信息化條件下的檔案管理與檔案利用效率(編輯修改稿)
2024-12-12 01:09 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 子檔案信息復(fù)核時可以發(fā)現(xiàn)一些問題，但是，由于人體與電腦的不兼容性， 不少錯誤信息還會保留，這對檔案信息化利用會造成很大影響，特別是檔案工作者更替后，錯誤的檢索信息會導(dǎo)致截然相左的檢索結(jié)論。 這是當(dāng)前信息化檔案管理中難以克服的矛盾。 二、檔案電子化的優(yōu)越性 [2] ，提高了工作時效 第 3 頁 共 5 頁 在知識 經(jīng)濟(jì) 時代的當(dāng)下， 現(xiàn)代 網(wǎng)絡(luò) 系統(tǒng)不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，免除了立卷歸檔、檢索查找的困難，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。文書檔案管理工作實現(xiàn)微機處理后，就可把按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔。由于實現(xiàn)隨機管檔，就可將過去的集中立卷，改為平時隨時整理立卷。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁浚岣吡肆⒕砉芾硭?，從而達(dá)到檔案管理工作及時歸檔的目的，便于檢索利用。 傳統(tǒng)的 文書立卷方法遇到文件收集不齊或漏交歸檔時，補漏增缺，就得拆卷重做。改為微機網(wǎng)絡(luò)管理，文檔用微機按“件”整理歸檔?？呻S時補漏增缺，使文檔不形成存積，這時，只需按一下鍵盤，修改一下檔案目錄就萬事大吉了。微機管理省時省力，可以給工作人員以充分的時間去提高業(yè)務(wù)水平。 過去查閱檔案時是整卷提供利用。利用者只是利用卷中的一份文件，卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容。這是不符合文檔管理的保密要求的。微機管理將其改為單份文件提供利用，利用者就無法接觸其他無關(guān)的文件，從而達(dá)到了文件保密的要求。 機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量 檔案工作
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