【正文】 ，這顯然是不合邏輯的。漢字與阿拉伯?dāng)?shù)字的使用場合是在商務(wù)文書寫作過程中需要注意的另一個問題，需要予以明確的界定，具體的規(guī)定為：“商務(wù)文書中的數(shù)字，除成文日期、部分結(jié)構(gòu)層次敘述以及在詞組慣用語、縮略語和具有修辭色彩語句中作為詞素的情況必須為漢字外，其它情況應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字”。（六）標(biāo)點符號的使用規(guī)范標(biāo)點符號的使用會對商務(wù)文書最終呈現(xiàn)出來的意思產(chǎn)生重大的影響，如果使用不當(dāng)或者錯誤，則很有可能造成理解上的偏差和歧義。 標(biāo)號標(biāo)號包括了以下9種：① 引號，又可分為單引和雙引；② 括號，在商務(wù)文書寫作范圍內(nèi)我國承認(rèn)的括號主要有3種；③ 破折號；④ 省略號；⑤ 著重號，用于在需要突出的內(nèi)容下用點做出標(biāo)記；⑥ 連接號，即兩個同類詞語中間的那一小橫，例如秦嶺－淮河；⑦ 間隔號，通常用于西方人名之間，例如邁克198。 指示性通知所謂“指示性通知”，就是用于上級傳達給下級機關(guān)去予以辦理的通知。 送與對象通知與其它任何一種商務(wù)文書一樣，應(yīng)該且只能有一個主送單位，但抄送單位可以有多個，主送單位一定要頂格來寫。報告這種商務(wù)文書具有單向性和敘述性（切忌辭藻的堆砌）的特點。（三）請示當(dāng)撰寫者自己的單位以及權(quán)限不足以做相應(yīng)的決定，這個時候就需要進行請示。現(xiàn)將該面粉廠關(guān)于免征2003年國家稅金的請示轉(zhuǎn)發(fā)給市局。在寫作格式方面，除與前面提到的其它商務(wù)文書的一致要求以外，批復(fù)還有一些專有的要求：198。198。 不要創(chuàng)造詞語合同中的詞語應(yīng)具有公認(rèn)性，因此自創(chuàng)的詞語是不應(yīng)該出現(xiàn)的，否則極其容易出現(xiàn)理解上的偏差和歧義。 準(zhǔn)確使用標(biāo)點符號在合同中，往往一個標(biāo)點符號的差異就意味著天壤之別的結(jié)果；因此，確保使用標(biāo)點符號的準(zhǔn)確性是非常重要的。 進行拼寫檢查198。 采用描述性的方式合同采用描述方式方法可以保證詞語的精確性，例如“提供往來的交通費用”和“提供飛機經(jīng)濟倉標(biāo)準(zhǔn)的往來交通費用”就是完全不一樣的說法，顯然后者界定得更加明確和清楚。 采用主動語態(tài)正如前文所提出的，在中文的合同中，一定要盡量避免適用被動語態(tài)，而采用更加符合中國人語言習(xí)慣的主動語態(tài)。第十二講 合同的22個書寫原則 會議紀(jì)要的標(biāo)題中沒有發(fā)文機構(gòu)；198。 態(tài)度鮮明批復(fù)一定是態(tài)度鮮明的，不是同意就是不同意，不可能出現(xiàn)模棱兩可的情況。 加上“以上如認(rèn)為可行，請批準(zhǔn)有關(guān)單位執(zhí)行”；198。 報告的名稱同樣可以包含三個部分，但其中的發(fā)文機關(guān)可以省略；198。會議時間較長，希望大家準(zhǔn)備好必備的生活用品。 省略號的用法省略號表示的是引文的省略、列舉的省略或者說話斷斷續(xù)續(xù)的狀態(tài)，需要特別注意的是，省略號不能與“等”以及“等等”這些詞語一起使用。 “等”與其前面所列舉的名詞或詞組之間不能出現(xiàn)停頓，而“等等”與前面的詞語之間則可以用逗號隔開。（四）綜合校對的注意事項在前文的內(nèi)容中曾經(jīng)提到，完成商務(wù)文書寫作第六個步驟之后，還應(yīng)該有綜合校對的過程。對于在商務(wù)文書中應(yīng)用的數(shù)字，有以下的使用規(guī)范和要求：在商務(wù)文書中，不同的反饋會收到不同的效果，具體有以下幾種類型：____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－2第六講 如何使文章生動有效（中） 增加第二人稱代詞這是一種最為直接的方法，即在商務(wù)文書中增加“你”、“您”以及“你們”這樣的第二人稱代詞，單數(shù)或者復(fù)數(shù)的都可以。（一）運用情感指數(shù)增加商務(wù)文書的親和力如同前文所提到的判斷商務(wù)文書的正式程度可以使用正式指數(shù)一樣，增加文書的親和力我們可以參考一個叫做“情感指數(shù)”的數(shù)字標(biāo)準(zhǔn)。