【文章內容簡介】 錄，培養(yǎng)稱職的會議記錄者。稱職的會議記錄者不僅能仔細傾聽發(fā)言，而且能準備重述所聽到的內容，同時記錄好幾項發(fā)言而不失誤。 作為現(xiàn)代管理最重要的溝通方式，會議的成敗影響著企業(yè)決策的效率、執(zhí)行的 效率以及整個企業(yè)文化的健康發(fā)展。經(jīng)理人需要掌握科學的方法和手段把會議管理起來，必然能提高運行效率，進而提高其整體競爭力，讓會議成為管理的有效工具。 黃金約會：經(jīng)理人把控會議管理之道 從某種意義上講，公司會議也是約會之一種：約定進行的會面、會談。而在許多企業(yè)的實踐過程中，它卻又遠遠沒有男女間的愛情約會來得浪漫愉悅，也不會使參與約會的人感到心靈收獲與時光苦短。恰恰相反，白領職員們一邊咖啡一邊在冷氣十足的座位上轉轉筆，畫一些無意識的象形符號，結果是“約會”變成松散的“相親會”。有調查表明，無論處于關鍵崗位或是一般 后勤類崗位的經(jīng)理人，平均 20%的工作時間都花費在各式各樣的內外會議上。然而有 1/3 以上的會議在參加者認為這個會議是沒有必要，甚至耽誤時間和機會的。 被會議控制最多的，除了被經(jīng)濟績效和股東價值追著跑的老板董事們，就是大群大群臉色蒼白，拼命干活，求取不同階段不同定義成就感的經(jīng)理人。許多人的忙，演變成了單一的“開會忙”，但在這個會議上，人又做了些什么呢 ?基本沒有績效考核會認真追蹤到會議桌上。于是，我們也看見了一個手機廣告：風景如畫的度假村，長條桌上一群西裝革履的經(jīng)理人們正在開會，老板揮舞著手勢還在發(fā)言，一個經(jīng)理人 悄悄在桌下啟動手機，家中女兒的可愛歌聲傳來，他的臉上終于浮出微笑…… 被無數(shù)人詬病的會議，依然有著它本身的優(yōu)點和存在的合理性：溝通、決策、民主、分配、顯性記錄……既然如此，怎樣把低效的會議轉變成一種高效能如黃金般的美好約會，擁有美好結局而非不了了之，這里從經(jīng)理人的角度，給大家一些把控會議管理之道： 告知與預備從會前開始 曾有一個在制造廠做中層的朋友向我抱怨他們的廠會。“上層把會議當兒戲，想什么時候開就一個通知，我們就要離開要緊的生產(chǎn)線，跑到另外一個樓里的會議室，耐著性子聽他講，偏偏又是個慢嘴，有的時候就是當 天報紙上看到一條什么新聞，他覺得和我們廠發(fā)展有點關系了，有什么新主意了，就巴不得要我們下面一圈人第一時間都曉得，接著就是一句話‘要立刻去做好’，然后基本就忘了，也不再聽他提起。我呢，還要擔心旁邊的生產(chǎn)情況。我只清楚一點，會議不包我的飯碗，而生產(chǎn)線搞不好，是要讓我走人的 !” 會議之所以叫約會，原因第一就在于“約”。約是一個雙方或多方共同協(xié)商確定的行為指示。在國內，有太多的老板是抽空的，并不實際操控指導公司運營，美其名曰脫離瑣事，站在戰(zhàn)略的、全局的高度才能看得到企業(yè)的大局、方向或危機。于是一旦發(fā)現(xiàn)風吹草動，就容 易有立即召開會議的欲望。這種隨機性常常使經(jīng)理人的日常工作計劃受到挑戰(zhàn)，團隊目標易受到錯誤暗示和動搖，經(jīng)理人為此疲于奔命。同樣，經(jīng)理人突然性地布署會議，也會因隨機性而大大降低會議的聚合與決策能量，使可能產(chǎn)生的決議無法達到應有的高質量，甚至產(chǎn)生錯誤公司的戰(zhàn)略。因為人在無預備條件下所做出的判斷和創(chuàng)意往往是不周到的，偏于感性和細節(jié)的糾纏。同時，無告知的單方征召會議也會因此構成自有的高額會議成本。因為當溝通的價值被提前稀釋或取消時，必然要在主要一方的身上增加溝通以外的成本投入。 