng)，例如2003年不能縮寫(xiě)為03年，也不要稱(chēng)之為民國(guó)92年；② 在商務(wù)文書(shū)落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯(cuò)誤情況。負(fù)面反饋就是與正面反饋相對(duì)應(yīng)的一種反饋形式，而“沒(méi)有反饋”則更加可以從字面上來(lái)予以理解。耐心等待吧，一切都會(huì)繼續(xù)下去的！唧唧歪歪____________________________________________________________________________________________________________________________________見(jiàn)參考答案3－1由于情感指數(shù)為負(fù)值，所以這句話(huà)讓目標(biāo)讀者聽(tīng)起來(lái)就不是很舒服了。當(dāng)然，初稿撰寫(xiě)完成之后，還應(yīng)該進(jìn)行細(xì)致的校對(duì)，以使得文書(shū)更加地規(guī)范和生動(dòng)。動(dòng)筆之前如果先做出一個(gè)大綱，那么在撰寫(xiě)的過(guò)程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。198。那么這種情形就屬于說(shuō)服型，秘書(shū)撰寫(xiě)商務(wù)文書(shū)向總經(jīng)理提出這個(gè)建議的時(shí)候，需要強(qiáng)調(diào)利益的所在——組織員工聽(tīng)音樂(lè)會(huì)不僅可以給員工留下一個(gè)美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。這是因?yàn)檫@類(lèi)商務(wù)文書(shū)的行動(dòng)目標(biāo)對(duì)于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場(chǎng)上對(duì)方也持相同一致的態(tài)度，所以