198。 適應(yīng)的情形在日常工作中，通常會采用這種層次結(jié)構(gòu)的商務(wù)文書主要有企業(yè)的內(nèi)刊、內(nèi)部通訊以及操作程序指南等。值得注意的是，不同的層次結(jié)構(gòu)在同一個商務(wù)文書中是可以互相穿插使用的，例如某個事故報告在總體上采用的是連貫式，但其間在分析原因的時候則又可以采用并列式的層次結(jié)構(gòu)，最終的目的都是為了能夠?qū)⑽臅暮诵囊馑记宄爻尸F(xiàn)給讀者。____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－2第四講 如何寫出好文章（下） 解決問題型解決問題型的商務(wù)文書通常運用于員工與領(lǐng)導(dǎo)進行溝通并且意見并不一致的時候，其總體風(fēng)格是有問有答且篇幅較長；換而言之，在這種類型的商務(wù)文書中，撰寫者運用將問題和答案打包的形式應(yīng)該向目標(biāo)讀者提供包含一種甚至多種方法的解決方案。圖2－1 游說矩陣示意圖198。在了解了正式指數(shù)的內(nèi)容之后，我們接著來討論商務(wù)文書正式程度所表現(xiàn)的方面：198。這個郵件實際上就是一個商務(wù)文書，相當(dāng)于一個通知。198。198。（三）學(xué)習(xí)商務(wù)文書寫作的關(guān)鍵商務(wù)文書寫作的核心內(nèi)容包括以下幾個部分，這些內(nèi)容也就是本課程的主要構(gòu)成：198。由于相對于禮儀性商務(wù)文書而言，這些文體使用得更為頻繁，所以在課程后面的內(nèi)容中將對它們的寫作方法進行專門的討論。企業(yè)內(nèi)部的大部分溝通也是以商務(wù)文書的形式進行。 固定格式的商務(wù)文書常見的固定格式的商務(wù)文書主要有：商務(wù)合同、邀請信、通知、請示以及批復(fù)。如果理解了這一點，那么我們就可以認(rèn)識到，在日常工作及生活中大家所普遍談及的所謂“溝通的障礙”其實就都是來自于簡單傳遞的單向溝通。通過以上的比較，可以提煉出商務(wù)文書以下的特點：198。198。因此，我們撰寫商務(wù)文書說表達出來的意愿只能是一個“被動目標(biāo)”，而對方的實際行動才是所謂的“主動目標(biāo)”。所謂的“正式指數(shù)”主要根據(jù)以下三個問題所涉及的內(nèi)容來確定：198。決定文章的正式程度（二）根據(jù)以上游說矩陣的分析判定結(jié)果，可以按照以下的方式來把握商務(wù)文書的總體風(fēng)格：198。那么這種情形就屬于解決問題型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理匯報這個情形的時候，可以就選擇這個場所的好處及優(yōu)點進行自問自答，把這個事情分析清楚，力圖使得總經(jīng)理形成“雖然超支500元、但是物有所值”的認(rèn)識。198。由于現(xiàn)在計算機的廣泛普及，撰寫商務(wù)文書的這個步驟往往被大家所忽略，認(rèn)為直接動筆開始撰寫比較有效率。（六）步驟六：撰寫初稿在經(jīng)過以上五個步驟之后，商務(wù)文書的寫作進入撰寫初稿階段。請放心，這本書不會成半途而廢的，我會一直寫下去，希望你們繼續(xù)支持我這個還不成熟的小子。2.“最先提及讀者而非自己”的原則在“讀者為尊”的理念中，還有一條所謂“最先提及讀者而非自己”的原則。盡管在日常工作中由于意見分歧而導(dǎo)致的指責(zé)是不可避免的，但如果能夠?qū)⑿拚苑答佊枰杂行У倪\用，則可以使自己的人際關(guān)系獲得很大的攀升。 時間的精確性其次，在會議記錄或者電報等商務(wù)文書中則更加要把握時間的精確性，應(yīng)該在其中注明幾月、幾日、幾時、幾分甚至還有幾秒等精確的時間，并且越精確越好。要做到行文簡潔可以采用以下的方式：因此，商務(wù)文書寫作也應(yīng)該盡量采用主動語式。 結(jié)構(gòu)層次的第二層，其層次編號用“（一）”、“（二）”、“（三）”……來表示；198。 “經(jīng)營項目有餛鈍、餃子、面條……等等”；198。 反問句的標(biāo)點符號在反問句的末尾是用問號，還是感嘆號？對于這個問題很多人都有不同的意見，在這里我們認(rèn)為兩種選擇都是可以的，只是適用問號和適用感嘆號的情形并不相同：在同樣一個反問句中，需要表現(xiàn)特別強調(diào)的語氣的時候就用感嘆號，而當(dāng)所表現(xiàn)的語氣一般強烈的時候則選擇使用問號。