現(xiàn)在很多企業(yè)都有即時通訊工具，例會除外 ，一旦遇到比較突發(fā)或緊急的事務需召開會議，都可以在通訊工具上簡要公布會議討論主題和期望時間，并快速征求多半員工的直接回饋意見。無論是 2 分鐘后，還是 2 小時后，都會依情況點明接下來會議商議的要素，并發(fā)布廣播消息。如果是一些需大家同步按議題做職責記錄和思考的議題，則會事先在打印前進行簡明地制表劃線，把必要的時間節(jié)省在按表索驥，打鉤投選上。同時節(jié)約自己的口舌，以避免多言容易模糊重點的風險。員工們也能直接從經(jīng)理處獲得會議的清晰議題，知道在哪幾個自己負責的領域可能會接受的提問點，以及可以梳理并現(xiàn)場分享出來的相關創(chuàng)新建議 ，無形中也增強了員工的積極性，自信心和全局思維基礎。 會議成本需多維度考量 要使會議變得更濃縮，更精華，更富成效，可以參考一些生產(chǎn)或物流企業(yè)在成本計算上的分節(jié)點降低作風。把會議成本進行量化分攤，使人明顯意識到，會議也是一個會被公司錄入統(tǒng)計的“內部成本中心”。同時，它的多少，程度好壞，都與與會部門的集體績效定性 KPI 考核以及部門獎金基數(shù)緊密掛鉤。 一般遠程的會議所花費的時間成本等于參會者預備時間、必要的交通或旅行時間、會議相關服務人員和負責人員時間，甚至包括會場作陪而無實際出效的場內“排場”人士時間這一系列的 相加，再共同乘以確定的會議參與人數(shù)，便得出初步的時間成本。會議前夕，經(jīng)理人可以自己先簡略換算一下標準正常條件內，一次會議所可能造成的前端費用成本：以時間成本總數(shù)與參會人員的平均小時計薪水相乘，再加上會議本身造成的直接費用與額外相關的彈性打點投入，會形成一條非常清晰的費用來源明細出單。經(jīng)理人可以依照此單，確定開會的成本必要性，劃配合理數(shù)目的參會人員與時間，砍掉無謂的高支出部分，將成本直觀地做降低，同時也可提高會議自身效率。 除了顯性的成本考量約束外，經(jīng)理人還應替上、中、下三層關系考慮一個因會議而造成效率不同程 度被損害的隱性成本問題。效率損失是把可能出現(xiàn)的問題進行預估，把會議期間關鍵崗位或關鍵時刻臨時性缺失而可能造成的企業(yè)利益和品牌資產(chǎn)損失折合估算。如果在預估中即出現(xiàn)較大范圍的信息應和度，就要事先做好一個相應的備案布置，譬如安排在某個大客戶可能電話來詢時機，由關鍵人員事先指定替接要務的其他員工來負責，保持日常工作流程的順暢。通常，需要做出提前備案布置的信息點提示有二方面：一是對重要客戶詢問、投訴、快速要求落實服務三方面的替代專員跟進 。二是對經(jīng)理人自行所掌管范圍內突發(fā)事件的如何應急與批報步驟制定。 會議頻率與時間段需科學分配 許多會議的效率低下，或是員工厭會的情況，多半是因為它發(fā)生在了“錯誤的時間”或“錯誤的場合”，就好像安排一個恰巧長途出差剛回的男人，需要馬上精神煥發(fā)地去與女友約會吃飯聊天散步，他是無論如何也難調整出如此快速的最佳狀態(tài)來的。那么，究竟什么會議該配備什么樣的頻率與節(jié)奏呢 ? 最佳業(yè)務會議溝通和對外商務會談時間：上午 9 點至中午 11 點。由于從常人固定工作的角度講，人的感知基本是下午工作時長超過上午時長，所以一般內部處理都安放在下午進行，上午主要會安排一些需要動腦思考，策劃研究并對外溝通實踐的 事務活動，以便于在上午就達成一些能使工作有進一步拓深的共識，把跟進措施可以及時地再排入下午的繁瑣處理過程內。因此，這個時間段，一般員工的積極性和辨析力是最強時期，此時安排業(yè)務性會議或對外商務策略會議，是一個相對吻合的良性“約會”時段。 最佳內部信息樹分析，戰(zhàn)術頭腦風暴會議時間：下午 2 點至 4 點半。經(jīng)過上午的緊張忙碌和中午的稍息，員工處于完全化的工作情境過程內，會慣常于以較為輕松的心態(tài)延續(xù)一天事務的細化完善。這時候安排戰(zhàn)術布置或部門創(chuàng)新改善會議，將有效轉移這種良好放松的工作意識以熱忱地投入到此類會議中。這也正如 一位心情正好，充滿自信和活力的姑娘會在約會時候妙語連珠，帶動整個感情的深入發(fā)展。 此外，傍晚 4 點至 5 點半時間，盡量避免安排多人會議，簡單的工作日進度匯報可適度放寬到這個時段。因為這個時候，一日工作積累下來，員工逐漸感覺到乏力，并欠缺鉆研深究意識，希望將困難的、有分析和決斷需求的要務調整到新的上午黃金時間去處理。 還有臨時性會議召集的頻率和時間注意問題。臨時性會議一定需要直接找到相關關鍵人，而不直接影響到多數(shù)其他以下層級的人員工作。并且加急的處理問題性會議要注意不可安排太過頻繁，避免因此形成的非知曉性員工精神 緊張，危機疑惑增大的幾率。 從日常經(jīng)驗出發(fā)，目前仍有許多企業(yè)機構習慣將重要的經(jīng)理例會，月度審報會議等安排在本身就非常繁忙的周一，或是員工都心系快樂周末的周五下午去召開。企業(yè)所認定的“重要時段”與“非重要時段”與員工會議適應性之間，其實并不存在什么錯位，相反倒有很大的同一性。經(jīng)理人把內部的例會放在其所認定的“非重要時段”的周五下午，同樣這也是員工心目中所標識的“非重要時段”，由此就很難在會議場上形成活性的交集。因此經(jīng)理人希望擁有高效的會議，首先就需要權衡與員工心理利益和疲勞曲線關系并行的會議時段改善問題。 協(xié) 調會議氣氛 有名家曾講過“所有的失敗都是管理性格的失敗”，把這句話用在低效能的會議現(xiàn)場最合適不過。會議氣氛就如男女之間的約會氣氛，如此敏感微妙，有時女友生氣地離開約會場時，男友卻還對“為什么”發(fā)生這樣的情況痛苦地摸不著頭腦。會議現(xiàn)場也同樣，這里的約會氣氛主要取決于組織會議者的流程節(jié)奏掌控，對客觀于事、交流意見、發(fā)表觀點的平衡協(xié)調能力，以及會議現(xiàn)場幾方人士的會談前提和基調。 曾有一個久經(jīng)會陣的資深職場能人感嘆：“在會議上，一個人精力總是有限的，他作秀的成分一多，對事的成分自然就少了”，會議上因為各方信息屏蔽或權益考慮，常常會做出不實的看法或平淡的建議，而這一心理現(xiàn)象是能夠很快被其他方感知并接受感染的，整個會議本身的坦誠透明性就受到了參會員工的破壞。從心理學角度講，人第一容易立場不穩(wěn)，在對上方面容易跟風看勢 。第二喜歡自己先做個巧言的投石問路，把自己首先界定保護于某一方圈陣內，接著就是化被動為主動，把圈外的明確定義為“非同路人”，而加以區(qū)別對待。作為經(jīng)理人，首先要將會場上的自己“放空”，既不形成既定偏向，也不暗示圈子的籠絡。 會議流程的規(guī)范化梳理 這是改善會議績效最基本也最重要的工作環(huán)節(jié)。會議流程應該在全公司范圍內 被統(tǒng)一細分確定下來，確保每一位新老員工都熟知會議有關的流程規(guī)范。進行會議，要嚴格規(guī)定對時間點的準時遵守，確保會議在計劃的大范圍內有條不紊地被階段化地推進。會議現(xiàn)場必須要確保有與議題密切相關的關鍵人員出席，重要會議必須在開始和結束時都有簽名確認的保證環(huán)節(jié)。 任何會議都必須安排紀要。紀要應按照會議時期、類別、級別等進行規(guī)范化地統(tǒng)一編號、分發(fā)、存檔和上報。 會議在信息傳遞清晰安全的保障下，盡可能多地應用多媒體技術工具進行，以節(jié)省相關會議顯性和隱性方面的成本，提高會議效率。