課程進行到這里，一直都是圍繞通用的商務(wù)文書來展開的講解和闡述，所提出的步驟、方法和要點無論是對于郵件、便簽或者別的文體都是普遍適用的；接下來，則要將分析的重點轉(zhuǎn)移到常用的、具有固定格式的商務(wù)文書上來。需要特別提請注意的是，這種通知實際上是應(yīng)該附帶有文件附件的。198。 情況報告即關(guān)于某個重大事件的經(jīng)過的匯報，其重點在于事情的時間、地點、人物、起因、經(jīng)過、結(jié)果、事件分析、經(jīng)驗教訓(xùn)以及處理情況等內(nèi)容。198。（四）批復(fù)正如前文說提到的，批復(fù)是上級答復(fù)下級的請示的一種下行文。（五）會議紀(jì)要對于各種組織的會議而言，最為重要的就是要有議有決；那么，作為記錄會議決議的商務(wù)文書——會議紀(jì)要自然也非常重要了。 邀請信的用紙應(yīng)該特別正式。簡稱的確定除了要求精確之外，還應(yīng)該注意其文雅性、有代表性以及公認(rèn)性。在撰寫合同時，撰寫者應(yīng)對己方義務(wù)采用相對模糊和約束較松的詞語來予以界定，這樣實際上是為自己將來在合同的執(zhí)行中留有一定的余地。 留下爭議解決地的約定條款和適用法律在合同中對不同的爭議解決地的約定以及適用法律的確定，通常會對可能的合同糾紛產(chǎn)生重要的影響。 每個段落只寫一個主題一般來講，合同當(dāng)中每一段只能寫一個主題；否則，多個主題只會增加對合同理解產(chǎn)生歧義的風(fēng)險。 不用公司帶抬頭的信紙打印合同法律規(guī)定，如果是用有某一方抬頭的信紙打印出來的合同，會被認(rèn)為該合同會偏向于該方；那么在產(chǎn)生分歧、進行解釋的時候，法官則會稍微偏向于對方。198。（七）總結(jié)總結(jié)，是對經(jīng)驗教訓(xùn)的概括和梳理，其撰寫過程應(yīng)該要注意：198。會議紀(jì)要可以主要分為決定性的會議紀(jì)要和消息性的會議紀(jì)要，其作用在于：198。批復(fù)具有以下的特點：198。198。 答復(fù)報告所謂“答復(fù)報告”，就是針對上級對自己的一個詢問所予以的答復(fù)；這種報告具有被動行文的特征，要求實事求是、針對具體問題來進行回答。198。（一）通知“通知”是每個人從小就逐漸開始熟悉的一種商務(wù)文書，對于通知我們應(yīng)該掌握以下的內(nèi)容： 引號的用法在使用引號的時候，需要注意以下的情況：① 非法規(guī)性的文件，用引號加以強調(diào)而不用書名號。具體分析如下：198。其中，“等”和“等等”這兩個詞的用法尤其值得分辨清楚。 結(jié)構(gòu)層次的第四層，其層次編號可以用“（1）”、“（2）”、“（3）”……來表示。在日常工作和生活中，有各種各樣的縮略語，例如“三個代表”、“八榮八恥”等；在商務(wù)文書中適當(dāng)?shù)剡\用縮略語可以使整個文章顯得簡潔流暢。所謂的“電報文體”，就是在這種文體中一個字就有很多的意義，這就需要撰寫者對文章中的每一個字都要進行斟酌，做到惜字如金。 時間的通用性最后，就是要特別注意時間使用的通用性，具體的要求范例包括：① 商務(wù)文書中一律要使用公元的全稱，例如2003年不能縮寫為03年，也不要稱之為民國92年；② 在商務(wù)文書落款成文日期的部分，年度要采用中文的形式，例如“二○○六年”；③ 盡量不要用農(nóng)歷；④ 注意漢字和阿拉伯?dāng)?shù)字之間的搭配使用規(guī)則，不能出現(xiàn)“臘月15”以及“星期3”等錯誤情況。負面反饋就是與正面反饋相對應(yīng)的一種反饋形式，而“沒有反饋”則更加可以從字面上來予以理解。耐心等待吧，一切都會繼續(xù)下去的！唧唧歪歪____________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案3－1由于情感指數(shù)為負值，所以這句話讓目標(biāo)讀者聽起來就不是很舒服了。當(dāng)然，初稿撰寫完成之后，還應(yīng)該進行細致的校對，以使得文書更加地規(guī)范和生動。動筆之前如果先做出一個大綱，那么在撰寫的過程中就能夠有的放矢，相比較而言更加的容易。198。那么這種情形就屬于說服型，秘書撰寫商務(wù)文書向總經(jīng)理提出這個建議的時候，需要強調(diào)利益的所在——組織員工聽音樂會不僅可以給員工留下一個美好的回憶，還能夠提升其整體素質(zhì)。這是因為這類商務(wù)文書的行動目標(biāo)對于目標(biāo)讀者而言難度并不大，并且在立場上對方也持相同一致的態(tài)度，所以